電子文件的生成

電子文件的生成、處理與歸檔學習目的和要求：通過本章的學習，了解電子文件的概念、特點和種類，理解電子文件的形成過程和辦理程序，基本掌握電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求和歸檔手續(xù)。學習內(nèi)容：電子文件概念、種類及其特點，電子文件辦理程序，電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求及歸檔手續(xù)等。第一節(jié)電子文件的概述隨著計算機技術、現(xiàn)代通訊技術、網(wǎng)絡技術等高新技術的迅猛發(fā)展，電子文件已經(jīng)以其無可爭議的競爭優(yōu)勢成為人類社會記錄信息、傳達信息、留存信息的重要工具。電子文件在現(xiàn)代辦公領域和檔案管理中，異軍突起，其高效、快捷等諸多優(yōu)勢日益顯現(xiàn)出來。大眾化辦公越發(fā)展，計算機技術應用越普及，產(chǎn)生的電子文件就越多。因此，對電子文件管理理論和方法的研究也成為文書和檔案工作者不可推卸的歷史責任。一、電子文件的概念《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB╱T18894—2002）中關于電子文件的定義如下：電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征：一是電子文件是借助電子計算機系統(tǒng)生成、傳輸和處理的，因由計算機系統(tǒng)形成的電子文件信息是以二進制數(shù)字代碼記錄和表示的，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（DigitalRecords）。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同特點。二是電子文件是文件的一種類型，它具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。這是電子文件與其他形式文件的共同點，也是與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別。從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。從電子文件角度認識文件時，除了文件的功能之外，還應該明確文件的構成方式。國際檔案理事會電子文件委員會1996年制定的《電子文件管理指南》中的文件概念是：“文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構而構成，而不管記錄的形式或載體如何?！痹谶@里，內(nèi)容（content）、背景（context，亦稱“上下文”）和結(jié)構（structure）成為構成文件的三種要素。內(nèi)容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關系的信息，包括表示文件來源與傳遞目的地的信息以及與內(nèi)容信息相關的其他信息，如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者等；結(jié)構是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式，以及載體、附件等方面的信息。關于文件是其內(nèi)容、背景（上下文）與結(jié)構的統(tǒng)一體的觀點，對于理解和管理電子文件是十分重要的。二、電子文件的種類如同其他事物的種類劃分一樣，根據(jù)電子文件的信息存在形式和用途，目前主要有以下幾種劃分：（一）按電子文件的信息存在形式分類1.文本文件（Text），或稱為字（表）處理文件文本文件是指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。文本文件是通過特定的編輯軟件生成的，存儲內(nèi)容由ASCII標準代碼和GB2312-80標準漢字代碼構成。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用，純文本文件不包含格式代碼，在使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制。通常以“TXT”的形式予以標識。2.數(shù)據(jù)文件（Data），亦可稱為數(shù)據(jù)庫電子文件數(shù)據(jù)文件是以數(shù)據(jù)庫形式存在的具有文件屬性的記錄。它在事務處理系統(tǒng)中單獨承擔著文件職責。一般是以數(shù)據(jù)庫的形式存在的。讀取數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)時，可以根據(jù)查詢要求一次讀出一個記錄，也可以讀出一批相關的記錄。如文件數(shù)據(jù)庫、各類人員情況數(shù)據(jù)庫、各類經(jīng)濟指標數(shù)據(jù)庫、各種資料數(shù)據(jù)庫、普查記錄數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫因管理程序不同而具有不同的格式，不同的數(shù)據(jù)庫之間需要通過轉(zhuǎn)換程序才能進行信息交換。