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文檔簡介

接待手冊范本目錄第一篇

總則第一節(jié)定義第二節(jié)職責(zé)第二篇

常規(guī)接待工作第一章接待參考標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié)

一級接待第二節(jié)

二級接待第三節(jié)

三級接待第二章

接待程序第一節(jié)

來訪信息確認(rèn)第二節(jié)

領(lǐng)導(dǎo)評估第三節(jié)

前期策劃及準(zhǔn)備第四節(jié)

接待組織實施第五節(jié)

接待后期工作第三章接待原則及注意事項第一節(jié)

接待基本原則第二節(jié)

座次原則第三節(jié)

接待人員注意事項附錄:接待常用模板模版1:來訪預(yù)約單模版2:參觀場所放行、拍攝申請模板3:銘牌模板4:歡迎牌模報5:接待檢查清單模板6:領(lǐng)導(dǎo)版接待安排表模板

7:工作人員版接待安排表前

言接待工作是外部聯(lián)系的“窗口”,內(nèi)部溝通的“橋梁”。對于企業(yè)而言,接待工作就是企業(yè)的門面、喉舌,是企業(yè)形象的縮影,更重要的是,接待工作對企業(yè)業(yè)務(wù)拓展,加強(qiáng)橫、縱向的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)合作等都有著重要意義和深遠(yuǎn)影響。本文所述的我司接待工作,主要是指我司各部門對政府部門、業(yè)務(wù)監(jiān)管部門、客戶、供應(yīng)商、投資機(jī)構(gòu)及投資者、業(yè)務(wù)合作伙伴等單位或個人來訪公司所開展的一系列活動。主要包括會務(wù)、參觀、招待等。但不包括外部合作單位派駐公司跟蹤業(yè)務(wù)、外單位常駐公司人員以及公司內(nèi)部各單位安排的參觀、訪問活動等。隨著公司的發(fā)展壯大和知名度的提升,外部來訪數(shù)量越來越多,級別也越來越高,而公司目前接待工作,組織、安排相對而言隨意性、變動性很大,無具體可遵循的接待標(biāo)準(zhǔn),接待信息傳遞以及具體接待安排效率較低,接待檔案的建立和維護(hù)等諸多后續(xù)環(huán)節(jié)并不系統(tǒng)和完善。為了建立企業(yè)接待標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步完善和規(guī)范公司接待工作,合理調(diào)配接待資源,使公司接待工作有章可依、有度可依,特編寫此《接待手冊》。本手冊主要內(nèi)容有:接待流程、接待標(biāo)準(zhǔn)、接待原則及注意事項、接待常用資料模板等。本手冊內(nèi)容還將不斷完善、豐富,后續(xù)集團(tuán)公司所有接待需參照手冊中的標(biāo)準(zhǔn)實施。由于第一次編寫和發(fā)布,不足之處在所難免,懇請廣大領(lǐng)導(dǎo)、同事批評、指正。第一篇

總則第一節(jié)

定義一、接待主管部門,指負(fù)責(zé)公司接待體系建設(shè)與管理的部門。二、接待組織部門,指根據(jù)來訪對象及業(yè)務(wù)相關(guān)性實施具體接待計劃并對整個接待過程直接負(fù)責(zé)的部門。三、接待協(xié)助部門,指擁有公司公共資源且可提供用于接待服務(wù)的部門。包括但不限于會務(wù)管理、宣傳管理、車輛管理、參觀資源管理、安保服務(wù)等部門。四、參觀資源,指經(jīng)公司指定可用于參觀或體驗,能展現(xiàn)公司發(fā)展成果或技術(shù)實力的公司產(chǎn)品、設(shè)備、場所及周邊公共區(qū)城。包括但不限于公司自行設(shè)計制造的生產(chǎn)線、設(shè)備、展品、廣場、生產(chǎn)車間、實驗室、活動室、會所、展廳、廠區(qū)主干道及其他公共區(qū)域。五、參觀資源主管部門,由公司指定的全面負(fù)責(zé)參觀資源開發(fā)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督及管理的部門。六、參觀資源管理部門,指對參觀資源負(fù)有管理責(zé)任的部門。包括但不限于各參觀資源所屬部門、后部門、宣傳主管部門、環(huán)境主管部門、安全主管部門、體系主管部門。第二節(jié)

