會議流程及服務(wù)安排三篇

第頁會議流程及服務(wù)安排三篇篇一：會議流程及服務(wù)安排

一、會前準(zhǔn)備

1、辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務(wù)要求，然后將具體安排轉(zhuǎn)告會務(wù)工作人員，由會務(wù)工作人員準(zhǔn)備會議前工作，了解與會人員的相關(guān)資料，并做好會務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進會議的順利進行。

2、確定會議的出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時調(diào)整會議場地，并對會場的各項設(shè)施進行認真檢查。

3、草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。

4、合理安排相關(guān)會務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點：（一）儀容儀表

（1）著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。

（2）接待人員短發(fā)不遮眼，長發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。（3）坐站姿勢規(guī)范端莊，不翹腿。（二）語言

（1）語調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。

（2）語言文明禮貌，適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關(guān)系”等禮貌用語。

（3）對服務(wù)對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。（三）態(tài)度

（1）敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。（2）微笑服務(wù)，態(tài)度誠懇、熱情、周到。（3）工作差錯失誤及時糾正并當(dāng)面賠禮道歉。（4）解釋問題有禮有節(jié)。（四）紀(jì)律

（1）會議服務(wù)前不吃異味食品。（2）不在會議期間使用電話。

（3）服務(wù)過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。（4）嚴格遵守職業(yè)道德。

5、辦公室應(yīng)在會議召開前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。

6、重要會議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。

7、會場招待的水果及飲品采購要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格進行合理購買；如會議結(jié)束后有安排宴會的要求，應(yīng)確定宴會時間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。

8、參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識。紙張裁剪規(guī)格為8.5*15.11cm,并使用兩面三角名牌架擺放。

9、會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。

10、會務(wù)工作人員進行會場布置：

（1）檢查會議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據(jù)與會人員的人數(shù)擺放好演講臺、桌椅、橫幅（會標(biāo)）、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的文件。

（2）采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。

（3）根據(jù)會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的準(zhǔn)備工作。

（4）根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試（話筒位置的高低、效果及接口

等），確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則根據(jù)會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行調(diào)試。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發(fā)情況，及時更換。

（5）會議所需的備品要按以下要求擺放：

座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯（杯把向右側(cè)轉(zhuǎn)45度），靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可不備），左手前方可放置水果或瓶裝純凈水（以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水），正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等可隨機擺放，注意桌面整齊劃一，不可過于擁擠、雜亂。

具體細節(jié)：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。

②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個花瓣的夾角對準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準(zhǔn)客人。

③礦泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對準(zhǔn)客人。

④毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。

⑤筆記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準(zhǔn)椅子正中。⑥筆：放在筆記本、會議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。11、會議開始前一個小時要準(zhǔn)備好充足熱水，會議進行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時的加水。

12、準(zhǔn)備工作的檢查

會務(wù)工作人員應(yīng)提前一個小時進入會場，檢查會場整體效果，確保各項準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上（如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整），同時檢查所有物品是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好）。打開電子設(shè)備，打開照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時開啟。

13、準(zhǔn)備工作完成后

會場外應(yīng)設(shè)有與會人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請賜名片”名牌于簽到處。然后，會前15分鐘站在會議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進入，同時根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語問候（如早上好、下午好等文明用語）。

二、會議過程中

1、會議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應(yīng)先備毛巾（上毛巾的時候注意用夾子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。

首次倒茶后應(yīng)在15分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔15分鐘或20分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見，并禮貌地小聲對客人說：“對不起，請問需要加水嗎？”或做個手勢，待客人同意時方可進行?？筛鶕?jù)實際情況（領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量）來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。

通常會議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過三支應(yīng)及時更換，會場中均使用托盤服務(wù)。

2、工作人員在音控室時隨時注意音響監(jiān)聽，發(fā)現(xiàn)問題及時查找問題所在，并迅速解決。（及時檢查話筒、調(diào)音臺、功放機、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接情況）。

3、根據(jù)會議議程，及時關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。

4、會議中要注意觀察主席臺，察覺領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時，及時上前詢問。5、如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人員要站立行注目禮，不準(zhǔn)隨意走動。

6、在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時解決，請其稍等，然后立即向上一級報告，并盡快給予答復(fù)。

7、會議中間休息時，工作人員要盡快整理會場，補充和更換各種用品。8、在會議進行中，工作人員不允許隨便進出會場，要保持并維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環(huán)境中順利進行。

三、會議結(jié)束階段

1、會議結(jié)束時，工作人員應(yīng)及時打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點頭，并說“慢走、再見”。

2、會后及時做好會場清理工作。檢查會場內(nèi)有無與會人員遺留的物品，若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應(yīng)迅速做好記錄并及時歸還。

3、會后嚴格做好保密工作，工作人員應(yīng)不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進入會議室。

4、如單位外部與會人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應(yīng)做好指引和陪同工作。

5、配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點進行合影留念。如會議結(jié)束后有安排宴會，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場時間，并通知與會人員及做好陪同和接待工作。

6、組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯清理干凈。（如會議室超過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。）

7.關(guān)閉所有電器設(shè)備，話筒、空調(diào)等，帶好會議室鑰匙進行安全檢查后離開會場。（會議室注意隨手鎖門，杜絕無人門開著的現(xiàn)象）。四、會后服務(wù)總結(jié)

