騰訊會議標準化管理制度

騰訊會議標準化管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強騰訊會議的管理，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實，依據(jù)《中華人民共和國公司法》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于騰訊公司全體員工召開的各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、項目協(xié)調(diào)會、團隊例會等。

第三條會議宗旨：會議應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略目標，堅持高效、務(wù)實、創(chuàng)新、協(xié)同的原則，充分發(fā)揮集體智慧，確保決策的科學性、前瞻性和實用性。

第四條會議分類：會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議、周會議等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

第五條會議組織：會議應(yīng)明確主持人、參會人員、記錄人等職責，確保會議有序進行。主持人負責會議的組織、協(xié)調(diào)和決策；參會人員負責提出意見、建議和決策；記錄人負責會議紀要的撰寫。

第六條會議通知：召開會議應(yīng)提前通知參會人員，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員等。臨時會議可根據(jù)實際情況適當簡化通知程序。

第七條會議紀律：參會人員應(yīng)按時參加，保持會議秩序，尊重他人意見，保守公司秘密。會議期間，禁止無關(guān)人員進入會場。

第八條會議決策：會議決策應(yīng)充分討論，形成明確意見。會議決策結(jié)果應(yīng)記錄在案，并按照規(guī)定程序執(zhí)行。

第九條會議公開：根據(jù)公司規(guī)定，部分會議可對內(nèi)或?qū)ν夤_，以增強公司透明度和員工參與度。

第十條制度修訂：本制度如有未盡事宜，可根據(jù)公司發(fā)展和實際需要予以修訂。修訂程序按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議籌備工作由會議主持人或指定專人負責，包括明確會議目的、議題、議程、參會人員等。

2.會議主持人應(yīng)根據(jù)議題和議程，提前收集相關(guān)資料，以便參會人員充分了解議題背景和內(nèi)容。

3.會議籌備人員應(yīng)確保會議通知及時、準確地下發(fā)至參會人員，并確認參會人員是否能按時參加。

4.會議籌備人員負責安排會場、準備會議設(shè)備（如投影儀、白板等），確保會議設(shè)施齊全、運行正常。

二、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

2.會議主持人按照議程逐項組織討論，確保每個議題都得到充分討論。

3.參會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見，尊重他人觀點，保持會場秩序。

4.會議主持人根據(jù)討論情況，引導會議決策，形成明確意見。

三、會議決策與記錄

1.會議決策應(yīng)記錄在案，包括決策內(nèi)容、參會人員意見等。

2.會議記錄人負責整理會議紀要，明確記錄會議決策、行動計劃、責任人和完成時間等。

3.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快完成，并發(fā)送給參會人員確認。

4.參會人員應(yīng)在收到會議紀要后及時反饋意見，如有異議，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束后對會議成果進行總結(jié)，評價會議效果，提出改進措施。

2.會議紀要中的行動計劃和責任人應(yīng)按期完成，并及時反饋進展情況。

3.會議主持人或指定專人負責跟進會議決策的落實情況，對未按期完成的任務(wù)進行督促。

4.定期對會議效果進行評估，以提高會議質(zhì)量和效率。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀要、行動計劃等相關(guān)資料應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔，以備查閱。

2.會議資料的保管應(yīng)確保安全、保密，防止丟失或泄露。

3.會議資料的歸檔和保管期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由指定的記錄人在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容完整、準確。

2.會議紀要應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、行動計劃及責任人等關(guān)鍵信息。

3.會議紀要編制完成后，應(yīng)由會議主持人審核確認，確保紀要內(nèi)容的準確性和決策的明確性。

4.審核通過的會議紀要應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀要的反饋與修正

1.參會人員應(yīng)在收到會議紀要后的一定工作日內(nèi)反饋意見，如有遺漏或誤解，應(yīng)及時提出修正建議。

2.記錄人應(yīng)對收到的反饋進行整理，并與會議主持人協(xié)商確定是否需要對會議紀要進行修改。

3.如需修改，應(yīng)更新會議紀要，并重新發(fā)送給相關(guān)人員，確保每個人都能獲取到最新的會議信息。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀要中明確的行動計劃和責任人應(yīng)嚴格按照既定的時間表執(zhí)行。

2.責任人應(yīng)定期向上級領(lǐng)導或會議主持人報告進展情況，確保決策執(zhí)行的透明度和及時性。

3.會議主持人或指定專人應(yīng)對決策執(zhí)行情況進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

四、會議決策結(jié)果的評估與反饋

1.對于已完成的決策任務(wù)，應(yīng)進行效果評估，分析實施過程中的經(jīng)驗教訓，為今后的決策提供參考。

2.評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)人員，對執(zhí)行效果好的個人或團隊給予表彰，對存在的問題提出改進措施。

3.定期對會議決策的執(zhí)行情況進行總結(jié)，形成報告，供公司管理層參考。

五、會議紀要的歸檔與利用

1.會議紀要應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔的會議紀要應(yīng)便于查詢和利用，為公司今后的戰(zhàn)略決策、項目管理提供支持。

3.對會議紀要中的優(yōu)秀意見和建議進行提煉和分享，促進公司內(nèi)部知識的傳播和經(jīng)驗交流。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂應(yīng)通過公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)進行，以確保會議室使用的公平性和透明性。

2.預(yù)訂會議室時，應(yīng)詳細填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于會議室管理人員進行合理安排。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會議前一定時間取消或調(diào)整預(yù)訂，以免造成會議室資源的浪費。

4.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，特殊情況下，會議室管理人員可根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)。

二、會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、白板、音響系統(tǒng)等，以滿足不同會議的需求。

2.定期對會議室設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，避免因設(shè)備故障影響會議進程。

3.會議室布局應(yīng)靈活，可根據(jù)會議類型和參會人數(shù)調(diào)整座位排列，提高會議室使用效率。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀律，不得在會場內(nèi)吸煙、進食或大聲喧嘩。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護公物，不得隨意損壞設(shè)備，如有損壞，需照價賠償。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)將會議室恢復原狀，關(guān)閉電源、水源，確保消防安全。

四、會議室清潔與衛(wèi)生

1.會議室使用前后應(yīng)進行清潔，保持環(huán)境整潔，為參會人員提供舒適的會議環(huán)境。

2.定期對會議室進行深度清潔，包括地毯、窗簾、空調(diào)等，以確保會議室的衛(wèi)生狀況。

3.會議室應(yīng)配備足夠的垃圾桶，提醒參會人員保持環(huán)境衛(wèi)生，共同維護良好的會議氛圍。

五、會議室安全管理

1.會議室管理人員應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、安全通道等符合規(guī)定要求。

2.會議期間，應(yīng)確保會議室的門鎖關(guān)閉，防止無關(guān)人員進入，保護會議內(nèi)容的保密性。

3.對于涉及公司機密或敏感信息的會議，應(yīng)在會議室門口設(shè)置警示標志，提醒參會人員注意保密。

第五章