職責(zé)一、接待主管部門1.負(fù)責(zé)公司接待體系建設(shè)及管理,包括接待制度的制定、變更、解釋及提供接待知識培訓(xùn)與咨詢服務(wù)等;2.負(fù)責(zé)核實、調(diào)查、處理公司各部門接待過程中出現(xiàn)的違規(guī)現(xiàn)象;3.負(fù)責(zé)接待檔案的管理。二、接特組織部門原則上,各職能部門組織與其業(yè)務(wù)相關(guān)的接待,例如:財經(jīng)處主導(dǎo)與財政、稅務(wù)等相關(guān)政府部門的接待;采購部主導(dǎo)與供應(yīng)商相關(guān)的來訪接待;人力資源處出入境管理部主導(dǎo)政府外交部門、各國大使館(領(lǐng)事館)、各國經(jīng)濟(jì)投資開發(fā)局的來訪接待等。1.根據(jù)確定的具體來訪信息(如來訪目的、時間、時長、地點、人數(shù)、人員名單、行車路線、具體要求等)進(jìn)行評估,并擬訂接待安排,提前一天將相關(guān)信息及時、有效傳遞給接待協(xié)助部門,同時預(yù)約參與接待人員;2.依照公司規(guī)定,根據(jù)需要,聯(lián)系攝影、攝像及宣傳報道等事宜;3.根據(jù)需要,向會議室管理部門提前按相關(guān)規(guī)定預(yù)訂會議室,并對所需畫冊、飲料、果點、投影儀等提前提出申請;4.負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會談中需要使用到的電腦、會議資料、禮品、銘牌等;5.根據(jù)用車需要,按車輛管理部門規(guī)定提前提交用車申請;6.組織相關(guān)接待人員迎接、送行;7.根據(jù)需要安排產(chǎn)品體驗(如車輛試乘試駕),提前聯(lián)系相關(guān)部門落實和安排;8.根據(jù)需要安排住宿,盡量引導(dǎo)或安排客人就近入住公司的協(xié)議酒店,如由公司付費,原則上安排入住公司招待所或公司協(xié)議酒店,如有特殊情況或其他要求,可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示安排;9.根據(jù)需要安排用餐,一般情況下,根據(jù)客人的喜好和忌口情況,在公司內(nèi)商務(wù)就餐地點安排商務(wù)套餐,如有特殊情況或其他需求,可根據(jù)客方要求及領(lǐng)導(dǎo)指示安排;10.接待涉及展廳、廠區(qū)參觀,須根據(jù)當(dāng)?shù)貐⒂^要求,聯(lián)系協(xié)助接待部門提前申請,被參觀點如有臨時調(diào)整,需提前通知接待協(xié)助部門及時調(diào)整;11.負(fù)責(zé)對接待實施過程中客方人員的銜接、督導(dǎo)及涉及的信息安全監(jiān)控;12.負(fù)責(zé)評估接待結(jié)果,建立和維護(hù)接待檔案;13.負(fù)責(zé)接待實施中涉及的相關(guān)后續(xù)事務(wù)的組織、跟進(jìn)、協(xié)調(diào)、落實。三、接待協(xié)助部門根據(jù)接待組織部門最終協(xié)調(diào)確定的要求,具體安排相關(guān)工作,并對相關(guān)接待效果負(fù)責(zé);必要時可向接待組織部門提供合理化建議。1.會務(wù)管理部門:1.1根據(jù)接待要求配備人員及相關(guān)物品;1.2確保相關(guān)場所正常運作,并滿足5S要求。2.餐飲管理部門:2.1負(fù)責(zé)公司內(nèi)商務(wù)就餐地點內(nèi)的用餐安排,按要求提供相應(yīng)服務(wù);2.2確保就餐地點及洗手間等周邊公共區(qū)域正常運作,并滿足5S要求。3.住宿管理部門:3.1按要求提供相應(yīng)的住宿服務(wù);3.2確保住宿點及洗手間等周邊公共區(qū)城正常運作,并滿足5S要求。4.前臺:根據(jù)接待要求提供相應(yīng)前臺服務(wù)。5.宣傳管理部門:根據(jù)公司規(guī)定和接待組織部門需求,安排攝影攝像及報道等。6.車輛管理部門:根據(jù)公司規(guī)定和接待組織部門需求,提供良好的車輛服務(wù),包括但不限于司機(jī)提前熟悉接待路線、準(zhǔn)點接送等。7.安保部門:根據(jù)公司規(guī)定、接待組織部門需求提供安保支持和服務(wù),如:崗?fù)ぴ叫?、車輛引導(dǎo)、車位預(yù)留、參觀路段及節(jié)點的秩序管控等;協(xié)助政府機(jī)關(guān)安排的安檢和備案工作。8.參觀資源主管部門:8.1負(fù)責(zé)參觀資源的開發(fā)、管理、檢查、考核工作;各參觀資源接待準(zhǔn)備及試駕安排。8.2整體管控各對應(yīng)參觀資源運作情況,及時掌握、反饋異常情況,以確保良好的參觀效果。9.參觀資源管理部門:做好對應(yīng)參觀資源管理、維護(hù)工作,確保良好的參觀效果;相關(guān)工作,如:確保接待過程中參觀點正常運作;負(fù)責(zé)參觀資源及周邊相關(guān)公共區(qū)域的5S及勞保用品規(guī)范及時供給;指定專門的業(yè)務(wù)對口人,配合接待相關(guān)工作:維護(hù)、更新接待聯(lián)系人系統(tǒng)并及時反饋相關(guān)信息至參觀資源主管部門等。9.1展廳管理部門:9.1.1確保展廳正常運作,并滿足5S要求;9.1.2根據(jù)需要提供接待相關(guān)服務(wù)。9.2根據(jù)需要安排就餐、會務(wù)等工作。9.3納入?yún)⒂^資源的各車間、工廠:9.3.1確保產(chǎn)線正常運作,并滿足5S要求;9.3.2負(fù)責(zé)勞保用品規(guī)范、及時供給;9.3.3根據(jù)需要安排業(yè)務(wù)對口人(如講解員、引領(lǐng)人員),配合接待相關(guān)工作;9.3.4負(fù)責(zé)向參觀資源主管部門反饋車間生產(chǎn)安排及異常情況。9.4后勤部門、體系主管部門:按公司相關(guān)規(guī)定,確保公司內(nèi)接待沿途、參觀資源5S滿足接待要求。9.5環(huán)境主管部門、安全主管部門:按公司相關(guān)規(guī)定,對環(huán)境問題及安全隱患進(jìn)行的監(jiān)督管理,以滿足接待要求。第二篇

常規(guī)接待工作第一章

接待參考標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)接待對象的不同,公司接待標(biāo)準(zhǔn)由高到低依次分為一級、二級、三級,三個不同等級,接待組織部門根據(jù)對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)安排接待,根據(jù)需要安排相應(yīng)項目,具體可參照接待標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)表。第一節(jié)

一級接待一、接待對象·省級以上的政府官員;·公司有投資地區(qū)市級及以上政府官員;·公司有重大合作意向的地區(qū)市級及以上政府官員;·其他對公司業(yè)務(wù)推進(jìn)有重大作用的政府官員(級別不受上述限制);·重要企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo);·重要客戶、供應(yīng)商;·公司領(lǐng)導(dǎo)指定的其他重要對象;·總裁出席的所有接待。二、接待標(biāo)準(zhǔn)1.主接待領(lǐng)導(dǎo),高級總監(jiān)及以上職位的領(lǐng)導(dǎo)。2.招待原則:一級接待的招待標(biāo)準(zhǔn)由一級主接待人決定。3.迎送:3.1視需要安排車輛接送或引路;3.2視需要安排接機(jī)。4.餐飲:4.1根據(jù)需要和客人喜好安排相應(yīng)招待場所;4.2若在公司商務(wù)就餐點就餐,主桌需擺放銘牌,客方及公司領(lǐng)導(dǎo)有特殊要求者除外;5.住宿:5.1接待人員需在客人入住前復(fù)查房間設(shè)施;5.2接待人員提前按客人喜好安排房間,確定房間號,并代辦入住、退房手續(xù);5.3住宿場所須保密客人信息。6.景點游覽:提前購票盡量避免排隊等候。7.會議室:7.1物品擺放:提前擺放紙杯、可樂、水、水果、紙巾、公司畫冊、記錄?。ê瑑身摴疚念^紙和一支鉛筆)、投影儀、翻頁筆、激光筆、電腦、煙灰缸(備用)等物品,視情況準(zhǔn)備茶、咖啡、點心等;7.2投影PPT歡迎牌;7.3擺放銘牌;7.4會前檢查會議室物品配備及5S;7.5開會期間做好飲品添加、臺面清潔等服務(wù);7.6會后檢查會議室,若發(fā)現(xiàn)客人遺落物品,及時聯(lián)系、歸還;7.7視需要安排貴賓室或其他會議室供主賓或隨行人員休息。8.展廳:8.1原則上,展廳需提前校查、清場;8.2涉及展品體驗,需提前開啟,保證體驗效果;8.3展廳工作人員全程陪同、引導(dǎo)、演示相關(guān)設(shè)備。9.大廳:視需要,提前清場。10.禮品:價值高、有紀(jì)念意義、有一定使用價值的產(chǎn)品、地區(qū)特產(chǎn)等。11.車輛:根據(jù)人數(shù)、路線、天氣情況,商務(wù)車上需配備瓶裝水。12.攝影、攝像及宣傳報道:·須攝影、視需要安排攝像;·視需要制作相冊或相框;·內(nèi)部宣傳報道:根據(jù)需要安排外部宣傳報道,外部宣傳單位正式發(fā)布此報道需經(jīng)公司宣傳主管部門審核。13.講解人員:具備相當(dāng)?shù)膶I(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng),能充分掌握及良好表達(dá)講解內(nèi)容。14.車間:原則上,總裁出席的接待,各參觀節(jié)點最高負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)陪同該節(jié)點接待。15.視需要提前安排彩排。16.安保支持:·如涉及廠區(qū)參觀,安排保安摩托車開道,司機(jī)須熟知路線;·警車:視需要聯(lián)系當(dāng)?shù)嘏沙鏊才啪嚮騾f(xié)助當(dāng)?shù)嘏沙鏊囎龊冒矙z等工作。17.參觀資源檢查:相關(guān)參觀資源部門經(jīng)理(含)以上領(lǐng)導(dǎo)安排。18.方案審批:申請人→部門經(jīng)理→事業(yè)部總經(jīng)理→分管副總裁。第二節(jié)

