TS16949 文件控制管理程序文件

版本編制日期編制記要備注

A/0：>005/10新版編制

批準(zhǔn)審核編制

文件管理控制過程烏龜圖

L目的:

通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保公司管理體系有關(guān)的文件編寫、修改、發(fā)行、

廢除和管制等得到有效控制。

2.圍：

本程序合用于與管理體系有關(guān)的所有文件的控制。

3.職責(zé)：

3.1文件編制（修訂）、審核、批準(zhǔn)權(quán)限

文件類型編制（修訂）審核批準(zhǔn)

系統(tǒng)文件授權(quán)人員管理代表總經(jīng)理

程敘文件授權(quán)人員管理代表總經(jīng)理

［作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法

授權(quán)人員單位行政一把手管理代表

表單記錄授權(quán)人員單位行政一把手管理代表

QC工程圖授權(quán)人員^單位行政一把手管理弊_________

3.2質(zhì)量部是管理體系文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)后的文件分發(fā)、收回、銷毀及

管制，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位管理體系文件的管理實施情況，其它管理性文件由各相關(guān)

職能部門歸口管理。

3.3公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂頒布公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，批準(zhǔn)【質(zhì)量手冊】和第二層次程

敘文件的發(fā)布。

3.4管理代表負(fù)責(zé)公司使用的各線第三層次文件的批準(zhǔn)發(fā)布。

3.5管理代表負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對現(xiàn)有文件進(jìn)行評審。

3.6管理代表負(fù)責(zé)組織編制、修改、并審核質(zhì)量手冊和第二層次程敘文件。

3.7各單位單位行政一把手負(fù)責(zé)本部門的文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審核。

3.8技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的歸口管理，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位技術(shù)性文件的管理實施情

況，適時安排文件修改的評審。

3.9各單位負(fù)責(zé)建立本單位使用的與管理性有關(guān)的體系文件清單，并進(jìn)行管制。

4.有關(guān)術(shù)語和定義：

4.1技術(shù)性文件：特指顧客工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)及其更改、產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件、工藝文件、檢

驗作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣更改、工藝更改、工裝模具圖樣等。

4.2管理體系文件：除技術(shù)性文件以外的與管理有關(guān)的體系文件，如各種工作程序、工作

規(guī)等。

4.3系統(tǒng)文件：【質(zhì)量手冊】將管理體系中各作業(yè)要項以書面文件形式作系統(tǒng)的規(guī)定。

4.4程敘文件：將管理體系中各管理程序以書面文件敘述的文件。

4.5指導(dǎo)文件：管理體系中各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法、圖面、說明其作業(yè)方法的文件。

4.6表單記錄：將程敘文件或者工作作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的執(zhí)行事項，以數(shù)字、文字、圖表或

者其它可明確表達(dá)容的文件呈現(xiàn)執(zhí)行的結(jié)果。凡具有下列條件者稱為正式表

單：

a.使用期及保存期超過三個月以上。

b.正式附屬于質(zhì)量手冊、程敘文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并賦予編號列管。

4.7外來文件：國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供之文件數(shù)據(jù)等非本公司部所發(fā)

行的文件數(shù)據(jù)均屬之。

5.文件控制工作流程及工作流程說明：

5.1工作流程（見圖表一）

圖表一:

文件管理作業(yè)流程

作業(yè)流程權(quán)責(zé)單位/領(lǐng)導(dǎo)表單

各單位

編寫小組/相關(guān)部門【文件修廢申請單】

管理代表/授權(quán)人員

/單位行政一把手

總經(jīng)理/管理代表

【公司有效文件目錄

職能部門

清單】

質(zhì)量部/編制單位/

使用單位

【管理體系文件審批

收發(fā)登記表】

職能單位

文件編制單位/使用

單位

編制單位

管理代表

流程轉(zhuǎn)接下一頁

流程轉(zhuǎn)接上一頁

總經(jīng)理/管理代表

【文件修廢申請單】

相關(guān)單位/質(zhì)量部【管理體系文件審批

________!!__________收發(fā)登記表】

廢止文件處理

衡量指標(biāo)：1、發(fā)布使用的文件100%經(jīng)審批

2、文件更改時受控文件100%更改到位

5.2文件控制工作流程標(biāo)準(zhǔn)

