團學大型活動流程及注意點

團學大型活動流程及注意點Step1：確定活動基本情況——開學階段由主席團在每學期開始前確定本學期的大型活動大致時間段，活動的重要性排序，活動總負責以及活動可能有的改革方向。注意點如下：在確定活動時間段時考慮每個大型活動之間的間隔是否過于密集、與學校其他活動包括考試等的安排是否有沖突、活動的性質等是否適合當時天氣等外界因素。在對活動的重要性進行排序時主要是根據學院領導對本學期活動的安排來排列，學院常規(guī)活動和學院特色活動區(qū)分開，學院主辦活動和學院協辦活動區(qū)分開。對于新加進來的活動要特別關注，對于需要創(chuàng)新的活動要特別策劃?；顒涌傌撠熓且鶕飨瘓F成員的職位和活動性質來確定的。團學活動和學校一些較正式的活動通常由分團委委員負責?；顒拥母母锓较蚴窃趯η皫讓没顒映霈F的失誤或者不足之處進行總結的情況下初步確定的不同以往的方案。需要充分考慮方案的可行性，包括學校各項政策以及學院對活動的預期?，F在活動的走向偏向于學術性和實用性，這樣的活動才能對于學院和學生都有用處。Step2：組建組委會——活動開始前一個月左右組委會一般考慮到各個部門的基本作用會要求每個部門至少派一位部長加入組委會，以方便完成活動的外聯、組織聯絡、宣傳和現場安排等各個環(huán)節(jié)。聯系各部門的日常工作及作用具體涉及分工如下：（根據具體情況進行調整）組織部：策劃、聯絡各年級學生、基礎工作（包括建立公郵、擬發(fā)通知、公假單制作）宣傳部：背景布、海報、橫幅、傳單、邀請函（學院特色活動時需要設計）、人人網、易班、布置會場所需裝飾新聞部：前期宣傳、新聞采集辦公室：聯絡各部門，基礎工作（包括簡單邀請函、席卡制作等）、干事安排、邀請函發(fā)放、工作人員后勤保障、用具采購、發(fā)票報銷外聯部：邀請嘉賓、贊助洽談（包括活動資金以及活動最后的獎品）實踐部：基礎工作（包括現場布置、PPT制作等）、宣傳工作輔助學調部：調研工作、策劃、文藝部：現場設備、聯絡學校其他組織、現場布置、現場禮儀確定體育部：現場布置、大型用具采購Step3：策劃書撰寫——組委會組成后的一周策劃書撰寫時要注意考慮以下幾方面的內容：活動的主題、主旨、形式、時間、地點等基本信息活動的流程：具體闡述活動的各個環(huán)節(jié)如何進行，需要盡量詳細活動的分工：務必要確定每一項工作的負責人、完成的時間節(jié)點和具體的一些要求（可以再單列出一張表格發(fā)給組委會的每位成員幫助大家明確自己的工作同時了解活動的整體運行以及時為他人提供幫助）活動預算：考慮宣傳、現場、工作人員后勤、嘉賓等個方面活動的可行性分析（包括對活動性質、參與活動的對象等的整體定位）Step4前期準備與宣傳——策劃書出來后到活動開始前三天前期基礎工作的準備和前期的宣傳工作是同時進行的，在定下策劃方案之后有針對性地開展準備活動：前期準備：邀請函制作：要求包含基本的信息、簡潔大方?？筛鶕顒拥木唧w性質選擇不同的邀請函，例如如果是學院的團校、團日等活動可以用粉紙打印，封面簡單設計花邊等，內部字體、字號要特別注意；如果是學校較大型的互動，設計偏商業(yè)化的邀請函，內部信息重點要特別突出。所有邀請函在寫對方名字和職位時均要仔細核對。席卡與背貼制作：模板使用。領導的席卡都做出來，來了就放，沒有來可以以后用。PPT等現場資料制作：采用模板、團的大型活動偏紅色，其他可用藍色等商業(yè)模板。反復核對其中是否有錯別字?，F場資料需要多打印，同時安排好相應負責的干事，例如簽到和宣傳資料發(fā)放。所需用具采購：如果采用網上訂購的話務必解決發(fā)票問題。貨到了要及時檢查是否符合活動要求。贊助商聯絡：需要有備用方案，主要贊助商不行的時候還可以有備選者。備選者務必要是比較熟悉的人，能在較快時間內準備完成。嘉賓邀請：提前明確對嘉賓的要求，盡早確定嘉賓名單。參與人員的聯系與通知：信息比較多的時候可采用聯絡官制度；公郵等通知發(fā)放以及信息收集的渠道需要提前建立；有較重要的通知要傳遞應直接召開面對面會議。干事空課統(tǒng)計與現場安排：注意男女干事比例，特別是需要搬重物的一些活動組委會議：及時召開組委會議，小組成員間互相確定活動準備進程。前期宣傳：背景墻設計：注意不同地方的不同尺寸海報設計：商業(yè)化模板；提前在D樓大廳和學院樓公告欄處貼出橫幅設計：上面的主辦方和活動名稱特別注意，學?；顒雍蛯W院互動要區(qū)分開來。傳單：與贊助商有關的傳單應盡早設計，宣傳部與外聯部需要經常溝通。人人網、易班：上傳以前活動的照片并做活動預告人際傳播：組委會同學向身邊同學進行宣傳；與各年級輔導員溝通進行宣傳Step5活動倒計時——活動開展前三天這個環(huán)節(jié)包括活動的最后準備與確認：邀請函發(fā)放：具體要送的老師以及領導的名字和辦公室地點、聯系方式等信息已公布在辦公室門后面可供各部門查看。在邀請函送達后要當面確認是否前來參加活動，并列出名單，分為：參加、不參加和不確定三個部分。以便根據名單設計嘉賓席活動場地：如果是借信息樓的教室要至少提前一周跟吳老師確認并在網上登記，獲得校長辦公室批準后再送單子至信息樓吳寶森辦公室（信息樓525）嘉賓確認：與嘉賓保持聯絡活動前現場工作確認會議：明確現場的各項分工公假單制作與發(fā)放：參與活動的干事、班級成員的信息的收集，按人數制作不同種類的公假單：包括按班級制作、按部門制作、以及空白姓名公假單。公假單敲章后安排各部門、各班級代表統(tǒng)一領取并簽到。Step6——活動現場布置——至少在活動開始前3小時啟動，視情況增加時間活動現場布置一般要求全體組委會全部到場，并安排干事到場協助?？梢愿鶕藛T不同的課程安排不同時間段進行布置，但是不可影響互動的整體進程?，F場布置開始：座位劃分；席卡、背貼拜訪和黏貼（背貼只能用玻璃膠粘；席卡如果用五百報的席卡架子則多出來的邊不可手撕，要么折進去，要么裁剪掉）舞臺設計：背景布安裝、舞臺桌椅放置（如果是需要借特殊的桌椅需要提前申請并和相應的老師聯系：可移動的桌子和小板凳：503；玻璃桌子：就業(yè)指導中心）、臺花擺放（如果有需要則提前一天預訂）工作人員及嘉賓用餐問題：如果需要統(tǒng)一購買水和餐點則在現場布置初期去買回來設備調試：PPT和音響話筒、燈光等設備（話筒的電池問題當天問后臺負責的師傅具體的需求）活動前一小時：門口簽到、發(fā)放資料的干事到位；師傅用餐等問題落實；準備迎接嘉賓；主持人、禮儀化