普陀區(qū)電子會議室管理制度

普陀區(qū)電子會議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范普陀區(qū)電子會議室的管理和使用，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國行政會議辦法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本區(qū)實際情況，制定本管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于普陀區(qū)內(nèi)所有電子會議室的管理活動，包括會議的召集、組織、召開及會后相關(guān)工作。

第三條會議性質(zhì)分類

根據(jù)會議性質(zhì)，分為以下幾類：

1.工作例會：定期對日常工作進(jìn)行總結(jié)、安排和部署。

2.專題會議：針對特定主題或問題進(jìn)行討論和決策。

3.緊急會議：應(yīng)對突發(fā)事件或緊急情況，需要立即召開的會議。

4.臨時會議：非定期性，因工作需要臨時召集的會議。

第四條基本原則

1.高效務(wù)實：會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會議時間。

2.預(yù)約管理：使用會議室需提前預(yù)約，合理分配會議資源。

3.嚴(yán)格保密：會議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

4.環(huán)保節(jié)約：充分利用電子化手段，減少紙質(zhì)文件使用，實現(xiàn)綠色會議。

第五條責(zé)任與監(jiān)督

1.會議的組織者負(fù)責(zé)會議的召集、主持及會議紀(jì)要的整理。

2.會議室管理部門負(fù)責(zé)會議室的日常維護(hù)、設(shè)備管理及使用監(jiān)督。

3.各參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，積極參與會議討論，按時完成會議安排的工作。

第二章會議流程

第六條會議籌備

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和議題，明確會議目標(biāo)、議程、參會人員、時間及地點。

2.會議組織者需提前至少三個工作日向會議室管理部門提交會議預(yù)約申請，并提供相關(guān)信息以完成會議預(yù)約。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議議題準(zhǔn)備相關(guān)資料，并通過電子方式提前分發(fā)至參會人員，以減少會時閱讀時間。

第七條會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少兩個工作日，通過電子郵件、短信或內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式，向參會人員發(fā)出會議通知。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、預(yù)計持續(xù)時間、議程要點及參會要求。

第八條會議召開

1.會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間開始，參會人員應(yīng)提前到場做好準(zhǔn)備。

2.會議主持人負(fù)責(zé)把控會議流程，確保會議有序進(jìn)行。

3.會議期間，應(yīng)充分利用電子設(shè)備進(jìn)行記錄、演示和討論，以提高效率。

第九條會議議程執(zhí)行

1.會議主持人應(yīng)按照議程逐項進(jìn)行，確保每個議題都有充分的討論和決策。

2.對于重大議題，應(yīng)確保所有參會人員有機(jī)會發(fā)表意見，并進(jìn)行充分討論。

3.會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，確保決策的科學(xué)性和有效性。

第十條會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括但不限于：會議時間、地點、參會人員、討論要點、決策結(jié)果及后續(xù)行動計劃。

2.會議記錄應(yīng)詳實準(zhǔn)確，便于后續(xù)跟蹤和落實。

第十一條會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)在24小時內(nèi)整理會議紀(jì)要，明確各責(zé)任人的工作要求和完成時限。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在整理后一個工作日內(nèi)分發(fā)給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

3.參會人員對會議紀(jì)要有任何疑問或建議，應(yīng)在接到紀(jì)要后兩個工作日內(nèi)向會議組織者反饋。

第十二條緊急與臨時會議的特殊規(guī)定

1.緊急或臨時會議的通知、召開及紀(jì)要整理，應(yīng)在盡可能短的時間內(nèi)完成，確保信息傳達(dá)和決策效率。

2.緊急或臨時會議的召開，應(yīng)由會議組織者說明緊急或臨時召開的原因，并在會議紀(jì)要中予以記錄。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第十三條會議紀(jì)要的審批流程

1.會議紀(jì)要由會議記錄人整理完成后，需提交給會議組織者進(jìn)行審核。

2.會議組織者應(yīng)在接到會議紀(jì)要后兩個工作日內(nèi)完成審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門，以便于跟蹤執(zhí)行。

