2024年人事檔案管理制度樣本（三篇）

第5頁共5頁2024年人事檔案管理制度樣本保管與利用密不可分，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的重要前提和堅實保障。第二條人事檔案管理制度的核心要素該制度旨在全面構(gòu)建人事檔案管理的規(guī)范體系，其核心內(nèi)容包括五個關(guān)鍵部分：材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞流程、保衛(wèi)保密措施及統(tǒng)計管理。第三條材料歸檔流程新生成的檔案材料需即時歸檔，具體流程如下：對材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，確保其符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)；依據(jù)材料的性質(zhì)與內(nèi)容，明確其歸檔的具體位置；隨后，在檔案目錄中補(bǔ)充登記材料名稱及相關(guān)信息；最后，將新材料妥善置入檔案之中。第四條檢查核對機(jī)制檢查與核對是維護(hù)人事檔案完整性與安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。此過程不僅涉及對檔案材料本身的細(xì)致檢查，如霉變、蟲蛀等情況，還涵蓋對檔案保管環(huán)境的全面審視，如庫房門窗的完好程度及存放秩序等。此類檢查應(yīng)定期執(zhí)行，并在突發(fā)事件、檔案疑問或發(fā)現(xiàn)損害等特定情況下進(jìn)行即時核查。第五條轉(zhuǎn)遞制度規(guī)范轉(zhuǎn)遞制度專注于檔案轉(zhuǎn)移投遞的規(guī)范化管理。通常，檔案轉(zhuǎn)遞源于工作調(diào)動等原因，其程序包括：取出待轉(zhuǎn)檔案、在目錄上注明注銷原因、按發(fā)文要求完成包裝與密封。在轉(zhuǎn)遞過程中，必須嚴(yán)格遵守保密原則，通過機(jī)要渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個人攜帶。收檔單位在核對無誤后，應(yīng)簽署回執(zhí)并及時退回。第六條保衛(wèi)保密措施為確保人事檔案的安全與保密，特制定以下措施：一、設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案保管，并配備必要的存檔設(shè)備；二、庫房內(nèi)配備防火、防潮器材，確保環(huán)境安全；三、保持庫房與檔案柜的整潔，嚴(yán)禁存放無關(guān)物品；四、禁止擅自將檔案材料帶至公共場合；五、限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，并嚴(yán)禁吸煙；六、離開庫房時，確保關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。第七條統(tǒng)計制度概覽統(tǒng)計制度旨在全面掌握人事檔案的各項情況，其統(tǒng)計內(nèi)容涵蓋檔案數(shù)量、材料收集補(bǔ)充情況、整理狀況、保管情況、利用情況、庫房設(shè)備狀況以及檔案工作人員信息等多個方面。注：本制度所提及的“檔案”特指員工入職后建立的個人檔案。公司僅對此類檔案負(fù)責(zé)，員工的其他人事檔案需由個人自行管理。對于需公司代管檔案的員工，其檔案資料將統(tǒng)一報送至大慶市人才中心進(jìn)行保管，相關(guān)費用由員工自行承擔(dān)。第八條人事檔案管理的基本分類與內(nèi)容一、一級檔案（原始材料）：包括求職登記表、面試評價表、員工錄用審批單、錄用通知書、薪酬說明書、個人簡歷、身份證明文件及照片、無違紀(jì)證明等，以及學(xué)歷、學(xué)位、技術(shù)職稱、榮譽(yù)證書等復(fù)印件。二、二級檔案（在職材料）：涵蓋員工基本檔案、勞動合同、保險材料、崗位異動申請書、薪酬調(diào)整審批表及獎罰記錄等。三、三級檔案（離職資料）：主要包括辭職申請表/辭退通知書及工作交接結(jié)算單等。第九條人事檔案管理辦法一、設(shè)立檔案柜：以便于檔案的調(diào)取、管理、查閱指導(dǎo)及監(jiān)督，同時防范泄密與丟失風(fēng)險。二、借出使用：借出庫房需滿足特定條件，如公司領(lǐng)導(dǎo)查閱需求或公安、其他部門的特殊借用需求。外借期限有明確限制，逾期未還者將依據(jù)《保密制度》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。三、出具證明材料：根據(jù)實際需求，可提供由人事檔案部門出具的證明材料或復(fù)制件，通常用于入黨、入團(tuán)、晉升、招工、出國等場合。四、查閱手續(xù)：查閱者需提交查檔報告，并經(jīng)申請單位蓋章、負(fù)責(zé)人簽字后，由總經(jīng)辦審核、董事長批準(zhǔn)后方可查閱。五、外借手續(xù)：包括借檔報告的撰寫與審批、借檔登記及歸還注銷等環(huán)節(jié)。未經(jīng)授權(quán)，任何組織和個人均不得擅自查閱、復(fù)印或帶出員工人事檔案，違者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2024年人事檔案管理制度樣本（二）關(guān)于人事檔案管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)表述一、引言檔案的使用、保管與利用三者緊密相連，其中，科學(xué)有序的保管是確保檔案材料高效利用的前提與保障。