單位辦公室管理制度

單位辦公室管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本規(guī)章制度旨在規(guī)范單位辦公室的管理，提高工作效率，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作，保障單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。本制度依據(jù)國家法律法規(guī)以及單位相關(guān)管理制度訂立。第二條適用范圍本制度適用于單位內(nèi)全部辦公室及其工作人員，包含正式員工和臨時(shí)工作人員。第三條定義單位辦公室：指單位內(nèi)負(fù)責(zé)行政管理、協(xié)調(diào)和執(zhí)行工作的部門。辦公室主任：指單位辦公室的負(fù)責(zé)人，直接向上級(jí)主管報(bào)告工作。辦公室工作人員：指被委派在單位辦公室工作的人員。第二章辦公室組織架構(gòu)與職責(zé)第四條辦公室組織架構(gòu)單位辦公室設(shè)辦公室主任一名，辦公室工作人員依據(jù)工作需要經(jīng)辦公室主任確定。第五條辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)訂立和組織實(shí)施單位文件的收發(fā)、分發(fā)、傳閱和歸檔工作；負(fù)責(zé)召開和記錄單位緊要會(huì)議，并及時(shí)歸檔會(huì)議紀(jì)要；組織單位內(nèi)各部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，供應(yīng)秘書和行政支持服務(wù)；負(fù)責(zé)單位辦公用品和設(shè)備的采購、保管和維護(hù)和修理工作；負(fù)責(zé)單位檔案的管理和保管，并供應(yīng)檔案查詢服務(wù)；幫助上級(jí)主管完成其他工作任務(wù)。第三章辦公室工作流程管理第六條辦公室工作計(jì)劃每月初辦公室主任負(fù)責(zé)訂立本月工作計(jì)劃，包含緊要事項(xiàng)、任務(wù)分工和完成期限，并報(bào)上級(jí)審核批準(zhǔn)。工作計(jì)劃要與單位工作目標(biāo)相全都，做到明確、具體、實(shí)施性、檢查性。第七條文件收發(fā)管理辦公室工作人員負(fù)責(zé)單位內(nèi)文件的收發(fā)工作，包含收文、發(fā)文、分發(fā)和傳閱，并及時(shí)歸檔。收文時(shí)要認(rèn)真核對文件的日期、編號(hào)、密級(jí)等信息，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門或人員。發(fā)文時(shí)要確保文稿的準(zhǔn)確性、格式規(guī)范，并依照規(guī)定的流程進(jìn)行審核、簽發(fā)和發(fā)放。第八條會(huì)議組織管理辦公室負(fù)責(zé)單位內(nèi)緊要會(huì)議的組織與布置工作，包含會(huì)議通知、會(huì)議料子的準(zhǔn)備和會(huì)議場合的布置。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人員記錄，并于會(huì)后及時(shí)整理、歸檔，并抄送給相關(guān)人員。第九條辦公用品和設(shè)備管理辦公室負(fù)責(zé)單位辦公用品和設(shè)備的采購、保管和維護(hù)和修理，確保辦公用品和設(shè)備的供應(yīng)充分，并供應(yīng)良好的維護(hù)保養(yǎng)。辦公用品和設(shè)備的采購需要提前做好預(yù)算，確保進(jìn)貨進(jìn)度和質(zhì)量。第十條檔案管理辦公室負(fù)責(zé)單位檔案的管理和保管工作，包含檔案的歸檔、盤點(diǎn)、整理、借閱和銷毀。各部門需要使用檔案時(shí)，必需填寫借閱申請并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可使用。第四章辦公室工作規(guī)范第十一條工作紀(jì)律辦公室工作人員應(yīng)定時(shí)出勤，嚴(yán)禁遲到早退，必需保持良好的工作狀態(tài)和工作紀(jì)律，按時(shí)完成上級(jí)交辦的任務(wù)。全部員工在辦公室內(nèi)應(yīng)保持安靜、乾凈，文明禮貌待人待物。第十二條信息安全辦公室內(nèi)的文件和檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，嚴(yán)禁私自帶離單位，確保機(jī)密和緊要文件不被泄露和丟失。對于敏感信息和緊要數(shù)據(jù)，要進(jìn)行加密處理，并訂立相應(yīng)的保密措施和安全管理制度。第十三條工作報(bào)告辦公室工作人員應(yīng)及時(shí)向辦公室主任匯報(bào)各項(xiàng)工作進(jìn)展情況，包含完成情況、困難和問題，并提出建議和改進(jìn)措施。辦公室主任應(yīng)定期向上級(jí)主管報(bào)告工作進(jìn)展情況，包含工作計(jì)劃、工作完成情況和存在的問題。第十四條職業(yè)道德辦公室工作人員要遵守國家法律法規(guī)和道德規(guī)范，嚴(yán)守職業(yè)操守，行為端正，恪守保密義務(wù)。辦公室工作人員要保持良好的團(tuán)隊(duì)合作精神，協(xié)調(diào)搭配同事共同完成工作任務(wù)。第五章附則第十五條違章處理對違反本制度的行為，將依照單位相關(guān)管理制度進(jìn)行處理，包含口頭警告、書面警告、記過、降職或解聘等措施。第十六條修訂和解釋對本制度的修訂和解釋權(quán)歸單位辦公室主任，經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后生效。第十七條生效日期本制度