數(shù)據(jù)庫的生成一般有兩種方式，一是人工輸入數(shù)據(jù)，利用相應的數(shù)據(jù)庫應用程序形成數(shù)據(jù)庫；二是使用條形碼掃描器、A/D變換器等傳感設備自動采集數(shù)據(jù)。此外，使用已有的數(shù)據(jù)借助某些軟件包亦可自動生成新的數(shù)據(jù)庫。3．圖形文件（Graphic）圖形文件是指運用計算機輔助設計（CAD）或繪圖軟件產(chǎn)生的文件和根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖（包括幾何圖形和把物理量如應力、強度等圖標表示的圖形）等等。如設計模型、圖紙等即為圖形文件。圖形文件由代表繪圖坐標的矢量和一些參數(shù)組成，可以使用特殊的代碼格式存儲，也可以使用純文本文件的代碼存儲，以便在不同的軟件包之間進行信息交換。4．圖像文件（Image）圖像文件是指通過掃描儀掃描的各種原件畫面、使用數(shù)字設備采集或制作的畫面、用數(shù)碼相機拍攝的照片等。紙質(zhì)文件、縮微膠片均可經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件。圖像文件的分辨率與存儲空間成正比，不同格式的圖像文件不能任意進行交換使用。彩色圖像文件的內(nèi)容一般是用表示圖像像素的代碼形式存儲的，能否正確復現(xiàn)原色彩與顯示器的性能有關。5．影像文件（Video）影像文件是指使用視頻捕獲設備錄入的數(shù)字影像或動畫軟件生成的二、三維動畫等動態(tài)畫面的文件。如數(shù)字影視片、動畫片等。視頻捕獲設備可將模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。影像文件需要較大存儲空間，其分辨率與存儲空間成正比。影像文件有不同的格式或標準，播放時需要使用相關的設備和程序。6．聲音文件（Audio）聲音文件是指采用音頻設備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件或用編曲軟件生成的文件。用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件，采樣頻率是單位時間內(nèi)的采樣次數(shù)，主要有11kHz(電話質(zhì)量)、22kHz（FM調(diào)頻收音機質(zhì)量）和44kHz（CD質(zhì)量）三種。采樣速率是指每個采樣的大小，采樣者可自行設定速率值，現(xiàn)大多使用128kbps。采樣頻率和速率越高，音質(zhì)越好，文件所占存儲空間就越大。用編曲軟件生成的文件一般被稱為MIDI文件。還有一些音樂文件是將上述文件通過壓縮或轉(zhuǎn)換生成的（如MP3等）。聲音文件播放時需要使用相關的設備和程序。7．命令文件，亦稱計算機程序文件（Program）命令文件是一種計算機軟件。是指為處理各種事務采用計算機語言編寫的程序。形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機，再通過相應的編譯程序編譯后才能執(zhí)行?！霸闯绦颉笔羌兾谋疚募?，由特定的計算機指令序列構成，具有可移植性，一般不受計算機類型的限制，編譯后的軟件在不同類型的計算機上一般不能兼容?！霸闯绦颉蹦鼙砻靼鏅嗟臍w屬，對于計算機軟件的開發(fā)者來說具有重要的保存價值。8．多媒體文件（Multimedia）多媒體文件指借助計算機多媒體技術制作的由文本、圖像、影像、聲音等兩種及兩種以上信息形式的文件。這種文件使用多媒體技術制作，具有較復雜的結(jié)構，必須使用多媒體計算機復現(xiàn)。9．超文本文件（Hypertext）超文本文件是指包含對其他文件鏈接功能的文件,這種文件是一種全局性的信息結(jié)構，它將文檔中的不同部分通過關鍵字建立鏈接，使信息得以用交互式搜索，用戶可以通過超文本文件的鏈接直接獲取或發(fā)送相關信息，例如網(wǎng)頁（Webpage）就是使用超文本技術制作的。（二）按文件的功能分類可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件。主文件是指表達作者意圖、行使職能的文件。對于紙質(zhì)文件而言，任何一份文件都是主文件，可以獨立地發(fā)揮作用。而電子文件生成、運行和存在于一定的軟硬環(huán)境中，需要以相應的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理條件。支持性文件主要是指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件，如計算機程序類文件（命令文件）往往附帶若干輔助設計文件、圖形文件，數(shù)據(jù)庫往往附帶若干輔助數(shù)據(jù)庫和相應的索引文件、備注文件等。主文件和支持性、輔助性、工具性文件是相互作用，相輔相成的。沒有主文件，支持性、輔助性、工具性文件不能獨立地行使文件的職能，甚至失去存在或保存的必要；同樣，沒有支持性、輔助性、工具性文件，主文件可能無法正常運行和查找，甚至根本不能生成和打開。（三）按文件的生成方式分類可分為計算機系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。