2017版行政人事制度

2017版行政人事制度

行政人事

治理制度

治理級別：受控

版本：2017/01/001

頒布時刻：2017年9月1日

實施時刻：2017年9月1日

目錄

第一章辦公秩序治理制度3

第一節(jié)職員行為規(guī)范3

第二節(jié)工作服及工號牌治理規(guī)定12

第二章會議治理制度14

第一節(jié)會議治理制度14

第二節(jié)會議室治理制度19

第三章公文治理制度20

第四章工商檔案治理制度25

第五章檔案治理制度28

第一節(jié)公司文件、材料歸檔治理28

第六章合同治理制度38

第七章信息化網(wǎng)絡安全治理制度42

第一節(jié)0A使用治理制度42

第二節(jié)網(wǎng)絡治理制度44

第三節(jié)電腦操作規(guī)范治理制度44

第四節(jié)數(shù)據(jù)安全保密及備份制度45

第八章微信（公眾平臺）信息治理制度46

第九章資產(chǎn)治理制度49

第一節(jié)資產(chǎn)治理規(guī)定49

第二節(jié)辦公設備使用治理規(guī)定53

第三節(jié)后勤倉庫治理規(guī)定56

第十一章印章治理制度60

第十三章資金支出治理制度62

第十四章業(yè)務招待費治理制度64

第十五章考勤治理制度67

第十六章出差治理制度74

第十七章人力資源治理制度81

第一節(jié)人員聘請治理規(guī)定81

第二節(jié)用工治理規(guī)定83

第十八章獎懲治理制度91

第一節(jié)總則91

第二節(jié)行政獎勵91

第三節(jié)懲處規(guī)定92

第四節(jié)獎懲權限94

第五節(jié)獎懲程序94

第六節(jié)獎懲治理與監(jiān)督94

第十九章后勤治理制度95

第一節(jié)車輛治理制度95

第二節(jié)、車輛治理規(guī)定97

第三節(jié)用車規(guī)則98

第四節(jié)事故責任與違紀處理99

第五節(jié)職員宿舍治理制度100

第六節(jié)職員食堂治理制度103

第七節(jié)保安治理制度105

第八節(jié)保潔治理制度106

第二十章廉政建設治理制度108

第二十一章保密治理制度110

第二十二章罰則113

第二十三章附則118

第一章辦公秩序治理制度

第一節(jié)職員行為規(guī)范

第一條儀容外表：

一、整體自然大方得體，符合工作需要及安全規(guī)則。精神奕奕，充滿

活力，整齊清潔。

二、頭發(fā)頭發(fā)要經(jīng)常梳洗，保持整齊清潔、自然色澤。

三、發(fā)型男職員：前發(fā)只是眉，側(cè)發(fā)不蓋耳，后發(fā)不觸后衣領。不得

剃光頭。女職員：發(fā)長只是肩，如留長發(fā)須束起或使用發(fā)髻。

四、面容臉、頸及耳朵絕對潔凈，男職員每日剃刮胡須。女職員不得

濃妝艷抹和在辦公區(qū)內(nèi)化妝。

五、手保持指甲潔凈，不留長指甲（不長于指頭2毫米）及涂有色指

甲油。

六、軀體注意個人衛(wèi)生，軀體、面部、手部保持清潔。勤洗澡，無品

味。上班前不吃異味食物，保持口腔清潔，上班時不在工作場所內(nèi)吸煙，

不飲酒，以免散發(fā)煙味或酒氣。

