公司會議提案管理制度

公司會議提案管理制度第一章總則

為確保公司會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有層級會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會等。

一、會議目的

1.促進公司內(nèi)部溝通，協(xié)調(diào)各部門工作，提高工作效率。

2.集思廣益，為公司決策提供有力支持。

3.跟蹤項目進度，確保公司目標的順利實現(xiàn)。

二、會議原則

1.準時開始，嚴格控制會議時間，提高會議效率。

2.與會人員應(yīng)提前準備，積極參與，確保會議效果。

3.會議內(nèi)容應(yīng)具有針對性和實用性，避免空泛和重復(fù)。

4.尊重與會人員，保持會議秩序，遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則。

三、會議類型

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如項目協(xié)調(diào)會、緊急情況應(yīng)對會等。

3.專題會議：針對特定主題或問題召開的會議，如產(chǎn)品發(fā)布會、市場分析會等。

四、會議組織與管理

1.會議的組織和籌備工作由會議主持人負責。

2.會議主持人應(yīng)提前確定會議主題、議程、參會人員等，并在會議前通知與會人員。

3.會議記錄員由會議主持人指定，負責記錄會議內(nèi)容、整理會議紀要并跟進落實。

五、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會議進行。

3.會議內(nèi)容應(yīng)保密，不得泄露給無關(guān)人員。

4.與會人員應(yīng)遵守會議紀律，尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司管理層所有，自頒布之日起實施。如有未盡事宜，公司管理層可根據(jù)實際情況予以補充、修改。全體員工應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護公司會議的秩序和效果。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的責任和要求，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議主持人根據(jù)公司工作計劃或?qū)嶋H需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：會議主持人應(yīng)根據(jù)會議主題，提前制定會議議程，明確會議討論的重點、順序和時間安排。

3.確定參會人員：會議主持人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容，邀請相關(guān)部門和人員參會，并提前通知與會人員會議時間、地點和議程。

4.準備會議材料：會議相關(guān)人員應(yīng)提前準備與會議主題相關(guān)的資料、報告等，以便在會議中進行討論和分享。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員應(yīng)在會議簽到表上簽到，確保會議出席情況有據(jù)可查。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標，對會議紀律提出要求。

3.會議討論：根據(jù)會議議程，依次進行各項議題的討論。與會人員應(yīng)積極參與，充分發(fā)表意見和建議。

4.會議決策：針對會議議題，遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，形成決策或共識。

三、會議記錄與整理

1.會議記錄：會議記錄員應(yīng)詳細記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.會議紀要整理：會議結(jié)束后，會議記錄員應(yīng)整理會議紀要，明確會議決策、任務(wù)分配和責任部門等，并于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

四、會議跟進與落實

1.任務(wù)分配：會議主持人應(yīng)根據(jù)會議決策，明確任務(wù)分配，指定責任人和完成時限。

2.跟進協(xié)調(diào)：會議記錄員應(yīng)定期跟進會議決策的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.匯報與反饋：責任人應(yīng)按照完成時限，將任務(wù)執(zhí)行情況向會議主持人匯報，會議主持人匯總后向公司管理層匯報。

五、會議總結(jié)與評估

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)組織與會人員對會議效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下次會議提供改進方向。

2.會議記錄員應(yīng)對會議組織、會議紀要整理等方面進行總結(jié)，不斷提高會議管理水平。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強對會議紀要的跟蹤落實，提高公司決策執(zhí)行力，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施。

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)準確、完整地記錄會議內(nèi)容，特別是會議決策、任務(wù)分配和責任部門等信息。

2.會議記錄員應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成會議紀要的整理，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人審核通過后，會議紀要應(yīng)在2個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員及相關(guān)部門，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

二、任務(wù)執(zhí)行與跟進

1.會議紀要中明確的責任人應(yīng)按照會議決策和完成時限，積極推進任務(wù)執(zhí)行。

2.會議記錄員應(yīng)定期（如每周）跟進會議決策的執(zhí)行情況，了解進度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中的問題。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題，會議記錄員應(yīng)及時報告給會議主持人，以便協(xié)調(diào)公司資源，確保決策落實。

三、匯報與反饋機制

1.責任人應(yīng)在任務(wù)完成后，向會議主持人匯報執(zhí)行情況，包括成果、問題和改進措施等。

2.會議主持人應(yīng)定期（如每月）向公司管理層匯報會議決策的執(zhí)行情況，以便公司管理層了解工作進展，提供支持與指導(dǎo)。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀要的電子版應(yīng)上傳至公司內(nèi)部信息系統(tǒng)，便于相關(guān)人員查閱。

3.會議紀要的查閱權(quán)限應(yīng)按照公司保密要求進行設(shè)置，確保信息安全。

五、考核與問責

1.公司應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行考核，對執(zhí)行不力的部門和個人進行問責。

2.會議紀要的跟蹤落實情況應(yīng)作為部門和個人績效評價的依據(jù)之一。

3.對于積極落實會議決策、取得顯著成效的部門和個人，公司應(yīng)給予表彰和獎勵。

第四章會議室管理規(guī)定

為充分利用會議室資源，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理人員進行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息，以便安排合適的會議室。

3.行政部門或會議室管理人員應(yīng)建立會議室預(yù)約臺賬，合理安排會議室使用，避免時間沖突。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、濕度適宜。

2.根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，會議室應(yīng)配置相應(yīng)的桌椅、音響、投影儀等設(shè)施。

3.會議組織者應(yīng)提前檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行，避免影響會議進行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議開始前，會議組織者應(yīng)提前到達會議室，做好簽到、資料發(fā)放等準備工作。

2.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議室紀律，保持手機靜音，不隨意離開座位，不高聲喧嘩。

3.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將座椅歸位，帶走個人物品，保持會議室整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)配置適當?shù)陌踩O(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

2.會議期間，與會人員應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定，不泄露會議內(nèi)容和敏感信息。

3.會議室管理人員應(yīng)定期檢查會議室的安全設(shè)施，確保其處于良好狀態(tài)。

五、會議室維護與更新

1.會議室的設(shè)施和設(shè)備應(yīng)定期進行維護、保養(yǎng)，確保其正常運行。

2.根據(jù)實際需要，會議室管理人員可提出更新、升級會議室設(shè)施的建議，經(jīng)公司批準后實施。

3.會議室的維護、更新費用納入公司預(yù)算，由行政部門負責管理。

第五章附則

為確保本會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司管理層