隨著信息技術的普及和發(fā)展，在辦公自動化、計算機輔助設計、電子政務、電子商務、電子出版、網(wǎng)絡教育等領域中直接形成了越來越多的電子文件。其技術環(huán)境不盡相同，包括個人計算機、過程控制計算機和各種形式的網(wǎng)絡環(huán)境等；其信息輸入方式多樣便捷，包括鍵盤錄入、語音錄入、光筆寫入、傳感設備自動采集等。這些文件的最初形態(tài)是數(shù)字信息，根據(jù)需要可以用屏幕顯示、播放、打印等各種方式輸出。為滿足社會各方面對網(wǎng)上文件、檔案信息資源日益擴大的需求，我國不少機關、企事業(yè)單位和檔案館也計劃或開始進行文件、檔案或其目錄的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，如果一份文件是以紙本形式接收到的，掃描進計算機，并以數(shù)字形式利用和保留下來，那么這份文件就是電子文件。經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換而成的文件是原文件的數(shù)字化副本，具有電子文件的特征和功能。三、電子文件的特點電子文件具有特殊的生成環(huán)境和特定的功用，與以往各種形態(tài)的文件、檔案相比，電子文件有以下幾方面的特點：（一）信息的非人工識讀性人無法直接識讀和理解經(jīng)過復雜編碼的電子文件，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，即轉(zhuǎn)化為文字、聲音、圖形、圖像等能為人類眼、耳等器官識別的信息編碼形式，人工才能予以識讀。而傳統(tǒng)的文件是由人們在各種書寫載體上直接寫入或印刷的各種信息，它可以直接讀出文件中的信息，不需要任何中介工具。（二）系統(tǒng)依賴性電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，離開了計算機系統(tǒng)，電子文件既無法為人所識讀，更談不上將其信息內(nèi)容進行傳輸和處理。（三）信息與特定載體之間的可分離性紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是不可分離的整體，其信息都被固定在某一載體上，成為不可分離的一個“實體”。電子文件不像紙質(zhì)文件那樣信息與原記錄載體合而為一，永不分離，電子文件在網(wǎng)絡上“穿梭”于發(fā)送者與接收者之間，不再具有固定的物理位置。同一份電子文件的正文、圖形、附件等甚至可以在不同的載體上同時存在或相互轉(zhuǎn)換，而不影響其正常的輸出顯示，也可以根據(jù)需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間。電子文件中的信息是可流動的，具有相對獨立性。信息和特定載體的可分離性，還可以使電子文件以全文形式存在的“文件形態(tài)”與其中以邏輯關系連接的“信息要素”之間發(fā)生分離。隨著關系模型的發(fā)展，調(diào)用若干個數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)“合成”文件將成為文件制作中經(jīng)常使用的方法。這種“虛擬文件”的“合成命令”是程序，計算機執(zhí)行一定的程序，可以將相關信息要素經(jīng)邏輯組合形成一份文件，如果不將其全文保存下來，這份虛擬文件將不復存在。（四）信息的易變性電子文件在形成過程中或作其他處理時，信息內(nèi)容進行增刪更改不僅十分容易，而且改后不留痕跡。當信息可以脫離特定載體而存在時，載體對它的“束縛”沒有了。尤其是動態(tài)文檔中，其數(shù)據(jù)處于不斷地被自動更新或補充的狀態(tài)之中，導致信息與內(nèi)容的不斷更改。電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的變異甚至丟失。因此每隔一定時間就必須對原載體上數(shù)據(jù)進行拷貝，使之保持常新的狀態(tài)，防止信息的丟失。另外，電子信息技術的迅速發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)，更是對電子信息穩(wěn)定性的巨大沖擊，使新的計算機系統(tǒng)和程序常常無法解開那些過了時的代碼，從而要求將原文件遷移到新的技術環(huán)境之中，遷移過程中信息的損失、變異也是不可避免的。（五）信息存儲的高密度性無論是計算機硬盤，還是磁盤、光盤等磁性、光學載體，這些載體的信息存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技術的進步，電子文件介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。1983年IBM公司（國際商業(yè)機器公司）推出了內(nèi)部裝有10MB（兆字節(jié)）硬盤的個人計算機，1995年個人計算機的硬盤容量達到了1.2GB（千兆字節(jié)），2000年達到20GB，2001年則猛升為40GB，到2005年一般硬盤都達到了80GB。