2023年第八章會計電算化的規(guī)范與管理

第八章會計電算化的規(guī)范與管理

第一節(jié)會計電算化的法規(guī)制度

會計電算化法規(guī)制度是指國家及會計電算化方面的法律與制度。我國

20世紀80年代以來，按照《會計法》規(guī)定，財政部制定并發(fā)布了《會計電

算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)

范》、《會計基礎工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》等一系列國家統(tǒng)一

的會計電算化法規(guī)制度。

一、與會計電算化相關的法規(guī)

我國政府通過頒布統(tǒng)一的會計法規(guī)制度，對單位會計工作做出了具體

規(guī)范。其中與會計電算化相關的法規(guī)條款如下：

（一）中華人民共和國會計法

1999年10月31日頒布的《中華人民共和國會計法》中以法律形式規(guī)

定：

L使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及其生成的會計憑證、會

計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，也必須符合國家統(tǒng)一的會計制度

的規(guī)定

2.使用電子計算機進行會計核算的，其會計賬簿的登記、更正，應當

符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。

（二）會計基礎工作規(guī)范

1996年6月17日由財政部發(fā)布的《會計基礎工作規(guī)范》，有如下條文

對會計電算化工

作做了具體規(guī)范：

1.開展會計電算化和管理會計的單位，可以根據(jù)需要設置相應工作崗

位，也可以與其他工作崗位相結合。

2.清冊中列明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)磁盤（磁帶等）及有關

資料、實物等合適的內(nèi)容。

3.移交人員從事會計電算化工作的,要對有關電子數(shù)據(jù)在實際操作狀

態(tài)下進行交接。

4.實行會計電算化的單位,對使用的會計軟件及其生成的會計憑證、會

計賬簿、會計報表和其他會計資料的要求，應當符合財政部關于會計電算

化的有關規(guī)定。

5.實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應當作為

會計檔案進行管理。

6.實行會計電算化的單位，對于機制記賬憑證，要認真審核，做到會

計科目使用正確，數(shù)字準確無誤。打印出的機制記賬憑證要加蓋制單人員、

審核人員、記賬人員及會計機構負責人、會計主管人員印章或者簽字。

7.實行會計電算化的單位，用計算機打印的會計賬簿必須連續(xù)編號,經(jīng)

審核無誤后裝訂成冊，并由記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員簽

字或者蓋章。

8.實行會計電算化的單位，總賬和明細賬應當定期打印。發(fā)生收款和

付款業(yè)務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現(xiàn)金日記賬和

銀行存款日記賬，并與庫存現(xiàn)金核對無誤。

9.實行會計電算化的單位，填制會計憑證和登記會計賬簿的有關要求,

應當符合財政部關于會計電算化的有關規(guī)定。

（三）會計檔案管理辦法

采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔

案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件

的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

二、會計電算化專門法規(guī)

依據(jù)〈中華人民共和國會計法》，財政部于1994年6月頒布《會計電算

化管理辦法》、

《會計核算軟件基本功能規(guī)范》，于1996年6月10日頒布《會計電

算化工作規(guī)范》等一系列有關會計電算化的專門制度，對會計電算化工作

的各個方面進行了具體規(guī)范。

第二節(jié)會計核算軟件的規(guī)范

各單位施行會計電算化時應選取會計核算軟件，無論是自行研發(fā)還是

市場購買，核算軟件的基本功能必須符合國家的規(guī)定。會計核算軟件的規(guī)

范是指在會計數(shù)據(jù)的輸入、輸出、處理、安全幾大方面的基本功能應符合

財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，以保證會計核算軟件質(zhì)量。

會計核算軟件基本功能是指會計核算軟件必須具備的功能和完成這些

功能的基本步驟。其主要規(guī)范性要求如下:

一、會計核算軟件總體性要求

（一）合法性方面的要求

會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計

數(shù)據(jù)合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效果。

（二）功能性方面的要求

1.會計核算軟件應當按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分

期結算賬目和編

制會計報表。

2.會計核算軟件可以根據(jù)用戶需要同時具有提供按照其他會計年度生

成參考性會計資

料的功能。

3.會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，

也可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

4.會計軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。

（三）相關技術性方面的要求

1.會計核算軟件應當符合GB/T19581-《信息相關技術一會計核算軟

件數(shù)據(jù)接口》國家標準的要求。接口標準按國際標準XBRL（網(wǎng)上財務報告

標準）在我國尚處于研討階段,但其代表將來的發(fā)展方向。XBRL標準是指以

擴展性標記語言XML為基礎，開發(fā)的可擴展的商務報告標準。

2.會計核算軟件在設計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因

造成死機或者非

正常退出等情況。

3.會計核算軟件應當具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有

數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能。

（四）管理性方面的要求

1.單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行，

應當建立相應的審批手續(xù)。

2.會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作

人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務。

二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求（重點）

會計核算軟件中會計數(shù)據(jù)輸入可以采用會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入

