檔案梳理及數(shù)字化項(xiàng)目管理規(guī)范

1T/GZSDA1—2024檔案整理及數(shù)字化項(xiàng)目管理規(guī)范本文件規(guī)定了檔案整理及數(shù)字化項(xiàng)目的基本要求、管理流程、管理內(nèi)容等。本文件適用于指引發(fā)包方、承包方和檔案項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)于非涉密檔案整理及數(shù)字化加工項(xiàng)目的管理進(jìn)行規(guī)范。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。DA/T1檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分:總則DA/T68.2-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù)DA/T68.4-2022檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分：檔案整理服務(wù)3術(shù)語(yǔ)和定義DA/T1界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1檔案服務(wù)外包archivesserviceoutsourcing某一機(jī)構(gòu)將不屬于國(guó)家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案,外包給其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理,委托其為本機(jī)構(gòu)提供檔案服務(wù)的行為。[來(lái)源:DA/T68.1—2020,3.3]3.2發(fā)包方client檔案服務(wù)外包的需方。在規(guī)范中,發(fā)包方也稱為客戶。[來(lái)源:DA/T68.1—2020,3.4]3.3承包方serviceprovider檔案服務(wù)的供方。在規(guī)范中,承包方也稱為組織。[來(lái)源:DA/T68.1—2020,3.5]3.4監(jiān)理方supervisionparty發(fā)包方、承包方之外的,為發(fā)包方提供檔案項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù),監(jiān)督檔案整理及數(shù)字化的過程，確保其符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求的非政府機(jī)構(gòu)。3.5檔案整理及數(shù)字化organizationanddigitizationofarchive按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)載體檔案(紙質(zhì)、縮微膠片、照片、模擬音視頻等)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息并提供利用的處理過程。4承包方基本要求2T/GZSDA1—20244.1機(jī)構(gòu)4.1.1應(yīng)依法辦理注冊(cè)登記及檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)備案，依法承擔(dān)納稅和繳納員工社會(huì)保險(xiǎn)等法定義務(wù)，檔案服務(wù)外包的范圍不得違反國(guó)家有關(guān)的法規(guī)和政策。4.1.2應(yīng)具有開展服務(wù)所必需的人員、場(chǎng)所及相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備。4.1.3應(yīng)確保檔案安全和保障員工職業(yè)健康。4.1.4應(yīng)明確檔案服務(wù)內(nèi)容并明碼標(biāo)價(jià)，服務(wù)范圍符合法律、法規(guī)規(guī)定，維護(hù)良好信用。4.1.5應(yīng)履行保密義務(wù),不復(fù)制、不傳播、不泄露所接觸檔案的任何信息。4.1.6檔案服務(wù)承包方應(yīng)當(dāng)接受監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)管。4.2人員4.2.1承包方從業(yè)人員應(yīng)經(jīng)過檔案整理及數(shù)字化相關(guān)崗位技能培訓(xùn)，掌握檔案基礎(chǔ)知識(shí)及相關(guān)技能。4.2.2配備滿足項(xiàng)目實(shí)際需要的人員，一般應(yīng)包括項(xiàng)目管理人員、作業(yè)人員、保密管理人員和質(zhì)檢人員等。4.3加工場(chǎng)所及設(shè)施設(shè)備4.3.1加工場(chǎng)所合理布局,形成檔案存放、檔案整理、數(shù)字化，以及個(gè)人物品存放等區(qū)域。4.3.2應(yīng)具備防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等功能。4.3.3應(yīng)配置消防滅火設(shè)施,滅火介質(zhì)不能對(duì)檔案產(chǎn)生二次損害,不能污染環(huán)境。4.3.4應(yīng)設(shè)有實(shí)時(shí)可視監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)需要覆蓋所有關(guān)鍵區(qū)域，包括檔案暫存處、檔案加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端以及門窗等，以確保無(wú)監(jiān)控死角。