序

工作容或者標(biāo)準(zhǔn)

號流程塊

--

文件需求各單位根據(jù)質(zhì)量管理和體系標(biāo)準(zhǔn)要求，確定所需的文件清單。

文件編寫/修訂文件編寫

1、質(zhì)量手冊——由管理代表組織編寫。

2、程敘文件——根據(jù)質(zhì)量管理體系要求策劃，由管理者代表

組織編制【程敘文件】；

3、三階文件一由各單位一把手組織編制各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/作業(yè)

辦法文件、表單、QC工程圖。

4、文件編寫格式，按附件1?附件6格式規(guī)定要求編寫。

文件修訂

1.文件運行中，發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時，由原文件編寫單位提

出，并填寫【文件修廢申請單】，對其作出相應(yīng)修訂：

2、文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從0到9時）或者文件需進(jìn)行大

幅度修改時應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢，換成新版和新版

次，新版次從0次開始。1.質(zhì)量手冊和程敘

文件由管理代表審核.2.各部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法、表

單由各單位一把手審核。3.【管理體系文件審批收發(fā)登記

三審核表】的審核與相應(yīng)的文件審

核程序相同。

1.編制單位將質(zhì)量手冊、程敘文件及其【管理體系文件審批

收發(fā)登記表】送總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2.各部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法、表單，由編制單位將文件原稿及審

四批準(zhǔn)

批發(fā)放表一起報管理代表批準(zhǔn)。

3.【管理體系文件審批收發(fā)登記表】的批準(zhǔn)與相應(yīng)的文件批

準(zhǔn)程序相同。

1.對于普通的外來文件，如國家、國際標(biāo)準(zhǔn)等統(tǒng)一由職能部

門接收、登記、編弓、轉(zhuǎn)發(fā)，發(fā)放時加蓋“外來文件”印

五外來文件接收章。

2.對于顧客提供的技術(shù)資料，按【技術(shù)文件管理程序】的相

關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

1、文件編號：程敘文件的編號由質(zhì)量部在編制【程敘文件匯

編】時按編號方法一編寫。其它三階文件的編號由編制單

文件歸檔管理位按編號方法二編寫。（技術(shù)資料的編號格式不包含在）。

編制人員應(yīng)確保文件編號和發(fā)放號其惟一性。表單記錄的

編號辦法由編制單位按編號方法三編寫。

編號方法一：質(zhì)量手冊、質(zhì)量管理體系程敘文件的編號方法為:

QG/PJ□□□

I______________該類別文件的流水號

_________文件類別號

___________________配司企業(yè)管理文件代號

質(zhì)量手冊類別號為1,質(zhì)量管理程敘文件類別號為2.