二、人事檔案管理制度的基本框架本制度旨在全面規(guī)范人事檔案的建立健全與管理工作，具體涵蓋以下五大部分：材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密及統(tǒng)計。三、材料歸檔新形成的檔案材料需及時歸檔，流程如下：對材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，確保其符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)；依據(jù)材料的屬性與內(nèi)容，確定其歸檔位置；再次，在檔案目錄中補(bǔ)充新材料的相關(guān)信息；最后，將新材料妥善放置于檔案之中。四、檢查核對為確保人事檔案的完整性與安全性，需定期進(jìn)行檢查核對工作。在以下特殊情況下亦需進(jìn)行檢查：突發(fā)事件后（如被盜、遺失或遭遇水災(zāi)火災(zāi)）；對特定檔案產(chǎn)生疑問時；發(fā)現(xiàn)檔案材料受損時（如霉變、蟲蛀等）。檢查內(nèi)容不僅限于檔案材料本身，還包括檔案保管環(huán)境的評估。五、轉(zhuǎn)遞制度檔案的轉(zhuǎn)遞通常因工作調(diào)動等原因而觸發(fā)，具體流程包括：取出待轉(zhuǎn)檔案，在檔案目錄中注明注銷原因，按照發(fā)文要求進(jìn)行包裝與密封。轉(zhuǎn)遞過程中需嚴(yán)格遵守保密原則，通過機(jī)要渠道進(jìn)行，嚴(yán)禁個人攜帶。收檔單位在收到檔案并核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章并及時退回。六、保衛(wèi)與保密1.設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，并配備必要的存檔設(shè)備。2.庫房內(nèi)應(yīng)備有防火、防潮器材，確保檔案安全。3.保持庫房與檔案柜的清潔，嚴(yán)禁存放無關(guān)物品。4.嚴(yán)禁將人事檔案材料帶至公共場合。5.無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。6.離開庫房時，需確保關(guān)燈關(guān)窗并鎖門。七、統(tǒng)計制度統(tǒng)計內(nèi)容涵蓋人事檔案的數(shù)量、材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、保管情況、利用情況、庫房設(shè)備狀況及人事檔案工作人員情況等，以全面掌握檔案管理動態(tài)。八、人事檔案管理的基本內(nèi)容根據(jù)檔案性質(zhì)的不同，將其分為一級檔案（原始材料）、二級檔案（在職材料）及三級檔案（離職資料）三大類，并詳細(xì)列出了各類檔案所包含的具體內(nèi)容。九、人事檔案管理辦法1.設(shè)立檔案柜以便于檔案的調(diào)閱、管理與監(jiān)督，防止泄密與丟失。2.嚴(yán)格限制檔案的借出使用，滿足特定條件后方可借出，并設(shè)定最長借出期限及逾期不還的處罰措施。3.規(guī)范出具證明材料的流程與要求，確保材料的真實性與合法性。4.明確查閱手續(xù)的流程與要求，確保查閱行為的合規(guī)性。5.嚴(yán)格外借手續(xù)的管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)印或帶出檔案，違者將按泄露公司機(jī)密論處。2024年人事檔案管理制度樣本（三）一、公司內(nèi)部的人事檔案管理涵蓋公司內(nèi)部員工的相關(guān)文件，具體包括：1.個人履歷表；2.身份證與戶口本的復(fù)印件；3.學(xué)歷證明及職稱證書的復(fù)印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉(zhuǎn)正審批表；6.公司對員工的考核、獎懲及任免情況的相關(guān)文件；7.公司認(rèn)為必要的其他存檔材料。二、對于正式員工，其個人的國家公職檔案需存入公司設(shè)立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關(guān)系介紹信；2.工資轉(zhuǎn)移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉(zhuǎn)正及定級審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規(guī)定：1.公司內(nèi)部人事檔案由人力資源部專職人員負(fù)責(zé)保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對檔案進(jìn)行及時編號，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應(yīng)不斷優(yōu)化管理方法，以實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化；4.查