檔案管理辦法

第第頁(yè)檔案管理方法檔案管理方法第一章總則第一條為規(guī)范公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和有關(guān)工程建設(shè)管理法規(guī)、制度，結(jié)合公司實(shí)際，訂立本方法。第二條公司檔案是指在黨群、行政、工程監(jiān)理、商務(wù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、干部人事、科學(xué)研究、試驗(yàn)儀器、基本建設(shè)等工作過(guò)程中直接形成的具有保管價(jià)值的各種形式的文件料子。第三條檔案工作是公司工作的構(gòu)成部分，是衡量公司管理水平的一個(gè)緊要尺度，是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)緊要工作。任何人都有維護(hù)公司檔案完整和安全的義務(wù)。各部門(mén)應(yīng)把檔案工作納入公司規(guī)劃和管理制度，搭配檔案工作，保證檔案工作的樂(lè)觀開(kāi)展。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條公司檔案工作由公司一名領(lǐng)導(dǎo)分管，各分公司、部室應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管檔案管理工作。第五條公司檔案室是保管和供應(yīng)利用公司檔案的部門(mén)，各分公司、部室應(yīng)搭配檔案室工作，按規(guī)定定期移交檔案，任何人不得將檔案料子據(jù)為己有或無(wú)故拖延歸檔。第六條公司檔案室的職責(zé)是：一、貫徹執(zhí)行《檔案法》和有關(guān)檔案工作的方針政策，規(guī)劃公司檔案工作；二、訂立公司檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；三、負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的技術(shù)、文書(shū)、商務(wù)等檔案資料；四、組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；五、開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作；六、利用檔案樂(lè)觀開(kāi)展多種形式的企業(yè)文化教育活動(dòng)；第七條各分公司、部室檔案工作的職責(zé)是：一、學(xué)習(xí)和執(zhí)行檔案工作方針、政策和公司關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；二、做好分公司、部室檔案的形成、積累、立卷和移交工作；第八條檔案人員要努力提高政治與業(yè)務(wù)素養(yǎng)，忠于職守，嚴(yán)守機(jī)密，研討業(yè)務(wù)，踏實(shí)細(xì)致，熱心服務(wù)，保證工作任務(wù)的完成。第三章文件料子的形成和歸檔第九條各類文件料子的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。各部門(mén)應(yīng)按工作程序進(jìn)行文件料子的形成、積累，工作結(jié)束時(shí)，按歸檔要求經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審查合格后歸檔。第十條文件料子的歸檔范圍：一、黨群類：緊要是指黨委、紀(jì)檢、工會(huì)、團(tuán)委在工作過(guò)程中形成的有保管價(jià)值的文件料子。包含黨委紅頭文件、各種黨務(wù)活動(dòng)料子等；二、行政類：緊要是指公司為保證政令暢通，保證經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的順利進(jìn)行而發(fā)放的有保管價(jià)值的文件資料。包含行政紅頭文件、公司年度工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)緊要講話、各種緊要會(huì)議料子等；三、商務(wù)合同類：緊要是指公司在對(duì)外商業(yè)活動(dòng)過(guò)程中形成的有保管價(jià)值的文件資料。包含委托監(jiān)理合同、施工承包合同等；四、財(cái)務(wù)審計(jì)類：緊要是指公司財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的文件料子。包含各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告、投融資報(bào)告、各種財(cái)務(wù)憑證、審計(jì)報(bào)告等；五、工程監(jiān)理技術(shù)類：緊要是指各監(jiān)理項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中形成的有價(jià)值的技術(shù)資料。包含監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)、人員任命、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理工作總結(jié)、緊要技術(shù)方案的審核資料等；六、科學(xué)研究類：緊要是指自行研制、試制產(chǎn)品的文件料子及在生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件料子、樣品或樣品照片等；七、基本建設(shè)類：緊要是指基建綜合管理和各項(xiàng)工程項(xiàng)目（包含新建、擴(kuò)建、改建、維護(hù)和修理等）全過(guò)程形成的文件料子。