江南小學(xué)文件檔案管理制度

第第頁江南學(xué)校文件檔案管理制度南江學(xué)校文件檔案管理制度為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特訂立本制度。一、總則第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)引導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。第三條依據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，供應(yīng)利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件料子的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。二、立卷、歸檔第四條各部門平常要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)緊要任務(wù)，必需認(rèn)真做好。第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包含上級(jí)文件，內(nèi)部資料，活動(dòng)資料及簿、冊(cè)、圖表，出書物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。第七條立卷的原則。遵奉并服從文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保管價(jià)值，便于保管和利用。第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和老師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì)計(jì)、基建分類，聲像檔案獨(dú)立編目組卷。1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。2、會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件料子分別排列，由財(cái)務(wù)室整理歸檔。3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按班級(jí)、班級(jí)組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。4、老師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。5、基建檔案，按基建項(xiàng)目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及訂立的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。1、永久保管。凡是反映部門緊要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長期利用價(jià)值的文件，劃為永久保管。2、長期保管。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保管。長期保管為15年至50年。3、短期保管。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保管。短期保管為15年以下。第十條文件的組合。組合的基本作法如下：1、法規(guī)性文件，如制度、方法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。5、特殊性文件料子，可依據(jù)實(shí)在情況進(jìn)行組合。第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件料子中結(jié)論性料子在前，依據(jù)性料子在后。其它文件按文件的緊要程度或形成時(shí)間先后排列。第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，緊要的和常常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保管價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。第十三條歸檔時(shí)間。1、階段歸：凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、料子，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、料子收集齊全、分類整理好，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。2、隨時(shí)歸：上級(jí)文件、通知，人事調(diào)動(dòng)料子，在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。3、年度歸：各項(xiàng)管理中形成的文件、料子，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、料子收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。第十四條歸檔文件檀卷的要求。各部門移交歸檔文件檀卷，應(yīng)符合下列要求：1、歸檔的文件、料子必需準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程。2、歸檔文件、料子必需系統(tǒng)齊全、完整。3、每個(gè)檀卷必需填寫檀卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、檀卷封面，填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清楚。4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必需揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。第十五條檀卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保管，另一份以電子文檔保管。三、檔案的管理和利用第十六條綜合檔案室依照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。常常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管情形，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。第十九條借用檔案人員必需做到：1、調(diào)閱人員應(yīng)自發(fā)維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必需登記，用后應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或緊要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必需以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必需的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)征得檔案管理人員同意。第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：1、接待檔案利用人員要熱誠，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定供應(yīng)利用。填寫好查閱檔案登記表。2、要認(rèn)真檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。3、確保文件、料子的安全，做好保密工作。4、平常聚集，按實(shí)際次序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、料子之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)懇求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。四、檔案的鑒定與銷毀第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、緊要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。第二十二條訂立各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。第二十三條銷毀檔案程序1、對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保管價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊(cè)。2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。4、銷毀的文件要造冊(cè)存檔備查。五、建立檔案保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。第二十五條檔案工作人員必需做到對(duì)涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。第二十七條借閱檔案必需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。第二十八條利用檔案中的密件，必需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。篇2:鎮(zhèn)第二學(xué)校學(xué)校檔案管理制度鎮(zhèn)第二學(xué)校學(xué)校檔案管理制度學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理工作的緊要構(gòu)成部分。建立健全學(xué)校各類檔案，目的緊要在于為學(xué)校和上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作和對(duì)學(xué)校工作作出決策供應(yīng)準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。為了加強(qiáng)我校檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)檔案更好為教學(xué)服務(wù)，訂立管理制度如下：1、學(xué)校成立學(xué)校檔案資料管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)學(xué)校檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理。2、檔案實(shí)行專人管理，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用,管理嚴(yán)格保管檔案箱、櫥鑰匙，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。