與此同時，軟件、光盤的存儲容量都在以很快的速度增長著，從理論上講，一個8GB硬盤約可存儲40億個漢字，一張3.5英寸高密度軟盤（1.44MB）大約可存儲70萬漢字，一張ZIP軟盤（120MB-150MB）大約可存儲6000萬至7500萬漢字，一張5英寸光盤（650MB-750MB）約可存儲3億個∽4億個漢字或A4幅面的文稿圖像數(shù)千頁。應用信息壓縮技術，光盤存儲文字、圖像文件的能力可增加數(shù)倍。（六）多種信息媒體的集成性多媒體電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機的組合，圖、文、聲、像并茂，并真實地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現(xiàn)功能。多媒體電子文件和文本文件一樣可以在屏幕上顯示，輸出，并可以通過網(wǎng)絡傳輸，用戶還可以與之發(fā)生互動，例如，用戶可以選擇不同的輸出方式（屏幕顯示或打印，全文輸出或局部輸出，當?shù)剌敵龌虍惖剌敵觯敵錾逝c精度等），也可以在“閱讀”過程中調(diào)閱其他相關信息，在允許的情況下還可以對文件進行修改，從而使用戶對于電子文件的利用和形成有了更大的參與性和選擇性。（七）信息的可操作性電子文件的數(shù)字信息是動態(tài)、可變、積極的信息，由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)，在制作電子文件時，制作者可以根據(jù)需要得心應手地改變信息的原有位置，剪切、復制信息，多次地撤銷或恢復對信息的操作，重新組織文件信息結(jié)構。可以把文件制作成活動圖像和聲音。用戶甚至可以組織動態(tài)文件，在適當?shù)臅r候自動更新某些數(shù)據(jù)，保持數(shù)據(jù)新穎、有效，以及與其所反映事物狀態(tài)的一致?？梢赃M行信息壓縮，提高存儲密度和傳輸速度，這種壓縮是一種可逆過程，在解壓之后，信號可以完全恢復成原樣?？梢詫D形設計結(jié)果形成數(shù)字三維模型并進行動態(tài)旋轉(zhuǎn)觀看，并看到其中的任何一個剖面及其有關的參數(shù)?？梢栽诩堎|(zhì)或膠片文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中對其亮度、對比度、及分辨率等進行調(diào)節(jié)，以改善文件的清晰度。可以將原始信息輸入相關的信息庫，形成各種資料庫、文件庫、零件庫、部件庫、材質(zhì)庫、色彩庫、集成電路庫。可以利用已存在的文件信息做其他事情等等。總之，經(jīng)過相應的操作，使電子文件處于操作者希望的狀態(tài)之中。四、電子文件載體的種類隨著電子計算機技術的發(fā)展，數(shù)字信息記錄技術也在不斷發(fā)展。目前，數(shù)字信息記錄載體有磁性的、光學性的等幾種類型。磁性載體包括磁帶、硬磁盤和軟磁盤等；光學性的有光盤、光帶等。其中磁記錄技術是利用磁化電流在磁性介質(zhì)上記錄和讀出信息；光記錄技術是利用激光在非磁性介質(zhì)上記錄和讀出信息。電子文件的載體主要分為兩種：磁性載體和光學載體。（一）磁性載體1．磁帶磁帶是出現(xiàn)較早的磁存儲介質(zhì)，它以聚酯薄膜為帶基，并在其上涂布磁性材料，經(jīng)過磁性定向、烘干、壓光和切割等工藝而制成。它作為電子文件載體，不同于記錄模擬信號的傳統(tǒng)磁帶，它需要專用磁帶機的配合，用于保存?zhèn)浞萦嬎銠C數(shù)據(jù)。磁帶的構成：磁帶以聚酯薄膜為帶基，它具有機械強度高、受溫濕度影響小、不易燃燒和比較柔軟等優(yōu)點。磁性材料是由磁粉（氧化物或金屬磁粉）、粘合劑、助劑和溶劑等均勻配制的磁漿制成。磁帶的種類：按磁帶寬度分，有12.7mm、6.35mm、8mm磁帶等；按帶長分，有15.24m、30.48m、60.96m；按使用狀態(tài)分類，有開盤式和盒式。目前的計算機系統(tǒng)多采用標準磁帶12.7mm開盤式磁帶和3.35mm盒式磁帶。磁帶的特點：磁帶存儲容量較大，12.7mm標準帶的存儲容量單位達到GB級，通常作為硬磁盤的可靠又經(jīng)濟的大容量備份，可以和硬磁盤長期共存；使用磁帶備份數(shù)據(jù)，操作方便，成本不高，在智能磁帶備份程序的配合下，可以用于檔案數(shù)據(jù)備份和恢復。值得注意的是磁帶以串行方式記錄數(shù)據(jù)，存取速度較慢。2．硬磁盤硬磁盤是計算機系統(tǒng)中最常用的外存儲設備。它是典型的磁表面存儲器。在寫信號時，硬盤驅(qū)動器將信號序列經(jīng)寫電路變成電流，在流經(jīng)寫線圈時將磁頭下磁層磁化，完成電磁轉(zhuǎn)變過程；讀出時，讀電路將磁頭切割表面磁力線產(chǎn)生的感應電動勢轉(zhuǎn)換為電流，該電流信號經(jīng)放大、濾波、數(shù)字化處理，恢復成寫入時的脈沖信息序列，再送入主機內(nèi)存，完成磁電轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)讀出。硬盤的構成：盤片一般是用鋁-鎂合金制作，磁性記錄層一般是使用γ-Fe2O3磁粉、金屬膜等。按介質(zhì)材料和工藝要求的不同，分為噴涂型、真空濺射型、電鍍成型的盤片。噴涂型盤片使用γ-Fe2O3，由于工藝所限，磁層無法做得很薄，且均勻度不夠。真空濺射型盤片可以得到很薄的涂層和高均勻度的磁層，矯頑力很高，但抗磨損、抗污能力稍差。硬盤種類：按接口類型分有ST506、IDE、SCSI接口；按磁盤尺寸分有14英寸、8英寸、5.25英寸、3.5英寸等。