二級接待一、接待對象:·公司所在地一級接待范疇之外的政府官員;·非投資或意向投資地區(qū),無實質(zhì)業(yè)務(wù)來訪的市級政府官員;·對公司業(yè)務(wù)有一定推進(jìn)意義的客戶、供應(yīng)商、重要協(xié)會或組織、企事業(yè)單位等;·公司領(lǐng)導(dǎo)指定的符合二級接待的其他對象。二、接待標(biāo)準(zhǔn):1.主接待人:總監(jiān)及以上職位的領(lǐng)導(dǎo)。2.招待原則:二級接待的招待標(biāo)準(zhǔn)由主接待人提出,經(jīng)接待組織部門事業(yè)部總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.迎送:視需要安排車輛接送或引路。4.餐飲:根據(jù)客人喜好安排相應(yīng)包房,擺放銘牌。5.住宿:視需要提前安排房間,確定房間號。6.會議室:6.1物品擺放:提前擺放紙杯、可樂、水;視需要準(zhǔn)備水果、紙杯、茶(咖啡)、公司畫冊、投影儀、激光筆等物品;6.2投影PPT歡迎牌;6.3視需要擺放銘牌;6.4會前檢查會議室物品配備及5S;6.5開會期間做好飲品添加、臺面清潔等服務(wù);6.6會后檢查會議室,若發(fā)現(xiàn)客人遺落物品,及時聯(lián)系、歸還。7.展廳:提前做好設(shè)備設(shè)施的檢查;視需要安排展品體驗。8.禮品:價值中等、有紀(jì)念意義、有一定使用價值的產(chǎn)品、地區(qū)特產(chǎn)等。9.車輛:根據(jù)人數(shù)、路線、天氣情況,商務(wù)車上視需要配備瓶裝水。10.攝影、攝像及宣傳報道:須攝影、視需要安排攝像;視需要安排內(nèi)部宣傳報道。11.講解人員:具備一定的專業(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng),能良好掌握及表達(dá)講解內(nèi)容。12.接待場所檢查:相關(guān)場所責(zé)任人。13.方案審批:

申請人→部門經(jīng)理。第三節(jié)

三級接待一、接待對象·非投資或意向投資地區(qū),無實質(zhì)業(yè)務(wù)往來的市級以下政府官員;·普通客戶、供應(yīng)商、協(xié)會或組織、企事業(yè)單位等;·領(lǐng)導(dǎo)指定的其他符合三級接待的對象。二、接待標(biāo)準(zhǔn):1.主接待人:業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人。2.招待原則:三級接待原則上不安排就餐、住宿等招待活動。3.會議室:提前擺放紙杯、可樂、水,視需求準(zhǔn)備其他備品。4.講解人員:能良好掌握及表達(dá)講解內(nèi)容。5.接待場所檢查:相關(guān)場所責(zé)任人。6.方案審批:申請人→部門經(jīng)理。接待分級定義表項目一級二級三級

接待對象

?

省級以上的政府官員?

公司有投資地區(qū)市級及以上政府官員?

公司有重大合作意向的地區(qū)市級及以上政府官員?

其他對公司業(yè)務(wù)推進(jìn)有重大作用的政府官員(級別不受上述限制)?

重要企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)?

重要客戶、供應(yīng)商?

公司領(lǐng)導(dǎo)指定的其他重要對象?

總裁出席的所有接待?

公司所在地一級接待范疇之外的政府官員?

非投資或意向投資地區(qū),無實質(zhì)業(yè)務(wù)來訪的市級政府官員?

對公司業(yè)務(wù)有一定推進(jìn)意義的客戶、供應(yīng)商、重要協(xié)會或組織、企事業(yè)單位等?

公司領(lǐng)導(dǎo)指定的符合二級接待的其他對象?

非投資或意向投資地區(qū),無實質(zhì)業(yè)務(wù)往來的市級以下政府官員?

普通客戶、供應(yīng)商、協(xié)會或組織、企事業(yè)單位?

領(lǐng)導(dǎo)指定的其他符合三級接待的對象主接待領(lǐng)導(dǎo)

高級總監(jiān)及以上職位的領(lǐng)導(dǎo)總監(jiān)及以上職位的領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人

招待原則一級接待的據(jù)待標(biāo)準(zhǔn)由一級主按特人決定二級接待的招待標(biāo)準(zhǔn)由主接待人提出,經(jīng)接待組織部門事業(yè)部總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。三級接待原則上不安排就餐、住宿等招待活動參觀資源檢查

相關(guān)參觀資源部門經(jīng)理(含)以上領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)場所責(zé)任人相關(guān)場所責(zé)任人方案審批申請人

→部門經(jīng)理

→事業(yè)部總經(jīng)理→分管副總載申請人→部門經(jīng)理申請人→部門經(jīng)理接待標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)表1.接待若涉及以下項目,則按對應(yīng)要求安排:2.●一一必須安排;O一一可選擇性安排;空白——一般情況下不安排,如有需要可視情況調(diào)整。項目

內(nèi)容

一級二級三級迎送車輛接送或引路OO接機(jī):值機(jī)(代客人辦理登機(jī)、行李托運);貴賓廳休息(收費);祝情況提供機(jī)場鮮花迎接(收費)O餐飲