3、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，自門口開始從左至右，自上而下編號(hào)，并插上查找檀卷指引卡。4、依照上級(jí)及教育主管部門的有關(guān)規(guī)定，把學(xué)校、各部門和師生每個(gè)人手中分散的有關(guān)教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)、經(jīng)營等方面的文件料子及各種資料經(jīng)過選擇，集中管理。任何部門和個(gè)人都不得私自保管、占有、銷毀和帶走應(yīng)歸檔的料子。5、做好防火、防水、防潮、防盜、防塵、防光、防有害生物、防高溫等工作，定期檢查保管情況，確保檔案的安全，做到無丟失，無霉變，無蟲蛀，無過錯(cuò)。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取挽救措施。6、樂觀地為學(xué)校和各項(xiàng)工作供應(yīng)服務(wù)。7、檔案資料原則上不外借。如確需復(fù)印的，須經(jīng)組長（校長）批準(zhǔn)，方可摘抄、復(fù)印，并要立刻歸檔。8、校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案必需經(jīng)學(xué)校檔案資料管理領(lǐng)導(dǎo)小構(gòu)成員批準(zhǔn)，并填寫相關(guān)記錄，定時(shí)歸還，確保檔案完好無損。9、查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案料子，經(jīng)同意摘抄的料子，必需經(jīng)檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)簽署看法。10、健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不絕挖掘檔案信息，編制各種輔佑襄助表冊(cè)，擴(kuò)大利用服務(wù)范圍，提高檔案的利用效益。篇3:學(xué)院檔案管理制度學(xué)院檔案管理制度第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)學(xué)院綜合檔案的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，更好地為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理方法》（教育部令第27號(hào)）及有關(guān)文件精神，結(jié)合我院實(shí)在情況，訂立本制度。第二條本方法所指的檔案是指學(xué)院在從事教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)、黨政管理及其它各項(xiàng)活動(dòng)中，直接形成的對(duì)學(xué)院和社會(huì)具有保管價(jià)值的各種文件、圖表、聲像和實(shí)物等不同載體的歷史記錄。第三條學(xué)院檔案工作是維護(hù)學(xué)院歷史真實(shí)面貌、辦好學(xué)院的緊要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)緊要標(biāo)志。因此，必需把學(xué)院檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保學(xué)院檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。第二章機(jī)構(gòu)與任務(wù)第四條綜合檔案室主管學(xué)院檔案工作，對(duì)全院的檔案實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和引導(dǎo)。第五條各部門必需指定專人專職或兼職負(fù)責(zé)本部門檔案料子的管理，包含檔案的收集、整理、分類、建冊(cè)以及檔案移交前的保管。第六條綜合檔案室的緊要任務(wù)是：（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作；（二）訂立本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、引導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況；（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全校的各類檔案及有關(guān)資料；（四）開展檔案的開放或利用工作；（五）負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，樂觀開發(fā)檔案信息資源；（六）參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息溝通；（七）負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)；（九）開展檔案學(xué)術(shù)研究和溝通活動(dòng)。第三章文件料子的歸檔、移交工作凡是反映本院重點(diǎn)工作與活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的文字、聲像制品、料子均屬歸檔范圍，均應(yīng)依照規(guī)定向?qū)W院檔案室移交，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第七條文件料子的歸檔范圍：（一）黨政管理類緊要包含學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于黨群管理的文件料子。（二）行政類緊要包含高等學(xué)校行政工作的各種會(huì)議、會(huì)議記錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的料子。（三）學(xué)生類緊要包含高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。（四）教學(xué)類緊要包含反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等活動(dòng)的文件料子。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件料子歸檔范圍》（（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）科研類按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]6號(hào)）執(zhí)行。（六）基本建設(shè)類指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保管的文件，包含基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字料子、圖紙、圖表、計(jì)算料子、聲像料子等形式與載體的文件料子。按國家檔案局、原國家計(jì)委發(fā)布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號(hào)）執(zhí)行。（七）儀器設(shè)備類緊要包含各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、寶貴、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維護(hù)和修理和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件料子。（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類緊要包含高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件資料、樣品或者樣品照片、錄像等。（九）出書物類緊要包含學(xué)校自行編輯出書的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出書社出書物的審稿單、原稿、樣書及出書發(fā)行記錄等。（十）外事類緊要包含學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會(huì)議（含在國內(nèi)舉辦的）、出國考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請(qǐng)的外籍、港澳專家與老師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件料子；授予中、外學(xué)者、知名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)料子等。（十一）財(cái)會(huì)類指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)料子。以上各類歸檔的文件料子包含紙質(zhì)、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。第八條歸檔時(shí)間（一）學(xué)校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年4月末前歸檔；（二）各教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年10月末前歸檔；（三）科研、基建等部門，應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。第九條歸檔要求（一）凡屬歸檔的各種文字料子，要求字跡、圖像清楚，用簽字筆或鋼筆書寫工整。（二）有關(guān)部門應(yīng)自發(fā)搭配檔案室將該歸檔的料子收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理并做好立卷工作。（三）在教學(xué)、科研、行政后勤等職務(wù)活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)院有保管價(jià)值的各種載體形式的文件、料子、均應(yīng)依照規(guī)定向院檔案室移交，各單位不得以任何借口不交，或?qū)n案據(jù)為己有。（四）依據(jù)檔案的保管價(jià)值和保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分保管期限：凡反映重點(diǎn)活動(dòng)和基本歷史面貌料等，有長期利用價(jià)值的檔案列為永久保管；凡是反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)有參考利用價(jià)值的列為長期保管；凡是在短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院有參考利用價(jià)值的列為短暫保管。第四章檔案的保管與利用第十條學(xué)院檔案室應(yīng)做好檔案的安全與保護(hù)工作。第十一條建立健全檀卷，做好立卷、鑒定報(bào)告、交接憑證、檢查記錄等。第十二條樂觀自動(dòng)開展檔案利用工作，建立檔案借閱、調(diào)檔制度，確定檔案利用范圍，嚴(yán)格履行檔案借閱、調(diào)檔手續(xù)；未經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得超工作范圍借閱檔案。第十三條