硬盤的特點：硬盤的存儲容量大，采用隨機存儲方式，存取速度快，數(shù)據(jù)傳輸率高。硬盤的可靠性高，通常硬盤盤片與驅(qū)動器裝在一處，構成密閉系統(tǒng)，不易受周圍環(huán)境影響，所以工作穩(wěn)定性好、可靠性高。通常不能像磁帶、軟磁盤一樣脫機保存，而適宜作為計算機系統(tǒng)的在線存儲介質(zhì)。3．軟磁盤軟磁盤由盤片和護套組成。盤片是以厚度為76μm的聚酯薄膜作基底，再涂以2μm-3μm的不定金屬氧化物（γ-Fe2O3）為磁層，并經(jīng)過壓光、沖裁、熱處理等工序制作而成，由于盤片柔軟，所以叫做軟盤。護套是由塑料板或紙板做成外殼，用無紡布或特種紙做成防靜電且非常柔軟的疏松內(nèi)層。為了保護軟盤不被磨損和弄污，軟盤被封裝在一個方形的護套中，構成一個整體。通常軟驅(qū)安裝在主機箱內(nèi)，其插槽暴露在面板上，可以方便地插入或取出軟盤，當軟驅(qū)工作時，盤片隨著主軸轉(zhuǎn)動，而護套不動。軟驅(qū)的讀寫磁頭通過窗口與盤片接觸，盤片轉(zhuǎn)動的同時，讀寫磁頭徑向移動，從而可與磁盤上所有記錄接觸。軟盤的分類：按尺寸分有8英寸、5.25英寸、3.5英寸盤，這幾種都有國際標準，現(xiàn)在使用的大多是3.5英寸軟盤。按記錄密度分有：單密度、雙密度、雙面雙密度和高密度軟磁盤等。按存儲容量分有：720KB、1.2MB、1.4MB的3.5英寸盤。軟盤的特點：與硬磁盤相比，驅(qū)動器結(jié)構簡單，價格便宜；與磁帶相比，采用隨機存儲方式，存取速度較快；體積小、重量輕、便于攜帶。軟盤多用在微機上，在電子文件積累過程中可以使用軟盤存儲信息，但它的容量低，多次讀寫會導致讀寫錯誤，從而使數(shù)據(jù)丟失。所以，軟盤不能作為長期保存數(shù)據(jù)記錄的介質(zhì)。（二）光學載體光學存儲技術是采用激光技術在某種介質(zhì)上寫入信息，然后再利用激光讀出信息的技術。其基本讀寫原理是把激光束聚焦成小于1μm的微小光點，使能量高度集中，光盤上被照射點產(chǎn)生物理、化學變化，從而進行物理標記。如凹坑記錄，其物理標記就是金屬薄膜上被溶蝕的小坑，用微小的光點在光盤上掃描，根據(jù)反射光的變化讀出記錄的數(shù)據(jù)。1．光盤構成光盤的存儲介質(zhì)是附著在光盤基片上，用于記錄信息。光盤基片一般采用玻璃、模壓聚合物、新型有機玻璃制成。介質(zhì)材料有多種，如金屬薄膜、硫族元素薄膜、類硅元素薄膜、多元合金薄膜和有機薄膜等?，F(xiàn)在應用較多的是金屬、合金薄膜。一般使用硅樹脂作為保護層。2．光盤種類：只讀光盤（CD-ROM）：用戶只能讀取由光盤制造商刻錄好的信息，而不能向光盤追加任何信息。即黃皮書標準，是CD家庭最常見也是用得最普遍的一種。又可分為：交互式光盤、視頻光盤。交互式光盤（CD-I）：由SONY和Philips公司在1987年公布的，即綠皮書標準。視頻光盤（VCD、DVD等）：為白皮書標準。指全動態(tài)、全屏幕播放的影視光盤，所存儲的數(shù)據(jù)遵循MPEG壓縮文件標準?？蓪懭牍獗P（CD-R）：為桔皮書標準。它需要有專業(yè)用的記錄機來制作。這類光盤適用于文件、檔案信息的存儲。可擦寫光盤（D-RW）：不僅能用激光記錄信號，而且還可以消除信號，即可以抹去所記錄的信息，并能重新寫入新的信息。這種光盤是計算機理想的外存儲介質(zhì)。3.光盤特點：記錄密度高、存儲容量大。因為激光具有很好的相干性，經(jīng)聚光之后光束的橫截面很小，采用激光寫入的每位信息占據(jù)的面積很小，從而提高了記錄密度。同時由于伺服技術的發(fā)展，也實現(xiàn)了很高的道密度，所以具有很大的存儲容量。非接觸式讀寫。光盤使用激光進行信息的讀寫操作，在使用過程中不損壞介質(zhì)，使介質(zhì)使用壽命延長。第二節(jié)電子文件的處理工作電子文件從制發(fā)、辦理到最后歸檔是一個連續(xù)的過程，這個過程就是電子文件的處理工作，它與傳統(tǒng)文書處理相同。電子文件辦理工作可以依據(jù)電子文件的生命周期表將辦理工作的全過程分解為一個個不同的工作環(huán)節(jié)，任何一個工作環(huán)節(jié)，都可算作一步程序，電子文件辦理程序就是指對這些環(huán)節(jié)的選定和順序的安排。電子文件辦理程序的確定不能違背傳統(tǒng)文書處理工作的正常秩序，否則將影響機關文書的正常運轉(zhuǎn)。下面簡要說明電子文件的辦理程序。一、電子公文的發(fā)文辦理程序（一）電子公文生成電子公文的生成主要是利用計算機文字處理、表處理、圖形處理、數(shù)據(jù)庫等軟件進行公文的撰寫，生成包含文字、圖形、表格等形式在內(nèi)的混合文檔。電子公文的生成可選擇按公文類型預先設計好的公文標準格式模板，進行公文的撰寫。公文輸入可采用語音、手寫、鍵盤等多種方式，也可以使用掃描儀等輔助工具自動生成。公文生成有以下幾方面的要求：1．公文的種類、格式同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相同。2．公文用紙：一般采用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米），圖文區(qū)尺寸（即版心）為：長225毫米、寬為156毫米。3．