采用鍵盤手工輸入、軟盤轉(zhuǎn)入和網(wǎng)絡傳輸?shù)葞追N形式。

（一）會計核算軟件必須具備初始化功能。

會計核算軟件初始化功能主要包括以下合適的內(nèi)容：

1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)字及有關資料，包括：總分類會計科

目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關數(shù)量指標

等；會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編號方式方法，必須符

合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。

3.選擇會計核算方式方法，包括：記賬方式方法、固定資產(chǎn)折舊方式

方法、存貨計價方式方法、成本核算方式方法等。

4.定義自動轉(zhuǎn)賬憑證(包括會計制度允許的自動沖回憑證等)。

5.輸入操作人員崗位分工情況，包括：操作人員姓名、操作權限、操

作密碼等。

6.會計核算軟件必須提供必要的方式方法對初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。

(二)會計核算軟件應當提供輸入記賬憑證的功能

1.輸入本次項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務合適的內(nèi)

容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應當符

合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。

會計核算軟件應當對記賬憑證編號的連續(xù)性進行控制。

3.在輸入記賬憑證過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能:

(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復；

(2)以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目

名稱；

(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目借貸雙方金額不平衡，或沒有

輸入金額，應予提示并拒絕執(zhí)行；

(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸

方會計科目而無借方會計科目的，應予提示并拒絕執(zhí)行；

(5)正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、

付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應提示并拒絕執(zhí)

行。

4.會計核算軟件應提供對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證

（不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證）進行修改的功能。

5.會計核算軟件應當提供對已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，

審核通過后即不能再提供對機內(nèi)憑證的修改。會計核算軟件應當分別提供

對審核功能與輸入、修改功能的使用權限控制。

6.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用

紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正;記賬憑證輸入時,紅字可用“一”

號或者其它標記表示。

7.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，應當

經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。

8.由賬務處理模塊以外的其他業(yè)務子相關系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，

應當經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。

（三）會計核算軟件對需要輸入的原始憑證，按照以下方式方法進行

處理

1.輸入記賬憑證的同時，輸入相應原始憑證；輸入的有關原始憑證匯

總金額與輸入的記賬憑證相應金額不等，軟件應當給予提示并拒絕通過；

在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進行審核的同時，應對輸入的所附原始憑證進行

審核；輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，對輸入的相應原始憑證不能直

接進行修改；

2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成

記賬憑證；會計核算軟件應當提供對已經(jīng)輸入但未予審核的原始憑證進行

修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應的記賬憑證；記賬憑證審

核通過或者登賬后，對輸入的相應原始憑證不能直接進行修改；

3.在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應記賬憑證審核通過或者登

賬后，原始憑證確需修改，會計核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供

修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應記賬憑證是否相符進行校驗的功能。

4.會計核算軟件提供的原始憑證輸入本次項目應當齊全，主要本次項

目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、

經(jīng)濟業(yè)務合適的內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。

三、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求（重點）

會計電算化后數(shù)據(jù)處理主要由計算機自動進行，對內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的總

要求是符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定，具體體現(xiàn)為：

（一）賬簿登記功能

會計核算軟件應當提供根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證

登記賬簿的功能。在計算機中，賬簿文件或者數(shù)據(jù)庫可以設置一個或者多

d

1.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者

記賬憑證匯總表登記總分類賬；

2.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證和相應機內(nèi)原始憑證登記明細分類賬；

3.總分類賬和明細分類賬可以同時登記或者分別登記，可以在同一個

功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記；

4.會計核算軟件可以提供機內(nèi)會計憑證審核通過后直接登賬或成批登

賬的功能；

5.機內(nèi)總分類賬和明細分類賬登記時，應當計算出各會計科目的發(fā)生

額和余額。

（二）銀行對賬功能

會計核算軟件應當提供自動進行銀行對賬的功能，根據(jù)機內(nèi)銀行存款

日記賬與輸入的銀行對賬單及適當?shù)氖止ぽo助，自動生成銀行存款余額調(diào)

節(jié)表。

（三）會計核算方式方法選擇功能

通用會計核算軟件應當同時提供國家統(tǒng)一會計制度允許使用的多種會

計核算方式方法，以供用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方式方法的更

改過程，在計算機內(nèi)應有相應的記錄。

（四）會計報表編制功能

會計核算軟件應當提供符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的自動編制會計報

表的功能。通用會計核算軟件應當提供會計報表的自定義功能，包括定義

會計報表的格式、本次項目、各本次項目的數(shù)據(jù)來源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)

