施工資料檔案管理的主要內(nèi)容

施工資料檔案管理的主要內(nèi)容第一篇：施工資料檔案管理的主要內(nèi)容施工文件檔案管理的主要內(nèi)容施工條件檔案管理的內(nèi)容主要包括：工程施工技術(shù)管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程施工質(zhì)量驗收資料、竣工圖四大部分。（一）工程施工技術(shù)管理資料工程施工技術(shù)管理資料是建設(shè)工程施工全過程的真實記錄，是施工各階段客觀產(chǎn)生的施工技術(shù)文件。主要內(nèi)容如下：1、圖紙會審記錄文件。2、工程開工報告相關(guān)資料（開工報審表、開工報告）。3、技術(shù)、安全交底記錄文件。4、施工組織設(shè)計（項目管理規(guī)劃）文件。5、施工日志記錄文件。6、設(shè)計變更文件。7、工程洽商記錄文件。8、工程測量記錄文件。9、施工記錄文件。10、工程質(zhì)量事故記錄文件。11、工程竣工文件。（二）工程質(zhì)量控制資料工程質(zhì)量控制資料是建設(shè)工程施工全過程全面反映質(zhì)量控制和保證的依據(jù)性證明資料。應(yīng)包括原材料、構(gòu)配件、器具及設(shè)備等的質(zhì)量證明、合格證明、進(jìn)場材料試驗報告，施工試驗記錄，隱蔽工程檢查記錄等。1、工程項目原材料、構(gòu)配件、成品、半成品和設(shè)備的出廠合格證及進(jìn)場檢（試）驗報告。2、施工試驗記錄和見證檢測報告。3、隱蔽工程驗收記錄文件。4、交接檢查記錄。（三）工程施工質(zhì)量驗收資料。1、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄。2、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄。3、分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄文件。4、分項工程質(zhì)量驗收記錄文件。5、檢驗批質(zhì)量驗收記錄文件。（四）竣工圖第二篇：建筑施工資料有哪些內(nèi)容建筑施工資料有哪些內(nèi)容?一、施工管理資料1、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2、中標(biāo)通知書3、工程預(yù)（決）算4、承發(fā)包合同5、施工許可證6、質(zhì)保體系人員名單及崗位證書7、企業(yè)資質(zhì)及質(zhì)量管理制度和質(zhì)保體系人員崗位責(zé)任制8、開工報告9、監(jiān)督驗收通知單10、工程質(zhì)量保修書11、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（施工過程中提供）二、施工技術(shù)資料1、地質(zhì)勘察報告及圖紙2、施工圖審查批準(zhǔn)書（防雷、消防、抗震審核意見及答復(fù)）3、圖紙會審4、設(shè)計變更（通知）5、材料代用簽證6、工程聯(lián)系單7、施工組織設(shè)計（方案）8、技術(shù)交底9、定位測量放線記錄10、沉降觀測記錄11、建筑物軸線、標(biāo)高、全高、垂直度測量記錄及結(jié)構(gòu)尺寸復(fù)核記錄12、樓梯入口處凈高、樓梯段垂直度凈高及扶手、窗臺凈高13、監(jiān)督檢查記錄及復(fù)查記錄14、質(zhì)量事故（問題）情況、處理方案、施工方案及復(fù)查驗收記錄15、隱蔽工程記錄16、施工日記17、竣工圖三、質(zhì)量控制資料（一）建筑與結(jié)構(gòu)1、鋼材（1）鋼材驗收登記表及出廠合格證（2）試驗報告2、焊接（1）焊條（劑）驗收登記表及出廠合格證（2）焊接模擬試驗報告及試驗報告（鋼結(jié)構(gòu)焊縫檢測報告）3、水泥（1）水泥驗收登記表及出廠合格證(2)試驗報告4、磚（砌塊）（1）磚（砌塊）驗收登記表及出廠合格證（2）試驗報告5、砂、石（分開）（1）砂、石驗收登記表（2）試驗報告6、防水材料（瓦）（1）防水材料驗收登記表及出廠合格證（2）試驗報告7、外加劑（1）外加劑驗收登記表及出廠合格證（2）試驗報告（砌體應(yīng)做型式檢驗報告）8、構(gòu)件（包括各類門窗、鋼結(jié)構(gòu)、油漆、涂料、面磚等）（1）構(gòu)件驗收登記表及出廠合格證(2)試驗報告（后置埋件的拉拔強(qiáng)度、外窗三性試驗、鋼結(jié)構(gòu)螺栓試驗、飾面磚粘結(jié)強(qiáng)度等）9、隔熱、保溫材料（1）隔熱、保溫材料驗收登記表及出廠合格證（2）試驗報告10、砼試塊報告（1）強(qiáng)度統(tǒng)計及評定表（2）澆筑申請表（3）配合比（4）試塊試驗報告11、砂漿試塊報告（1）強(qiáng)度統(tǒng)計及評定表（2）砌體砌筑隱蔽工程施工通知單（3）配合比（4）試塊試驗報告12、單樁及群樁（高、低應(yīng)變檢測）、靜載試驗報告13、地基處理及復(fù)合地基承載力檢驗14、土壤試驗報告15、打（試）樁記錄16、鋼結(jié)構(gòu)焊縫外觀檢查記錄17、結(jié)構(gòu)吊裝記錄18、抽氣（風(fēng)）道檢查記錄（二）建筑給水、排水及采暖1、材料、設(shè)備出廠合格證（1）材料、設(shè)備驗收登記表（2）出廠合格證2、管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗、焊口檢查和嚴(yán)密性試驗記錄（1）強(qiáng)度試驗記錄（2）焊口檢查記錄（3）嚴(yán)密性試驗記錄3、系統(tǒng)清洗記錄4、灌水、通水、蓄水、通球試驗記錄（1）排水管及水箱灌水試驗記錄（2）排水管通球試驗記錄（3）通水試驗記錄（4）廚房、衛(wèi)生間、屋面蓄水試驗記錄（坡屋面淋水試驗記錄）（5）地下室防水效果檢查記錄5、鍋爐烘、煮爐、設(shè)備試運轉(zhuǎn)記錄（1）烘爐記錄（2）煮爐記錄（3）設(shè)備試運轉(zhuǎn)記錄6、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄（三）建筑電氣1、建筑電氣工程主要材料、電氣設(shè)備出廠合格證（1）設(shè)備、材料驗收登記表（2）出廠合格證2、設(shè)備試驗、調(diào)整、試運轉(zhuǎn)記錄3、絕緣、接地電阻測試記錄4、照明全負(fù)荷試驗記錄5、大型燈具牢固性試驗記錄（四）通風(fēng)與空調(diào)1、材料、設(shè)備出廠合格證（1）材料、設(shè)備驗收登記表（2）出廠合格證2、風(fēng)量、溫度測試記錄3、制冷、空調(diào)、水管道強(qiáng)度試驗及嚴(yán)密性試驗記錄4、通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)調(diào)試及試運行5、制冷設(shè)備運行調(diào)試記錄6、潔凈室潔凈度測試記錄（五）電梯1、電梯工程的主要設(shè)備、材料合格證及開箱檢驗記錄2、絕緣、接地電阻測試記錄3、空、滿、超載運行及安全裝置檢查記錄4、電梯調(diào)整及安裝檢測試驗報告四、檢驗批、分項、分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄五、驗收綜合表[施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄、基槽（坑）驗收記錄、樁基工程驗收記錄、基礎(chǔ)工程驗