公司內(nèi)商務(wù)就餐地點按要求提供相應(yīng)服務(wù);確保就餐地點及洗手間等周邊公共區(qū)域正常運作,并滿足5S要求●●●根據(jù)需要和客人喜好安排相應(yīng)招待場所●O銘牌,若在公司商務(wù)就餐點就餐,主桌需擺放銘牌,客方及公司領(lǐng)導(dǎo)有特殊要求者除外●O主桌須擺放當(dāng)席中英雙語菜單●O住宿公司內(nèi)住宿地點按要求提供相應(yīng)的住宿服務(wù);確保住宿地點及洗手間等周邊公共區(qū)城正常運作,并滿足5S要求●●●接待人員提前復(fù)查房間設(shè)施●OO提前按客人喜好安排房間,確定房間號OO安排代辦入住、退房手續(xù)O住宿場所須保密客人信息●景點游覽提前購票●O會議室根據(jù)接待要求配備人員及相關(guān)物品;確保相關(guān)場所正常運作,并滿足5S要求●●●標(biāo)配:紙杯、可樂、水●●●公司畫冊●●O記錄薄(包括公司文頭紙和筆)、煙灰缸(備用)●O水果、紙巾、投影儀、翻頁筆、激光筆●OO點心、茶、咖啡等OOO接待人員會前復(fù)查會議室物品配備及5S●OO開會期間做好飲品添加、臺面清清等服務(wù)●●●會后檢查會議室,若發(fā)現(xiàn)客人遺落物品,及時聯(lián)系、歸還●●●投影PPT歡迎牌●●O安排貴賓室或其他會議室供主賓或隨行人員休息OO擺放銘牌●O展廳提前做好設(shè)備設(shè)施的檢查,確保展廳正需運作,并滿足5S要求●●●接待人員提前復(fù)查●O清場O涉及展品體驗,需提前開啟,保證體驗效果●O展廳工作人員全程陪同、引導(dǎo)、演示相關(guān)設(shè)備●O大廳提前清場O禮品價值高、有紀(jì)念意義、有一定使用價值的產(chǎn)品、地區(qū)特產(chǎn)等●價值中等、有紀(jì)念意文、有一定使用價值的產(chǎn)品、地區(qū)特產(chǎn)等●O商務(wù)車提供良好的車輛服務(wù),包括但不限于司機(jī)提前熟悉接待路線、準(zhǔn)點接送等●●O視人數(shù)安排,4人內(nèi)可安排轎車;5-6人可安排商務(wù)車;6-15人可安排中巴車;30-50人可安排大巴車●●O根據(jù)人數(shù)、路線、天氣情況配備瓶裝水●OO試車提供良好的試車服務(wù)OOO保證充滿電,車況良好●●●根據(jù)人數(shù)、路線、天氣況配備瓶裝水●OO攝影、攝像及宣傳報道攝影●●O攝像OOO制作相冊或相框OOO內(nèi)部宣傳報道●OO安排外部宣傳報道,外部宣傳單位正式發(fā)布此報道需經(jīng)公司宣傳主管部門審核OO講解人員具備相當(dāng)?shù)膶I(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng),能充分掌握及良好表達(dá)講解內(nèi)容●OO具備一定的專業(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng),能良好掌握及表達(dá)講解內(nèi)容●O能良好掌握及表達(dá)講解內(nèi)容●車間確保參觀時段產(chǎn)線正常運作●●滿足5S要求,勞保用品規(guī)范、及時供給●●●視情況安排相應(yīng)的引導(dǎo)人員、講解人員●●●總裁出席的接待,事業(yè)部最高領(lǐng)導(dǎo)在場或事業(yè)部最高領(lǐng)導(dǎo)安排熟悉情況的其他人受陪同接待●安保支持參觀沿途道路疏通及崗?fù)し判小瘛瘛癖0材ν熊噺S區(qū)內(nèi)開道,司機(jī)須熟知路線●聯(lián)系當(dāng)?shù)嘏沙鏊才啪嚮騾f(xié)助當(dāng)?shù)嘏沙鏊囎龊冒矙z等工作O講解設(shè)備參觀人數(shù)

10人以上需準(zhǔn)備,視情況使用●參觀人數(shù)

20人以上使用●●講解器充滿電,并備2套干電池備用●●●彩排接待人員提前安排相關(guān)節(jié)點彩排O第二章接待程序接待組織部門參考“接待流程圖”,根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和需要開展對應(yīng)的接待工作:步驟執(zhí)行人事務(wù)注釋1.前期準(zhǔn)備接待組織部門收到來訪信息發(fā)送《來訪預(yù)約單》《模版

1)給來訪單位聯(lián)系人填好后回傳:如客方已發(fā)來訪函且信息完整則可簡化該程序接待組織部門領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)評估(接待或婉拒)將接待任務(wù)及來訪信息匯報給部門領(lǐng)導(dǎo)評估接待組織部門預(yù)約相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)評估同意后,預(yù)約主接待領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)出席人員接待組織部門填寫接待申請并提交領(lǐng)導(dǎo)審批填寫“接待申請”,提交領(lǐng)導(dǎo)審批接待組織部門內(nèi)外部溝通準(zhǔn)備相應(yīng)的匯報或工作材料,來訪前請示公司主接待領(lǐng)導(dǎo)的意見:通知接待協(xié)助部門做好接待準(zhǔn)備.并與客方聯(lián)系人做好溝通:如必要,做好安檢、備案和宣傳準(zhǔn)備工作接待組織部門、接待協(xié)助部門前期檢查接待協(xié)助部門應(yīng)進(jìn)行前期檢查以確保接待效果:重大接待時,接待協(xié)助部門聯(lián)合接轉(zhuǎn)組織部門提前彩排2.中期實施接待組織部門迎接根據(jù)來賓身份、職務(wù)、來訪目的等綜合考慮,由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或職務(wù)相宜人員迎接:了解來賓所乘交通工具的車次、路線及預(yù)計抵達(dá)時間,通知出席人員準(zhǔn)時到位會見廠內(nèi)參觀一座談報告一宴請安排送行安排送行車輛,通知送行人員,組織送行3.后期總結(jié)接待組織部門填寫接待總結(jié)概述,結(jié)案填寫接待總結(jié)概述,并結(jié)案跟進(jìn)、協(xié)調(diào)、落實后續(xù)事務(wù)跟進(jìn)、協(xié)詞、落實接待后續(xù)相關(guān)事務(wù)第一節(jié)

來訪信息確認(rèn)一、收到來訪需求時,請客方將來訪意圖,目的,時間、時長,人數(shù),來訪人員名單(姓名、單位、職務(wù))等信息以傳真或郵件形式發(fā)至我司,或?qū)ⅲ▉碓L預(yù)約單)(模板1)發(fā)至客方填寫。如客方已發(fā)信息完整的來訪函,則可簡化該程序。第二節(jié)

領(lǐng)導(dǎo)評估一、將具體來訪信息匯報部門領(lǐng)導(dǎo)評估。二、如領(lǐng)導(dǎo)指示同意接待,需請示接待等級、行程安排、出席人員、禮品、用餐等事項;如否,需根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示通過電話、短信或郵件回復(fù)客方。第三節(jié)

前期策劃及準(zhǔn)備一、提前向客方聯(lián)系人確認(rèn)客方來訪車輛信息(車牌、車型)、歡迎牌內(nèi)容、座次;如有陪同單位,還需確認(rèn)陪同單位的人員名單、人數(shù)。二、主動將到達(dá)我公司的路線說明發(fā)至對方聯(lián)系人手機(jī)。三、根據(jù)指示預(yù)約公司參與接待領(lǐng)導(dǎo),并請參與接待領(lǐng)導(dǎo)指定相關(guān)陪同人員。若多個單位或部門一同來訪,應(yīng)提前與公司各相關(guān)部門協(xié)調(diào),確定相應(yīng)參與接待領(lǐng)導(dǎo)。四、登錄0A首頁——流程、公共流程填寫“接待申請”,完成相關(guān)流程及準(zhǔn)備:1.會議室預(yù)訂;2.接待用車安排;3.參觀節(jié)點參觀申請,A類場所放行及拍攝申請(模板2);4.禮品申請;5.講解器申請。五、用餐安排。六、住宿安排。七、資料、備品準(zhǔn)備:1.

