會議上墻管理制度

會議上墻管理制度第一章總則

為了加強會議上墻管理，提高會議效率，確保會議內(nèi)容的準(zhǔn)確傳達與有效執(zhí)行，特制定以下會議上墻管理制度。

一、會議宗旨

會議上墻管理制度旨在規(guī)范會議流程，明確會議目的，強化參會人員責(zé)任感，促進團隊協(xié)作，提升決策執(zhí)行力。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門、各層級會議，包括但不限于公司例會、項目會議、部門例會等。

三、會議原則

1.高效原則：會議應(yīng)注重效率，嚴格控制會議時間，確保議題明確、討論充分、決策迅速。

2.公開原則：會議內(nèi)容應(yīng)保持透明，鼓勵參會人員積極發(fā)表意見，確保決策公正。

3.責(zé)任原則：參會人員應(yīng)認真履行職責(zé)，積極參與討論，對會議決策負責(zé)。

4.落實原則：會議紀要應(yīng)及時整理、發(fā)布，會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任人，確保落實到位。

四、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如公司周例會、月例會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如項目協(xié)調(diào)會、專題討論會等。

3.外部會議：與外部單位或合作伙伴召開的會議。

五、會議組織與管理

1.會議的組織者負責(zé)會議的籌備、召開、主持和總結(jié)工作。

2.參會人員應(yīng)按時參加，確有特殊情況需提前請假。

3.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容的準(zhǔn)確記錄，并在會議結(jié)束后及時整理會議紀要。

六、會議紀律

1.參會人員應(yīng)保持會議秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向會議組織者說明。

3.會議內(nèi)容涉及公司機密，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

本會議上墻管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。全體員工應(yīng)嚴格遵守，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)提前制定會議議程，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議題等，并通知參會人員。

3.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)收集與會議議題相關(guān)的資料，整理成會議材料，提前分發(fā)給參會人員，以便參會人員會前做好準(zhǔn)備。

4.會議室預(yù)約與布置：會議組織者應(yīng)根據(jù)參會人數(shù)、會議類型等因素，預(yù)約合適的會議室，并負責(zé)會議室的布置工作。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議議題討論：按照會議議程逐項進行議題討論，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達自己的觀點。

4.會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，會議主持人引導(dǎo)參會人員達成共識，形成會議決策。

三、會議記錄與整理

1.會議記錄：會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀要，包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等。

3.會議紀要發(fā)布：會議紀要經(jīng)會議組織者審核后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)布給參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議組織者應(yīng)定期對會議效果進行總結(jié)，分析會議的優(yōu)點和不足，不斷優(yōu)化會議流程。

2.參會人員對會議流程、議題討論、決策執(zhí)行等方面提出意見和建議，會議組織者應(yīng)認真聽取并采納合理建議。

五、會議后續(xù)工作

1.決策落實：會議組織者應(yīng)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保決策落實到位。

2.問題和建議收集：會議組織者應(yīng)收集參會人員在會議中提出的問題和建議，并跟進解決。

3.會議資料歸檔：會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)將會議相關(guān)資料進行歸檔，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與通知

1.會議紀要整理完成后，應(yīng)由會議組織者進行審核，確保紀要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定時間內(nèi)（如24小時內(nèi)）通過郵件、企業(yè)通訊工具或公告欄等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

3.會議組織者應(yīng)確保所有相關(guān)人員收到會議紀要，并對紀要內(nèi)容有清晰的理解。

二、會議決策的分解與責(zé)任分配

1.會議紀要中應(yīng)明確列出會議決策的執(zhí)行事項，并對每項決策進行分解，明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議組織者應(yīng)與責(zé)任人溝通確認，確保責(zé)任人理解自己的任務(wù)目標(biāo)和完成標(biāo)準(zhǔn)。

3.對于涉及多個部門或人員的決策，會議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)各方，確保協(xié)作順暢。

三、會議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機制，定期檢查會議決策的執(zhí)行進度。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者匯報工作進展，遇到問題及時反饋，尋求支持。

3.對于執(zhí)行中的難題，會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員召開專題會議，研究解決方案。

四、會議決策的評估與反饋

1.會議組織者應(yīng)在決策執(zhí)行結(jié)束后，組織相關(guān)人員對執(zhí)行結(jié)果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.評估結(jié)果應(yīng)反饋給參會人員，對于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因，制定改進措施。

3.評估結(jié)果和改進措施應(yīng)作為后續(xù)會議管理工作的參考。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行歸檔，以便于今后的查閱和追溯。

2.歸檔的會議紀要應(yīng)進行編號管理，確保資料的完整性和可追溯性。

3.會議組織者應(yīng)定期對歸檔的會議紀要進行檢查，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前通過公司指定的預(yù)訂平臺或向行政部門申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息，以便行政部門合理安排會議室。

3.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，如遇沖突，由行政部門協(xié)調(diào)解決。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議組織者應(yīng)按時使用會議室，不得提前占用或延遲使用。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，不得在室內(nèi)吸煙、進食或亂丟垃圾。

3.會議室內(nèi)的設(shè)備使用應(yīng)遵循操作規(guī)范，如有損壞，應(yīng)及時報修并記錄。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政部門負責(zé)會議室設(shè)備的采購、維護和更新。

2.會議組織者應(yīng)提前測試會議所需的設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

3.會議室設(shè)備使用后，應(yīng)及時關(guān)閉電源，節(jié)約能源。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)保持良好的通風(fēng)和照明，確保參會人員的安全。

2.會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，并定期進行安全檢查。

3.會議內(nèi)容涉及公司機密時，會議組織者應(yīng)提醒參會人員遵守保密規(guī)定，不得泄露。

五、會議室維護與清潔

1.行政部門應(yīng)定期對會議室進行清潔和維護，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

2.會議組織者應(yīng)督促參會人員在會議結(jié)束后清理桌面，協(xié)助保持會議室衛(wèi)生。

3.對于突發(fā)性的損壞或污染，行政部門應(yīng)及時處理，以免影響后續(xù)會議的使用。

六、會議室預(yù)約管理優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋，優(yōu)化預(yù)約管理流程，提高會議室利用率。

2.鼓勵采用信息化手段，如會議室預(yù)訂系統(tǒng)，實現(xiàn)會議室資源的合理分配和高效管理。

3.定期對會議室管理規(guī)定進行審視和修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和會議需求的變化。

第五章附則

一、本制度的解釋