項(xiàng)目可能存在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)方法

協(xié)同辦公系統(tǒng)作為一種管理型軟件，影響范圍廣，涉及到公司行政與業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)與調(diào)整，用戶分布在公司的各個(gè)層面。為了使系統(tǒng)能成功實(shí)施，除了需要上下各級(jí)人員統(tǒng)一配合之外，如何在項(xiàng)目前期對(duì)各種可能存在的風(fēng)險(xiǎn)作出充分預(yù)估，并及時(shí)準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的方法，有效屏蔽風(fēng)險(xiǎn)，也是需要考慮的重點(diǎn)。以下就根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施步驟與工作內(nèi)容，對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)作出分析，并結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況制定應(yīng)對(duì)策略，如果沒(méi)有作出特殊說(shuō)明，則“甲方”代表某有限公司，“乙方”則代表本次項(xiàng)目的軟件系統(tǒng)提供商與實(shí)施企業(yè)。本次第一期項(xiàng)目計(jì)劃分為十個(gè)階段，分別描述如下：1．項(xiàng)目選型階段工作內(nèi)容甲方確定內(nèi)部意向；選擇合適的能提供協(xié)同辦公解決方案的公司。風(fēng)險(xiǎn)描述項(xiàng)目目標(biāo)模糊，需求邊界模糊；缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，為項(xiàng)目將來(lái)的推廣與升級(jí)以及擴(kuò)展帶來(lái)問(wèn)題與隱患；有解決方案、實(shí)施能力的企業(yè)眾多，各種方案各有特點(diǎn)，選擇不到最合適的解決方案。防范風(fēng)險(xiǎn)策略在甲方內(nèi)部統(tǒng)一大家的目標(biāo)方向；針對(duì)本次項(xiàng)目主要實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)，主要在甲方集團(tuán)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、檔案管理電子化、信息發(fā)布多樣化，選擇公司歷史悠久、實(shí)力強(qiáng)、有成熟的經(jīng)驗(yàn)、本地服務(wù)能力，并有全國(guó)實(shí)施能力并提供協(xié)同辦公解決方案的軟件企業(yè)；協(xié)同辦公解決方案能滿足安全性、開(kāi)放性、可擴(kuò)展性與有實(shí)用性的要求。2.合同簽訂階段工作內(nèi)容商討合同條款；簽訂合同。風(fēng)險(xiǎn)描述項(xiàng)目目標(biāo)不確定，需求邊界模糊；合同及各項(xiàng)審核工作時(shí)間太長(zhǎng)，導(dǎo)致項(xiàng)目不能按時(shí)啟動(dòng)。防范風(fēng)險(xiǎn)策略在甲方內(nèi)部形成對(duì)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，保證項(xiàng)目的范圍是可控的，可預(yù)知的；本著先易后難的原則，提前對(duì)公司內(nèi)部需要實(shí)現(xiàn)電子化的流程、檔案管理分類原則作內(nèi)部調(diào)研，并對(duì)流程按行政流程與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行簡(jiǎn)單分類；制訂相關(guān)管理辦法，利用行政手段保證將來(lái)系統(tǒng)實(shí)施后員工必須使用系統(tǒng)；提前合同的審核簽訂工作，保證項(xiàng)目能按時(shí)啟動(dòng)。3.項(xiàng)目計(jì)劃制定階段工作內(nèi)容乙方組織項(xiàng)目小組，與甲方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況談?wù)摏Q定實(shí)施的項(xiàng)目計(jì)劃。風(fēng)險(xiǎn)描述甲方內(nèi)部的工作計(jì)劃與項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃有沖突，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生影響，軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境未配備；乙方實(shí)施小組辦公場(chǎng)所未確定，影響現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施工作；本項(xiàng)目未得到甲方各相關(guān)人員部門的重視；防范風(fēng)險(xiǎn)策略在甲方內(nèi)部成立相關(guān)項(xiàng)目小組，協(xié)調(diào)好各部門的工作時(shí)間，制定項(xiàng)目計(jì)劃，并在內(nèi)部達(dá)成共識(shí)；準(zhǔn)備好各種軟硬件環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；確定好乙方項(xiàng)目實(shí)施小組的工作場(chǎng)地，并配備基本網(wǎng)絡(luò)、電話、飲用水等設(shè)備；甲方提前對(duì)內(nèi)部各部門灌輸協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本知識(shí)和重要性，4.