行政管理-檔案管理制度

行政管理-檔案管理制度第一章總則為規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我單位的實際情況，特制定本制度。檔案管理制度旨在提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，為單位提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)支持。第二章目標(biāo)1.確保檔案安全：通過科學(xué)管理和技術(shù)手段，保障檔案的安全性，防止檔案的遺失或損壞。2.提高檔案利用率：通過優(yōu)化管理流程，提高檔案查閱和利用的效率，支持單位的決策和管理。3.促進(jìn)信息化建設(shè)：逐步推進(jìn)檔案管理的信息化，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.建立良好的檔案文化：增強全體員工對檔案管理重要性的認(rèn)識，營造重視檔案管理的良好氛圍。第三章適用范圍本制度適用于我單位所有部門和員工的檔案管理工作，包括但不限于人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案及其他業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等活動。第四章管理規(guī)范第1節(jié)檔案的收集和歸檔1.檔案收集：各部門應(yīng)及時收集與本部門工作相關(guān)的檔案材料，包含但不限于：-員工登記表-個人簡歷-職業(yè)資格證書復(fù)印件-工作考核材料-獎懲記錄-各類審批文件2.檔案整理：檔案材料須按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理，確保字跡工整、內(nèi)容完整。綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)對不符合要求的檔案材料進(jìn)行整改。3.檔案歸檔：每年定期對新收集的檔案進(jìn)行整理歸檔，歸檔前需填寫《檔案歸檔清單》，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第2節(jié)檔案的保管1.檔案保管責(zé)任：檔案的保管由綜合服務(wù)部專人負(fù)責(zé)，確保檔案存放環(huán)境符合安全和防護(hù)要求。2.存放要求：檔案應(yīng)存放在專用檔案室內(nèi)，采取防火、防潮、防盜等措施。檔案室的出入須有專人管理，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入。3.檔案編號和登記：所有檔案應(yīng)逐一編號登記，并建立檔案管理臺賬，確保檔案的可追溯性。4.檔案定期檢查：每年進(jìn)行一次檔案的全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。第3節(jié)檔案的查閱和借用1.查閱申請：員工或外單位人員需查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，并經(jīng)綜合服務(wù)部審核批準(zhǔn)后方可查閱。2.借用規(guī)定：檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借用檔案的人員需簽署《檔案借用協(xié)議》，確保檔案按時歸還。3.查閱注意：查閱檔案時應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、拆換或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，需及時報告并處理。第4節(jié)檔案的轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞申請：檔案轉(zhuǎn)遞工作由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)，所有檔案轉(zhuǎn)遞須填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并由雙方簽字確認(rèn)。2.轉(zhuǎn)遞方式：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要途徑進(jìn)行，禁止個人攜帶檔案外出。轉(zhuǎn)遞的檔案應(yīng)密封，確保信息安全。3.轉(zhuǎn)遞登記：對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案，應(yīng)及時核對無誤，并在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》上簽字確認(rèn)，確保檔案的完整性。第5節(jié)檔案的銷毀1.銷毀申請：對已達(dá)到保存期限的檔案，需填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)綜合服務(wù)部審核批準(zhǔn)后方可銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采取安全的方式進(jìn)行，確保銷毀后的檔案無法恢復(fù)。銷毀后需填寫《檔案銷毀證明》，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。3.記錄保存：所有銷毀的檔案記錄應(yīng)保存至少三年，以備查閱。第五章執(zhí)行流程1.責(zé)任分工：各部門應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作落實到位。2.操作流程：檔案的收集、整理、保管、查閱、借用和銷毀等操作流程應(yīng)遵循本制度的規(guī)定，確保流程的規(guī)范性和一致性。3.培訓(xùn)教育：定期對全體員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高員工對檔案管理的認(rèn)知和技能。第六章監(jiān)督機制1.監(jiān)督檢查：綜合服務(wù)部應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.評估反饋：建立檔案管理工作評估機制，對檔案管理的質(zhì)量和效率進(jìn)行定期評估，并根據(jù)評估結(jié)果提出改進(jìn)建議。3.責(zé)任追究：對因檔案管理不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞的責(zé)任人，應(yīng)依照單位相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。附則1.解釋權(quán)限：本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。2.適用條件：本制度適用于我單位所有部門和全體員工。3.生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效，原有檔案管理制度同時廢止。4.修訂流程：本制度如需修訂，