公文用字：字號一般按發(fā)文機關、標題、小標題、標識字符、正文及注釋說明文字等順序從大到小選用。（二）審核電子公文生成后可經(jīng)計算機網(wǎng)絡傳送給審核負責人進行審核，審核負責人在審核意見欄中簽署審核意見后，將初稿再傳回撰稿人進行修改。（三）修改撰稿人對審核人返回的初稿按照審核意見進行修改，修改完畢，將修改稿經(jīng)公文管理部門或直接轉(zhuǎn)給核稿人。（四）內(nèi)、外部會簽對于需要有關部門會簽的電子公文，可由公文管理部門按會簽要求，將公文通過網(wǎng)絡發(fā)往有關部門簽署意見。內(nèi)部會簽可在網(wǎng)上進行，外部會簽可根據(jù)具體情況選擇適合的方式進行。會簽后的電子公文返回電子公文管理部門。（五）核稿電子公文管理人員將公文修改稿發(fā)送給核稿校對部門，由核稿人對公文再次進行全面細致的審核、校對，核稿完成后，簽上姓名和日期，并將修改稿和原稿一起返回公文管理部門或直接轉(zhuǎn)去校對、簽發(fā)。（六）簽發(fā)電子公文發(fā)送到簽發(fā)負責人處。由簽發(fā)負責人在簽署意見欄中簽署意見，并簽名，同時確定或修改主送、抄送單位。處理完畢發(fā)送到公文辦理部門。（七）編號電子公文辦理部門對簽發(fā)完畢的公文進行辦理，確定發(fā)文號、發(fā)文機關、發(fā)文日期、密級等，編號后將電子公文放入發(fā)文信箱，或直接打印輸出。（八）分發(fā)由電子公文辦理部門打開發(fā)文信箱，選擇待分發(fā)的電子公文，分別確定主送、抄送單位信息后，進行網(wǎng)上發(fā)送或選擇其他方式發(fā)送。（九）登記發(fā)文辦理完成后，公文辦理部門應及時對電子公文進行鑒定工作，包括確定保管期限、密級等，并要對電子公文的著錄項（如：文件序號、文件類型、文件標題、文號等）及電子公文的元數(shù)據(jù)（如文件產(chǎn)生的軟、硬件環(huán)境、文件格式、文件載體等）進行登記。還要根據(jù)系統(tǒng)提供的信息加密、認證技術將電子公文打包后存入發(fā)文數(shù)據(jù)庫中，以備歸檔。二、電子公文的收文辦理程序（一）收文登記通過網(wǎng)絡傳送的電子公文可由電子公文辦理人員打開收文信箱進行網(wǎng)上接收，并對收文的著錄項逐項接收登記，電子公文的性質(zhì)、保密程度、權限的不同，電子公文辦理人員可進行相應的解密處理，按不同的級別和部門給予限定，通過其它方式傳送的電子公文或紙質(zhì)公文可通過鍵盤、語音、手寫筆等多種形式進行著錄項的登記，并將電子公文存入收文數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)公文可通過掃描設備轉(zhuǎn)換為電子文件后存入收文數(shù)據(jù)庫。電子公文登記后，由公文辦理部門將接收的電子公文通過內(nèi)部網(wǎng)絡發(fā)送給擬辦負責人。（二）擬辦擬辦負責人通過網(wǎng)絡直接調(diào)閱待擬辦的電子公文，并在計算機上簽署處置意見或選擇擬辦模板，擬辦完成后，電子公文自動轉(zhuǎn)去批辦或返回公文辦理部門。（三）批辦批辦負責人通過網(wǎng)絡直接調(diào)閱待批辦的電子公文，并在計算機上簽署處置意見或選擇批辦模板（批辦模板是指預先編制好的擬辦意見，有多種可選），批辦完成后，電子公文自動轉(zhuǎn)去承辦或返回公文辦理部門。（四）承辦將待辦理的電子公文通過網(wǎng)絡傳送給承辦部門或承辦人，如果承辦部門或承辦人不只一個，可以成批發(fā)送，并附上公文承辦單和公文辦理期限的說明。（五）跟蹤對發(fā)出的電子公文，現(xiàn)在何處、辦理的進度以及借出文件的利用情況等綜合信息，可在網(wǎng)上進行自動跟蹤，以便公文辦理部門和有關領導了解當前電子公文的辦理狀況。（六）傳閱按規(guī)定的權限要求，將電子公文分為主辦、擬辦、必閱、可閱、限閱等多種方式，通過網(wǎng)絡分送到傳閱者處，閱后在計算機上填寫公文傳閱單，傳閱完畢系統(tǒng)確定后自動返回公文辦理部門。（七）注辦當電子公文辦理完畢后，由承辦部門或承辦人在計算機“收文辦理單”的“辦理結(jié)果”欄內(nèi)填寫公文的辦理結(jié)果，之后將電子公文返回公文辦理部門，由公文辦理部門注辦并作歸檔處理。第三節(jié)電子文件的歸檔電子文件的歸檔是指將具有保存和利用價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，也就是說，電子文件歸檔，就是通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，將整理好的電子文件及其生存環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在磁性載體或光盤上保存。標志著電子文件管理責任由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。一、電子文件歸檔范圍確定電子文件的歸檔范圍時，應參照執(zhí)行國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定和其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，并結(jié)合電子文件的特點，將反映機構主要活動、具有查考利用價值的電子文件及其支持軟件都列入歸檔范圍。