運算和核對關系等。

（五）結賬功能

會計核算軟件應當提供機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結賬的

功能。結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部

登記入賬，全部登記入賬后才能結賬。

1.機內(nèi)總分類賬和明細分類賬可以同時結賬，也可以由處理明細分類

賬的功能模塊先結賬、處理總分類賬的功能模塊后結賬。

2.機內(nèi)總分類賬結賬時，應當與機內(nèi)明細分類賬進行核對，如果不一

致，總分類賬不能結賬。

3.結賬后，上一會計期間的會計憑證即不能再輸入，下一個會計期間

的會計憑證才能輸入。

4.會計核算軟件可以提供在本會計年度結束，但仍有一部分轉(zhuǎn)賬憑證

需要延續(xù)至下一會計年度第一個月或者第一個季度進行處理而沒有結賬時,

輸入下一會計年度第一個月或者第一個季度會計憑證的功能。

四、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求（重點）

會計數(shù)據(jù)一般有屏幕查詢、打印輸出、磁盤輸出及網(wǎng)絡傳輸?shù)容敵鲂?/p>

式。屏幕查詢與打印輸出是最基本的輸出形式，網(wǎng)絡傳輸主要用于下級分

支機構向上級傳送賬簿與報表時采用，對會計數(shù)據(jù)輸出的一般要求是輸出

合適的內(nèi)容完整可靠，格式符合規(guī)范。財政部在《會計核算軟件基本功能

規(guī)范》中具體要求是：

（一）查詢輸出

會計核算軟件應當提供對機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的查詢功能。

1.查詢機內(nèi)總分類會計科目和明細分類會計科目的名稱、編號、年初

余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和余額等本次項目；

2.查詢本期已經(jīng)輸入并登賬和未登賬的機內(nèi)記賬憑證、原始憑證；

3.查詢機內(nèi)本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬簿；

4.查詢往來賬款本次項目的結算情況；

5.查詢到期票據(jù)的結算情況；

6.查詢出來的機內(nèi)數(shù)據(jù)如果已經(jīng)結賬，屏幕顯示應給予提示。

（二）打印輸出

會計核算軟件應當提供機內(nèi)記賬憑證打印輸出的功能，打印格式和合

適的內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

1.會計核算軟件可以提供機內(nèi)原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原

始憑證的格式和合適的內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定；

2.會計核算軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印

輸出的會計賬簿、會計報表的格式和合適的內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制

度的規(guī)定；

3.會計核算軟件應當提供日記賬的打印輸出功能；

4.會計核算軟件應當提供三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等各種會計賬

簿的打印輸出功能；

5.在機內(nèi)總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，

總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額對照表替代；

6.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表

格線條可以適當減少；

7.會計核算軟件可以提供機內(nèi)會計賬簿的滿頁打印輸出功能；

8.打印輸出的機內(nèi)會計賬簿、會計報表，如果是根據(jù)已結賬數(shù)據(jù)生成

的，則應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示

區(qū)別。

（三）非直接修改

對根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表

數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能。

（四）強制備份

會計年度終了進行結賬時，會計核算軟件應當提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝

卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)的強制備份功能。

五、會計數(shù)據(jù)的安全功能的基本要求（重點）

會計核算軟件應當具有確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的

非法修改和刪除功能。

（一）使用權限控制

會計核算軟件具有按照初始化功能中的設定，防止非指定人員擅自使

用的功能，和對指定操作人員實行使用權限控制的功能。

（二）提示功能

會計核算軟件遇有以下情況時，應予提示，并保持正常運行：

1.會計核算軟件在執(zhí)行備份功能時，存儲介質(zhì)無存儲空間、數(shù)據(jù)磁帶

或者軟磁盤未插入、軟磁盤貼有寫保護標簽；

2.會計核算軟件執(zhí)行打印時，打印機未聯(lián)接或未打開電源開關；

3.會計核算軟件操作過程中，輸入了與軟件當前要求輸入本次項目不

相關的數(shù)字或字符。

（三）程序恢復

對存儲在磁性介質(zhì)或者其他介質(zhì)上的程序文件和相應的數(shù)據(jù)文件，會

計核算軟件應當有必要的加密或者其他保護措施，以防止被非法篡改。一

旦發(fā)現(xiàn)程序文件和相應的數(shù)據(jù)文件被非法篡改，應當能夠利用標準程序和

備份數(shù)據(jù)，恢復會計核算軟件的運行。

（四）數(shù)據(jù)恢復

會計核算軟件應當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關機及其他原

因引起內(nèi)存和外存會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀

態(tài)的功能。

第三節(jié)會計電算化崗位及其權限設置的基本要求

會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；?/p>

本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案

管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會

計軟件相關系統(tǒng)的工作崗位。

一、電算化會計崗位及其工作職責

（一）電算主管崗位

負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件相關系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計