七、飾物領帶平坦、端正，長度適中。領帶夾夾在襯衣自上而下第四

個扣子處。注意各部細節(jié)，內(nèi)衣不能外露等。上班時刻不佩帶夸張的首飾

及飾物。

八、著裝

(1)工作時刻內(nèi)應著本崗位規(guī)定工作服，工作服應潔凈、平坦，無明

顯污跡、破舊。任何時候，在工作場所不得穿短褲、背心、拖鞋。

(2)工作服穿著按照公司治理規(guī)定執(zhí)行，不可擅自改變降服的穿著形

式，私自增減飾物，不放開外衣、卷起褲腳、衣袖。

(3)降服外不得顯露個人物品，衣、褲口袋整理平坦，勿顯鼓起。

(4)西裝降服按規(guī)范扣好，襯衣領、袖整潔，鈕扣扣好，襯衣袖口可

長出西裝外套袖口的0.5-lcmo

(5)未統(tǒng)一訂制工作服的公司或部門職員，上班期間應著素色正裝及

正裝鞋，禁止穿著便裝、休閑裝或運動裝上班，專門情形應取得有關負責

人同意。

1、褲子褲子要燙直，折痕清晰，長及鞋面。

2、鞋鞋底、鞋面、鞋側(cè)保持清潔，鞋面要擦亮，以黑色為宜，無破

舊，勿釘金屬掌。

3、襪男職員應穿黑色或深藍色、不透亮的短中筒襪。女職員著裙裝

須著肉色襪，禁止穿著帶花邊、通花的襪子，無破洞，襪筒根不可露在別

處。

第二條行為舉止

一、整體姿勢端正及自然大方，工作中做到：走路輕、講話保持中速、

操作穩(wěn)，盡量不發(fā)出物品相互碰撞的聲音。

二、站姿以立姿工作的職員，應時刻保持標準的站立姿勢：兩腿直立,

兩腳自然分開與肩同寬，兩眼平視前方，兩手自然下垂，挺胸、收腹。禁

止雙手交叉抱胸或雙手插兜、歪頭駝背、依壁靠墻、東倒西歪等不良姿勢。

三、坐姿以坐姿工作的職員，應時刻保持端正的姿勢：大腿與上身成

90度，小腿與大腿成70至90度，兩腿自然并攏。不盤腿、不脫鞋、頭不

上揚下垂、背不前俯后仰、腿不搭座椅扶手。

四、走姿職員在工作中行走的正確姿勢：平穩(wěn)、和諧、精神，忌低頭、

手臂不擺或擺幅過大、手腳不和諧、步子過大、過小或聲響過大，在樓道

內(nèi)行走不得奔馳。

第三條禮節(jié)禮貌

一、行走

1、職員在工作中行走一樣須靠右行，勿走中間，與客戶相遇時要稍稍

停步側(cè)身立于右側(cè)，點頭微笑，主動讓路。

2、客戶同時進出門（廳、樓梯）時，應注意禮讓客戶先行，不與客人

搶道并行，有急事要超越客戶，應先在口頭致歉“對不起”，然后再加緊步

伐超越。

二、會見客人

1、人員來訪時，應面帶微笑起身，熱情、主動咨詢候：“您好，有什

么能夠幫到您嗎？"，并讓座、倒水。

2、與人接觸保持1.5米左右的距離，盡量少用手勢，切勿用手指或手

中物品在客人面前比劃、或直指客戶。

3、時刻保持微笑的表情：笑容自然、適度、貼切莊重，保持自然的目

光與眼神，視線接觸對方面部時刻占全部交談時刻的30—60%、保持正視,

忌逼視、斜視、掃視、窺視。

4、自覺將手機撥到震動檔，使用手機應注意回避。

5、沒有挖鼻孔、掏耳朵、伸懶腰、打哈欠、摳指甲、搔皮膚、搓泥垢、

整理個人衣物等不良行為。幸免在客戶面前咳嗽、打噴嚏，不得已時，應

以紙巾遮住口鼻，將頭轉(zhuǎn)向無人之側(cè)處理，并及時道歉，講“對不起”。

6、不在客戶面前抽煙、吃東西、嚼香口膠、看書報等，不在客戶面前

大聲哼唱歌曲、吹口哨、談笑、喧嘩。

三、引導客人引導客戶時，應保持在客人前方二至三步的距離，與客