收記錄、鋼結(jié)構(gòu)/網(wǎng)架工程驗收記錄、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑給水、排水及采暖、建筑電氣、通風(fēng)與空調(diào)、電梯、智能建筑驗收記錄、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄]六、法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件等規(guī)定或涉及的其它工程施工資料資料員萬能手冊資料員工作流程第一部分開工前資料?1、中標(biāo)通知書及施工許可證?2、施工合同?3、委托監(jiān)理工程的監(jiān)理合同?4、施工圖審查批準(zhǔn)書及施工圖審查報告?5、質(zhì)量監(jiān)督登記書?6、質(zhì)量監(jiān)督交底要點及質(zhì)量監(jiān)督工作方案?7、巖土工程勘察報告?8、施工圖會審記錄?9、經(jīng)監(jiān)理（或業(yè)主）批準(zhǔn)所施工組織設(shè)計或施工方案?10、開工報告?11、質(zhì)量管理體系登記表?12、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄?13、技術(shù)交底記錄?14、測量定位記錄??第二部分質(zhì)量驗收資料?1、地基驗槽記錄?2、基樁工程質(zhì)量驗收報告?3、地基處理工程質(zhì)量驗收報告?4、地基與基礎(chǔ)分部工程質(zhì)量驗收報告?5、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗收報告?6、特殊分部工程質(zhì)量驗收報告?7、線路敷設(shè)驗收報告?8、地基與基礎(chǔ)分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?9、主體結(jié)構(gòu)分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?10、裝飾裝修分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?11、屋面分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?12、給水、排水及采暖分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?13、電氣分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?14、智能分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?15、通風(fēng)與空調(diào)分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?16、電梯分部及所含子分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?17、單位工程及所含子單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄?18、室外工程的分部（子分部）、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄?第三部分試驗資料?1、水泥物理性能檢驗報告?2、砂、石檢驗報告?3、各強(qiáng)度等級砼配合比試驗報告?4、砼試件強(qiáng)度統(tǒng)計表、評定表及試驗報告?5、各強(qiáng)度等級砂漿配合比試驗報告?6、砂漿試件強(qiáng)度統(tǒng)計表及試驗報告?7、磚、石、砌塊強(qiáng)度試驗報告?8、鋼材力學(xué)、彎曲性能檢驗報告及鋼筋焊接接頭拉伸、彎曲檢驗報告或鋼筋機(jī)械連接接頭檢驗報告?9、預(yù)應(yīng)力筋、鋼絲、鋼絞線力學(xué)性能進(jìn)場復(fù)驗報告?10、樁基工程試驗報告?11、鋼結(jié)構(gòu)工程試驗報告?12、幕墻工程試驗報告?13、防水材料試驗報告?14、金屬及塑料的外門、外窗檢測報告（包括材料及三性）?15、外墻飾面磚的拉拔強(qiáng)度試驗報告?16、建（構(gòu)）筑物防雷裝置驗收檢測報告?17、有特殊要求或設(shè)計要求的回填土密實度試驗報告?18、質(zhì)量驗收規(guī)范規(guī)定的其他試驗報告?19、地下室防水效果檢查記錄?20、有防水要求的地面蓄水試驗記錄?21、屋面淋水試驗記錄?22、抽氣（風(fēng)）道檢查記錄?23、節(jié)能、保溫測試記錄?24、管道、設(shè)備強(qiáng)度及嚴(yán)密性試驗記錄?25、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄?26、照明全負(fù)荷試驗記錄?27、大型燈具牢固性試驗記錄?28、電氣設(shè)備調(diào)試記錄?29、電氣工程接地、絕緣電阻測試記錄?30、制冷、空調(diào)、管道的強(qiáng)度及嚴(yán)密性試驗記錄?31、制冷設(shè)備試運行調(diào)試記錄?32、通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)試運行調(diào)試記錄?33、風(fēng)量、溫度測試記錄?34、電梯設(shè)備開箱檢驗記錄?35、電梯負(fù)荷試驗、安全裝置檢查記錄?36、電梯接地、絕緣電阻測試記錄?37、電梯試運行調(diào)試記錄?38、智能建筑工程系統(tǒng)試運行記錄?39、智能建筑工程系統(tǒng)功能測定及設(shè)備調(diào)試記錄?40、單位（子單位）工程安全和功能檢驗所必須的其他測量、測試、檢測、檢驗、試驗、調(diào)試、試運行記錄?第四部分材料、產(chǎn)品、構(gòu)配件等合格證資料?1、水泥出廠合格證（含28天補(bǔ)強(qiáng)報告）?2、磚、砌塊出廠合格證?3、鋼筋、預(yù)應(yīng)力、鋼絲、鋼絞線、套筒出廠合格證?4、鋼樁、砼預(yù)制樁、預(yù)應(yīng)力管樁出廠合格證?5、鋼結(jié)構(gòu)工程構(gòu)件及配件、材料出廠合格證?6、幕墻工程配件、材料出廠合格證?7、防水材料出廠合格證?8、金屬及塑料門窗出廠合格證?9、焊條及焊劑出廠合格證?10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌砼合格證?11、給排水與采暖工程材料出廠合格證?12、建筑電氣工程材料、設(shè)備出廠合格證?13、通風(fēng)與空調(diào)工程材料、設(shè)備出廠合格證?14、電梯工程設(shè)備出廠合格證?15、智能建筑工程材料、設(shè)備出廠合格證?16、施工要求的其他合格證?第五部分施工過程資料?1、設(shè)計變更、洽商記錄?2、工程測量、放線記錄?3、預(yù)檢、自檢、互檢、交接檢記錄?4、建（構(gòu)）筑物沉降觀測測量記錄?5、新材料、新技術(shù)、新工藝施工記錄?6、隱蔽工程驗收記錄?7、施工日志?8、砼開盤報告?9、砼施工記錄?10、砼配合比計量抽查記錄?11、工程質(zhì)量事故報告單?12、工程質(zhì)量事故及事故原因調(diào)查、處理記錄?13、工程質(zhì)量整改通知書?14、工程局部暫停施工通知書?15、工程質(zhì)量整改情況報告及復(fù)工申請?16、工程復(fù)工通知書?