需求調(diào)研階段工作內(nèi)容乙方主要在這時(shí)候?qū)追降幕厩闆r以及對(duì)項(xiàng)目的需求進(jìn)行需求調(diào)研，內(nèi)容包括：甲方的組織結(jié)構(gòu)；甲方各部門的職能工作情況和基本情況；甲方的硬件配置情況（包括網(wǎng)絡(luò)情況、服務(wù)器、客戶端、系統(tǒng)軟件等配置情況）；甲方的現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)、當(dāng)前系統(tǒng)軟件配置；甲方的公文處理需求、檔案應(yīng)用需求、信息發(fā)布需求、內(nèi)部即時(shí)通訊需求；甲方的業(yè)務(wù)需求。風(fēng)險(xiǎn)描述沒(méi)有調(diào)研計(jì)劃，被甲方調(diào)研人員沒(méi)有準(zhǔn)備充分，不知道調(diào)研的范圍和內(nèi)容；由于工作繁忙，甲方各相關(guān)部門不能有效或無(wú)法按時(shí)提供需求調(diào)研的接口人員；甲方被調(diào)研人員無(wú)法最終決定被調(diào)研的需求；防范風(fēng)險(xiǎn)策略在甲方內(nèi)部挑選對(duì)業(yè)務(wù)熟悉，對(duì)流程了解的員工或負(fù)責(zé)人；乙方實(shí)施小組與甲方項(xiàng)目小組共同制定需求調(diào)研計(jì)劃，并發(fā)放到相關(guān)部門，使需求調(diào)研有計(jì)劃的進(jìn)行；由甲方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和乙方的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理對(duì)最終總體需求進(jìn)行確認(rèn)，作為項(xiàng)目下階段實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的基線；在甲方內(nèi)部選擇能確定需求的關(guān)鍵人員；保證在需求調(diào)研階段保證所獲取的需求是正確、清晰的；不采納有異議、模糊的需求；對(duì)于不能完全由辦公系統(tǒng)代替的流程，可以允許特殊情況出現(xiàn)，并利用協(xié)同辦公系統(tǒng)提醒并記錄過(guò)程信息。5.需求實(shí)現(xiàn)（包括二次開(kāi)發(fā)）工作內(nèi)容乙方根據(jù)對(duì)甲方的調(diào)研情況實(shí)現(xiàn)應(yīng)用，包括系統(tǒng)的配置、流程設(shè)計(jì)、模板設(shè)計(jì)等；根據(jù)甲方的調(diào)研情況對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，與安裝培訓(xùn)系統(tǒng)環(huán)境。風(fēng)險(xiǎn)描述工作用軟硬件平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施工作延期；需求沒(méi)有最終確定，在需求實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中不斷推翻或提出全新的需求，導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)限期延遲；系統(tǒng)平臺(tái)靈活性不高，導(dǎo)致二次開(kāi)發(fā)時(shí)間加長(zhǎng)；防范風(fēng)險(xiǎn)策略甲方保障軟硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定性，甲乙雙方共同使用備份策略，定時(shí)備份項(xiàng)目成果；甲乙雙方共同制定好規(guī)范的需求變更流程，當(dāng)需求變更時(shí)需要雙方評(píng)審、記錄并由雙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)，保證需求變更是可控的；對(duì)撰寫好的需求說(shuō)明書要求甲乙雙方相關(guān)人員簽名確認(rèn)；選擇成熟的、可擴(kuò)展的、靈活性強(qiáng)的產(chǎn)品；6.安裝調(diào)試工作內(nèi)容安裝協(xié)同辦公系統(tǒng)的服務(wù)器端及客戶端風(fēng)險(xiǎn)描述甲方服務(wù)器不符合系統(tǒng)的要求，致使系統(tǒng)無(wú)法安裝或出現(xiàn)問(wèn)題；甲方客戶端存在影響瀏覽器正常使用的各種非法的插件、病毒等，導(dǎo)致客戶端無(wú)法正常工作；防范風(fēng)險(xiǎn)策略甲方在項(xiàng)目需求調(diào)研階段時(shí)，必須讓乙方項(xiàng)目實(shí)施小組了解服務(wù)器情況；甲方需要保證客戶端的系統(tǒng)的穩(wěn)定，高效，并且已經(jīng)安裝防火墻、防病毒軟件，打上最新的系統(tǒng)補(bǔ)??