算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會計

主管兼任，采用中小型計算機和計算機網(wǎng)絡會計軟件的單位，應設立此崗

位。

（二）軟件操作崗位

負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、

報表，和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。

（三）審核記賬崗位

負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，

操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認；此崗可

由主管會計兼任。

（四）電算維護崗位

負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)；此崗在

大中型企業(yè)中應由專職人員擔任。

（五）電算審查崗位

負責監(jiān)督計算機及會計軟件相關系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞

弊；此崗可由會計稽核人員兼任。

（六）數(shù)據(jù)分析崗位

負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計算機和會計知識，

達到會計電算化中級知識培訓的水平；此崗可由主管會計兼任。

二、中小企業(yè)實行會計電算化后的崗位設置原則

中小企事業(yè)單位會計部門人數(shù)較少，業(yè)務較簡單，應根據(jù)實際需要對

電算化崗位進行適當合并，提高工作效果，節(jié)約人力。

中小企業(yè)實行會計電算化后的電算化會計崗位設置也應注意滿足內(nèi)部

牽制制度的要求，如出納和記賬審核不應是同一人，軟件開發(fā)人員不能操

作軟件處理會計業(yè)務。會計主管可兼任電算主管和審核記賬崗位，會計人

員可任軟件操作員與電算維護員，但應單獨設出納員崗位。

三、電算化會計崗位及權限設置方式方法

電算化會計崗位及權限設置一般在相關系統(tǒng)初始化時完成，電算主管

負責定義各操作人員的權限，具體操作人員只有修改自己口令的權限，無

權更改自己和他人的操作權限。

第四節(jié)計算機代替手工記賬的基本要求

采用電子計算機替代手工記賬，是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由

電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印輸出會計賬簿和報表。替代手工

記賬是會計電算化的目標之一。財政部在《會計電算化管理辦法》及《會

計電算化工作規(guī)范》中指出，計算機替代手工記賬的，應具備以下條件：

一、對單位的基本要求

（一）有嚴格的操作管理制度

單位操作管理制度的主要合適的內(nèi)容包括：

1.操作人員的工作職責和工作權限；

2.預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施;

3.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)核對而登

記機內(nèi)賬簿的措施；

4.必要的上機操作記錄制度。

（二）有嚴格的硬件、軟件管理制度

主要合適的內(nèi)容包括：

1.保證機房設備安全和電子計算機正常運轉(zhuǎn)的措施；

2.會計數(shù)據(jù)和會計核算軟件安全保密的措施；

3.修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。

同時還需要使用的會計核算軟件達到財政部發(fā)布的《會計核算軟件基

本功能規(guī)范》的要求；配有專門或主要用于會計核算工作的電子計算機或

電子計算機終端并配有熟練的專職或者兼職的操作人員；用電子計算機進

行會計核算與手工會計核算同時運行三個月以上,取得相一致的結果并報

當?shù)刎斦謧浒浮?/p>

二、對人員的要求

人才是會計電算化成功的關鍵，在替代手工記賬前必須完成會計電算

化崗位人員的配置和培訓并取得相應的國家認可的電算化資格證書。目前

會計電算化崗位培訓主要有三種形式：財政部組織全國開展的初、中、高

級會計電算化培訓；軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓；企業(yè)自

己組織的培訓。

第五節(jié)會計電算化的檔案管理

會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計核算專業(yè)資料，

它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料。

會計電算化檔案管理指實行會計電算化后，各企業(yè)應結合《會計檔案

管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計

電算化工作規(guī)范》的要求，對電算化會計檔案進行管理，專人負責，制訂

相應的檔案管理制度。

一、會計電算化檔案的主要特點及形式

電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介

質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會

計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）

等數(shù)據(jù)。

相關系統(tǒng)開發(fā)資料、會計軟件相關系統(tǒng)、軟件操作權限分配表、軟件

操作運行日志等也應視同會計檔案，都應列入會計檔案進行管理

二、會計電算化檔案的存儲介質(zhì)

采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔

案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件

的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

采用計算機打印輸出的書面會計憑證、賬薄、報表，應符合國家統(tǒng)一

會計制度要求，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行；采用磁帶、

磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿，

應征得同級財政部門的同意。

在會計資料生成方面有一些靈活規(guī)定，如：

（一）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日

清月結。如每天業(yè)務較少，可按旬打印輸出。

（二）一般賬薄可根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打?。?/p>

發(fā)生業(yè)務少的賬薄，可滿頁打印。

（三）在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況

下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額

對照表”替代總分類賬。

（四）在保證賬薄清晰的條件下，計算機打印輸出的賬薄中表格線可

適當減少。

三、會計電算化檔案管理基本要求

各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按歸檔要求，整理立卷，

裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。

對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會

計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。

采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止

由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。

嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失

和泄密。

會計檔案的借閱，應經(jīng)領導同意并履行相應的借閱手續(xù)，查閱或復制

會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封、抽換。

存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時還應認真檢查殺毒，防止感染

病毒；存有會計信息的磁性介質(zhì)及其