編號方法一：三階管理性文件編號方法為：

QG/PJ□□□—□

1_________文件編制單位代號

-編制單位部的該類別文件的流水號

---------文件類別號為3。

----------------配件創(chuàng)造企業(yè)管理文件代號

文件編制單位代號為：

?單位戶號一［單位代號［單位「代號~—

質(zhì)量部A物資部W鑄一車間Q冷一車間

管理部B財務(wù)部D鑄二車間T冷二車間E

技術(shù)部Z企業(yè)文化部I準(zhǔn)備車間S轉(zhuǎn)向泵車間H

生產(chǎn)部J銷售部X沖焊車間C

編號方法三：

①質(zhì)量表單記錄編號方法為：

TSJL/PJ□□一□

1_編制些位代號

________編制亙位部的質(zhì)量記錄流水號

______________TS質(zhì)量記錄的代號

②質(zhì)量記錄編號（NO：的編號）規(guī)則如下：

□□□口口口□□□□年份月

份流水號單位代號

2.編制單位將審批后的系統(tǒng)文件、程敘文件、三階文件及各

式表單的原稿、【管理體系文件審批收發(fā)登記表】及電子

版一起報質(zhì)量部，由質(zhì)量部系統(tǒng)列帳管理。同時要及時在

公司OA體系文件系統(tǒng)上維護，確保紙版文件與電子版文

件的統(tǒng)一性。

3.編制單位應(yīng)對本單位編制的文件底稿進(jìn)行臺帳系統(tǒng)管理。

1.各使用單位主管或者授權(quán)人員，應(yīng)建立本單位【有效文件目

錄清單】和相關(guān)記錄，負(fù)責(zé)文件的歸檔管理。

5.各類質(zhì)量數(shù)據(jù)、記錄及表單的保存期限依據(jù)【記錄控制管

理程序】的相關(guān)作業(yè)容進(jìn)行管理。

6.任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記、書寫或者涂改任何文

字、符號，否則視為無效文件。

7.相關(guān)部門設(shè)有專人管理，文件的管理納入部審核項目中，

以確保數(shù)據(jù)的正確使用。

L職能部門將審批后的文件，按【管理體系文件審批收發(fā)登

七文件發(fā)行記表】中由編制單位確定好的印制份數(shù)和發(fā)放圍，印發(fā)到

相關(guān)人員及單位。

2.經(jīng)發(fā)行的文件，由質(zhì)量部以【公司管理體系有效文件目錄

清單】列冊管理，印適當(dāng)份數(shù)，在紙質(zhì)文件封面上加蓋受

控章后發(fā)行，并請收文單位于【管理體系文件審批收發(fā)登

記表】上簽收（表單除外）。電子版本的文件，設(shè)定審批及

簽收人員的權(quán)限，自行打印的無受控章的文件為非受控文

件。

3.各單位若有發(fā)現(xiàn)文件份數(shù)不足需求、缺頁、破損、字跡模

糊，應(yīng)填寫【文件復(fù)制申請單】，向職能部門申請補發(fā)。

4.當(dāng)文件、資料已經(jīng)丟失，持有人應(yīng)填寫【文件復(fù)制申請單】，

向職能部門、文件編制單位（或者外來文件的職能管理部門

申請補發(fā)。經(jīng)核實無誤，職能部門則重新印制、發(fā)放并記

錄。

1、文件編制單位負(fù)責(zé)組織本文件的培訓(xùn)，同時做好相關(guān)學(xué)習(xí)

或者培訓(xùn)記錄。

A文件宣貫執(zhí)行2、各單位組織本單位員工學(xué)習(xí)相關(guān)的文件，并作好相關(guān)學(xué)習(xí)

或者培訓(xùn)記錄。

3、各單位按文件要求指導(dǎo)、執(zhí)行工作。

采集各使用單位意

九編制單位負(fù)責(zé)采集各單位的反饋意見。

見

十

文件編制單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)參預(yù)文件意見的評審

意見評審

第一：應(yīng)該修改，則接第二款“文件修訂”

第二：若不需修改則接第八款“文件宣貫執(zhí)行”。

第三：應(yīng)該廢止，則接“文件廢止審批”。

1.質(zhì)量手冊和程敘文件的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理批

準(zhǔn)。

十

文件廢止審批2.多部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法的廢止由各單位一把手審核。管理代

表批準(zhǔn)。

3.外來文件的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理批準(zhǔn)。

十1、經(jīng)過批準(zhǔn)廢止的文件，應(yīng)由質(zhì)量部根據(jù)【質(zhì)量管理體系文

廢止文件處理

件審批收發(fā)登記表】發(fā)放圍，收回舊版文件,并作好記錄。

2、質(zhì)量部回收的舊版文件可于文件上畫“【X】作費，，標(biāo)識供

回收用紙，或者進(jìn)行銷毀。若因需要保留作廢文件時，保存

單位應(yīng)對這些文件進(jìn)行標(biāo)識，防止造成錯用或者誤用。

6.相關(guān)文件/數(shù)據(jù)

序號文件編號