新形勢(shì)下檔案管理優(yōu)化策略分析

在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，優(yōu)化檔案管理策略，有效提升檔案管理的水平。這樣才能夠在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中更好的利用檔案資料，讓事業(yè)單位與社會(huì)發(fā)展同步進(jìn)行。1新形勢(shì)下檔案管理存在的問題1.1檔案管理人員素質(zhì)有待提升由于檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平要求較高。然而，隨著事業(yè)單位編制改革，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人員較為緊張，所以部分事業(yè)單位在不斷發(fā)展的過程中只能夠安排一些年齡較大且能力水平不高的人員去負(fù)責(zé)檔案管理工作。通常這些檔案管理人員尚未經(jīng)過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，所以在檔案資料的收集、整理和歸檔的過程中常常會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的行為，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的水平。1.2檔案管理的信息化水平較低在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案得信息化工作要求不斷提高。然而，當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理的過程中只是初步利用管理軟件進(jìn)行檔案目錄著錄、編目、排序和檢索，尚未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的數(shù)字化，難以真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，導(dǎo)致檔案管理資源的利用率較低，這樣無法讓檔案資料服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。1.3檔案收集不到位和檔案保管條件較差在當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理過程中，部分檔案管理人員因缺乏專業(yè)的檔案管理意識(shí)，所以常常在檔案收集的過程中尚未嚴(yán)格按照要求劃分檔案資料的歸檔范圍，這樣在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理資料保管的全面性。同時(shí)，部分事業(yè)單位尚未嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)建立單獨(dú)的檔案室，而只是在辦公室或者是科室內(nèi)部設(shè)立檔案室，檔案保管的條件較差，這樣很容易導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案資料在使用過程中出現(xiàn)丟失和損壞的情況，不利于保證事業(yè)單位檔案資料的完整性。2新形勢(shì)下檔案管理的優(yōu)化策略2.1強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)為了有效提升新形勢(shì)下檔案管理的效率，便需要強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，有效提升檔案管理人員的專業(yè)水平。首先，通過組織檔案管理人員參與專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。通過組織檔案管理人員參與專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)能力。同時(shí)，還需要注重檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，有效增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)；其次，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。由于事業(yè)單位的檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)踐性和操作性，如檔案管理人員缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，則很難保證檔案資料收集工作達(dá)到規(guī)范的要求。通過做好檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，有效減少檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)的情況，為提升檔案管理的水平提供重要的人力支持。2.2強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，所以強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)是提升檔案管理效率的重要手段。通過在事業(yè)單位的檔案管理過程中合理利用信息化技術(shù)，不但能夠有效減少檔案管理中的人為工作內(nèi)容，提高檔案管理的效率，而且還能夠借助信息管理軟件統(tǒng)籌整合檔案管理信息，有效減少檔案資料利用所消耗的時(shí)間和人力。在強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，綜合利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，注重檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，有效提升事業(yè)單位檔案管理的水平。只有這樣才能夠讓檔案資料更好的為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展服務(wù)。雖然有部分事業(yè)單位開始講計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理過程中，但依然有些單位始終采取的是傳統(tǒng)的檔案管理模式，，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的水平。因此，為了能夠最大限度提高事業(yè)單位檔案管理的效率，便需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以便讓事業(yè)單位的檔案管理效率真正得到提升。2.3構(gòu)建完善的檔案管理制度在新形勢(shì)下檔案管理策略的優(yōu)化過程中，需要事業(yè)單位根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況制定科學(xué)的規(guī)章制度，為檔案管理工作正常開展提供重要的制度保障。其中，在制定檔案管理規(guī)章制度的過程中，需要嚴(yán)格遵循國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，充分凸顯出檔案管理制度的平等性，避免出現(xiàn)“看人下菜”的情況。同時(shí)，還需要在執(zhí)行事業(yè)單位檔案管理制度的過程中不斷進(jìn)行總結(jié)分析，再靈活的進(jìn)行檔案管理制度調(diào)整，以此達(dá)到強(qiáng)化檔案管理效率的目的。2.4強(qiáng)化檔案保密管理在事業(yè)單位檔案管理工作的開展過程中，為了增強(qiáng)檔案管理資料的利用效率，便需要做好事業(yè)單位檔案管理的保密工作。其中，在開展事業(yè)單位檔案管理保密工作的過程中，需要嚴(yán)格按照國(guó)家所制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求興建檔案庫(kù)房。在事業(yè)單位檔案庫(kù)房的選址過程中還需要進(jìn)行充分考量，避免將一樓作為檔案資料管理的庫(kù)房，將辦公室與庫(kù)房分開，切實(shí)做好檔案資料庫(kù)房的防盜工作，嚴(yán)謹(jǐn)外人進(jìn)入到檔案資料的庫(kù)房中。針對(duì)部分屬于保密期限的文件和資料，具有相應(yīng)的法律效力，在時(shí)間規(guī)定的范圍內(nèi)決不允許檔案資料的內(nèi)容泄露，以此保證事業(yè)單位相關(guān)信息的安全性。總之，在現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，通