具體包括：1．在行使本機構職能以及行政管理、業(yè)務管理活動中形成的各種文本文件；對需要保存草稿的文件，修改應在拷貝件上進行，加版本號積累，并將草稿、定稿一起歸檔。2．利用計算機輔助設計、輔助制造、檢測、仿真實驗等技術形成的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。3．本機構制作的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等。4．對于軟件生產(chǎn)商而言，在其研究開發(fā)活動中形成的程序文件。程序文件有的是根據(jù)需要自行編制的，有的是購買獲得的，檔案部門已有的程序文件無須重復歸檔。5．與電子文件有關的紙質(zhì)文件及其他載體類型的文件。如產(chǎn)生文件所使用的計算機硬件說明文件，電子文件積累過程中形成的更改單、登記表、使用權限保護登記表，與本單位形成的電子文件配套或關聯(lián)的外來紙質(zhì)文件等。6．歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達電子文件內(nèi)容的基本格式及有關元數(shù)據(jù)。7．紙質(zhì)文件、縮微膠片等。這些文件不同于由電子文件制作的拷貝件。為保持這些文件之間的歷史聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整無缺，需要將這些文件一同歸檔。有條件的單位可將這些文件作數(shù)字化處理，作為電子文件歸檔和保存。8．如鑒定工作在文件形成后完成，著錄工作貫穿于文件形成之前到形成后等。電子文件歸檔時這些環(huán)節(jié)的成果（如著錄信息、鑒定記錄等）應與文件信息一起向檔案部門移交。9．在電子文件歸檔的同時，應歸檔相同的紙質(zhì)文件，即“雙套歸檔制”。雖然雙套歸檔起到了雙保險的作用，但同時也加重了檔案部門的日常工作，一些基層單位已開始探索相應的對策，力求減少不必要的重復。有些檔案人員提出可以先針對部分檔案實現(xiàn)“無紙收藏”，如憑證價值不大的文件。對于法律憑證問題還未解決的電子文件、有密級的電子文件、在技術環(huán)境變遷下難以維護真實性的電子文件等，則必須實行雙套歸檔制，如本單位制發(fā)的法令文件，應同時歸檔加蓋單位公章、個人簽名的紙質(zhì)文件。二、電子文件的歸檔方式電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。也就是說，文件形成部門僅將存儲歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使檔案部門能夠通過網(wǎng)絡直接查閱該電子文件。邏輯歸檔后的檔案信息可以全部在網(wǎng)絡中顯示和檢索利用，電子文件生成在什么位置，歸檔后的物理位置仍保持不變。邏輯歸檔有助于充分利用組織機構內(nèi)部的網(wǎng)絡資源，實現(xiàn)信息共享。同時，邏輯歸檔對于組織機構網(wǎng)絡建設和文件管理系統(tǒng)的要求較高，保證檔案部門在不實際擁有文件數(shù)據(jù)的條件下，能夠?qū)ζ浒踩９芎秃戏ù嫒∵M行有效的監(jiān)控。為了防止網(wǎng)絡癱瘓、崩潰時文件的丟失以及保護歸檔電子文件的真實性和完整性，應把這些電子文件納入組織機構的數(shù)據(jù)備份方案，永久保存的電子文件應有脫機保存的備份；定期將有用文件信息從網(wǎng)絡上下載，進行物理歸檔，以減少網(wǎng)絡的荷載，提高網(wǎng)絡速度。物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔的方式又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡歸檔是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程。物理歸檔，可以實現(xiàn)電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。其實，物理歸檔并未對文件生成部門的使用造成不便，內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的單位，文件生成部門的工作人員通過網(wǎng)絡可以很方便地利用歸檔文件信息；內(nèi)部未聯(lián)網(wǎng)的單位，在安全保護職責明確的前提下，可允許歸檔文件在生成部門的計算機中保存一段時間后再刪除。三、電子文件的歸檔時間電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。實時歸檔指電子文件形成后即刻歸檔；定期歸檔是指按照機構有關規(guī)定，在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。雙套歸檔的電子文件和紙質(zhì)文件，歸檔時間應統(tǒng)一。一般來講，邏輯歸檔盡可能實時進行，以免發(fā)生失控；物理歸檔中的網(wǎng)絡歸檔既可實時進行，又可與介質(zhì)歸檔一樣，借鑒紙質(zhì)文件歸檔的經(jīng)驗并遵照有關規(guī)定定期完成，如管理性文件在次年年初歸檔，科技文件在項目完成之后歸檔，機密文件隨時歸檔等。