第十四條任務(wù)分配與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的工作任務(wù)，應(yīng)由會議組織者根據(jù)職責(zé)分工，分配給具體的責(zé)任人和執(zhí)行部門。

2.責(zé)任人應(yīng)在接到任務(wù)后兩個工作日內(nèi)制定詳細(xì)的工作計劃，并報告給會議組織者。

3.責(zé)任人應(yīng)按計劃推進(jìn)工作，并及時向會議組織者報告進(jìn)展情況。

第十五條進(jìn)度監(jiān)控與協(xié)調(diào)

1.會議組織者應(yīng)建立會議決策跟蹤機(jī)制，對會議紀(jì)要中確定的各項工作任務(wù)進(jìn)行定期監(jiān)控。

2.對于執(zhí)行中遇到的問題和困難，會議組織者應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員予以解決。

3.定期組織召開會議，對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行回顧和評估，確保各項工作按計劃推進(jìn)。

第十六條反饋機(jī)制

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者提供工作進(jìn)展報告，包括已完成任務(wù)、進(jìn)行中任務(wù)和存在的問題。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)責(zé)任人的反饋，及時調(diào)整工作計劃，確保會議決策的有效實施。

3.對于重大問題的處理，應(yīng)提交給下一次會議討論，以便集體決策。

第十七條成果評估與總結(jié)

1.每項工作任務(wù)完成后，會議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對成果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，作為改進(jìn)工作和提高會議效率的依據(jù)。

3.定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進(jìn)行匯總分析，為優(yōu)化會議管理制度提供數(shù)據(jù)支持。

第十八條變更管理

1.如因特殊情況需要變更會議紀(jì)要中的工作任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)向會議組織者提出書面申請，說明變更原因和影響。

2.會議組織者應(yīng)評估變更申請，必要時召集相關(guān)人員重新討論決策。

3.變更決策后，應(yīng)及時更新會議紀(jì)要，并通知所有相關(guān)人員。

第四章會議室管理規(guī)定

第十九條會議室預(yù)約

1.會議室使用需提前預(yù)約，預(yù)約時應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間等信息。

2.會議室管理部門負(fù)責(zé)審核預(yù)約申請，并根據(jù)會議室使用情況合理安排。

3.預(yù)約成功的會議組織者應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)至少提前一個工作日通知會議室管理部門。

第二十條會議室配置

1.會議室應(yīng)根據(jù)會議類型和規(guī)模配置必要的設(shè)施設(shè)備，包括但不限于：電子顯示屏、投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)等。

2.會議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查設(shè)備狀態(tài)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議組織者如需額外設(shè)備或服務(wù)，應(yīng)提前與會議室管理部門溝通協(xié)調(diào)。

第二十一條會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，遵守會議室使用規(guī)定。

2.會議期間，禁止在會議室吸煙、進(jìn)食或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的活動。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)督促參會人員清理會場，確保會議室恢復(fù)原狀。

第二十二條會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會議期間的安全。

2.會議組織者應(yīng)配合會議室管理部門進(jìn)行安全檢查，確保會議環(huán)境安全無隱患。

3.如遇緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，及時疏散參會人員。

第二十三條會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔和消毒，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)會議期間的衛(wèi)生保持，確保會議環(huán)境整潔。

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備適量的垃圾桶，鼓勵參會人員垃圾分類投放。

第二十四條會議室保密措施

1.會議室管理部門應(yīng)采取必要措施，保護(hù)會議內(nèi)容的安全和保密。

2.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和敏感信息。

3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議，會議組織者應(yīng)提前告知參會人員，并采取額外保密措施。

第二十五條違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或單位，會議室管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告直至禁止其使用會議室。

2.造成的設(shè)施損壞或經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

3.情節(jié)嚴(yán)重者，將按照相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分或追究法律責(zé)任。

第五章附則

第二十六條解釋權(quán)

本管理制度的最終解釋權(quán)歸普陀區(qū)電子會議室管理部門所有。

第二十七條