戶大約呈130度的角度，步伐與客戶一致。

1、引導客戶上樓梯時，讓客戶走在前，下樓梯，讓客戶走在后。

2、引導客戶乘電梯時應讓客戶先入，不得自己先行，電梯進門左側(cè)為

上位。到達時請客戶先步出電梯。

3、為客戶開門時。向外開門時：（敲門）一開門一立于門旁一施禮。

向內(nèi)開門時：（敲門）一自己先進一側(cè)身立于門旁一施禮。

四、指引方向為客人指引方向或指點位置時手勢得當，手指并攏用手

掌指向所指示方向，手臂微曲、低于肩部，軀體向所指示方向微微前傾。

五、進出辦公室進入辦公室、客人家中須先輕輕敲門（按門鈴），得

到承諾后方可入內(nèi)。若到里面去時門是關住的，出來時則應隨手將門輕帶

上。

六接聽電話

1、電話機旁預備好紙、筆以便于隨時進行記錄。

2、所有來電，必須在鈴響三聲內(nèi)接答。

3、拿起聽筒先報單位名稱。應講“您好，華力康醫(yī)療科技

4、通話時，應與話筒保持適當?shù)木嚯x：耳朵緊貼聽筒，嘴唇離約話筒

約5厘米處，盡量不使用免提鍵。

5、必要時應做好記錄，并確認記錄下的時刻、地點、對象和事件等重

要事項準確無誤。

6、鄰座無人時，主動在鈴響三聲內(nèi)接聽鄰座的電話。

7、如撥錯號碼要道歉。

七、握手與人握手時，主人、年長者、身份地位高者、女性先伸手，

客戶、年輕者、身份職位低者和男性見面時先咨詢候，待對方伸手后，上

身前傾，兩足立正，伸出右手，四指并攏，拇指張開，距離對方一步，雙

目凝視對方，面帶微笑，握手用力不宜過大。時刻不宜過長，一樣3秒鐘

左右即可。

八、介紹

1、做介紹時，受尊敬的一方有優(yōu)先了解權，第一把年輕者、男性、資

歷較淺者、未婚女子和兒童，介紹給年長者、女性、資歷較深者、已婚女

子和成人。之后，再向另一方介紹。

2、自我介紹時要先面帶微笑咨詢好，得到回應后再向?qū)Ψ浇榻B自己的

姓名、身份和單位。當他人為您做介紹時，要面帶微笑、點頭致意，介紹

完畢后，握手并咨詢候，可重復一下對方的姓名等稱呼“您好，X先生/小

姐！

九、名片同意名片時，須起身雙手同意，認真閱看，不可來回擺弄和

遺忘。遞名片時由下級、訪咨詢方、被介紹方先遞名片，用雙手遞上，齊

自己胸部，并做自我介紹，正面朝上，正對對方?；Q名片時，右手拿自

己的名片，左手接對方的名片后用雙手托住。

十、乘車

1、接送客人上車，要按先主賓后隨員、先女賓后男賓的慣例，讓客人

先行，如是貴賓，則應一手拉開車門，一手遮擋門框上沿（然而信仰伊斯

蘭教和佛教的不能遮擋），到達目的地停車后，自己應先下車開門，再請客

戶下車。

2、乘坐前后兩排4個座位的小車時，司機后排右側(cè)的座位為上位，司

機正后面的位置次之，司機旁邊的位置為最低。上車時，應請客戶從右側(cè)

門上車，自己從車后繞到左側(cè)門上車。坐飛機或火車，靠窗邊和向著前進

方向的座位讓給客人坐。

3、女士上小車時，開門后半蹲捋整裙擺順勢坐下，依靠手臂做支點腿

腳并攏抬高，腳平移至車內(nèi)，調(diào)整軀體位置，坐端正后，關上車門。下車

時，軀體保持端坐狀態(tài)，側(cè)頭，伸出靠近車門的手打開車門，略斜軀體把

車門推開，雙腳膝蓋并攏，抬起，同時移出車門外，軀體能夠隨轉(zhuǎn)。雙腳

膝蓋并攏著地，一手撐座位，一手輕靠門框，軀體移近門邊鎮(zhèn)定從車身內(nèi)