只要電子文件已經(jīng)完成處理程序，構成其證據(jù)價值的信息便已齊備，經(jīng)過鑒定審核、檢測和整理后，就可以實施歸檔；而且電子文件在歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，因此在實際工作中，無論采取邏輯歸檔或物理歸檔的方式，都必須做到電子文件提前歸檔、實時歸檔，這在設計單位表現(xiàn)得尤為明顯。歸檔時間的提前，有利于及時控制有用文件信息，保護其完整與安全。四、電子文件的歸檔要求（一）電子文件歸檔工作的要求檔案部門對于電子文件管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。由于電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理制度、方法和策略的實際執(zhí)行者，因此在文件系統(tǒng)設計階段就應考慮歸檔需求，按照元數(shù)據(jù)模型，集中管理一份文件的所有信息，并將這些信息作為一個整體歸檔；設計結(jié)構合理的歸檔文件數(shù)據(jù)庫及其目錄數(shù)據(jù)庫，并保持兩者之間的有機聯(lián)系；嵌入工作流程，在每一個流程結(jié)束后將相關文件實時歸檔等；要求用戶及時著錄和鑒定文件，并在文件信息和文件歸檔前的著錄、鑒定信息之間建立聯(lián)系，保證在文件歸檔的同時，將相關信息移交或發(fā)送給檔案部門等。對于電子文件歸檔工作的提前準備不僅表現(xiàn)在系統(tǒng)設計方面，還表現(xiàn)在具體的業(yè)務活動中，主要是形成新類型電子文件的業(yè)務活動。如組織機構在引進技術和設備時，如果廠商所提供的資料、圖紙是數(shù)字形式，那么對于這部分電子文件的歸檔工作要從項目談判開始做起，在合同中明確這些資料、圖紙的形式和內(nèi)容，包括系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、內(nèi)容說明、注意事項等。電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術鑒定工作要同步進行。歸檔前的技術鑒定工作，由電子文件形成部門負責。電子文件歸檔前的質(zhì)量檢查。必須在歸檔前對電子文件進行檢測，符合要求方能歸檔。一是對存儲載體進行物理檢查，查看存儲載體有無劃痕，是否有斑點、霉變痕跡等；二是檢測電子文件能否在軟硬件環(huán)境下準確讀??；三是檢測存儲在載體上的電子文件是否符合歸檔要求；四是檢測歸檔電子文件與所提供軟硬件環(huán)境、相關參數(shù)、元數(shù)據(jù)、背景住處及相關文檔資料等是否一致；五是檢測歸檔電子文件及其軟件平臺有無計算機病毒。除了檢測技術狀況外，還包括檢查支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件登記表等相關材料是否齊全。質(zhì)量檢查和技術鑒定工作應由檔案部門和文件管理部門共同參與完成，以減少重復勞動。（二）歸檔電子文件的質(zhì)量要求1．齊全完整歸檔的電子文件應齊全完整，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應及時向檔案部門移交，不得分散保存。除文件外，應注意相關電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。具體要求如下：（1）用文字處理技術形成的電子文件，同時收集文件存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。（2）用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮算法，收集時應轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關軟件一并收集。（3）用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，同時收集軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。（4）用視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件，同時收集非通用格式的壓縮算法和相關軟件。（5）用音頻設備獲得的文件，同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。（6）由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所說的兩種以上的信息形式，收集時應保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。（7）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如果不能轉(zhuǎn)換，則必須連同專用軟件一并收集。專用軟件如系本單位開發(fā)，同時收集設計過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，如軟件開發(fā)任務書。需求分析說明、系統(tǒng)設計說明書、程序框圖、鑒