第六部分必要時應(yīng)增補(bǔ)的資料?1、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工（包括分包）單位的資質(zhì)證明?2、建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工（包括分色）單位的變更、更換情況及原因?3、勘察、設(shè)計、監(jiān)理單位執(zhí)業(yè)人員的執(zhí)業(yè)資格證明?4、施工（包括分包）單位現(xiàn)場管理售貨員及各工種技術(shù)工人的上崗證明?5、經(jīng)建設(shè)單位（業(yè)主）同意認(rèn)可的監(jiān)理規(guī)劃或監(jiān)理實施細(xì)則?6、見證單位派駐施工現(xiàn)場設(shè)計代表委托書或授權(quán)書?7、設(shè)計單位派駐施工現(xiàn)場設(shè)計代表委托書或授權(quán)書?8、其他?第七部分竣工資料?1、施工單位工程竣工報告?2、監(jiān)理單位工程竣工質(zhì)量評價報告?3、勘察單位勘察文件及實施情況檢查報告?4、設(shè)計單位設(shè)計文件及實施情況檢查報告?5、建設(shè)工程質(zhì)量竣工驗收意見書或單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄?6、竣工驗收存在問題整改通知書?7、竣工驗收存在問題整改驗收意見書?8、工程的具備竣工驗收條件的通知及重新組織竣工驗收通知書?9、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄（質(zhì)量保證資料審查記錄）?10、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄?11、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄（觀感質(zhì)量評定表）?12、定向銷售商品房或職工集資住宅的用戶簽收意見表?13、工程質(zhì)量保修合同（書）?14、建設(shè)工程竣工驗收報告（由建設(shè)單位填寫）?15、竣工圖（包括智能建筑分部）??建筑工程質(zhì)量監(jiān)督存檔資料?1、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督登記書?2、施工圖紙審查批準(zhǔn)及建筑工程施工圖審查報告?3、單位工程質(zhì)量監(jiān)督工作方案?4、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督交底會議通知書及交底要點?5、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督記錄?6、建設(shè)工程質(zhì)量管理體系登記表?7、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄?8、地基、基樁工程質(zhì)量監(jiān)督驗收檢查通知書?9、地基驗槽記錄及基樁工程質(zhì)量驗收報告?10、地基、基樁工程質(zhì)量核查記錄?11、設(shè)計單位出具（或認(rèn)可）的地基處理措施及地基處理工程質(zhì)量驗收報告?12、地基與基礎(chǔ)分部工程質(zhì)量監(jiān)督驗收檢查通知書及驗收報告?13、地基與基礎(chǔ)分部工程質(zhì)量核查記錄?14、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量監(jiān)督驗收檢查通知書及驗收報告?15、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量核查記錄?16、特殊部分工程質(zhì)量監(jiān)督驗收檢查通知書及驗收報告?17、線路敷設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督驗收檢查通知書及驗收報告?18、鋼材力學(xué)、彎曲性能檢查報告及鋼結(jié)構(gòu)焊接接頭拉伸、彎曲檢驗報告?19、預(yù)應(yīng)力筋、鋼絲、鋼絞線力學(xué)性能進(jìn)場復(fù)驗報告?20、水泥物理性能檢驗報告?21、砼試件強(qiáng)度統(tǒng)計表、評定表試驗報告?22、裝配或預(yù)制構(gòu)件結(jié)構(gòu)性能檢驗合格證及施工接頭、拼縫的砼承受施工滿載、全部滿載時試件強(qiáng)度試驗報告?23、防水砼、噴射砼抗壓、抗?jié)B試驗報告及錨桿抗撥力試驗報告?24、地基處理工程中各類地基和各類復(fù)合地基施工完成后的地基強(qiáng)度（承載力）檢驗結(jié)果?25、樁基工程基樁試驗報告?26、砂漿強(qiáng)度統(tǒng)計表及試件試驗報告?27、磚、石、砌塊強(qiáng)度檢驗報告?28、建筑工程材料有害物質(zhì)及室內(nèi)環(huán)境的檢測報告?29、防水材料（包括止水帶條和接縫密封材料）、保溫隔熱及密封材料的復(fù)驗報告?30、金屬及塑料外門、外窗復(fù)驗報告（包括材料、風(fēng)壓性、氣透性、水滲性）?31、外墻飾面磚的拉拔強(qiáng)度試驗報告?32、各類電梯、自動扶梯、自動人行道安裝工程的整機(jī)安裝驗收報告?33、各類設(shè)備安裝工程的隱蔽驗收、系統(tǒng)聯(lián)動、系統(tǒng)調(diào)試及系統(tǒng)安裝驗收記錄?34、砼樓面板厚度鉆孔抽查記錄?35、工程質(zhì)量事故報告單?36、工程質(zhì)量整改通知書及工程局部暫停施工通知書?37、工程質(zhì)量復(fù)工意見書及工程質(zhì)量復(fù)工通知書?38、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄（質(zhì)量保證資料審查記錄）?39、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄?40、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄（觀感質(zhì)量評定表）?41、施工單位工程竣工報告?42、監(jiān)理單位工程竣工質(zhì)量評價報告?43、勘察單位勘察文件及實施情況檢查報告?44、設(shè)計單位設(shè)計文件及實施情況檢查報告?45、建設(shè)工程竣工驗收報告?46、工程竣工驗收監(jiān)督檢查通知書?47、質(zhì)量保證資料核查記錄?48、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄（工程質(zhì)量竣工驗收意見書）?49、重新組織竣工驗收通知書?50、工程竣工復(fù)驗意見書?51、竣工驗收存在問題整改通知書及存在問題整改驗收意見書?52、工程質(zhì)量保修合同?53、單位（子單位）工程質(zhì)量監(jiān)督報告?