移出，起身后等直立軀體以后轉(zhuǎn)身面向車門關門。

第四條培訓或會議培訓或會議期間，應主動關閉手機等通訊工具或

置于震動檔，會議終止后主動拾撿辦公區(qū)域內(nèi)隨手可及的垃圾。

第五條語言態(tài)度

一、咨詢候

1、在任何工作場所，見到客人應主動咨詢候。

2、與同事首次見面應主動咨詢好。

3、稱呼注意對客人的稱呼禮儀：男性稱呼“先生”、未婚女性呼“小

姐”、已婚女性“太太”，如無法確信對方婚否，則可稱呼為“女士”。老年

人稱呼視地區(qū)習慣（尊重和禮貌的方言）。對兒童可稱呼為“小朋友”。

二、禮貌語言

1、使用10字禮貌語：您好、請、對不起、感謝、再見。

2、職員日常用語

1）咨詢候語：您好！早上好！

2）祝賀語：節(jié)日好！節(jié)日歡樂！恭喜發(fā)財！祝您好運！萬事如意！一

路順風！

3）歡迎語：歡迎！歡迎光臨！歡迎指導！

4）見面語：請進！請坐！請用茶！

5）致歉語：對不起！請原諒！請諒解！

6）祈請語：請關照！請指正！請稍候！請稍等！請留步！

7）致謝語：感謝！多謝關照！多謝指正！

8）辭別語：再見！拜拜！

3、同意別人的關心或贊揚，應及時致謝，因自身緣故給對方造成不便,

應及時致歉。

4、禁止用“喂”招呼客戶，即使客人距離較遠。

三、面對客戶

1、面對客戶發(fā)脾氣時，應耐心忍讓，友善勸解和講明，注意語氣親切。

2、尊重客戶，與客戶意見發(fā)生分歧時，不予當面爭辯，更不應講客戶

錯、自已正確之類的言語。尊重同事，不因意見分岐而發(fā)生爭吵。

3、客戶有過激行為時，職員應巧妙地化解，不得與客戶正面沖突，專

門幸免動用武力。

4、與客戶交談時，應態(tài)度誠懇，耐心傾聽，不輕易打斷別人的話語。

5、對客戶的咨詢和困難，應誠心關心解決，永久不講“不明白”或“不

歸我們管”、“這是上頭的事”之類的言語。

四、面對投訴

1、對客戶的投訴，應趕忙放下手頭上的工作，第一時刻向客戶致歉，

請客戶入座，并全神貫注傾聽投訴內(nèi)容，以友善目光與投訴者接觸，切勿

東張西望，敷衍了事，適當時做出簡單的復述，以示了解咨詢題所在。

2、如果無法處理投訴，應盡快轉(zhuǎn)交上級或托付人員跟進，不管投訴跟

進情形如何，應給予客戶初步回復及定期匯報跟進情形。

第六條其他

一、辦公室環(huán)境

（一）應保持辦公場所和公共區(qū)域的潔凈整潔。不在辦公室內(nèi)亂擺亂

放，工作完成或下班后應及時整理桌面，重要文件、物品應妥善儲存。

（二）講究個人衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的個人習慣和愛護公共衛(wèi)生的意識，

不隨地吐痰、亂丟雜物。

（三）傳染病多發(fā)季節(jié)，應經(jīng)常開窗通風，保持室內(nèi)空氣清新。

（四）下班后應認真檢查，關閉電源、電腦、照明燈、空調(diào)、飲水機

等電器設備，鎖好門窗。

（五）如發(fā)覺有安全隱患和故障，應及時通知有關負責人排除故障。

不得擅自做主修理、排除故障，以幸免人身危險;

