關(guān)于HH 企業(yè)試運(yùn)行ERP 的思考

上海HH制藥有限責(zé)任公司（以下簡稱HH企業(yè)）成立于1970年，是一家擁有50余年藥品研發(fā)和生產(chǎn)歷史的中小型高新技術(shù)企業(yè)。長期以來和多家研究機(jī)構(gòu)合作，借助中醫(yī)藥傳承創(chuàng)新基地——中醫(yī)藥大學(xué)及華東理工大學(xué)的研發(fā)技術(shù)，擁有處方藥33個和非處方藥21個。并且配套多條中西醫(yī)獨(dú)立生產(chǎn)流水線。聚焦國際臨床治療空白，采用產(chǎn)學(xué)研醫(yī)合作模式，與商業(yè)化運(yùn)作相接合，形成數(shù)個高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)的自主創(chuàng)新產(chǎn)品，如：扶正化瘀、芪麝丸等。產(chǎn)品市場分布在上海、安徽、河南、北京、遼寧等全國多個省市，產(chǎn)品質(zhì)量贏得了新老客戶的好評。2021年起隨著新資本的注入，公司性質(zhì)由老牌國有制藥公司轉(zhuǎn)型為具有獨(dú)特競爭優(yōu)勢的混合所有制公司?！皠?chuàng)造、聚焦、合作”是企業(yè)值得堅(jiān)守和踐行的核心理念。未來，公司將放眼于全球產(chǎn)學(xué)研醫(yī)大合作模式的探索，努力使積淀數(shù)千年的中醫(yī)藥瑰寶成為“越民族、超國際”的成功典范。新的領(lǐng)導(dǎo)層，新的理念，順應(yīng)社會發(fā)展需求，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)長期戰(zhàn)略目標(biāo)，提升企業(yè)總體管理水平，提高企業(yè)工作效益，優(yōu)化資源配置，決定開始實(shí)施ERP。一、HH企業(yè)實(shí)施ERP的重要意義當(dāng)前社會，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等信息技術(shù)的快速迭代推動著企業(yè)中各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程。而ERP是實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)工作高效化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的一種運(yùn)作模式。由于HH企業(yè)在經(jīng)歷高速粗獷型發(fā)展之后逐步向穩(wěn)健勻速上升階段轉(zhuǎn)變，對于財(cái)務(wù)管理工作的要求也會愈加嚴(yán)格和精細(xì)，所以實(shí)施ERP對于HH企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展有著諸多方面的意義。（一）在提升企業(yè)財(cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化水平的同時提高工作效率ERP是把生產(chǎn)物料資源、財(cái)務(wù)資源、經(jīng)營資源、信息資源集成一體化管理，以管理會計(jì)為核心，他們互相之間有相應(yīng)的接口，能夠相互集成，比如他可以將由生產(chǎn)活動和采購活動輸入的信息經(jīng)財(cái)務(wù)人員比對審核后自動生成會計(jì)憑證同步記入財(cái)務(wù)模塊，簡化了財(cái)務(wù)人員輸入憑證過程，完美得替代了手工操作。使企業(yè)內(nèi)部的信息統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的同時也提升了工作效率。（二）有效地降低了運(yùn)營成本ERP以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，不僅縮短了企業(yè)內(nèi)部信息傳遞空間距離，相比以前的各部門內(nèi)部各自的核算所使用的資源也大大的減少，崗位設(shè)置相應(yīng)縮減，有效的降低了運(yùn)營成本。（三）提升了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量由于企業(yè)內(nèi)部會計(jì)信息的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化大大縮短了財(cái)務(wù)基礎(chǔ)性、重復(fù)性工作的壓力，財(cái)務(wù)人員可以把工作精力投入到財(cái)務(wù)分析、預(yù)算控制等前端工作中，提升了財(cái)務(wù)人員的能力，也提升了財(cái)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量，可以為企業(yè)創(chuàng)造出更大的價(jià)值。二、HH企業(yè)在實(shí)施ERP過程中出現(xiàn)的問題（一）實(shí)施ERP缺乏企業(yè)高層的支持HH企業(yè)是由老牌國有制轉(zhuǎn)型為具有獨(dú)特競爭優(yōu)勢的混合所有制，原先走的是傳統(tǒng)國有體系的老路線，財(cái)務(wù)管理制度相對比較傳統(tǒng)，明顯已經(jīng)跟不上HH企業(yè)現(xiàn)在的高速發(fā)展速度。