注：幕墻、鋼結(jié)構(gòu)及網(wǎng)架的整套資料存質(zhì)監(jiān)站第三篇：檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定一、文書處理程序：目的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）附件：《檔案庫房管理制度》《檔案補(bǔ)充修改制度》《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》《檔案鑒定與銷毀制度》《檔案的統(tǒng)計制度》《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》（一）收文：1、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項的登記。4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級上報，嚴(yán)肅處理。（二）發(fā)文：1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××團(tuán)字”。2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關(guān)部室會簽，會簽后再報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。5、文件、資料、報表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對，公文應(yīng)在最后打印打字員、校對員的姓名。6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。（三）歸檔：1、公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。（1）收集：對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。（2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務(wù)管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計類、人事檔案類。（3）檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。（4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復(fù)可為一件。排列順序為：批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。（6）編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫、室編件號、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。4、由綜合辦負(fù)責(zé)對公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對,并于每3月底前將上內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。7、當(dāng)年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由財務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財務(wù)部編織會計檔案移交清冊，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。8、工程項目檔案應(yīng)與竣工驗收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計圖紙、財務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。（四）利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。（五）統(tǒng)計：詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。（七）銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。二、印信管理程序：1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。4、分公司法人章由財務(wù)部保管，除與財務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于??使用”字樣。6、介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時報告，涉及重要事項，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。9、各部室印鑒（包括合同專用章、財務(wù)專用章、采購專用章等），應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。11、印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。三、公函郵寄程序：1、公司公函（包括財務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。2、一般公函（對時間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。3、公函辦理EMS郵寄時，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時處理，保證當(dāng)日遞送，不得拖延。4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。四、辦公設(shè)備及用品使用程序：范圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。目的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號）1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。2、辦公設(shè)備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺帳。4、辦公設(shè)備報廢需由綜合辦會同財務(wù)部共同確認(rèn)，殘體由綜合辦處置。5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。7、辦公用品要根據(jù)實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進(jìn)行辦公用品的購置，并將采購物品分類進(jìn)帳。五、圖書購置、借閱程序：1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購置。2、購置圖書后，購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務(wù)部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進(jìn)行圖書資料的登記。4、綜合辦應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。5、借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。