高校教職工人事檔案保管制度

高校教職工人事檔案保管制度第一章總則為加強(qiáng)高校教職工人事檔案的管理，確保檔案的安全性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校內(nèi)部管理規(guī)定，制定本制度。教職工人事檔案是記錄教職工個(gè)人經(jīng)歷、思想、能力與表現(xiàn)的重要文件，合理的檔案管理為學(xué)校人事工作的決策和實(shí)施提供了重要支持。第二章適用范圍本制度適用于本校所有教職工的人事檔案管理，包括全職教職工、兼職教職工及臨時(shí)聘用人員。檔案管理的內(nèi)容涵蓋教職工的入職、在職期間的各類信息及離職后的相關(guān)資料。第三章檔案的收集與歸檔教職工人事檔案的收集和歸檔由人事處負(fù)責(zé)，具體工作包括：1.入職時(shí)，教職工需提交個(gè)人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、職稱證書、勞動(dòng)合同等材料。2.在職期間，需定期更新考核材料、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄、繼續(xù)教育證明、崗位變更及其他與工作相關(guān)的文件。3.離職時(shí)，應(yīng)收集和整理離職證明、工作總結(jié)、社保轉(zhuǎn)移手續(xù)等資料。所有檔案材料需確保完整、真實(shí)、有效，且由專人負(fù)責(zé)審核，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。第四章檔案的保管人事檔案應(yīng)由人事處專人負(fù)責(zé)保管，檔案存放應(yīng)符合以下要求：1.檔案應(yīng)存放在專用檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防盜的安全措施。2.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)或復(fù)印備份的方式，以防止信息丟失。3.檔案室應(yīng)設(shè)有出入管理制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得隨意進(jìn)入檔案室。4.每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的完整性和有效性。第五章檔案的查閱與借用教職工或相關(guān)人員需查閱或借用檔案時(shí)，應(yīng)遵循以下程序：1.提出查閱或借用申請(qǐng)，并填寫相關(guān)登記表。2.經(jīng)人事處審核同意后方可查閱或借用，借用檔案的人員需提供有效身份證明。3.借用檔案的時(shí)間不超過一個(gè)月，逾期未歸還的需說明原因。4.查閱檔案時(shí)，需遵守保密制度，嚴(yán)禁對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行涂改、圈劃或拆換。5.檔案查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還，相關(guān)人員需在登記表上簽字確認(rèn)。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)遵循以下流程：1.教職工調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，檔案需隨人轉(zhuǎn)遞，確保檔案的完整性與連續(xù)性。2.人事處應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的密封和轉(zhuǎn)遞工作，禁止個(gè)人隨意攜帶檔案。3.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑進(jìn)行安全轉(zhuǎn)遞。4.對(duì)于轉(zhuǎn)入的檔案，需及時(shí)核對(duì)無誤，并辦理通知單回執(zhí)，以確保檔案信息的準(zhǔn)確接收。第七章檔案的銷毀與保留對(duì)不再使用的檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.按照法律法規(guī)規(guī)定的保存年限，超過年限的檔案可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案前，需進(jìn)行審核確認(rèn)，確保不再使用的檔案無誤。3.銷毀工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，需制定銷毀記錄，確保銷毀過程的可追溯性。4.重要檔案需采取安全的方式進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。第八章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制為確保檔案管理制度的落實(shí)，設(shè)立監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制，具體措施包括：1.定期對(duì)檔案管理進(jìn)行自查與評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)教職工對(duì)檔案管理提出意見和建議。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。4.制定年度報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作，提出改進(jìn)措施。附則本制度由人事處負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施