根據(jù)來訪主題,與相關(guān)部門協(xié)調(diào),準(zhǔn)備相應(yīng)的匯報或工作材料,在來訪前呈請公司主接待領(lǐng)導(dǎo)確定;2.

打印銘牌:準(zhǔn)備電腦、銘牌(模板3);3.

PPT歡迎牌(模板4)等。八、物品擺放圖:1.

會議室:根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)預(yù)定會議室及安排、準(zhǔn)備相應(yīng)備品,如飲品等;具體擺放要求見附件(會議室物品擺放要求)。九、根據(jù)需要安排開道摩托車、警察。十、攝影、攝像及宣傳報道。十一、積極協(xié)助政府機(jī)關(guān)安排的安檢和備案工作,并預(yù)訂會議室作為政府安檢部門臨時工作點。十二、將客方車輛信息(車牌、車型、數(shù)量)提前告知安保部門安排放行、車位預(yù)留和車輛指引。十三、參考“接待校查清單”(模板5),準(zhǔn)備、落實、檢查各項工作。第四節(jié)

接待組織實施一、擺放銘牌、投影PPT歡迎牌。二、如有電子歡迎牌,需在客方到達(dá)前鎖定歡迎內(nèi)容。三、迎接1.

客方正式來訪前,需再次確認(rèn)來訪人數(shù)和預(yù)計到達(dá)時間,并隨時與客方溝通所在地點或引導(dǎo)客方到達(dá)某個標(biāo)志性建筑時及時溝通,以便隨時跟進(jìn)客方實際行程進(jìn)度,適時請領(lǐng)導(dǎo)前來迎接;2.

提前到達(dá)的來訪人員,需請出席級別相對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)先行接待。四、通知出席領(lǐng)導(dǎo)1.

如客方到達(dá)時間提前或推遲,應(yīng)第一時間通知出席領(lǐng)導(dǎo);2.

如有的出席領(lǐng)導(dǎo)遲遲未到,應(yīng)及時聯(lián)系并告知當(dāng)前所在地點。五、車輛調(diào)動:車輛需停在參觀場所門口,車頭指向下一參觀地點的行進(jìn)方向,領(lǐng)導(dǎo)乘坐車輛車門盡量正對參觀場所大門。第五節(jié)

接待后期工作一、維護(hù)接待檔案。二、使用接待電子流平臺的地區(qū),填寫接待總結(jié),“接待申請”流程結(jié)案。三、問題反饋:將接待過程中出現(xiàn)的問題反饋給參觀資源相關(guān)責(zé)任人或資源管理部門給予解決。四、根據(jù)需要整理照片提供給來訪客方及公司出席接待領(lǐng)導(dǎo)。五、根據(jù)需要宣傳、報道;如來訪人員中有媒體等,需請其在對外發(fā)出的宣傳內(nèi)容刊登之前提交我司審核。六、根據(jù)需要撰寫會議紀(jì)要并發(fā)予相關(guān)與會人員。七、跟進(jìn)、協(xié)調(diào)、落實接待后續(xù)相關(guān)事務(wù)。接待流程●——必須操作流程;○——可選擇操作流程性質(zhì)環(huán)節(jié)具體內(nèi)容備注●來訪信息確認(rèn)來訪目的,時間、時長,人數(shù),來訪人員名單(姓名、單位、職務(wù))等可參考(來訪預(yù)約單)(模板1)

●領(lǐng)導(dǎo)評估

婉拒/接待

1.婉拒:需根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示通過電話、短信或郵件回復(fù)客方2接待:請示接待等級、行程安排、出席人員、禮品、用餐等事項

●確認(rèn)其他信息來訪車輛信息(車牌、車型數(shù)量)、歡迎牌內(nèi)容、座次、陪同單位的人員名單、人數(shù)等○接待路線發(fā)送短信或郵件●預(yù)約領(lǐng)導(dǎo)○0A接待申請

會議室預(yù)定○接待用車申請○禮品申請○參觀節(jié)點參觀申請A類場所放行及拍攝申請A類場所放行及拍攝申請(模板2)○講解器申請○用餐安排可將安排錄入“接待申請”一并發(fā)出○住宿安排可將安排錄入“接待中請”一并發(fā)出○資料、物品準(zhǔn)備會議所需匯報材料○銘牌:PPT歡迎牌銘牌(模板3)、PPT歡迎牌(模板4)○物品擺放圖見會議室、會所物品擺放圖○安保工作安排安排開道摩托車、警車協(xié)助○安排攝影、攝像及宣傳報道○積極協(xié)助政府機(jī)關(guān)安排的安檢和備案工作,并預(yù)訂會議室作為政府安檢部門臨時工作點●安排放行將客方車輛信息(車牌、車型、數(shù)量)提前告知安保部門安排放行、車位預(yù)留和車輛指引●參考“接待檢查清單”準(zhǔn)備、落實、檢查各項工作“接待檢查清單”(模板5)○擺放銘牌、投影PPT歡迎牌銘牌擺放參見會議室座次排序●如有電子歡迎牌,需在客方到達(dá)前鎖定歡迎內(nèi)容

迎接客方正式來訪前,需再次確認(rèn)來訪人數(shù)和預(yù)計到達(dá)時間,并隨時與客方溝通所在地點或引導(dǎo)客方到達(dá)某個標(biāo)志性建筑時及時溝通,以便隨時跟進(jìn)客方實際行程進(jìn)度,適時請領(lǐng)導(dǎo)前來迎接●提前到達(dá)的來訪人員,需請出席級別相對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)先行接待

●通知出席領(lǐng)導(dǎo)客方到達(dá)時間提前或推遲,應(yīng)第一時間通知出席領(lǐng)導(dǎo)●有的出席領(lǐng)導(dǎo)遲遲未到,應(yīng)及時聯(lián)系并告知當(dāng)前所在地點●車輛調(diào)動車輛需停在參觀場所門口,車頭指向下一參觀地點的行進(jìn)方向,領(lǐng)導(dǎo)乘坐車輛車門盡量正對參觀場所大門●維護(hù)接待檔案●使用接待電子流平臺的地區(qū),填寫接待總結(jié),“接待申請”流程結(jié)案