視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月。4.3.5應(yīng)配備檔案整理及數(shù)字化信息設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn),能夠滿足檔案整理及數(shù)字化工作的需要。4.3.6應(yīng)做好設(shè)備進(jìn)入加工場(chǎng)所的信息安全技術(shù)檢測(cè)和登記工作,并采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。4.3.7項(xiàng)目運(yùn)行過程中,嚴(yán)禁加工場(chǎng)所的各類設(shè)備連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò),嚴(yán)禁工作人員擅自刪除或下載檔案數(shù)據(jù)。4.3.8項(xiàng)目組撤場(chǎng)前,發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方攜帶的設(shè)備進(jìn)行信息安全技術(shù)檢測(cè),徹底清除檔案加工過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)，或者由承包方按合同約定將設(shè)備移交發(fā)包方。5檔案整理及數(shù)字化加工流程標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)組織實(shí)施質(zhì)量檢查驗(yàn)收檔案整理及數(shù)字化加工流程見圖1。標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)組織實(shí)施質(zhì)量檢查驗(yàn)收檔案歸還檔案接收檔案歸還檔案接收?qǐng)D1檔案整理及數(shù)字化加工流程6檔案整理及數(shù)字化加工原則6.1應(yīng)符合DA/T31、DA/T68（所有部分）等標(biāo)準(zhǔn)的要求。6.2應(yīng)加強(qiáng)安全保密管理，將加工檔案信息知悉范圍控制在最小范圍，防止檔案信息泄露，確保檔案實(shí)體和數(shù)字信息的安全。6.3承包方應(yīng)加強(qiáng)檔案信息流轉(zhuǎn)需求管理，最大限度避免檔案信息通過非物理傳輸流轉(zhuǎn)。6.4在檔案信息進(jìn)行物理傳輸過程中，發(fā)包方和承包方均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。6.5承包方應(yīng)最大限度避免因檔案整理及數(shù)字化加工引起的檔案實(shí)體損傷，最大程度地維持檔案的原貌。6.6承包方應(yīng)最大限度的保持?jǐn)?shù)字化加工成果與檔案實(shí)體原貌的一致性。6.7應(yīng)確保加工成果的長(zhǎng)期保存，采用適合長(zhǎng)期存儲(chǔ)的技術(shù)和方法。6.8發(fā)包方應(yīng)指派本單位的檔案管理人員參與檔案整理及數(shù)字化項(xiàng)目的流程管理和現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在項(xiàng)目完成后發(fā)包方應(yīng)確保收回和處理有關(guān)數(shù)據(jù)。3開工準(zhǔn)備項(xiàng)開工準(zhǔn)備項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)6.9檔案整理及數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，建立起完整、規(guī)范的記錄。7項(xiàng)目管理流程7.1項(xiàng)目管理流程圖檔案整理及數(shù)字化項(xiàng)目管理流程圖見圖2。合同交底建立溝通機(jī)制組建項(xiàng)目組項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)會(huì)議編制項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃場(chǎng)地布置設(shè)施設(shè)備進(jìn)場(chǎng)監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)及簽證管理項(xiàng)項(xiàng)人員管理實(shí)施實(shí)施檔案接收管理管項(xiàng)目成本管理理管項(xiàng)目成本管理理進(jìn)度控制管理質(zhì)量控制管理安全、保密管理圖2檔案整理及數(shù)字化項(xiàng)目管理流程圖4T/GZSDA1—2024項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)項(xiàng)目完結(jié)項(xiàng)目成果交付項(xiàng)目撤場(chǎng)項(xiàng)目撤場(chǎng)項(xiàng)目總結(jié)及回訪圖2檔案整理及數(shù)字化項(xiàng)目管理流程圖（續(xù)）7.2開工準(zhǔn)備7.2.1合同交底項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)向承包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)及項(xiàng)目特殊情況信息，并解答項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出的問題，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人填寫《合同交底單》，《合同交底單》見附錄A。