包含開(kāi)工、竣工資料、施工圖紙、決算資料等；八、試驗(yàn)儀器設(shè)備類：緊要是指試驗(yàn)檢測(cè)儀器設(shè)備綜合管理和各種國(guó)產(chǎn)與國(guó)外引進(jìn)的精密、寶貴儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬(wàn)以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、說(shuō)明、維護(hù)和修理和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件料子；九、干部職工人事檔案類：緊要是指公司員工的年度花名冊(cè)、人事檔案、干部任免檔案以及職工的合同、保險(xiǎn)資料等；十、業(yè)績(jī)榮譽(yù)類：緊要是指總公司、各分公司、各部室取得的工作業(yè)績(jī)、榮譽(yù)，包含工程交竣工鑒定證書(shū)、獎(jiǎng)杯、錦旗、榮譽(yù)稱呼等；第十一條歸檔要求：一、實(shí)行由文件料子形成單位部門(mén)統(tǒng)一歸檔的制度；立卷人應(yīng)按文件料子自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理組卷，并編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)，輸入卷內(nèi)目錄、填寫(xiě)備考表，擬定檀卷標(biāo)題，注明密級(jí)和保管期限；二、歸檔的文件料子應(yīng)為正本，簽署完備，格式統(tǒng)一，質(zhì)地優(yōu)良，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求；填寫(xiě)的字跡要工整，應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水，可用計(jì)算機(jī)打??；三、文件料子整理立卷后，由立卷人經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向公司檔案室移交；四、凡由幾個(gè)部門(mén)合作完成的項(xiàng)目，由主辦部門(mén)立卷歸檔；五、緊要的、利用頻繁的檔案料子，可復(fù)制副本隨原件一同歸檔，以便保護(hù)原件。第十二條歸檔時(shí)間是：一、一般要求文書(shū)檔案在次年六月末前將上年度形成的檔案料子歸入檔案室；二、商務(wù)監(jiān)理合同應(yīng)在合同簽定后一個(gè)月內(nèi)連同廉政合同、安全合同一并交檔案室存檔；三、技術(shù)檔案應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。第四章檔案的管理與保管第十三條對(duì)入庫(kù)的檔案做到分類科學(xué)、排架合理、整理系統(tǒng)、保管安全、統(tǒng)計(jì)正確、利用方便。第十四條嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室三分開(kāi)，添置必需設(shè)備，要有“八防”措施，常常檢查檔案保管情況，確保檔案安全。第十五條定期檢查檔案情況，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)的檔案，及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。第十六條檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必需辦理檔案和文件料子的交接手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案料子。第十七條對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作和檔案計(jì)算機(jī)管理工作，漸漸實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的現(xiàn)代化管理。第十九條檔案工作經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入公司預(yù)算，統(tǒng)籌解決。第二十條建立檔案借閱制度。借閱人在指定地方查閱，不得隨便拆卷、抽取、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。第五章檔案的開(kāi)放與利用第二十一條除有特殊規(guī)定的以外，檔案室應(yīng)將保管的檔案，依照《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，向公司公布和開(kāi)放，持有合法證明的單位和個(gè)人，都可利用已開(kāi)放的檔案。部下列情況之一的檔案，不對(duì)外公布：一、涉及專利或者技術(shù)秘密的；二、涉及個(gè)人隱私的；三、檔案形成部門(mén)規(guī)定限制利用的。第二十二條檔案室要編制各種必需的檢索工具，漸漸實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，樂(lè)觀自動(dòng)做好供應(yīng)利用服務(wù)。第二十三條開(kāi)放和利用檔案必需遵奉并服從以下原則：一、本公司工作人員因工作需要，查閱已公開(kāi)的檔案料子，或查閱本人承辦部分的未公開(kāi)檔案料子，經(jīng)辦理查閱登記手續(xù)，均可查閱；二、查閱本部門(mén)其他不予公開(kāi)的檔案，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；三、緊要的檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可借閱；第六章檔案的鑒定和銷毀第二十四條檔案鑒定工作在分管領(lǐng)導(dǎo)主持下，由檔案室、有關(guān)責(zé)任部門(mén)構(gòu)成鑒定小組。其職責(zé)是調(diào)整密級(jí)和保管期限，提出銷毀無(wú)保管價(jià)值檔案的看法。第二十五條檔案保管期限分為永久、定期兩種。劃定的原則是：一、凡是反映公司緊要職能部門(mén)活動(dòng)、基本歷史面貌和各項(xiàng)工作，具有長(zhǎng)期利用查考價(jià)值的檔案，列為永久。二、凡是在確定時(shí)間內(nèi)公司進(jìn)行各項(xiàng)工作需要利用查考的檔案，可列為定期，定期一般分為30年、10年。第二十六條銷毀檔案，應(yīng)造具清冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定的地方、規(guī)定的時(shí)間依照確定的程序和方式進(jìn)行。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第七章附則第二十七條依據(jù)《檔案法》、上級(jí)文件和本方法，各責(zé)任部門(mén)分別訂立本部門(mén)檔案管理方法報(bào)公司檔案室備案。第二十八條本方法規(guī)定自發(fā)布之日起試行。篇2:科大審計(jì)檔案管理方法南中科大審計(jì)檔案管理方法第一條為了規(guī)范學(xué)校審計(jì)檔案管理，保證審計(jì)檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》和《第2308號(hào)內(nèi)部審計(jì)實(shí)在準(zhǔn)則審計(jì)檔案工作》等有關(guān)規(guī)定，訂立本方法。