●問題反饋將接待過程中出現(xiàn)的問題反饋給參觀資源相關(guān)責(zé)任人或資源管理部門給予解決

○整理照片提供給來訪客方及公司出席接待領(lǐng)導(dǎo)

○宣傳、報道如來訪人員中有媒體等,需請其在對外發(fā)出的宣傳內(nèi)容刊登之前提交我司審核○撰寫會議紀(jì)要并發(fā)予相關(guān)與會人員●跟進(jìn)、協(xié)調(diào)、落實接待后續(xù)相關(guān)事務(wù)第三章

接待原則及注意事項第一節(jié)

接待基本原則一、接待人員應(yīng)注意接待禮儀;重要接待時,主接待人員的身份應(yīng)與來訪人員身份相當(dāng)。二、接待人員應(yīng)尊重來訪人員的習(xí)俗禮儀。三、在接待過程中,接待人員應(yīng)避免與來訪人員談?wù)撚嘘P(guān)政治、宗教及有損主客雙方聲譽(yù)等敏感話題。四、未經(jīng)許可,接待人員不得以任何形式透露公司商業(yè)、技術(shù)秘密;接待活動中凡涉及到攝影、攝像及宣傳報道的,由接待組織部門報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。五、欲接待前不應(yīng)透露本公司接待領(lǐng)導(dǎo)身份,待接待意向最終達(dá)成后,方可告知;接待安排中注意出席領(lǐng)導(dǎo)行程、來訪人員、來訪主題等不隨意透漏給無關(guān)人員。六、接待人員應(yīng)注重儀表,衣著整潔,大方,按公司要求統(tǒng)一著裝,廠牌佩戴端正。七、接待人員須遵守國家法律、法規(guī),遵守公司“員工行為準(zhǔn)則”。八、接待人員須熱愛本職工作,堅守崗位,服從領(lǐng)導(dǎo),聽從指揮,全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。九、接待過程中,接待人員應(yīng)道循經(jīng)濟(jì)、節(jié)儉原則;所有公司付費的招待則優(yōu)先安排客人到公司商務(wù)會所或招待所就餐、住宿;在贈送客人禮品時優(yōu)先選擇本公司產(chǎn)品或商務(wù)精品。十、接待人員應(yīng)廉潔奉公,不得接收客人禮品或向客人索要禮品及其他財物;確實接受對方禮品的,接收禮品后按公司禮品管理規(guī)定上交公司相關(guān)部門。十一、接待安排、來訪報道、郵件、座談或就餐位次等涉及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)時,原則上按級別、任命時間、入廠時間排序;稱謂寫法為姓名加職務(wù)。十二、由相關(guān)部門根據(jù)接待組織部門要求,安排參觀場所專業(yè)講解員,如需外文翻譯,應(yīng)由接待組織部門協(xié)調(diào)、安排。十三、公司所有來訪接待活動原則上不安排車輛接送及引路。接待組織部門確認(rèn)的二級及以上級別來訪接待如因客方提出相關(guān)需求的,可根據(jù)來訪人數(shù)申請相應(yīng)車輛接送。十四、所有接待過程中,如遇參觀時間、參觀資源沖突,由參觀資源管理部門根據(jù)接待級別的高低統(tǒng)一協(xié)調(diào)或安排;原則上優(yōu)先安排高級接待。十五、在接待過程中,要嚴(yán)格遵守時間和計劃;接待日程如有變動,經(jīng)與負(fù)責(zé)人議定后,要通報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各參與人員。第二節(jié)

座次原則排位順序:

座談、會見、主席臺、攝影、剪彩:如為接待外部來賓,安排位置的順序為:確定主、客雙方就坐位置

→確定主、客方第一主位

→確定主、客方其他人員位次;如出席人員均為公司內(nèi)部人員,安排位置的順序為:確定第一主位

→以第一主位為基準(zhǔn),其余依次排開,離主位越近,位次越高。

就餐:就餐時安排位置的順序為:定主

→定從→

定主席位

定其他人員席位定位標(biāo)準(zhǔn):1.所有以正門為參照的圖例,均按由室內(nèi)面向正門為參考標(biāo)準(zhǔn)。2.先按以下原則確定主、客方第一主位,所有主、客方其他人員的位置,均按主、客方第一主位就座后的位置為標(biāo)準(zhǔn)來區(qū)分左和右。一、座談:1.原則(1)確定主、客雙方就坐位置

“面門為尊”——主客雙方相對而坐,就坐后,一方面對門,另一方背對門時,尊貴程度面門一側(cè)高于背門一側(cè),即客方面門而座,主方背門而坐。

“以右為尊”——主客雙方相對而坐,由室內(nèi)面向正門,若主客雙方分別就坐于左右兩側(cè),尊貴程度以右為尊,客方就坐于右側(cè),主方就坐于左側(cè)。但若桌子是偏向門的左側(cè)或右側(cè),則“以遠(yuǎn)為尊”,即客方就坐于離門較遠(yuǎn)的一側(cè)。(2)確定主、客方第一主位

“居中為上”——尊貴程度中間高于兩側(cè)。主方第一主位正對客方第一主位。若使用投影儀,人數(shù)少的情況下仍以居中為上;人數(shù)多的情況,以能看清投影內(nèi)容為前提,主位可視情況往靠近投影幕方向移動。(3)確定主、客方其他人員位次“以左為上”——以第一主位為準(zhǔn),就座后,尊貴程度左側(cè)高于右側(cè),即第二客人就坐于第一客人的左手一側(cè),一左一右依次排開。注:國際慣例“以右為上”(適用于第一客人為外賓的接待)第一步:確定主、客雙方就坐位置,“以右為尊”一-主客雙方相對而坐,由室內(nèi)面向正門,若主客雙方分別就坐于左右兩側(cè),尊貴程度以右為尊,客方就坐于右側(cè),主方就坐于左側(cè)。第二步:確定主、客方第一主位,“居中為上”一一尊貴程度中間高于兩側(cè)。主方第一主位正對客方第一主位。如圖,主

1正對客1就坐。第三步:確定主、客方其他人員位次,“以左為上”一一以第一主位為準(zhǔn),就座后,尊貴程度左側(cè)高于右側(cè),第二客人就坐于第一客人的左手一側(cè),一左一右依次排開。如圖,客2就坐于客的左側(cè),客3

