非營利組織檔案管理流程規(guī)范

非營利組織檔案管理流程規(guī)范第一章總則為規(guī)范非營利組織檔案管理工作，保障檔案的安全性、完整性和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部規(guī)章制度，制定本規(guī)范。檔案管理涉及組織的運營、項目執(zhí)行、財務(wù)狀況及人力資源等多個方面，合理的檔案管理流程不僅是組織信息化管理的重要組成部分，也是提升工作效率和透明度的關(guān)鍵。第二章適用范圍本規(guī)范適用于本組織所有檔案的管理，包括但不限于項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案及其他相關(guān)文件資料。所有部門均需遵循本規(guī)范，確保檔案管理工作的有序開展。第三章管理目標(biāo)明確檔案管理的目標(biāo)，包括：1.確保檔案的系統(tǒng)性、規(guī)范性和可靠性。2.保護(hù)檔案的安全，防止信息泄露和損壞。3.提高檔案的利用效率，支持組織決策和運營。4.建立檔案管理的長效機(jī)制，實現(xiàn)規(guī)范化管理。第四章檔案分類與編碼檔案需根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，主要分為項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案及其他檔案。每類檔案應(yīng)制定相應(yīng)的編碼規(guī)則，確保編碼的唯一性和可追溯性。分類及編碼的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)有助于提高檔案的檢索效率。第五章檔案的收集與整理檔案的收集由各部門負(fù)責(zé)，需確保資料的真實性、完整性和及時性。收集的檔案材料包括但不限于：項目計劃、財務(wù)報表、會議記錄、合同協(xié)議等。整理工作應(yīng)遵循以下要求：1.對收集的檔案進(jìn)行分類整理，確保歸檔的規(guī)范性。2.所有檔案應(yīng)按要求填寫檔案登記表，錄入檔案管理系統(tǒng)。3.整理后的檔案需進(jìn)行審核，確保無誤后方可歸檔。第六章檔案的存儲與保管檔案的存儲應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的環(huán)境，防止受潮、蟲蛀和火災(zāi)等風(fēng)險。具體措施包括：1.檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，并定期檢查。2.對于電子檔案，需備份并存儲在安全的云存儲平臺或服務(wù)器上。3.確保檔案的保管人員經(jīng)過專門培訓(xùn)，了解檔案管理的基本知識與技能。第七章檔案的查閱與借用查閱和借用檔案需遵循申請制度，具體流程如下：1.查閱者需填寫查閱申請表，說明查閱目的及所需檔案。2.綜合服務(wù)部審核申請，確認(rèn)后方可查閱。3.借用檔案需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借用者需簽署借用協(xié)議并登記。4.借用期間，檔案不得涂改、損壞，歸還時需進(jìn)行檢查。第八章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀檔案的轉(zhuǎn)遞需遵循以下流程：1.轉(zhuǎn)遞檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，說明轉(zhuǎn)遞原因及內(nèi)容。2.轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過專人負(fù)責(zé)，確保過程中的安全性。3.對于不再使用的檔案，需按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀前須進(jìn)行審核和記錄。4.銷毀檔案時，應(yīng)進(jìn)行物理毀壞，確保信息無法恢復(fù)。第九章檔案的監(jiān)督與評估檔案管理的監(jiān)督機(jī)制應(yīng)確保檔案管理工作的有效性。監(jiān)督措施包括：1.定期開展檔案管理自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立檔案管理評價體系，評估各部門的檔案管理工作。3.對于檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予獎勵，對存在問題的部門進(jìn)行通報和指導(dǎo)。第十章附則本規(guī)范由管理部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。各部門在執(zhí)行過程中如遇不明確之處，可向管理部咨詢。為適應(yīng)組織發(fā)展的需要，本規(guī)范可根據(jù)實際情況進(jìn)行修訂，修訂后的內(nèi)容應(yīng)及時