人防辦涉密會議管理制度

人防辦涉密會議管理制度第一章總則

為確保人防辦涉密會議的順利進行，加強會議的組織管理，提高會議效率，保護涉密信息的安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，特制定本會議管理制度。

一、會議目的

1.涉密會議旨在傳達國家及軍隊相關(guān)政策精神，研究人防工作重大問題，部署工作任務，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，推動人防事業(yè)發(fā)展。

2.會議應遵循保密原則，確保涉密信息在會議過程中的安全。

二、會議類型

1.定期會議：根據(jù)工作需要，定期召開的全辦性會議，如全體會議、主任辦公會議等。

2.臨時會議：針對特定事項或緊急情況，臨時召集的專題會議。

三、參會人員

1.會議主持人：由會議召集人或指定人員擔任，負責會議的組織、主持和總結(jié)。

2.與會人員：包括人防辦全體人員、相關(guān)職能部門的負責人及特邀專家。

3.會議記錄人：由會議主持人指定，負責記錄會議內(nèi)容、編寫會議紀要。

四、會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應保持會場秩序，關(guān)閉手機或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。

3.與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和涉密信息。

4.會議主持人有權(quán)對違反會議紀律的行為進行批評教育，情節(jié)嚴重者，予以紀律處分。

五、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門和個人應嚴格遵守本管理制度，共同維護會議的順利進行。

第二章會議流程

為確保人防辦涉密會議的高效有序進行，明確會議流程至關(guān)重要。以下為會議流程的詳細規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)人防辦工作需要，明確會議主要議題和目標。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、資料準備等。

3.發(fā)送會議通知：提前向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等基本信息。

4.準備會議資料：收集與會議主題相關(guān)的資料，整理會議文件，確保與會人員提前了解會議內(nèi)容。

二、會議簽到

1.設立會議簽到臺，由專人負責簽到工作。

2.與會人員應在會議開始前到達會場，并完成簽到手續(xù)。

3.會議記錄人需記錄與會人員簽到情況，以便統(tǒng)計參會人數(shù)。

三、會議議程

1.會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員。

2.按照會議議程逐項進行，確保會議內(nèi)容全面、深入。

3.會議期間，與會人員應圍繞議題展開討論，充分發(fā)表意見和建議。

四、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結(jié)，形成決策意見。

2.對于重大事項，應進行表決，表決方式可為口頭表決或舉手表決。

3.會議決策結(jié)果應記錄在案，形成會議紀要。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)會議成果和下一步工作要求。

2.對與會人員的意見和建議進行回應，明確責任人和完成時限。

3.會議結(jié)束后，會議記錄人應及時編寫會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給與會人員。

六、會議資料的歸檔和保密

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應將會議資料整理歸檔，確保資料的安全和完整。

2.涉密會議資料應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要作為記錄會議內(nèi)容、決策和任務分配的重要文件，其跟蹤落實是確保會議成果轉(zhuǎn)化為實際工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。以下為會議紀要跟蹤落實的詳細規(guī)定：

一、會議紀要的編制與發(fā)放

1.會議紀要應由會議記錄人在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、與會人員、討論議題、決策結(jié)果、任務分配等關(guān)鍵信息。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核批準后，應及時發(fā)放給所有與會人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、任務分配與責任人

1.會議紀要中應明確各項任務的執(zhí)行責任人和完成時限。

2.責任人收到會議紀要后，應立即根據(jù)任務要求制定具體實施方案，并開始執(zhí)行。

3.如有特殊情況，責任人應及時向會議主持人報告，并協(xié)商解決。

三、跟蹤監(jiān)督與進度報告

1.設立專門的跟蹤監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.責任人應定期向會議主持人報告任務進展情況，確保工作按計劃推進。

3.對于執(zhí)行中遇到的問題和困難，應及時反饋，以便協(xié)調(diào)資源，解決問題。

四、效果評估與反饋

1.會議主持人或指定人員應定期對會議決策的執(zhí)行效果進行評估。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對執(zhí)行情況進行總結(jié)，對成效顯著的單位和個人給予表彰，對未完成任務的單位和個人進行問責。

3.將評估結(jié)果和反饋意見納入下一次會議的討論內(nèi)容，形成持續(xù)改進的閉環(huán)管理。

五、檔案管理與查閱

1.會議紀要應作為正式文件歸檔，按照規(guī)定進行保存和管理。

2.會議紀要的查閱應遵循保密規(guī)定，確保信息安全。

3.對于需要公開的會議紀要，應在適當范圍內(nèi)進行公布，接受全體人員的監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室作為召開會議的場所，其管理對于保障會議的順利進行具有重要意義。以下為會議室管理規(guī)定的詳細內(nèi)容：

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂：各部門需提前向會議室管理部門提交預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

2.會議室安排：管理部門根據(jù)預訂申請，合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

3.會議室使用：會議召開期間，各部門應嚴格按照預訂時間、地點使用會議室，不得隨意更改或占用。

二、會議室設施與設備管理

1.設施維護：管理部門應定期檢查會議室設施，確保設備正常運行。

2.設備操作：會議召開前，相關(guān)部門應對會議所需的投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)等設備進行調(diào)試，確保會議期間設備穩(wěn)定可靠。

3.會議室環(huán)境：保持會議室整潔、安靜，確保室內(nèi)溫度、濕度適中，為與會人員提供舒適的環(huán)境。

三、會議室安全與保密

1.安全檢查：會議召開前，管理部門應對會議室進行安全檢查，排除安全隱患。

2.保密措施：涉密會議應采取相應的保密措施，如設置保密柜、配備保密文件袋等，防止會議資料泄露。

3.人員出入管理：會議期間，應加強對會議室的出入管理，防止無關(guān)人員進入。

四、會議室服務與支持

1.會務服務：會議期間，會務人員應做好會場服務，包括茶水、資料發(fā)放等。

2.技術(shù)支持：會議過程中，技術(shù)支持人員應隨時待命，確保會議設備正常運行，解決突發(fā)問題。

3.會后整理：會議結(jié)束后，會務人員應負責將會議室恢復原狀，確保下一場會議的正常進行。

五、會議室使用費用管理

1.費用核算：管理部門應制定會議室使用費用標準，對各部門會議室使用情況進行核算。

2.費用報銷：各部門按照實際使用情況，向管理部門報銷會議室使用費用。

3.預算管理：管理部門應合理安排會議室預算，提高會議室使用效率，降低成本。

第五章附則

為確保人防辦涉密會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本管理