數(shù)據(jù)與文件存檔管理制度

數(shù)據(jù)與文件存檔管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范企業(yè)數(shù)據(jù)與文件的存檔管理工作，保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)與文件的安全性和完整性，提高數(shù)據(jù)管理水平，提高工作效率，訂立本規(guī)章制度。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際，訂立并執(zhí)行。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門、員工，包含內(nèi)部員工和外聘人員。第三條定義數(shù)據(jù)：指企業(yè)的各類電子數(shù)據(jù)、文檔、圖像、音頻、視頻等形式的信息。文件：指企業(yè)的各類紙質(zhì)文件、印刷品、合同、報告、備忘錄、信件等。第二章數(shù)據(jù)存檔管理第四條數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和保密性企業(yè)員工在處理數(shù)據(jù)時應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不得有意隱瞞、竄改、刪除數(shù)據(jù)。企業(yè)員工在處理數(shù)據(jù)時應(yīng)嚴(yán)守保密義務(wù)，不得私自泄露、復(fù)制、竄改數(shù)據(jù)。對于涉及個人隱私的數(shù)據(jù)，員工應(yīng)嚴(yán)格保密，謹(jǐn)防泄露。第五條數(shù)據(jù)備份企業(yè)將緊要數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。數(shù)據(jù)備份應(yīng)存放在安全的存儲設(shè)備中，避開受到損壞或丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)依照肯定的時限進(jìn)行更新，以保證備份數(shù)據(jù)的及時性。第六條數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)歸檔是指將長期不再使用但有商業(yè)、法律和歷史價值的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)移、存儲和管理的工作。企業(yè)員工應(yīng)依照歸檔規(guī)定對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理和打包，并填寫認(rèn)真的歸檔信息。歸檔數(shù)據(jù)應(yīng)存放在特地的存檔庫中，確保數(shù)據(jù)的安全和可檢索性。第七條數(shù)據(jù)清理數(shù)據(jù)清理是指將不再需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除或銷毀的工作。企業(yè)員工應(yīng)依照清理規(guī)定對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、審查和確認(rèn)，確保清理的數(shù)據(jù)真實有效。清理的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過安全刪除或銷毀，以防止被他人惡意取得或濫用。第八條數(shù)據(jù)權(quán)限管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立合理的數(shù)據(jù)權(quán)限管理機(jī)制，調(diào)配不同級別的權(quán)限給不同的員工。員工應(yīng)依照權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自訪問、修改、刪除他人權(quán)限范圍外的數(shù)據(jù)。第三章文件存檔管理第九條文件分類存檔企業(yè)應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)、用途和緊要程度，將文件進(jìn)行分類存檔。文件存檔應(yīng)依照肯定的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行，包含編號、日期、文件名等。存檔文件應(yīng)放置在封存的文件柜或?qū)Ｓ么鏅n室中，確保文件的安全和完整性。第十條文件索引和查詢存檔文件應(yīng)建立認(rèn)真的索引，包含文件的標(biāo)識信息、所屬部門、文件內(nèi)容等。員工在需要查詢存檔文件時，應(yīng)向文件管理人員供應(yīng)相關(guān)信息進(jìn)行查詢，并遵守查詢規(guī)定。第十一條文件借閱和歸還員工在需要借閱存檔文件時，應(yīng)提出借閱申請，并得到文件管理人員的批準(zhǔn)。借閱的存檔文件應(yīng)依照借閱規(guī)定進(jìn)行管理，并定時歸還。借閱存檔文件的員工應(yīng)妥當(dāng)保管文件，不得私自復(fù)制、竄改、泄露文件內(nèi)容。第十二條文件銷毀企業(yè)應(yīng)訂立文件銷毀的規(guī)定，對不再需要保存的文件進(jìn)行銷毀，防止泄密和濫用。文件銷毀應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審批，并由專人進(jìn)行操作，確保文件的徹底銷毀。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十三條監(jiān)督企業(yè)應(yīng)設(shè)立特地的數(shù)據(jù)與文件存檔管理人員，負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理數(shù)據(jù)與文件的存檔工作。監(jiān)督人員應(yīng)定期對各部門的數(shù)據(jù)與文件存檔情況進(jìn)行檢查，提出整改看法。第十四條違規(guī)責(zé)任對于違反數(shù)據(jù)存檔管理制度的員工，將視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的紀(jì)律處分，甚至追究法律責(zé)任。違反數(shù)據(jù)存檔管理制度造成的損失，由責(zé)任人承當(dāng)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。第五章附則第十五條有效期本規(guī)章制度自頒布之日起執(zhí)行，有效期三年。如有需要，經(jīng)修訂后可連續(xù)執(zhí)