雖然實(shí)施ERP系統(tǒng)對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行了模塊化管理，有效的降低財(cái)務(wù)工作的人力成本，大大提升了工作效率，但是事情總有利弊兩個方面，在進(jìn)行數(shù)字化改革的過程中，總會遇到挫折，因?yàn)閷?shí)施ERP對于老的財(cái)務(wù)架構(gòu)會產(chǎn)生很大影響，同時也引起部分人的抵抗情緒，再加上在建設(shè)之初，不可能馬上就出效果，這時如果沒有高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，是不可能順利進(jìn)行的。（二）實(shí)施ERP出現(xiàn)新老系統(tǒng)不融合和部門溝通不暢通隨著HH企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)出大幅度上升的趨勢，期初企業(yè)僅考慮到部門的需求，啟用了銷售ECP系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷蒼穹系統(tǒng)、致遠(yuǎn)OA審批系統(tǒng)、釘釘員工打卡系統(tǒng)。各個系統(tǒng)彼此關(guān)聯(lián)度不高，數(shù)據(jù)分散在各自不同的系統(tǒng)中，分別歸屬各部門管理，難以有效發(fā)揮統(tǒng)籌管控作用。雖然國內(nèi)外有很多使用ERP成功的經(jīng)驗(yàn)，但是在ERP上線過程中還存在很多的問題，再加上HH企業(yè)是有50年發(fā)展歷程的老國有企業(yè)，有自己一套經(jīng)營方式，同時還有國企的文化底蘊(yùn)。如果不考慮到HH企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)文化，僅僅是為了上ERP，生搬硬套其他企業(yè)的成功模式，很難達(dá)到預(yù)期的效果。假如效果不理想，不但加快不了企業(yè)前進(jìn)的步伐相反把HH企業(yè)本身的發(fā)展節(jié)奏拖慢。HH企業(yè)的規(guī)模雖然不大，但重復(fù)無效率的投入也可能造成極大的浪費(fèi)，因此企業(yè)在建設(shè)ERP的過程中，需要加強(qiáng)新老系統(tǒng)的融合，增進(jìn)各部門溝通，穩(wěn)抓穩(wěn)打的走好每一步，才不會這給企業(yè)造成負(fù)面影響。（三）ERP管理信息化建設(shè)存在安全隱患在實(shí)施“以數(shù)治稅”的背景下，國家大力支持財(cái)務(wù)數(shù)字化的發(fā)展，HH企業(yè)隨著經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，數(shù)據(jù)數(shù)量不斷增加，企業(yè)也需要財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展，因此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息安全問題成為重中之重。我們?nèi)粘９ぷ髦忻刻於忌婕暗綌?shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)保存等等。再加上ERP涵蓋了整個HH企業(yè)運(yùn)營中的各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息，在對大量數(shù)據(jù)加工處理過程中，難免會有下面的事情發(fā)生，比如：硬件設(shè)備故障，突然斷電等問題等等。如果情況嚴(yán)重的話，也許會把重要數(shù)據(jù)丟失。不得不防的是：ERP遭到病毒入侵或者不法人員的攻擊，或者由于企業(yè)員工缺乏保密意識，造成重要信息泄露，尤其我們是醫(yī)藥制造企業(yè)，許多的工藝配方和高新技術(shù)資料全部都在信息系統(tǒng)中，萬一被竊取將會造成更嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，HH企業(yè)在使用ERP過程中存在諸多安全隱患。（四）財(cái)務(wù)人員的水平有限，無法滿足ERP模式的充分應(yīng)用HH企業(yè)建立ERP的過程中，首先是高層管理人員的決議做后臺保障；其次就是在實(shí)施的進(jìn)程中企業(yè)員工的通力配合來完成。平常的一些重復(fù)性高、效率低的簡單核算工作，經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的處理后，高效的完成了。這樣以來明顯降低了財(cái)務(wù)人員核算的工作量，可以使財(cái)務(wù)人員騰出時間分析數(shù)據(jù)、提升自己，參與到預(yù)測決策等管理會計(jì)工作中。但是，管理會計(jì)對財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)要求比較高，不僅要求財(cái)務(wù)人員能夠運(yùn)用財(cái)務(wù)信息為企業(yè)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐還要求財(cái)務(wù)人員具備一定的信息化技能。作為一名長期做核算的財(cái)務(wù)人員面對轉(zhuǎn)型這些問題是很焦慮的。