就坐于客1的右側(cè)。第一步:確定主、客雙方就坐位置,“以右為尊”一-主客雙方相對而坐,由室內(nèi)面向正門,若主客雙方分別就坐于左右兩側(cè),尊貴程度以右為尊,客方就坐于右側(cè),主方就坐于左側(cè)。第二步:確定主、客方第一主位,“居中為上”一-尊貴程度中間高于兩側(cè)。主方第一主位正對客方第一主位。如圖,主1正對客1就坐。第三步:確定主、客方其他人員位次,“以左為上”一一以第一主位為準(zhǔn),就座后,尊貴程度左側(cè)高于右側(cè),第二客人就坐于第一客人的左手一側(cè),一左一右依次排開。如圖,客2

就坐于客

1

的左側(cè),客3

就坐于客1的右側(cè)。第一步:確定主、客雙方就坐位置,“面門為尊”-主客雙方相對而坐,就坐后,一方面對門,另一方背對門時,尊貴程度面門一側(cè)高于背門一側(cè),即客方面門而座,主方背門而坐。第二步:確定主、客方第一主位,“居中為上”一尊貴程度中間高于兩側(cè)。主方第一主位正對客方第一主位。如圖,主

1正對客1就坐第三步:確定主、客方其他人員位次,若第一客人為外賓,按國際慣例“以右為上”一以第一主位為準(zhǔn),就座后,尊貴程度右側(cè)高于左側(cè),第二客人就坐于第一客人的右手一側(cè),一右一左依次排開。若有譯員,譯員可就坐于第一主位右手邊。二、會見:1.原則

“以右為尊”一一由室內(nèi)面向正門,若主客雙方同排就坐于面門一側(cè),尊貴程度以右為尊,即客方就坐于主方右側(cè)。

“以遠(yuǎn)為上”一一由室內(nèi)面向正門,若主客雙方同排就坐于室內(nèi)左側(cè)或右側(cè),尊貴程度以遠(yuǎn)為尊,客方就坐于離門較遠(yuǎn)的位置。2.確定主、客方其他人員位次

“居中為上”——中間尊貴程度高于兩側(cè)。雙方主要領(lǐng)導(dǎo)居于中間位置,其他人員一次排開。離主位越近尊貴程度越高,前排尊貴程度高于后排。第一步:確定主、客雙方就坐位置,“以右為尊”一一由室內(nèi)面向正門,若主客雙方同排就坐于面門一側(cè),尊貴程度以右為尊,即客方就坐于主方右側(cè)。第二步:確定主、客方第一主位,“居中為上”一-中間尊貴程度高于兩側(cè)。雙方主要領(lǐng)導(dǎo)居于中間位置,其余人員依次排開,離主位越近尊貴程度越高。譯員就坐于第一主位的正后面。如圖,客1、主1就坐于居中位置,客1就坐于主1的右側(cè),客2比客3更靠近客1。第一步:確定主、客雙方就坐位置,“以右為尊”一一由室內(nèi)面向正門,若主客雙方同排就坐于面門一側(cè),尊貴程度以右為尊,即客方就坐于主方右側(cè)。第二步:確定主、客方第一主位,“居中為上”一一中間尊貴程度高于兩側(cè)。雙方主要領(lǐng)導(dǎo)居于中間位置,其余人員依次排開,離主位越近尊貴程度越高。譯員就坐于第一主位的正后面。如圖,客1、主1就坐于居中位置,客1就坐于主1的右側(cè),客2比客3更近客1,前排尊貴程度高于后排。三、主席臺座次原則(剪彩、合影站位也一致):1.

原則:(1)確定主、客雙方就坐位置

“以右為尊”——以面對正門(或觀眾、攝影師)為準(zhǔn),客方位于主方右側(cè):(2)確定主、客方其他人員座次

“居中為上”——雙方最高領(lǐng)導(dǎo)位于主席臺中間位置,其余依次排開,離主要領(lǐng)導(dǎo)越近尊貴程度越高,前排尊貴程度高于后排。注:觀眾席座次遵循會議室位次原則。四、公司內(nèi)部會議、合影座次:1.原則:(1)確定第一主位

“面門為尊”、“居中為上”——由室內(nèi)面向正門,桌子將房間分為面門一側(cè)與背門一側(cè),第一主位位于面門一側(cè)(或攝影師、觀眾)最中間位置。

“以右為尊”“居中為上”一一室內(nèi)面向正門,桌子將房間分為左側(cè)與右側(cè),第一主位位于右手一側(cè)最中間位置。(2)確定其他人員位置

“以左為上”一一以第一主位為準(zhǔn),就座后,尊貴程度左側(cè)高于右側(cè),一左一右依次排開。U形桌第一步:確定第一主位位置,第一主位就位于U形桌弧形的正中位置。第二步:確定其他人員位置,“以左為上”一一以第一主位為準(zhǔn),就座后,尊貴程度左側(cè)高于右側(cè),即第二位就坐于第一位的左手一側(cè),一左一右依次排開。如圖,1居中,2和3分別就坐于1的左右兩側(cè)。第一步:確定第一主位位置,“以右為尊”“居中為上”一一由室內(nèi)面向正門,桌子將房間分為左側(cè)與右側(cè),第一主位位于右手一側(cè)最中間位置,第二位就坐于第一主位正對面。如圖,2位于1的正對面。第二步:確定其他人員位置,“以左為上”-一尊貴程度左側(cè)高于右側(cè)。如圖,3位于1的左側(cè),4位于2的左側(cè),5位于1的右側(cè),6位于2的右側(cè),依次排開。第一步:確定第一主位位置,“面門為尊”、“居中為上”一一由室內(nèi)面向正門,桌子將房間分為面門一側(cè)與背門一側(cè),第一主位位于面門一側(cè)最中間位置。第二位就坐于第一主位正對面。如圖,2位于1的正對面。第二步:確定其他人員位置,“以左為上”一一尊貴程度左側(cè)高于右側(cè)。如圖,3位于1的左側(cè),4位于2的左側(cè),5位于1的右側(cè),6位于2的右側(cè),依次排開。主席臺座次:第一步:確定第一主位位置,以面對觀眾席為準(zhǔn),第一主位位于主席臺正中間位置。--以第一主位為準(zhǔn),其余第二步:確定其他人員位置,“以左為上”人員一左一右依次排開。如圖,1居中,2和3分別就坐于1的左右兩側(cè)。觀眾席遵從會議室原則:“居中為上”、“以左為上”一一面對主席臺,中間尊貴程度高于兩側(cè),其余人員一左一右依次排開。第一步:確定第一主位位置,以面對觀眾席為準(zhǔn),第一主位位于主席臺正中間位置,如為偶數(shù),正中兩個位置分別就坐第一主位、第二位領(lǐng)導(dǎo),第二位就坐于第一主位的左側(cè)。如圖,1、2居中,2位于1的左側(cè)。第二步:確定其他人員位置,“以左為上”一一以第一主位為準(zhǔn),其余人員一左一右依次排開。如圖,3位于1的右側(cè),4位于2的左側(cè)。第一步:確定第一主位位置,以面對攝影師為準(zhǔn),第一主位位于第一排正中間位置。第二步:確定其他人員位置,“以左為上”一一以第一主位為準(zhǔn),其余人員一左一右依次排開,前排尊貴程度高于后排。如圖,1居中,2和3分別位于1的左右兩側(cè)。五、宴請1.桌次原則(1)定主桌