六、信息傳遞程序：1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運行中起著重要意義。2、對于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。3、各部室要認(rèn)真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時傳達(dá)到有關(guān)部門和人員，并及時處理有關(guān)事項。4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進(jìn)行。5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。備考表盒內(nèi)文件情況說明整理人：檢查人：****年**月**日關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求:遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點:一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料,均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù),均應(yīng)齊全完整。二、遵循文件的形成規(guī)律和特點,層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開；一個項目的材料,要把項目從立項到結(jié)束形成的材料組在一起,準(zhǔn)確地反映企業(yè)科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。三、卷內(nèi)文件的排列:卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即:批復(fù)在前,請示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；會議記錄依會議時間順序排列,會議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷,再按供貨時間依序排列。四、區(qū)分不同價值:各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。五.具有長期保存的案卷,卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印,連同原件一同歸檔。六.卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”,并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。七、裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進(jìn)行裝訂。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。八、歸檔文件目錄的填寫:凡是組成的案卷,都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項要填寫齊全。件號（序號）：填寫文件的件號。責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準(zhǔn)。文號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號,合同可填寫合同號。題名：填寫文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標(biāo)題或不能說明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔〕；會議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫明會議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對方單位。日期：填寫文件形成的時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。頁數(shù)：填寫每份文件的頁數(shù)。九、備考表的填寫:每個案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明,都應(yīng)填在備考表內(nèi),若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人姓名填上,檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。十、案卷題名的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機(jī)關(guān)后加文件形成的年代。用印有公司名稱卷盒的內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機(jī)關(guān)。十一、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時間、地點、所反映事情的內(nèi)容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十二.歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。檔案管理制度一、主要內(nèi)容公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。二、檔案的管理機(jī)構(gòu)1、文書結(jié)案后，原稿由公司人事行政部歸檔。2、各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)人事行政部批準(zhǔn)后可留存復(fù)印版本。、檔案管理人員主要職責(zé)：(1)制定或參與制定檔案管理工作的規(guī)章制度；(2)對公司各部門及下屬分公司內(nèi)部文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；(3)做好公司檔案的收集、整理、保管和借閱工作；(4)做好機(jī)密檔案的存檔及保密工作；（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。三、檔案的種類1、法規(guī)性文件：包括ZF頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由公司發(fā)布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。2、企業(yè)的重大決議：包括由公司總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3、計劃性文件：包括公司總體計劃或規(guī)劃、市場拓展計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。4、總結(jié)性文件：包括公司或月度工作總結(jié)、下屬部門的或月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。