二、辦公室檢查標準

序項目標準扣實際減分

標準及檢查內(nèi)容

號名稱分值分得分講明

煙灰缸潔凈、里面煙蒂不可多于5根以上3

1辦公室無吃零食現(xiàn)象3

辦公室無異味3

2盆栽盆栽葉面沒有污漬2

地面保持清潔3

無垃圾3

3

地面

雜物3

無污物3

污水3

4通道保證通道通暢，無堆積物3

5吊頂?shù)蹴敍]有破舊、吊雜物、蜘蛛網(wǎng)3

6墻面墻面無擅自懸掛物品3

門、窗及玻璃保持明亮潔凈3

7

門窗窗簾保持整潔3

窗臺上無隨意擺放物3

禁止在辦公室使用烤火器等高功率電器3

電器插座、開關保持安全狀態(tài)良好、潔凈、無安全隱

8電器/線3

患，各類電線走線合理規(guī)范

工作終止后，電器設備需切斷電源，保持安全狀態(tài)，

人走燈關，節(jié)約能源3

辦公桌、椅擺放整齊，并保持潔凈4

桌面物品：電腦、臺歷、水杯、電話等需明確定位擺

4

9辦公桌放，無灰塵，并保持潔凈整潔

辦公桌茶幾、抽屜內(nèi)物品擺設整齊、不凌亂，桌下無

4

堆積物，最下面一格抽屜用于存放私人物品

文件柜標識清晰3

文件柜

10柜內(nèi)物品、資料分區(qū)放置并有名目4

文件柜

柜頂無灰塵3

11文件夾按照規(guī)定、分類放置，文件夾資料分區(qū)放置并有名目3

12沙發(fā)沙發(fā)定期擦洗無灰塵4

13垃圾桶垃圾不能超過垃圾桶、紙簍筐的1/34

14日用品毛巾、抹布、拖把等必須擺放整齊，保持潔凈4

工作場所佩戴胸牌5

15服裝

服裝應存放規(guī)定位置，不能顯現(xiàn)披于椅背及堆放于桌

5

面現(xiàn)象

合計

(-)公司設定衛(wèi)生評比：

評選檢查以辦公環(huán)境衛(wèi)生為主。行政部將依據(jù)標準進行每周對辦公室

環(huán)境衛(wèi)生不定期檢查，每月匯總檢查分數(shù)，平均分最高者給予200元/辦公

室的獎勵，若平均分低于90分以下則給予200元/辦公室的處罰。

三、使用訂書機訂書針應訂在資料的左上方，橫拿或豎拿都比較方便,

也比較容易存檔。

四、使用運算機、傳真機

1、使用運算機完畢后，應將新打開的程序或文檔關閉，回到初始狀態(tài)。

2、在制作重要文件時，要小心處理，以免泄密，文件存檔時應注意存

放地點，并作好登記工作，磁盤應通過病毒檢查后方可在他人運算機上使

用。

3、使用傳真機時做好登記，要注明收件人全名、傳真號及發(fā)件人的全

名、傳真號，注明傳真件頁碼，順序，傳真件發(fā)完后須確認。

五、使用復印機使用前確認紙張大小、方向，墨色的濃淡（以免白費

紙張），復印后機器還原，復印件上注明來源，以便于日后查詢。

六、文件及資料的收發(fā)與傳遞

1、當接到顧客發(fā)送傳真資料時，需有禮貌地向顧客明確：發(fā)送地址、

傳真號碼、收件人、聯(lián)系電話，并與收件方電話予以確認，同時在作好有

關登記工作。

2、收到內(nèi)、外部需轉(zhuǎn)交代送的文件、資料、物品等，需盡快轉(zhuǎn)交給物

品接收人，并作好有關登記工作。

七、辦公秩序

1、工作時刻內(nèi)不應無故離崗、打卡后外出吃早餐，不得閑聊、吃零食、

大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。

2、職員間的工作交流應在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行（大廳、會議室、接待室）

或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進行談話的，時刻一樣

不應超過三分鐘（專門情形除外），在辦公室溝通交流要注意語言聲調(diào)，以

免阻礙他人辦公，專門是通過辦公區(qū)域更不得大聲喧嘩；時刻保持與公司

的聯(lián)系：公司所有職員必須在7:30-00:30保證在公司登記的移動電話開通并

能正常聯(lián)系；以外時刻要有同直截了當上級保持聯(lián)系的方式，確保公司有

緊急公務時能取得聯(lián)系。

3、辦公人員做好外出登記，用公車需由行政部派車。

4、不準用公司電話打私人電話或信息電話，不準占用公司電話談論與

工作無關的事除業(yè)務有關人員需上網(wǎng)外其余正常上班時刻不得用本部電腦

上網(wǎng)談天。

5、公司職員必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，

工作時刻不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務前，須經(jīng)本部門負責人同

,三O

6、所有職員要勤儉節(jié)約，杜絕白費，努力降低消耗和辦公賽用。

八、辦公室文印治理規(guī)定

1、所有文印人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司

保密事項。打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見，送行

政部打印，各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印文件、

發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。