第二條本方法所稱審計(jì)檔案，是指學(xué)校在審計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保管價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤(pán)和其他介質(zhì)形式存在的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。審計(jì)檔案是學(xué)校檔案的緊要構(gòu)成部分，緊要有財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案、工程審計(jì)咨詢類檔案和綜合審計(jì)類檔案三大類。第三條本方法所稱審計(jì)檔案管理，是指建立審計(jì)檔案并進(jìn)行收集、整理、編制、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、判別和移交等活動(dòng)。第四條學(xué)校審計(jì)檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類、集中管理”的原則。審計(jì)處設(shè)兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理，在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)和學(xué)校檔案館的引導(dǎo)和監(jiān)督。第五條審計(jì)檔案的建立實(shí)行審計(jì)組負(fù)責(zé)制，做到誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔，并采取按職能分類、按項(xiàng)目立卷、按單元排列的立卷方法。第六條審計(jì)項(xiàng)目確定后，該審計(jì)項(xiàng)目的組長(zhǎng)即為負(fù)責(zé)該項(xiàng)目立卷歸檔的責(zé)任人。審計(jì)項(xiàng)目一經(jīng)實(shí)施，該項(xiàng)目主審即應(yīng)及時(shí)收集本項(xiàng)目的文件料子；審計(jì)結(jié)束時(shí)，主審應(yīng)對(duì)本項(xiàng)目形成的全部文件料子進(jìn)行整理、判別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)定進(jìn)行組卷，經(jīng)審計(jì)組長(zhǎng)復(fù)核和審計(jì)處兼職檔案員檢查后，依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檀卷的編目和裝訂。（一）審計(jì)檔案頁(yè)碼數(shù)應(yīng)統(tǒng)一編寫(xiě)在每頁(yè)料子正面的右下角；（二）卷內(nèi)目錄填寫(xiě)包含次序號(hào)、文件名、頁(yè)碼，卷內(nèi)目錄放在卷首；（三）備考表填寫(xiě)包含本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等內(nèi)容，備考表放在卷尾；（四）檀卷封面書(shū)寫(xiě)包含審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)時(shí)間、審計(jì)組負(fù)責(zé)人、保管期限等內(nèi)容；（五）審計(jì)檀卷的裝訂應(yīng)去掉金屬物，采用三孔一線方法裝訂，檀卷一般不應(yīng)超出200頁(yè)。第七條審計(jì)檀卷內(nèi)的文件料子按結(jié)論性文件料子、證明性文件料子、立項(xiàng)性文件料子、其他備查文件料子四個(gè)單元為序進(jìn)行排列。第一單元為結(jié)論性文件料子，采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件料子的緊要程度進(jìn)行排列。第二單元為證明性文件料子，按與審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題和審計(jì)評(píng)價(jià)看法相對(duì)應(yīng)的次序，對(duì)審計(jì)證據(jù)、匯總的審計(jì)工作底稿、分項(xiàng)目審計(jì)工作底稿、審計(jì)法規(guī)依據(jù)等進(jìn)行排列。第三單元為立項(xiàng)性文件料子，按文件料子形成的時(shí)間次序，并結(jié)合文件料子的緊要程度進(jìn)行排列。第四單元為其他備查文件料子，按文件料子形成的時(shí)間次序，并結(jié)合文件料子的緊要程度進(jìn)行排列。第八條審計(jì)檔案中每份或者每組文件之間的排列要求是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；（四）批示在前，報(bào)告在后；（五）緊要文件在前，次要文件在后；（六）匯總性文件在前，原始（基礎(chǔ)）性文件在后。第九條財(cái)務(wù)審計(jì)類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件料子有：（一）向上級(jí)部門(mén)或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的有關(guān)本項(xiàng)目的審計(jì)情況報(bào)告；（二）審計(jì)整改情況報(bào)告及審計(jì)回訪記錄等；（三）審計(jì)決議或?qū)徲?jì)看法書(shū)，移送處理看法書(shū)；（四）審計(jì)報(bào)告（定稿）及審計(jì)處審定報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要；（五）被審計(jì)單位和個(gè)人對(duì)審計(jì)報(bào)告的書(shū)面反饋看法；（六）審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿和調(diào)查記錄；（七）被審計(jì)單位或責(zé)任人的承諾書(shū)、述職報(bào)告；（八）項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)實(shí)施方案及其有關(guān)記錄；（九）審計(jì)通知書(shū)；（十）審計(jì)立項(xiàng)書(shū)、審計(jì)委托函、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)事項(xiàng)的批示；（十一）有關(guān)審計(jì)項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、群眾來(lái)信、來(lái)訪記錄、舉報(bào)等文書(shū)料子；（十二）其他應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件料子。