5、批示性文件：包括公司各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。6、憑證性文書材料：包括企業(yè)各部門上報的，在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、銷售狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。7、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾、授權(quán)證書和證明等。8、匯報性文書資料：包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。9、勞資人力資源資料：包括公司各部門及下屬分公司的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。10、聲像制品資料：包括公司各部門及下屬分公司在其經(jīng)營活動或其它活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11、題贈性資料：包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。12、技術(shù)性資料：包括各類產(chǎn)品的核心技術(shù)資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。五、檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到人事行政部。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，公司各部門、下屬分公司指派專人做為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案管理工作，定期協(xié)同人事行政部進(jìn)行整理、立卷、歸檔。1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。2、立卷歸檔的時間(1)凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交人事行政部立卷歸檔。(2)對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。3、立卷歸檔的要求(1)各部門檔案持有者在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。(2)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。(3)歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起(4)立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。(5)填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。(6)立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動狀況和面貌。(7)立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。(8)立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件按保管期限和文件年限分開立卷。(9)立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。(10)文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。（11）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。(12)聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。六、檔案的借閱1、檔案主要供本公司利用，禁止外借。2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。5、必要時，人事行政部應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋人事行政部印章后才有效。人事行政部證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。七、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)人事行政經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確定后方可。4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)人事行政經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和人事行政部鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。6、外來來訪人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重將依法追究法律責(zé)任。8、公司在職工作人員調(diào)離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，人事行政部審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由人事行政部經(jīng)理監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。八、超期檔案的銷毀1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)人事行政部和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。3、銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。九、檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補(bǔ)。第四篇：人事部門檔案管理內(nèi)容武漢開明高科技有限公司人事部門檔案管理內(nèi)容為實現(xiàn)公司人事檔案管理科學(xué)化、制度化，發(fā)揮人事檔案的最大效用，應(yīng)制定人事檔案管理制度。人事檔案分為公司人事檔案和個人人事檔案兩大類。公司人事檔案分設(shè)以下內(nèi)容：（1）人事管理各項規(guī)章制度；（2）公司組織結(jié)構(gòu)圖；（3）公司各部門崗位工作說明書和工作規(guī)范；（4）員工花名冊；（5）保險資料；（6）公司人力資源管理統(tǒng)計表；（7）其他應(yīng)列入公司人事檔案的項目。員工檔案分為：員工基本檔案、培訓(xùn)檔案、員工工作業(yè)績檔案。（1）員工基本檔案員工基本檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：①員工履歷表及入職時所填寫的《職員登記表》、入職單