2、文印人員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項打字、傳真、復印任務，

不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清晰的地點,

應及時與有關人員校對清晰。

3、文件、傳真等應及時發(fā)送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或

造成缺失的，追究當事人的責任。嚴禁擅自為私人打印復印材料，違犯者

視情節(jié)輕重給予罰款處理

第二節(jié)工作服及工號牌治理規(guī)定

第一條工作服的申購與驗收

（一）申購

1、工作服的使用年限一樣為二年。期滿確需更換新工作服時，應按照

申購程序提早向公司申請；

2、工作服申購應按公司實際情形擬寫《預算內(nèi)降服申購單》，上報公

司領導審批；

3、請示經(jīng)批準后，按照實際人員名單，由公司行政部與采購部門對接

采購或聯(lián)系制作。

（二）工作服的驗收

工作服制作好后，由公司行政部會同制作單位進行工作服的檢驗，有

質(zhì)量咨詢題，應拒絕接收。

第二條工作服的扣款與還款

工作服采買后，由公司先墊付費用；從工作服下發(fā)至職員時運算，如

未滿3個月離職者自行承擔費用，滿3個月的按月計提折舊（以12個月為

依據(jù)，自購滿1年后全額返款，且工作服所有權歸職員所有）。

第三條工作服的領取與使用

（一）新職員工作服領取規(guī)定

1、行政部為轉(zhuǎn)正后的職員購買工作服，新職員應在轉(zhuǎn)正后，到行政部

辦理工作服領取登記手續(xù)；

2、行政部按照職員身材，在庫存工作服中給予領取。若無合適的，能

夠登記后另行制作；

3、試穿合適后，在工作服領取表格上職員簽字處簽字確認。

（二）職員工作服使用規(guī)定

1、工作服要妥善保管，不得隨意擺放或借他人使用；工作服污損應盡

快處理，保證工作服的整潔、潔凈；

2、工作服在使用期間顯現(xiàn)損壞，按照制裝合同的約定應由制作單位修

補的，由行政部統(tǒng)一登記收集,聯(lián)系制作單位修補。若為職員個人行為損壞

的，由職員本人承擔有關修理或制作費用；

3、使用者不得通過再加工，私自改變工作服樣式；

4、工作服在工作期間，因工作緣故造成損壞，應填寫報廢單，經(jīng)其部

門經(jīng)理核實，行政部經(jīng)理審核后，方可更換或制作新裝。

第四條職員崗位或職位變動工作服治理

（一）崗位變動工作服治理

1、職員崗位變動時應帶其調(diào)動單至公司行政部治理員處辦理工作服領

取登記手續(xù)；

2、調(diào)換崗位的職員應將再次購買適合該崗位的工作服，而之前崗位的

工作服則需辦理退還手續(xù)；

3、工作服購買及扣款返款依據(jù)本制度第二條執(zhí)行；

4、工作服購買完成后，職員需于工作服領取表格上簽字確認。

（二）職位變動工作服治理

1、職位變動職員應帶其調(diào)動單至公司行政部治理員處辦理工作服領取

登記手續(xù)；

2、職位變動職員應將再次購買適合該職位的工作服，而之前職位的工

作服則需辦理退還手續(xù)；

3、工作服購買及扣款返款依據(jù)本制度第二條執(zhí)行；

4、工作服購買完成后，職員需在工作服領取表格上簽字確認。

第五條職員佩戴工號牌

（-）佩戴工號牌的要求

1、除節(jié)假日外，其余時刻必須佩戴工號牌；

2、工號牌必須佩戴于左胸偏上部位，并使工號牌差不多保持水平，不

得佩戴于其他地點，不得以外衣遮蓋。

第二章會議治理制度

第一節(jié)會議治理制度

第一條總則

（一）為更好地完成各項打算目標，保證公司業(yè)務順利開展，加大目

標責任治理，規(guī)范會議組織工作、提升會議效率、特制定本制度。

（二）本制度適用于公司董事長（總經(jīng)理）辦公會議，經(jīng)營考核會議,

每周例會，專題會議。

第二條會議類型及規(guī)范

（一）董事長辦公會議

1、會議召集及主持：董事長；

2、與會人員：董事長、總經(jīng)理、各部門經(jīng)理；

3、召集時刻及會議議項：每月許多于一次，不定期召開；凡遇公司重

大事項、重要人事任免等重要決策，必須通過董事長會議決議；

4、會議記錄：董事辦指派專人，在規(guī)定時限形成《會議紀要》并分發(fā)

有關人員。

（二）總經(jīng)理辦公會議

1、會議召集及主持：總經(jīng)理；

2、與會人員：總經(jīng)理、各部門責任人及下屬公司負責人；

3、召集時刻及會議議項：每月許多于一次，不定期召開；

4、會議記錄：總經(jīng)辦指派專人，在規(guī)定時限形成《會議紀要》并分發(fā)

有關人員。

（三）經(jīng)營考核會

1、會議召集及主持：董事長；

2、與會人員：董事長、總經(jīng)理、各部門負責人、下屬公司負責人；

3、召集時刻：每月月初3日之前擇日召開，以具體通知時刻為準；

4、會議議項：公司除董事長、總經(jīng)理外，所有部門及下屬公司負責人

都應進行月度工作總結(jié)，檢查月度工作完成情形，對各部門（公司）及部

門（公司）職員月度工作完成情形進行考核；部署、制定、討論、并通過

各部門（公司）負責人下月工作打算；

5、會議記錄：由行政部專人進行會議紀錄，會議紀要于1個工作日內(nèi)