7.2.2建立溝通機(jī)制7.2.2.1承包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)主動(dòng)與發(fā)包方和監(jiān)理方（如有）通過建立工作溝通群等形式，建立有效的多方溝通機(jī)制，確保信息流暢。7.2.2.2針對(duì)發(fā)包方需求及加工過程中可能存在的進(jìn)度、質(zhì)量等工作問題能及時(shí)有效地協(xié)商溝通。7.2.2.3宜通過項(xiàng)目會(huì)議的形式解決項(xiàng)目實(shí)施問題，或通過會(huì)議的形式達(dá)成共識(shí)。7.2.2.4項(xiàng)目實(shí)施過程中有各方參與的每次會(huì)議都應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議上相關(guān)議題和決定應(yīng)詳細(xì)記錄，會(huì)后應(yīng)整理好會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給各參會(huì)單位確認(rèn)。《會(huì)議紀(jì)要》見附錄B。7.2.3組建項(xiàng)目組7.2.3.1承包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求組建項(xiàng)目組，項(xiàng)目組架構(gòu)圖見圖3，項(xiàng)目組各崗位職責(zé)如下：a)承包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)合同交底情況，選拔滿足項(xiàng)目需求、具備專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及團(tuán)隊(duì)成員組建項(xiàng)目組。并確定團(tuán)隊(duì)成員分工，明確崗位職責(zé)，編制承包方員工備案表以及相關(guān)材料報(bào)備至委托方?！冻邪絾T工備案表》見附錄C。b)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)委托內(nèi)容接收、計(jì)劃、組織實(shí)施的全流程管理，做好與發(fā)包方針對(duì)作業(yè)開展的各項(xiàng)事項(xiàng)溝通協(xié)商，做好所有利于項(xiàng)目質(zhì)量、安全保密、實(shí)施進(jìn)度與成本控制的方法和資源整合，確保項(xiàng)目全流程安全、高質(zhì)有序開展。c)作業(yè)員負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目經(jīng)理的工作安排，按相應(yīng)時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)完成工作任務(wù)，并遵守項(xiàng)目作業(yè)規(guī)d)保密員負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理開展作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)信息安全管理，發(fā)現(xiàn)、關(guān)注項(xiàng)目作業(yè)過程中可能存在的信息安全隱患，做好檔案加工過程中人員、材料信息出入的檢查和記錄。e)質(zhì)檢員負(fù)責(zé)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求的制定，進(jìn)行檔案加工各階段成果的質(zhì)量檢查并總結(jié)匯報(bào)檢查結(jié)果。7.2.3.2發(fā)包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和監(jiān)理方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)項(xiàng)目組工作進(jìn)行監(jiān)督。5發(fā)包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人T/GZSDA1—2024發(fā)包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人監(jiān)理方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人承包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保密員質(zhì)檢員保密員質(zhì)檢員項(xiàng)目經(jīng)理作業(yè)員圖3項(xiàng)目組架構(gòu)圖7.3項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)7.3.1項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)會(huì)議發(fā)包方應(yīng)組織承包方項(xiàng)目組一起召開項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)會(huì)議，如有監(jiān)理方，監(jiān)理方也應(yīng)參會(huì)。會(huì)議主要內(nèi)容應(yīng)包含如下：a)發(fā)包方提出對(duì)本項(xiàng)目的要求和各參與方的配合需求。b)承包方提出對(duì)場(chǎng)地、設(shè)備、檔案移交等配合需求。c)監(jiān)理方提出對(duì)本項(xiàng)目的要求和各參與方的配合需求。d)確定共同監(jiān)管機(jī)制。e)承包方了解檔案收集情況是否匹配合同約定內(nèi)容。