；7.普通用戶培訓(xùn)階段工作內(nèi)容乙方協(xié)助甲方系統(tǒng)管理員進(jìn)行普通用戶的培訓(xùn)；乙方對(duì)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行針對(duì)性的一對(duì)一培訓(xùn)；根據(jù)不同崗位和培訓(xùn)對(duì)象，培訓(xùn)內(nèi)容可以有不同，包括協(xié)同系統(tǒng)的基本操作方法，信息查詢的操作，短信訂閱的操作、即時(shí)溝通模塊的操作、其它事務(wù)模塊的使用等。風(fēng)險(xiǎn)描述甲方領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，不能抽取一段時(shí)間參加培訓(xùn)；甲方員工工作繁忙，不能預(yù)留足夠時(shí)間參加培訓(xùn)；甲方員工計(jì)算機(jī)使用水平偏低，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)完成一般的上網(wǎng)的操作；甲方各用戶對(duì)系統(tǒng)不理解，不了解辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。防范風(fēng)險(xiǎn)策略乙方實(shí)施小組將見(jiàn)縫插針，一切可以利用的空檔時(shí)間，為領(lǐng)導(dǎo)提供一對(duì)一的培訓(xùn)服務(wù)；甲乙雙方共同制定好培訓(xùn)計(jì)劃，保證培訓(xùn)當(dāng)天用戶能全程參與；甲方各用戶在培訓(xùn)前，首先熟悉計(jì)算機(jī)的基本操作，如使用鼠標(biāo)的方法，能自己完成一般的上網(wǎng)操作；在項(xiàng)目前期對(duì)甲方核心骨干用戶灌輸協(xié)同辦公的概念，以及最終能帶來(lái)的效益；乙方實(shí)施小組成員將根據(jù)整個(gè)流程的使用情況，提供必要的咨詢與指導(dǎo)，保證用戶能獨(dú)立的完成各項(xiàng)操作；8.管理員培訓(xùn)階段工作內(nèi)容乙方協(xié)助甲方系統(tǒng)管理員熟悉對(duì)普通用戶的培訓(xùn)，包括領(lǐng)導(dǎo)層、各部門領(lǐng)導(dǎo)及一般工作人員；乙方對(duì)各系統(tǒng)管理員進(jìn)行統(tǒng)一的集中的系統(tǒng)全面培訓(xùn)，使各管理員具有自身系統(tǒng)的系統(tǒng)維護(hù)和管理技能，能快速定義各種類型查詢信息源以及流程，進(jìn)行功能模塊的調(diào)整和系統(tǒng)管理及維護(hù)；集中下屬管理員培訓(xùn)能為實(shí)施和試運(yùn)行階段提供良好的人員和技術(shù)基礎(chǔ)。風(fēng)險(xiǎn)描述甲方管理員對(duì)服務(wù)器操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不熟悉，不能完成基本的操作；甲方系統(tǒng)管理員對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)不了解。防范風(fēng)險(xiǎn)策略甲方選擇熟悉一般服務(wù)器操作系統(tǒng)、熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理員；甲方提前對(duì)系統(tǒng)管理員進(jìn)行培訓(xùn)，甚至可以參與前期部分流程的制作，以熟悉整個(gè)系統(tǒng)，另外乙方需要將提供《系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè)》，以方便日后查詢。9.系統(tǒng)試運(yùn)行工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)試運(yùn)行，主要在甲方內(nèi)部的總裁辦和幾個(gè)重要的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行試用，并收集用戶的使用情況，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修正。風(fēng)險(xiǎn)描述服務(wù)器環(huán)境不穩(wěn)定，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，導(dǎo)致試運(yùn)行不順利，用戶失去信心與興趣；地產(chǎn)行業(yè)對(duì)人員之間溝通的實(shí)時(shí)性與速度有較高的要求，協(xié)同辦公系統(tǒng)不能達(dá)到溝通高度的實(shí)時(shí)性與互動(dòng)性，影響溝通的效率；防范風(fēng)險(xiǎn)策略甲方需要選擇高效穩(wěn)定的服務(wù)器；甲乙雙方共同制定作好備份策略，建議增加備份設(shè)備，如磁帶備份等，保證提供穩(wěn)定的服務(wù)，增加使用者的信心；辦公協(xié)同系統(tǒng)并不能替代電話、email、當(dāng)面溝通等方式與溝通渠道，我們可以結(jié)合多種溝通手段，并記錄各步驟最終的結(jié)果在協(xié)同辦公系統(tǒng)中。