每次會議服務(wù)結(jié)束后，辦公室工作人員要對會議全程的講話內(nèi)容、照片、影像等資料進行搜集和整理，以備單位以后紀(jì)念或是宣傳時用。同時，針對每次會議出現(xiàn)的問題及情況撰寫書面材料，以例會的形式進行內(nèi)部討論，總結(jié)每次會議服務(wù)過程中的優(yōu)點及不足，不斷進行修正和改進。

篇二：培訓(xùn)會議具體流程一、培訓(xùn)準(zhǔn)備期1、擬制培訓(xùn)會議方案，明確培訓(xùn)會議參會人員范圍、目的、模式、地點及等。2、方案獲批準(zhǔn)后，篩選、確定參會人員詳細名單。對涉及需要通過績效篩選的會議，應(yīng)仔細做好參會人員篩選工作，避免名單有誤。3、確定培訓(xùn)會議的思考課題，組織參會人員進行會前充分溝通。4、確定培訓(xùn)會議日程。5、確定培訓(xùn)會議主持人、現(xiàn)場會議記錄。6、擬制、發(fā)布培訓(xùn)會議通知。會議通知應(yīng)包括下內(nèi)容：A：培訓(xùn)人員范圍；B：培訓(xùn)時間；C：報道時間；D：培訓(xùn)地點；E：培訓(xùn)住宿安排；F：參會人員應(yīng)準(zhǔn)備的培訓(xùn)會資料。G：如為財務(wù)經(jīng)理中期培訓(xùn)，應(yīng)提醒休假事宜，并做好分公司財務(wù)的工作安排。7：對于需要參會者在會前完成的命題性課題，參會人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)回會議組，由會議組篩選、確定培訓(xùn)交流文檔。并通知講授人，做好培訓(xùn)會議現(xiàn)場講授的準(zhǔn)備。8、結(jié)合培訓(xùn)會議日程安排，與培訓(xùn)會議中講授老師和領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，介紹培訓(xùn)會議情況、確定講授老師講授內(nèi)容。9、如會議日程安排中涉及分組討論的，應(yīng)做好參會人員的分組工作。10、聯(lián)系培訓(xùn)會議接待酒店，做好培訓(xùn)現(xiàn)場設(shè)計、布置及接待準(zhǔn)備，應(yīng)包括以下內(nèi)容：A：會議現(xiàn)場的勘察與布置；B：會議現(xiàn)場條幅的制作與懸掛；C：會議現(xiàn)場需要的儀器與物品的準(zhǔn)備與檢查；包括：投影儀、電腦、相機、錄音筆、網(wǎng)線、U盤、音響、話筒、白板、白板筆、花籃。D：培訓(xùn)人員的房間分配；E：簽到表遞交培訓(xùn)會議酒店前臺，便于參會人員在達到時簽到；F：確定培訓(xùn)會議期間工作餐標(biāo)準(zhǔn)、就餐人數(shù)、和每天就餐次數(shù)。11、培訓(xùn)會議內(nèi)容中如有參觀日程安排，應(yīng)提前做好參觀用車聯(lián)系事宜；12、培訓(xùn)會議內(nèi)容中如有拓展活動日常安排，應(yīng)提前做好與拓展活動有關(guān)單位或公司的聯(lián)系，簽訂拓展活動合同，并做好拓展活動中的細節(jié)安排。13、培訓(xùn)報到日，會議組應(yīng)做好會議接待酒店現(xiàn)場的接待工作，并隨時關(guān)注人員到會情況。14、培訓(xùn)會議主持人應(yīng)準(zhǔn)備好會議期間主持串場詞，做好各項準(zhǔn)備，應(yīng)以飽滿的精神及情緒迎接培訓(xùn)會議的開始。二、培訓(xùn)期間1、主持人致簡短歡迎詞。2、主持人詳細介紹會議日程安排、就餐安排。3、領(lǐng)導(dǎo)宣布培訓(xùn)開始的講話。4、主持人詳細介紹日程安排、就餐安排。5、按照既定會議日程安排進行培訓(xùn)會，完成各項會議日程。6、如有分組討論日程安排，做好分組討論現(xiàn)場拍照和參與工作。7、做好培訓(xùn)會議的現(xiàn)場記錄工作。8、做好現(xiàn)場的拍照工作。9、如有參觀或者戶外拓展活動，做好相關(guān)安全工作，把安全放在第一位來進行方案的組織和實施。10、培訓(xùn)期間，如有臨時性項目工作，應(yīng)做好緊急應(yīng)變的準(zhǔn)備。三、培訓(xùn)后期1、住宿退房的檢查；2、培訓(xùn)會議費用結(jié)算，應(yīng)包括：A：住宿費、會議餐費、會議現(xiàn)場布置費。B：會議用車費用；C：拓展活動費用。3、培訓(xùn)會議總結(jié)，包括：A：被培訓(xùn)人員培訓(xùn)感受及建議魔方共享軟件的記錄；B：收集被培訓(xùn)人員的建議；C：會議組培訓(xùn)會議總結(jié)；。4、培訓(xùn)會議費用報銷。5、落實在培訓(xùn)會議總結(jié)中應(yīng)持續(xù)推動的工作。

篇三：會務(wù)會議標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)流程1、明確活動背景、目的。

2、明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量。

3、組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署。

4、根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項會務(wù)費用。

5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認后開始印刷。

6、發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員。

7、確認發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事。

8、根據(jù)時間進行預(yù)演，防止時間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象。

9、活動前期宣傳。

10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等。

11、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證。

12、參會人員房間安排、餐飲安排。

13、提前安排人員到達會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜。

14、檢查各項會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南等。

15、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點、酒水