f)建立溝通聯(lián)絡(luò)機(jī)制，承包方收集各方主要的聯(lián)絡(luò)人及聯(lián)系方式，編制《項(xiàng)目通訊錄》并發(fā)送至各方。項(xiàng)目通訊錄樣式見附錄D。g)承包方填寫《項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)確認(rèn)單》，發(fā)包方和監(jiān)理方（如有）確認(rèn)?！俄?xiàng)目進(jìn)場(chǎng)確認(rèn)單》見附7.3.2編制項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃7.3.2.1承包方應(yīng)結(jié)合合同要求和作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，在項(xiàng)目實(shí)際開展前編制項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)際情況對(duì)人員、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目實(shí)施周期、加工質(zhì)量、安全保密管理要求等相關(guān)要素進(jìn)行合理規(guī)劃。7.3.2.2項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃應(yīng)經(jīng)發(fā)包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后嚴(yán)格執(zhí)行，項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃審批結(jié)果應(yīng)與檔案整理及數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。7.3.3場(chǎng)地布置7.3.3.1作業(yè)場(chǎng)地布置應(yīng)進(jìn)行作業(yè)區(qū)域劃分，達(dá)到檔案存放區(qū)、檔案整理區(qū)、數(shù)字化區(qū)，以及個(gè)人物品存放區(qū)分開，實(shí)現(xiàn)互不干擾，流水作業(yè)。7.3.3.2應(yīng)將保密制度、項(xiàng)目作業(yè)管理制度、現(xiàn)場(chǎng)管理制度等相關(guān)管理制度懸掛至作業(yè)區(qū)墻面。7.3.3.3作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)配備手機(jī)保管箱，項(xiàng)目組人員不得將手機(jī)帶入作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，須將手機(jī)放到手機(jī)保管箱內(nèi)統(tǒng)一保管。7.3.4設(shè)施設(shè)備進(jìn)場(chǎng)7.3.4.1承包方應(yīng)對(duì)每臺(tái)設(shè)備進(jìn)行全面的質(zhì)量檢查，確保其符合項(xiàng)目要求和標(biāo)準(zhǔn)。7.3.4.2在設(shè)備進(jìn)場(chǎng)或調(diào)動(dòng)時(shí)編制設(shè)施設(shè)備清單，詳細(xì)列出所有將用于項(xiàng)目的設(shè)備，包括設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、性能參數(shù)等，報(bào)備至發(fā)包方確認(rèn)?！对O(shè)施設(shè)備清單》見附錄F。6T/GZSDA1—20247.3.4.3準(zhǔn)備必要的安裝工具和材料，在設(shè)備正式進(jìn)場(chǎng)后，進(jìn)行必要的調(diào)試和測(cè)試工作，確保設(shè)備的性能穩(wěn)定，能夠順利安裝并投入使用。7.3.4.4項(xiàng)目組應(yīng)配備檔案服務(wù)所需的各類軟件、硬件，進(jìn)行有效管理、定期維護(hù)，并根據(jù)使用效果和項(xiàng)目需求不斷更新、改進(jìn)。7.4項(xiàng)目實(shí)施管理7.4.1標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)及簽證管理7.4.1.1承包方在正式開展作業(yè)前應(yīng)根據(jù)合同約定及國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或參照發(fā)包方規(guī)定和要求，制作檔案整理及數(shù)字化加工樣板至發(fā)包方確認(rèn)，發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方提交的加工標(biāo)準(zhǔn)及樣板進(jìn)行簽證確認(rèn)，經(jīng)發(fā)包方確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)作為項(xiàng)目實(shí)施最終確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)，并作為質(zhì)量檢查和驗(yàn)收的依據(jù)。7.4.1.2在項(xiàng)目實(shí)施過程中應(yīng)實(shí)事求是做好現(xiàn)場(chǎng)簽證，有效控制簽證流程，《項(xiàng)目簽證單》樣式見附錄G，現(xiàn)場(chǎng)簽證確認(rèn)的范圍包括但不僅限于：a)樣板或標(biāo)準(zhǔn)；b)合同約定內(nèi)容的變更；c)合同約定范圍外工作的指令；d)合同中約定必須簽證的內(nèi)容；e)項(xiàng)目問題的原因及解決方案、責(zé)任歸屬；f)其他雙方達(dá)成的共同意見。