另外，實(shí)施ERP后，財(cái)務(wù)人員的工作按模塊劃分，比如應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、固定資產(chǎn)模塊、供應(yīng)鏈模塊、生產(chǎn)成本模塊，每個人都負(fù)責(zé)一個專門的模塊，財(cái)務(wù)人員只能集中處理自己負(fù)責(zé)的模塊，對其他模塊的流程不太了解。工作過于單調(diào)乏味，財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)得不到提高，大大降低了財(cái)務(wù)人員的積極性。三、HH公司針對實(shí)施ERP出現(xiàn)的問題應(yīng)采取的措施（一）HH企業(yè)高層大力支持實(shí)施ERPHH公司最高層領(lǐng)導(dǎo)率先甩掉傳統(tǒng)的管理模式包袱，根據(jù)經(jīng)營特點(diǎn)和醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展動態(tài)，努力學(xué)習(xí)，提高自己對ERP的認(rèn)識度。通過學(xué)習(xí)，逐漸打消種種顧慮，認(rèn)識到通過ERP可以使企業(yè)的長期與短期規(guī)劃相融合，著眼于企業(yè)整體，可以充分合理的調(diào)配企業(yè)的各類資源，起到統(tǒng)籌全局規(guī)劃長遠(yuǎn)的作用。HH公司最高層領(lǐng)導(dǎo)以身作則，帶頭參與組織ERP的實(shí)施準(zhǔn)備工作，重新梳理公司組織架構(gòu)，批準(zhǔn)成立ERP項(xiàng)目組，委派熟識生產(chǎn)流程又精通IT的公司副總經(jīng)理為項(xiàng)目組長，以IT信息部門為先行官，聯(lián)合財(cái)務(wù)部及各部門技術(shù)骨干成員啟動ERP。同時聘請用友公司專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，指導(dǎo)ERP相關(guān)工作，并按照分工做好前期的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括模式的選擇、系統(tǒng)的構(gòu)建、人員的配備方案等。為了更好的完成這些工作，首先深入了解HH企業(yè)的財(cái)務(wù)工作狀況，從總體工作量、詳細(xì)工作流程等入手，詳細(xì)調(diào)研梳理生產(chǎn)工藝流程，搭建BOM為財(cái)務(wù)工作的集中和簡化設(shè)計(jì)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（二）加強(qiáng)新老系統(tǒng)融合和部門溝通，完善內(nèi)部管理當(dāng)前市面上“大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能”等新興技術(shù)蓬勃發(fā)展，HH企業(yè)信息化建設(shè)也相應(yīng)發(fā)展起來，啟用了銷售ECP系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷蒼穹系統(tǒng)、致遠(yuǎn)OA審批系統(tǒng)、釘釘員工打卡系統(tǒng)，這些信息子系統(tǒng)相對完備。由于在啟用時缺乏統(tǒng)籌考慮與整體規(guī)劃，信息化建設(shè)過程中各子系統(tǒng)相互獨(dú)立，分別歸屬部門管理，各個系統(tǒng)融合程度不高，數(shù)據(jù)也比較分散，難以有效發(fā)揮信息化的統(tǒng)籌管控作用。而新建ERP往往需要投入大量的人力、物力，系統(tǒng)實(shí)施成本很高，如果沒有統(tǒng)籌規(guī)劃容易導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，造成資源浪費(fèi)。因此，HH企業(yè)經(jīng)過多方調(diào)研、討論，最終決定充分利用原有系統(tǒng)信息，建立新舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，打破數(shù)據(jù)壁壘，形成業(yè)務(wù)管理閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的有效共享。比如重新整理物料統(tǒng)一編碼，重新梳理客戶、供應(yīng)商統(tǒng)一編碼，通過接口把銷售ECP系統(tǒng)、費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、OA審批系統(tǒng)與企業(yè)ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)銜接，有效整合企業(yè)內(nèi)外部信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的集中優(yōu)化與共享，提升企業(yè)財(cái)務(wù)信息化水平，推動財(cái)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。HH企業(yè)在不具備開現(xiàn)場會議的不利形勢下，ERP項(xiàng)目組將工作全部搬到線上，通過騰訊會議，積極堅(jiān)持推進(jìn)工作，建立一個完善的信息交流平臺。平臺的搭建有效的增加了各部門之間的溝通，提高了工作效率。