10.項(xiàng)目驗(yàn)收工作內(nèi)容乙方移交整個(gè)系統(tǒng)給甲方系統(tǒng)管理員；甲乙雙方各自整理相關(guān)資料，對(duì)系統(tǒng)的功能總體上進(jìn)行驗(yàn)收。風(fēng)險(xiǎn)描述甲方用戶對(duì)系統(tǒng)不滿意，認(rèn)為部分功能還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)；甲乙雙方驗(yàn)收程序復(fù)雜，相關(guān)驗(yàn)收文檔不全，拖延進(jìn)度；防范風(fēng)險(xiǎn)策略甲乙雙方在項(xiàng)目前期制定好項(xiàng)目目標(biāo)，以及期望，保證項(xiàng)目是在可控的范圍內(nèi)完成；乙方對(duì)在試運(yùn)行期間出現(xiàn)將屬于本次項(xiàng)目范圍內(nèi)的問(wèn)題徹底解決；乙方實(shí)施小組與甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提前確定好驗(yàn)收的流程；項(xiàng)目實(shí)施中的文檔要同步編寫，保證文檔的完整性。房地產(chǎn)信息化是誰(shuí)的事房地產(chǎn)信息化是誰(shuí)的事這個(gè)問(wèn)題解決的好壞關(guān)系到房地產(chǎn)信息化建設(shè)的成敗。從行業(yè)當(dāng)前的實(shí)際情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)來(lái)看，房地產(chǎn)信息化建設(shè)必須在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指揮下，由多個(gè)部門切實(shí)擰成一股繩，形成一種合力才能順利進(jìn)行。房地產(chǎn)信息化是企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的事房地產(chǎn)信息化是為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理提供一種先進(jìn)的手段，它是為項(xiàng)目公司的項(xiàng)目論證、項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)管理、營(yíng)銷策劃、工程管理、銷售管理、客戶管理等各項(xiàng)核心業(yè)務(wù)流程，以及集團(tuán)層面的管控流程服務(wù)的。在信息化項(xiàng)目的醞釀規(guī)劃階段，必須由業(yè)務(wù)部門提出管理思想、目標(biāo)需求和工作流程，然后才能通過(guò)信息技術(shù)加以實(shí)現(xiàn)；在信息化項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)階段，必須有業(yè)務(wù)部門的積極參與，才能及時(shí)修正不符合業(yè)務(wù)要求的偏差；在信息化項(xiàng)目的推廣實(shí)施階段，必須由業(yè)務(wù)部門對(duì)口組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，并通過(guò)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，才能保證系統(tǒng)的順暢運(yùn)行和日臻完善。房地產(chǎn)信息化是信息工作部門的事信息化工作部門除了要對(duì)本單位信息化建設(shè)提出有關(guān)規(guī)劃、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)在信息化工作方面的參謀、協(xié)調(diào)對(duì)上對(duì)下的信息化工作之外，還應(yīng)充分履行以下職責(zé)：一是針對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門提出的管理思想、目標(biāo)需求和工作流程及時(shí)確定最優(yōu)的信息技術(shù)解決方案，并在按照方案進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中加強(qiáng)與技術(shù)合作單位的配合，在技術(shù)上保證項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的順利進(jìn)行；二是在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)完成后，組織搞好全方位技術(shù)支持和技術(shù)服務(wù)；三是對(duì)分別屬于各個(gè)業(yè)務(wù)范疇的信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合集成，保證各個(gè)系統(tǒng)相互兼容和暢通，充分發(fā)揮整體功能。房地產(chǎn)信息化是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的事如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的支持和大力