7.4.2人員管理7.4.2.1承包方應(yīng)對(duì)因工作需要接觸到發(fā)包方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的人員進(jìn)行登記，向發(fā)包方提交《承包方員工備案表》，如有人員變動(dòng)，應(yīng)提前向發(fā)包方報(bào)備，經(jīng)發(fā)包方同意后方可進(jìn)行人員變更。7.4.2.2項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行保密宣傳教育、崗前培訓(xùn)和技術(shù)交底，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括：a)信息安全、保密教育培訓(xùn)；b)消防、防火知識(shí)培訓(xùn)；c)作業(yè)區(qū)域日常管理制度培訓(xùn)；d)項(xiàng)目實(shí)施方案及技術(shù)培訓(xùn)。7.4.2.3培訓(xùn)后，應(yīng)做好項(xiàng)目培訓(xùn)記錄，《項(xiàng)目培訓(xùn)記錄》見附錄H。7.4.2.4承包方和監(jiān)理方（如有）項(xiàng)目人員進(jìn)出作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)統(tǒng)一著裝，并正確佩戴工牌，做好出入登記管理。7.4.2.5外來(lái)人員進(jìn)出作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)經(jīng)發(fā)包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)或陪同，并做好出入登記。7.4.3檔案接收管理7.4.3.1發(fā)包方應(yīng)將需要加工的檔案，在項(xiàng)目正式開展前進(jìn)行全面收集，在約定時(shí)限內(nèi)移交給承包方。7.4.3.2檔案的移交接收須履行交接手續(xù)，發(fā)包方和承包方經(jīng)過檔案的檢查與核對(duì)，在《檔案接收單》登記交接檔案的類別、數(shù)量等信息，發(fā)包方和承包方在《檔案接收單》上簽字確認(rèn)后，方可接收?！稒n案接收單》見附錄I。7.4.4進(jìn)度控制管理7.4.4.1承包方項(xiàng)目組應(yīng)對(duì)項(xiàng)目涉及的所有實(shí)施環(huán)節(jié)進(jìn)行定義、排序，估算每項(xiàng)工作的持續(xù)時(shí)間，制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。7.4.4.2承包方項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)度控制，定期對(duì)實(shí)際進(jìn)度及其偏差進(jìn)行評(píng)估、分析，必要時(shí)采取糾正措施或變更進(jìn)度計(jì)劃，確保項(xiàng)目在合同約定的時(shí)間內(nèi)完成。7.4.4.3通過項(xiàng)目的進(jìn)度匯報(bào)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目日常工作的監(jiān)督和控制，匯報(bào)形式包括周報(bào)、月報(bào)等，應(yīng)由承包方項(xiàng)目經(jīng)理編制，定期提交。進(jìn)度匯報(bào)中應(yīng)明確匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度、工作情況、需要協(xié)調(diào)解決事項(xiàng)等，匯報(bào)模板見附錄J。7.4.5質(zhì)量控制管理7T/GZSDA1—20247.4.5.1項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況編制項(xiàng)目質(zhì)量管理計(jì)劃，明確項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量控制方法、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。7.4.5.2項(xiàng)目質(zhì)量檢查可采用承包方自査、發(fā)包方檢查、監(jiān)理方檢查、檔案主管部門檢查等方式，以及計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)、人工檢驗(yàn)等手段進(jìn)行。7.4.5.3項(xiàng)目實(shí)施過程中，承包方及發(fā)包方應(yīng)定期對(duì)加工成果進(jìn)行抽檢，每次抽檢應(yīng)建立抽檢記錄，對(duì)抽檢結(jié)果需要整改的，承包方應(yīng)限時(shí)整改?！冻闄z記錄表》見附錄K。7.4.5.4項(xiàng)目組結(jié)合質(zhì)量目標(biāo)和實(shí)際質(zhì)量控制結(jié)果，對(duì)質(zhì)量控制方法進(jìn)行分析、改進(jìn)，必要時(shí)采取糾正措施，不斷提升質(zhì)量控制成效。7.4.6安全、保密管理7.4.6.1項(xiàng)目應(yīng)杜絕一切安全事故的發(fā)生，包括所有人身傷害、財(cái)產(chǎn)損失、檔案損毀、檔案丟失、泄密事故等。7.4.6.2作業(yè)活動(dòng)嚴(yán)禁使用國(guó)家及地方政府明令禁止或淘汰的技術(shù)、工藝、設(shè)備、設(shè)施和材料。