辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度第一章總則為了加強辦公室檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案信息的安全和準(zhǔn)確性，特制定本管理制度。辦公室檔案管理制度是指導(dǎo)檔案收集、整理、保管、查閱及利用的重要規(guī)范，旨在為各部門提供高效的檔案服務(wù)，支持公司的日常運營及決策。第一條目標(biāo)本制度的主要目標(biāo)是：1.確保文件材料的完整性和安全性。2.提高檔案管理的效率，促進信息的快速流通。3.保障檔案使用的合法性和合規(guī)性。4.提供透明的檔案查閱流程，方便員工獲取所需信息。第二條適用范圍本制度適用于本公司及其各個部門的所有檔案管理活動，包括但不限于：-人事檔案-財務(wù)檔案-項目檔案-會議紀(jì)要-其他相關(guān)業(yè)務(wù)檔案本制度適用于所有員工和管理層。第三條法規(guī)依據(jù)本制度依據(jù)以下法規(guī)和政策制定：1.《中華人民共和國檔案法》2.《企業(yè)檔案管理辦法》3.公司內(nèi)部規(guī)章制度第二章檔案管理職責(zé)辦公室檔案管理的任務(wù)和職責(zé)包括但不限于：第一條責(zé)任分工1.檔案管理部：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理工作，制定詳細(xì)的檔案管理工作計劃，組織實施和監(jiān)督。2.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔，確保檔案的真實性和完整性。3.檔案管理員：負(fù)責(zé)具體的檔案保管、查閱和借用工作，定期檢查檔案存放情況。第二條檔案工作任務(wù)1.收集和整理各種業(yè)務(wù)檔案。2.定期對檔案進行審查和更新，確保信息的準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)檔案的保密工作，確保敏感信息不泄露。第三章檔案的收集和歸檔第一條收集要求各部門在日常工作中需收集的檔案材料包括但不限于：-員工登記表-會議記錄-合同及協(xié)議-財務(wù)報表-業(yè)務(wù)報告第二條歸檔流程1.檔案材料需按照統(tǒng)一的格式進行整理，確保字跡工整、內(nèi)容完整。2.歸檔材料由各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給檔案管理部進行最終審核與歸檔。3.檔案管理部負(fù)責(zé)對歸檔材料進行編號和分類，確保檔案能方便查找。第四章檔案的保管第一條保管措施1.所有紙質(zhì)檔案需存放在專用檔案柜中，電子檔案需妥善存儲在公司指定的服務(wù)器上。2.檔案保管柜需具備防火、防潮、防盜的功能，定期檢查設(shè)備的完好性。3.檔案管理員需定期對檔案進行整理和檢查，確保檔案的完整性和安全性。第二條交接制度1.檔案交接需填寫交接清單，明確交接雙方責(zé)任人，并由雙方簽字確認(rèn)。2.交接檔案需進行清點，確保數(shù)量和內(nèi)容一致。第五章檔案的查閱和借用第一條查閱申請1.員工如需查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，并報檔案管理部審批。2.查閱檔案時，應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，嚴(yán)禁對檔案進行涂改、圈劃、拆換。第二條借用規(guī)定1.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，需經(jīng)檔案管理部和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借用檔案需按規(guī)定填寫借閱登記表，借用人需負(fù)責(zé)檔案的安全和完整。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞第一條轉(zhuǎn)遞流程1.檔案轉(zhuǎn)遞工作需由檔案管理部負(fù)責(zé)，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中不被損毀。2.轉(zhuǎn)遞的檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入單位、檔案內(nèi)容及數(shù)量。第二條轉(zhuǎn)遞安全1.轉(zhuǎn)遞檔案需密封包裝，禁止個人隨意攜帶。2.對轉(zhuǎn)入的檔案，接收單位需及時核對，并辦理通知單的回執(zhí)。第七章監(jiān)督機制第一條監(jiān)督職責(zé)1.檔案管理部負(fù)責(zé)對檔案管理工作的監(jiān)督，定期進行自查和評估。2.各部門應(yīng)定期向檔案管理部報告檔案管理情況，并接受監(jiān)督和指導(dǎo)。第二條反饋機制1.建立檔案管理的反饋機制，鼓勵員工提出改進建議。2.對反饋意見進行整理和評估，必要時對制度進行修訂。第八章附則第一條解釋權(quán)本制度由檔案管理部負(fù)責(zé)解釋。第二條生效日期本制度自頒布之日起實施。第三條修訂流程1.定期對本制度進行評估，如有必要，提出修訂建議。2.修訂需經(jīng)過公司管理層審核通過后方可實施。---通