“臨臺為上、觀景為上”——宴會廳內(nèi)若設(shè)講臺、舞臺、主禮臺等臨臺(背景墻等)居中的餐桌為主桌,以最佳觀景位置為上。

“居中為上”——若宴會廳內(nèi)無舞臺等,以居于大廳正中央的餐桌為主桌。(2)定從桌

“以右為尊”——由室內(nèi)面向正門,以主位置作為基準(zhǔn),同等距離尊貴程度以右為尊,右高左低。

“以遠(yuǎn)為上”——

由室內(nèi)面向正門,以主位置作為基準(zhǔn),同一方向,近高遠(yuǎn)低,即離主桌越近,尊貴程度越高;離門越遠(yuǎn),桌次越高。第一步:確定主桌位置,“臨臺為上”一-會廳設(shè)有舞臺臨臺居中的餐為主。如圖,桌1離舞臺最近且居中,為主桌:第二步:確定從桌位置,“以遠(yuǎn)為上”、“以右為尊”一一由室內(nèi)面向正門,以主桌位置作為基準(zhǔn),同一方向,離門越遠(yuǎn),桌次越高:同等距離,尊貴程度以右為尊,右高左低。如圖,由室內(nèi)面向正門,以桌1為基準(zhǔn),2在右側(cè),所以桌次高于左側(cè)桌3;桌4比5離1更近且居中,所以次高于5。3.

席位原則第一主人就坐于主桌主席位,主客交錯而坐。(1)確定主席位

“臨墻為上、觀景為上、居中為上”——室內(nèi)有墻(墻色彩鮮艷或有特別裝飾),區(qū)別于其他三面墻時,主桌背靠此墻的位置為主席位;以方便觀景的位置為上;中間位次高于兩邊的位次。

“面門為上”——若室內(nèi)無背景墻,同一桌以面對正門的正中座位為主席位,第一主人在此就座。

“各桌同向”——各桌主席座位應(yīng)和主桌主席座位保持同一方向。(2)確定其他區(qū)人員位置

“以右為上”——同一桌內(nèi),以主席位為準(zhǔn),其右側(cè)位高于左側(cè)位,第一客人在第一主人右側(cè)就座,主方和客方交錯而座。條形桌:若桌面間距較窄,相對而坐的雙方可以碰杯,則可安排主客相對而坐,此時,主方面門而坐;若桌面間距較寬,建議安排主客交錯而坐,順序:六、乘車1.轎車、商務(wù)車:(1)主人親自駕車時:上座為副駕駛座,體現(xiàn)客人對開車者的尊重,表示平起平坐、親密友善。離上座越近,位次越高。(2)專職司機(jī)駕車時:上座為是司機(jī)后座,因為該位置的隱秘性好,而且是車上安全系數(shù)較高的位置。離上座越近,位次越高。在公務(wù)活動中,副駕駛座,特別是雙排五座轎車上的副駕駛座,則被稱為“隨員座”專供秘書、翻譯、警衛(wèi)、陪同等隨從人員就座。2.面包車:司機(jī)后面靠窗的位子為上座,由前向后,由左而右排列。3.中巴(如考斯特)、大巴:由前而后,自右而左。第三節(jié)

接待人員注意事項一、在工作中注意與有關(guān)部門和相關(guān)單位的協(xié)調(diào),保證信息暢通,確保正常的接待秩序;二、需陪同全程,不得隨意離開領(lǐng)導(dǎo)視線;如需短暫離開,應(yīng)請領(lǐng)導(dǎo)或陪同人員代為照應(yīng)現(xiàn)場;三、參觀過程中,需在領(lǐng)導(dǎo)側(cè)前方引導(dǎo)、保持距離,并隨時留意領(lǐng)導(dǎo)的步行進(jìn)度以調(diào)整自身步伐及與領(lǐng)導(dǎo)的間隔,在轉(zhuǎn)彎處、分岔口等位置應(yīng)停留或使用必要的手勢指引;四、適時提醒主接待領(lǐng)導(dǎo)把控時間;五、上下節(jié)點銜接;前一節(jié)點臨近結(jié)束時,需提前聯(lián)系下一節(jié)點責(zé)任人做好準(zhǔn)備;六、如發(fā)生任何異常,應(yīng)及時匯報、請示;七、參觀人員在工業(yè)園內(nèi)吸煙,需禮貌制止,并引領(lǐng)其到指定的吸煙場所;八、參觀結(jié)束時,組織出席人員送行。學(xué)習(xí)有關(guān)接待、禮儀及綜合知識,關(guān)注公司最新動態(tài),熟悉各常規(guī)參觀場所和各種參觀活動中對外介紹公司的相關(guān)材料,不斷提高工作能力。附錄三:接待常用模版模板1:來訪預(yù)約單歡迎您來訪企業(yè)!為使您的來訪充實而有意義,請您在百忙之中填寫、回傳下列表單,我們將根據(jù)您的需要做好相應(yīng)安排,謝謝!WelcometoAgricultureandHusbandryHome!Tomakeyourvisitfruitful,pleasefillintheformbelowandsenditbackviaemailorfax.Wewillmakethearrangementsaccordingly!Thankyouverymuch!來訪預(yù)約單VisitReservationSheet來訪單位:YourCompany:預(yù)約來訪時間:VisitingTime:Date主訪領(lǐng)導(dǎo):MainVisitor(s):來訪人數(shù):NumberofVisitors:聯(lián)系人:Contact:聯(lián)系電話:Tel.No.:來訪主題:Topics:來訪貴賓信息ListofVisitors姓名Name單位Company職務(wù)

Title聯(lián)系電話PhoneNo.如攜帶移動辦公設(shè)備,請?zhí)顚懶吞?、?shù)量Modelandquantityofportabledevices(可增加行Pleaseaddmorerowswhenneeded)備注:未經(jīng)許可,請勿在參觀期間拍照、攝像、錄音等。多謝理解!Remarks:Photographing,videorecordingandsoundrecordingetc.canbeconductedduringvisitingunderourpermission.Thanksforyourunderstanding!我公司對移動設(shè)備(如:筆記本電腦、移動硬盤、數(shù)碼相機(jī)等)進(jìn)出有統(tǒng)一管理規(guī)定。如果您此次光臨需要攜帶,煩請在此表單中予以登記,以便于我們?yōu)槟崆稗k理相應(yīng)出入證件。AgricultureandHusbandryHomehasspecialregulationsforentrance/exitonportabledevices(eg.laptop,portableharddisk,anddigitalcameraetc.).Pleasecompletetheformifyouneedtobringsoastotransactcorrespondingentrance/exitpassforyouina

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