7.4.6.3作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)容、場(chǎng)貌、環(huán)境和生活設(shè)施應(yīng)滿足安全文明生產(chǎn)要求。7.4.6.4項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，適時(shí)進(jìn)行演練，以提高發(fā)生緊急情況時(shí)的應(yīng)對(duì)能力。7.4.6.5項(xiàng)目組應(yīng)建立安全保密制度，對(duì)項(xiàng)目中的作業(yè)人員、作業(yè)場(chǎng)所、作業(yè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)載體、檔案實(shí)體等安全因素進(jìn)行全面控制。7.4.6.6作業(yè)過程中涉及檔案借閱利用的，應(yīng)經(jīng)發(fā)包方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并進(jìn)行書面登記。7.4.6.7項(xiàng)目組應(yīng)在加工場(chǎng)所內(nèi)配置保密設(shè)施，保證檔案原件的安全和保密。7.4.6.8項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)不定時(shí)對(duì)項(xiàng)目安全文明設(shè)施、安全文明行為進(jìn)行檢查監(jiān)督，并填寫《安全保密檢查表》，對(duì)不符合要求的設(shè)施或不良行為及時(shí)進(jìn)行糾正。對(duì)巡查中識(shí)別出來(lái)的保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和發(fā)現(xiàn)的安全隱患提出整改意見，必要時(shí)可建議項(xiàng)目組對(duì)該項(xiàng)目停工整頓?！栋踩Ｃ軝z查表》見附錄L。7.4.7監(jiān)督檢查7.4.7.1項(xiàng)目監(jiān)督檢查的主體責(zé)任由發(fā)包方負(fù)責(zé)，協(xié)同監(jiān)理方（如有）及其他相關(guān)部門共同履行。7.4.7.2發(fā)包方、監(jiān)理方（如有）、承包方應(yīng)建立共同監(jiān)管機(jī)制，確立合理有效的相互監(jiān)督機(jī)制，提高風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防能力。7.4.7.3發(fā)包方組織監(jiān)理方（如有）實(shí)施監(jiān)督檢查方案，定期對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行檢查評(píng)估，負(fù)責(zé)整理、分析監(jiān)督檢查信息、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并向承包方提出合理化建議。每次檢查應(yīng)填寫《項(xiàng)目監(jiān)督檢查表》，見附錄M。7.4.7.4承包方項(xiàng)目管理層應(yīng)對(duì)項(xiàng)目定期巡查，并填寫項(xiàng)目點(diǎn)檢記錄表，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)限期整改?！俄?xiàng)目點(diǎn)檢記錄表》詳見附錄N7.4.7.5承包方應(yīng)根據(jù)發(fā)包方、監(jiān)理方（如有）和自我定期巡查發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改計(jì)劃并及時(shí)進(jìn)行整改，形成整改記錄。7.4.7.6發(fā)包方和監(jiān)理方（如有）應(yīng)跟蹤承包方整改情況，確保問題得到及時(shí)解決。7.4.8項(xiàng)目成本管理7.4.8.1承包方項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)擬投入項(xiàng)目資源情況進(jìn)行成本估算。根據(jù)成本估算、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行成本預(yù)算，確保能在合同價(jià)款內(nèi)完成項(xiàng)目交付工作。7.4.8.2承包方根據(jù)項(xiàng)目成本預(yù)算進(jìn)行成本控制，對(duì)實(shí)際費(fèi)用及其偏差進(jìn)行測(cè)算、分析，必要時(shí)采取糾正措施或進(jìn)行成本變更，把項(xiàng)目成本控制在可接受的范圍內(nèi)。7.4.8.3對(duì)發(fā)包方提出的合同變更訴求或合同約定范圍以外的服務(wù)需求，承包方應(yīng)準(zhǔn)確、合理評(píng)估成本，雙方通過協(xié)商達(dá)成一致意見，采用項(xiàng)目簽證或簽訂補(bǔ)充協(xié)議的形式約定相關(guān)費(fèi)用。7.5項(xiàng)目完結(jié)7.5.1項(xiàng)目驗(yàn)收7.5.1.1承包方完成項(xiàng)目合同約定的所有工作內(nèi)容后，應(yīng)向發(fā)包方提請(qǐng)項(xiàng)目驗(yàn)收，由發(fā)包方組織相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行綜合檢查。7.5.1.2應(yīng)按照相關(guān)法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。8T/GZSDA1—20247.5.1.3驗(yàn)收合格后，發(fā)包方出具驗(yàn)收意見。