因?yàn)镋RP操作流程是扁平的線狀流程方式，第一步流程沒有及時準(zhǔn)確的上報(bào)都會影響到下一個流程甚至導(dǎo)致整個流程的停滯。比如ERP的應(yīng)收模塊中，銷售訂單沒有錄入就不能開出貨單，緊跟著銷售發(fā)票不能開，導(dǎo)致銷售成本無法計(jì)算。有了信息交流平臺，只要在平臺上選中相關(guān)的人員，直接提醒錄入單據(jù)，就可以馬上得到答復(fù)，大大提高HH企業(yè)內(nèi)部各部門之間溝通的效率和質(zhì)量，既可以互相監(jiān)督、協(xié)調(diào)發(fā)展，又確保流程暢通，使數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確上報(bào)，完善了內(nèi)部管理。（三）加速集團(tuán)公司信息化建設(shè)HH公司針對ERP的信息安全隱患，采取了許多措施。首先在使用ERP系統(tǒng)的前期對大數(shù)據(jù)技術(shù)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評估，并針對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)提前做好防范措施，盡量將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)。在加強(qiáng)防范的同時，HH企業(yè)在內(nèi)部加強(qiáng)宣貫，提高HH企業(yè)員工信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識，自定義計(jì)算機(jī)備份數(shù)據(jù)時間，一般5分鐘備份一次，盡量避免突發(fā)事情的發(fā)生，減少因突發(fā)事件丟失數(shù)據(jù)的可能性。在HH企業(yè)內(nèi)部的員工設(shè)定訪問權(quán)限，防止重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)意外丟失或者被惡意刪除，影響企業(yè)發(fā)展。具體細(xì)則如下：一是HH企業(yè)用戶訪問權(quán)限控制，強(qiáng)化權(quán)限管理。根據(jù)部門管理需求合理設(shè)置訪問權(quán)限，對超級用戶權(quán)限的設(shè)定要規(guī)范，做到定期檢查，等ERP系統(tǒng)建設(shè)完，及時收回HH企業(yè)外部人員賬號，防止系統(tǒng)信息泄露。二是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全教育，定期實(shí)施檢查，強(qiáng)化ERP系統(tǒng)使用人員的安全意識。禁止設(shè)置簡單的登錄密碼、強(qiáng)制定期更換用戶密碼、短暫離開電腦及時鎖屏，防止賬號被黑客利用，竊取公司商業(yè)機(jī)密。三是每日下班后10分鐘進(jìn)行數(shù)據(jù)物理備份。保證企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)遭到破壞造成數(shù)據(jù)丟失時，能以最短的時間快速恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)，將損失降低最低點(diǎn)。四是增加信息安全投入。定期進(jìn)行軟件系統(tǒng)升級與硬件設(shè)備維護(hù)，安裝防火墻對財(cái)務(wù)的終端采取必要的措施防止病毒入侵，保障數(shù)據(jù)安全。（四）加強(qiáng)管理會計(jì)信息化知識培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)實(shí)施ERP后，工作雖然專業(yè)化了，但是很單一，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員綜合財(cái)務(wù)素質(zhì)得不到提升，沒有工作積極性。HH公司針對這方面，對財(cái)務(wù)人員實(shí)施輪崗制，定期對財(cái)務(wù)人員的崗位做調(diào)整，使企業(yè)員工的工作不再枯燥單一，同時也提升了財(cái)務(wù)人員的綜合能力。還有另外一個好處是，萬一某個崗位的員工不在，其他人可以隨時接替，保證工作正常有序進(jìn)行。財(cái)務(wù)人員自身也要做好從核算型向管理價(jià)值創(chuàng)造型轉(zhuǎn)變的準(zhǔn)備。定期參加企業(yè)組織管理會計(jì)學(xué)習(xí)和財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用相關(guān)的信息化知識，能掌握相關(guān)的操作技巧，對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的分析。企業(yè)加強(qiáng)了財(cái)務(wù)人員對業(yè)務(wù)流程和生產(chǎn)工藝的培訓(xùn)，通過了解流程，利用信息整合，提高對企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理能力，達(dá)到能參與支持企業(yè)的經(jīng)營決策的水平。HH企業(yè)強(qiáng)化日常財(cái)務(wù)考核工作，通過考核調(diào)動財(cái)務(wù)人員由核算型向管理型轉(zhuǎn)變的積極性、