下發(fā)。

第三條每周例會

1、會議召集及主持：總經(jīng)理；因故無法召集及主持，可授權公司其他

治理人員負責；

2、與會人員：各部門負責人參加，若無法參加，須報總經(jīng)理請假同意

后，行政部進行備案，并安排部門其他人員參加；

3、召集時刻：每周一上午8：15分；

4、會議議項：對各部門（公司）工作進行分解、落實，和諧工作、解

決咨詢題，詢查上周工作完成情形，部署本周工作，要求必須有完成時刻、

責任人，以便下周例會進行詢查，有效達成月度工作目標；

5、會議記錄：行政部指派專人，形成《會議紀要》在2個工作日內(nèi)下

發(fā)。

第四條專題會議

1、會議召集及主持：會議組織者須請示分管領導同意后由分管領導通

知行政部備案，行政部發(fā)起會議通知，并預備會議物資。

2、與會人員：涉及此次專題討論的有關人員；

3、召集時刻：按照需求召開，以具體通知為準；

4、會議議項：為某一專題而組織召開的臨時行政會議，通過會議得出

結(jié)論；

5、會議記錄：由會議組織者指派專人，在規(guī)定時限形成《會議紀要》

并分發(fā)有關人員。

第五條每周工作報表規(guī)定

1、報表提交時刻：每周五下午16：30往常交到行政部，統(tǒng)一匯總打

??；

3、工作報表中上周完成工作各項內(nèi)容需與打算相對應，若有增加的工

作應填寫至新增工作欄；

4、工作報表中本周工作打算安排要合理到位，可量化的，要有量化和

具體完成時刻；

5、工作報表中上周公司領導會議指出完成情形必須按照上周會議紀要

做逐項清晰匯報并詳細講明具體執(zhí)行方法或改進措施；

6、工作報表中近期工作重點、工作中存在的咨詢題及給公司領導的建

議，如有的可填寫，沒有則不用填寫；

7、工作報表中未完成的工作必須注明緣故；

8、工作報表不管上報者是部門或公司，填報人處必須落負責人姓名；

9、工作報表撰寫要認真審核，確保語句通順，無錯別字。

第六條會議主持人須知

1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情形，做好會

前預備；

2、主持人一樣應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決咨詢題

及達成目標、議程推進中應注意的咨詢題等，進行必要的講明；

3、會議進行中，主持人應按照會議進行中的實際情形，對議程進行適

時、必要的操縱，并有權限定發(fā)言時刻和中止與議題無關的發(fā)言，以確保

議程順利推進及會議效率；

4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結(jié)論。對須集

體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人員所表明的意見；對未

議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；

5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成

標準和時刻等會后跟進安排向與會人明確。

第七條參會者須知

1、參會者應將會議的目的、宗旨、議題及有關資料、個人需要提交的

有關工作總結(jié)打算認真地予以研究和預備，并預備好提出意見、詢咨詢事

項和匯報工作；

2、參會者必須簽到登記，須嚴格遵守會議時刻，準時出席。

3、參會者一律把手機調(diào)至靜音或震動；不得在會場上接聽電話，有十

分重要的來電能夠到會場外接聽；不得頻繁出入會場，阻礙會議進程；

4、發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時機，緊扣要點，節(jié)約時刻，提升會

議效率；

5、只要有利于公司整體利益，應毫不保留地發(fā)表意見；凡與會議主題

無關的話題，應盡量幸免；

6、在反對他人意見時，應注意態(tài)度和語言；不能頂撞上級或因細節(jié)咨

詢題爭吵不休；

7、注意不要長篇大論，喋喋不休，應讓他人也有發(fā)表機會；

8、應服從多數(shù)人的決定。

第八條會議的預備工作

（-）會議通知

1、董事長辦公會議、經(jīng)營考核會議由行政部發(fā)出會議通知并通知到與

會人員；會議通知需確定會議時刻、地點、與會人員及會議議題；

2、總經(jīng)理辦公會由行政部發(fā)出會議通知并通知到與會人員；會議通知

需確定會議時刻、地點、與會人員及會議議題；

3、每周例會行政部不再通知各部門（公司）負責人、職員（除專門情

形外），行政部負責短信通知公司高層治理人員；

4、專題會議由會議組織部門請示分管領導同意后，分管領導通知行政

部進行備案，行政部發(fā)起會議通知；會議通知需確定會議時刻、地點、與

會人員及會議議題；

5、各部門起草會議通知時，必須事先知會行政部，按規(guī)范格式起草；

6、會議通知過程中，遇被通知人出差的，會議通知人應在《參會人員

簽到表》備注一欄中作詳細講明；遇未能與被通知人及時取得電話聯(lián)系的,

會議通知人應通過其他方式（短信）告知，并做好備注；

（二）會議組織部門需租用公司場因此外的會場及有接待需求的，應

填寫會議接待工作安排事項向行政部書面提出，由行政部統(tǒng)籌安排，會議