驗(yàn)收不合格的，應(yīng)提出整改意見，承包方限期整改，整改完成后再向發(fā)包方提請(qǐng)項(xiàng)目驗(yàn)收，直至驗(yàn)收通過。7.5.1.4承包方在項(xiàng)目驗(yàn)收通過后，應(yīng)編制項(xiàng)目驗(yàn)收工作報(bào)告或驗(yàn)收表提交給發(fā)包方，項(xiàng)目驗(yàn)收工作報(bào)告或驗(yàn)收表的內(nèi)容通常包括項(xiàng)目基本信息、變更情況(如有)、項(xiàng)目成果統(tǒng)計(jì)、服務(wù)評(píng)價(jià)等?！厄?yàn)收表》見附錄O。7.5.2項(xiàng)目成果交付7.5.2.1項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，承包方向發(fā)包方移交項(xiàng)目成果，履行書面交接手續(xù)。《檔案移交登記表》見附錄P。7.5.2.2項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的工作登記、檢驗(yàn)記錄、監(jiān)控視頻等記錄文件，應(yīng)與項(xiàng)目成果一同向發(fā)包方移交。7.5.2.3承包方根據(jù)項(xiàng)目交付結(jié)果出具結(jié)算清單，發(fā)包方根據(jù)項(xiàng)目合同、結(jié)算清單、驗(yàn)收意見、發(fā)票等材料支付服務(wù)費(fèi)用。7.5.3項(xiàng)目撤場(chǎng)7.5.3.1項(xiàng)目撤場(chǎng)前承包方應(yīng)對(duì)項(xiàng)目作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理，項(xiàng)目加工過程產(chǎn)生的材料、不歸檔資料和重復(fù)材料應(yīng)統(tǒng)一移交回發(fā)包方。7.5.3.2承包方自有項(xiàng)目物資撤場(chǎng)時(shí)應(yīng)做好保護(hù)措施，不得損壞發(fā)包方場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備。7.5.3.3項(xiàng)目撤場(chǎng)發(fā)包方和承包方應(yīng)留存相關(guān)記錄，《項(xiàng)目撤場(chǎng)確認(rèn)單》見附錄Q。7.5.3.4對(duì)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)清理后，經(jīng)發(fā)包方確認(rèn)，將場(chǎng)地交還回發(fā)包方。7.5.4項(xiàng)目總結(jié)及回訪7.5.4.1承包方在項(xiàng)目結(jié)束應(yīng)及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)，以不斷提升服務(wù)質(zhì)量?？偨Y(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：a)項(xiàng)目基本情況；b)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全目標(biāo)管理情況；c)項(xiàng)目成本管理情況；d)項(xiàng)目物資管理情況；e)項(xiàng)目技術(shù)管理情況；f)項(xiàng)目保密工作情況；g)其他方面的總結(jié)；h)對(duì)今后工作的建議等。7.5.4.2對(duì)完工項(xiàng)目應(yīng)進(jìn)行不少于1次的回訪，通過填寫調(diào)查表、電話問詢、拜訪等形式收集顧客滿意度，增強(qiáng)顧客對(duì)售后服務(wù)的滿意程度。9T/GZSDA1—2024（資料性）合同交底單合同交底單見表A.1。表A.1合同交底單T/GZSDA1—2024會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要見表B.1。表B.1會(huì)議紀(jì)要文件編號(hào)：............T/GZSDA1—2024承包方員工備案表承包方員工備案表見表C.1。表C.1承包方員工備案表XX公司（承包方）以下員工因工作需要，可能接觸到T/GZSDA1—2024（資料性）項(xiàng)目通訊錄項(xiàng)目通訊錄見表D.1。表D.1項(xiàng)目通訊錄12345123123T/GZSDA1—2024（資料性）項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)確認(rèn)單項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)確認(rèn)單見表E.1。表E.1項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)確認(rèn)單）：）：）：）：T/GZSDA1—2024設(shè)施設(shè)備清單設(shè)施設(shè)備清單見表F.1。表F.1設(shè)施設(shè)備清單T/GZSDA1—2024（資料性）項(xiàng)目簽證單項(xiàng)目簽證單見表G.1。表G.1項(xiàng)目簽證單項(xiàng)目名稱：項(xiàng)目編號(hào)：T/GZSDA1—2024項(xiàng)目培訓(xùn)記錄項(xiàng)目培訓(xùn)記錄見表H.1。表H.1項(xiàng)目培訓(xùn)記錄培訓(xùn)提綱:T/GZSDA1—2024（資料性）檔案接收單檔案接收單見表I.1。表I.1檔案接收單移交單位確認(rèn)：接收單位確認(rèn)：T/GZSDA1—2024匯報(bào)模板匯報(bào)模板見表J.1。表J.1匯報(bào)模