第十條工程審計(jì)咨詢類項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件料子有：（一）預(yù)算審計(jì)項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、工程招標(biāo)掌控價(jià)文件；（二）一審項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、施工合同、施工圖紙、簽證單、竣工驗(yàn)收證明、結(jié)算書(shū)、工程量計(jì)算式、結(jié)算定案表；（三）外審項(xiàng)目：工程立項(xiàng)審批表、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、施工合同、施工圖紙、簽證單、更改通知書(shū)、有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙、結(jié)算書(shū)、工程量計(jì)算式、結(jié)算審核報(bào)告書(shū)；（四）其他應(yīng)歸入審計(jì)檔案的文件料子。第十一條綜合審計(jì)類應(yīng)歸檔的文件料子緊要有：（一）審計(jì)工作規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件；（二）審計(jì)處機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人事任免、人員聘任等文件；（三）上級(jí)部門(mén)來(lái)文、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)工作的批示等文件；（四）審計(jì)工作會(huì)議或?qū)徲?jì)學(xué)術(shù)溝通會(huì)議的緊要文件；（五）物資設(shè)備審簽有關(guān)資料；（六）科研項(xiàng)目審簽有關(guān)資料；（七）專項(xiàng)審計(jì)有關(guān)資料；（八）其他與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的資料。第十二條財(cái)務(wù)審計(jì)類文件料子按項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或若干卷，不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目合立為一卷；對(duì)跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在審計(jì)結(jié)束的年度立卷；歸檔時(shí)間不得遲于審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后次年的3月份。工程審計(jì)類、綜合審計(jì)類文件料子可按文件料子形成的時(shí)間次序多個(gè)項(xiàng)目歸入一卷。第十三條審計(jì)檔案在審計(jì)處存放保管的期限為5年。審計(jì)處兼職檔案員應(yīng)定期組織檔案的裝訂、歸檔、檢查工作，不得隨便堆放、損毀、失散和泄密，確保檔案的安全。超出五年的審計(jì)檔案移交學(xué)校檔案館存放管理。第十四條審計(jì)檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)依照項(xiàng)目審計(jì)檀卷的保管價(jià)值確定，暫定為10年、30年和永久三種。第十五條查閱審計(jì)檔案，僅限于審計(jì)工作人員，審計(jì)處以外的單位與個(gè)人如有特殊情況需要查閱審計(jì)檔案或者要求出具審計(jì)檔案證明的，須辦理登記手續(xù)，經(jīng)審計(jì)各處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。國(guó)家有關(guān)部門(mén)依法進(jìn)行查閱的除外。審計(jì)檔案不得帶出審計(jì)處或檔案館辦公室，嚴(yán)禁涂改、抽取、偽造或者擅自謄錄、復(fù)制。第十六條對(duì)損毀、涂改、偽造、出賣、擅自供應(yīng)審計(jì)檔案者或者因玩忽職守造成審計(jì)檔案丟失的責(zé)任人、應(yīng)當(dāng)依法予以黨紀(jì)和行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十七條本方法由審計(jì)處負(fù)責(zé)解釋。第十八條本方法于20**年1月10日經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)議審定通過(guò)，自發(fā)布之日起施行。原《南中林業(yè)科技高校審計(jì)檔案管理方法》（南中林發(fā)〔20**〕40號(hào)）同時(shí)廢止。篇3:文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理方法文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理方法第一條為了加強(qiáng)和規(guī)范學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)檔案管理工作，維護(hù)招投標(biāo)與采購(gòu)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，充分發(fā)揮招投標(biāo)與采購(gòu)檔案在學(xué)校建設(shè)和管理中的作用，更好地服務(wù)于學(xué)校建設(shè)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)保密法》《紹興文理學(xué)院招投標(biāo)與采購(gòu)管理方法》等有關(guān)法規(guī)制度，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，訂立本方法。第二條涉及學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)的檔案管理均適用本方法。第三條本方法所稱招投標(biāo)與采購(gòu)檔案是指在招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)中直接形成的具有保管價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。第四條招投標(biāo)與采購(gòu)檔案是招投標(biāo)與采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，學(xué)校招投標(biāo)與采購(gòu)中心（以下簡(jiǎn)稱中心）應(yīng)當(dāng)重視招