2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本（三篇）

第11頁共11頁2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為更有效地管理員工人事檔案，確保機密信息的保守，同時維護檔案的完整性，防止材料損壞，促進(jìn)檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：包括但不限于個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓(xùn)檔案：涵蓋培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（含證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表等。3.績效管理檔案：按月整理員工績效考核相關(guān)資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系、死亡等情形的相關(guān)檔案。三、檔案相關(guān)規(guī)定1.基礎(chǔ)管理原則：分類標(biāo)準(zhǔn)明確、歸檔及時、排列有序、層次清晰、整理規(guī)范。真實性核查：員工入職前，人力資源部需核查人事檔案的真實性、有效性，發(fā)現(xiàn)虛假信息可不予錄用或解聘。分類歸檔：按入職時間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時登記于《入職員工人事檔案登記》與《離職員工人事檔案登記》，并對檔案進(jìn)行編號，原則上永久保存。資料更新：員工基本信息變動時，應(yīng)及時提交相關(guān)復(fù)印件歸檔，原件現(xiàn)場查驗。檔案調(diào)閱：員工調(diào)動或錄用前需調(diào)閱檔案，并在新崗位報到前完成登記。材料收集：及時收集考核、培訓(xùn)、獎懲等材料，確保檔案完整，歸檔材料需真實、文字清晰、手續(xù)完備。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，保存期原則上為三年，高管及核心人員檔案保留至離崗后____年。環(huán)境要求：檔案員需保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。編號存放：檔案分類編號存放，每位員工一個編號，避免交叉，并制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案禁止查閱與外借，僅可在檔案室閱覽；非保密檔案因工作需要查、借閱時，需填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)。跨部門與級別限制：一般情況下，不得垮部門查、借閱，下級員工不得查、借閱上級員工檔案。公司級領(lǐng)導(dǎo)及行政人力資源部可直接查、借閱。歸還與登記：借閱檔案需在三天內(nèi)歸還（特殊情況可延長），逾期未還、損壞、私自復(fù)印、遺失者將按公司檔案管理規(guī)定處理，人力資源部需做好查、借閱登記。3.查、借閱檔案注意事項嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。未經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容。查、借閱者需保守檔案內(nèi)容秘密，違者將視情節(jié)輕重予以懲處。4.檔案的銷毀未經(jīng)批準(zhǔn)，任何個人和部門不得銷毀員工檔案資料。達(dá)到銷毀期的檔案，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。銷毀前需認(rèn)真核對，并將批準(zhǔn)的銷毀登記與待銷毀檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部負(fù)責(zé)實施，其修訂和廢止亦同。2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本（二）公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為確保公司員工人事檔案的妥善管理與機密保護，維護檔案的完整性，防止材料損壞，并促進(jìn)檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：涵蓋個人簡歷、入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓(xùn)檔案：包括培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表等。3.績效管理檔案：按月歸類整理員工績效考核相關(guān)資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系、死亡等情形的相關(guān)資料。三、檔案相關(guān)規(guī)定1.基礎(chǔ)管理原則：分類標(biāo)準(zhǔn)明確，歸檔及時，排列有序，層次清楚，整理規(guī)范。真實性核查：員工入職前，人力資源部需對人事檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)虛假可不予錄用或解聘。歸檔與編號：按入職時間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時登記于《入職員工人事檔案登記》與《離職員工人事檔案登記》，并對檔案進(jìn)行編號，原則上永久保存。資料更新：員工基本資料變動時，應(yīng)及時提交復(fù)印件歸檔，原件現(xiàn)場查驗。調(diào)動與錄用：調(diào)動及新入職員工需在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，并登記新檔案。完整性維護：及時收集、整理考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等材料，確保真實、清晰、手續(xù)齊備。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，原則上保存三年后方可銷毀（高管及核心人員延長至離職后若干年）。環(huán)境管理：保持檔案管理環(huán)境清潔、整潔。編號與電子目錄：分類編號存放，避免重名重姓交叉，制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅限檔案室閱覽，非保密檔案因工作需要查借閱需填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)?？绮块T與上下級限制：一般不得跨部門查借閱，下級員工不得查借閱上級員工檔案。領(lǐng)導(dǎo)直接查借閱：公司級領(lǐng)導(dǎo)及行政人力資源部可直接查借閱。歸還與登記：借閱檔案需三日內(nèi)歸還（特殊情況可延長），損壞、復(fù)印、遺失者依規(guī)處理，并做好查借閱登記。3.查借閱檔案注意事項禁止涂改、抽取、撤換檔案材料。未經(jīng)允許不得復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，取證需經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。嚴(yán)禁擅自泄露檔案內(nèi)容，違者嚴(yán)懲。4.檔案的銷毀銷毀須經(jīng)同意，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。銷毀前需認(rèn)真核對，做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部負(fù)責(zé)實施，其修訂與廢止亦同。2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本（三）一、公司內(nèi)部的人事檔案管理涵蓋公司內(nèi)部員工的相關(guān)文件，具體包括：1.個人履歷表；2.身份證與戶口本的復(fù)印件；3.學(xué)歷證明及職稱證書的復(fù)印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉(zhuǎn)正審批表；6.公司對員工的考核、獎懲及任免情況的相關(guān)文件；7.公司認(rèn)為必要的其他存檔材料。二、對于正式員工，其個人的國家公職檔案需存入公司設(shè)立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關(guān)系介紹信；2.工資轉(zhuǎn)移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉(zhuǎn)正及定級審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規(guī)定：1.公司內(nèi)部人事檔案由人力資源部專職人員負(fù)責(zé)保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對檔案進(jìn)行及時編號，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應(yīng)不斷優(yōu)化管理方法，以實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化；4.查閱人事檔