組織部門應會同行政部在會前對會場及接待工作具體安排情形進行最后確

認；

（三）會議組織部門負責會議資料的預備、分發(fā)；

（四）除專題會議由會議組織部門負責參會人員登記簽到外，其他會

議由行政部指定專人負責參會人員登記簽到。

第九條會議的進行時期

1、會議主持人對會議中顯現(xiàn)沖突、意見分歧等現(xiàn)象進行處理和和諧；

2、若是外事會議，則應由專人引導與會人員有秩序出入會場，對遲到

者迅速引導落座；

3、行政部或會議組織部門應做好會議的服務工作。

第十條會后的處理工作

1、會議組織部門負責做好會議資料的回收處理工作；

2、會議記錄人員認真做好記錄工作，明確記錄會議部署的工作、工作

責任人、工作完成時限等形成《會議紀要》；會議紀要初稿在會后1個工作

日（如遇周末順延至下周第一個工作日）內(nèi)須送交會議主持人及有關負責

人審核；多個單位參加的，會議紀要應先通過各與會單位會簽，并按審核

意見修改好后才能定稿，在定稿后1個工作日內(nèi)下發(fā)；

3、參會人員應及時向下轄部門（公司）成員傳達會議精神；

4、進行會務總結(jié)，對會議的安排工作、會議費用等做合理程序評判；

5、如有非本地職員與會，行政部、會議組織部門應安排好外地與會人

員的接待工作。

第二節(jié)會議室治理制度

第一條為合理配置會議室資源，為參會者提供整潔、舒服的開會環(huán)境,

制定本制度。

第二條本制度僅指公司會議室，由行政部負責治理。

第三條會議室使用遵循先全局性會議后各部門會議，先緊急性會議后

一樣性會議的原則。

第四條會議室是召開會議、研討工作、培訓、學習的地點，未經(jīng)承諾,

不可挪作他用。

第五條會議室使用要求：

一、公司各部門需使用會議室時，需提早向行政部預約，填寫《會議

室使用申請表》，寫明使用時刻、期限、人數(shù)、要求等情形，由行政部統(tǒng)一

安排，以免使用時發(fā)生沖突。

二、會議室鑰匙由行政部統(tǒng)一保管。約定使用會議室時，到行政部領

取鑰匙，會議終止后，由會議部門向行政部進行交接，交接要素為會議室

物品的完好性及衛(wèi)生清潔情形，符合交接條件后，鑰匙歸還行政部；如會

議室鑰匙遺失、物品遺失、損壞由使用部門負責賠償。

三、會議室配備有視頻設備、音響設備、投影儀、白板等會議設備，

均固定擺放在會議室指定位置。使用時，請按使用規(guī)范操作。使用中顯現(xiàn)

任何咨詢題，需及時報行政部解決，嚴禁私自修理或拆卸，違者，由當事

人承擔一切責任。

四、會議服務由各會議部門自行安排，包括會前、會中、會后的服務。

五、會議室內(nèi)的日常衛(wèi)生由行政部安排，每天至少清潔一次；遇有會

議時，一次一清潔。會議終止后，由行政部對會議室的衛(wèi)生進行清潔，由

行政部進行驗收。

六、使用會議室期間，使用部門及與會人員需愛護室內(nèi)物品及花卉，

保持室內(nèi)清沽。

七、每次會議之前，會議服務人員應檢查電源、衛(wèi)生情形，預備茶、

水、會議設備等事項。

八、會議室的一切物品未經(jīng)行政部許可，不得隨意搬離會議室和私自

轉(zhuǎn)借他人使用。

九、會議終止后，行政部應及時清潔辦公室衛(wèi)生，檢查安全，做到會

散、人走、電源關、門上鎖。

十、會議室內(nèi)嚴禁大聲喧嘩。

第三章公文治理制度

第一條為規(guī)范和加大公司公文治理工作，使公司的公文處理工作更

加規(guī)范化、制度化和合理化，確保公司各單位對內(nèi)、對外文件格式統(tǒng)一、

規(guī)范、嚴謹，結(jié)合公司公文處理的工作實際，制定本制度。

第二條本制度適用于公司各部門及各分子公司。

第三條公文：是公司各單位在行政治理過程中所形成的具有法定效

力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第四條公文的種類：

一、公司常用的7個公文種類（通知、通報、決定、報告、請示、函、

會議紀要）：

（一）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或指導事項，批轉(zhuǎn)的公文或

轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬公司的公文。

（二）通報：適用于表彰先進、批判錯誤，傳達重要精神或者情形。

（三）決定：適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位或

人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

（四）報告：向上級匯報工作，反映情形，答復查詢，請示備案，陳述意

見用“報告”，對職員宣布某一事項時，用“通告”。

（五）請示：請上級指示和批準。

（六）函：不相隸屬單位之間商洽工作，詢咨詢和答復咨詢題，要求批準

和答復審批事項。

（七）會議紀要：記載、傳達會議情形和議定事項，要求有關部門共同遵

守執(zhí)行。

二、其他公文種類：制度、聯(lián)系函、工作周報等。

（一）制度：要求成員共同遵守的、按一定程序辦事的規(guī)程或行動準則。

（二）工作聯(lián)系函：為幸免使用口頭上、QQ上等簡單的聯(lián)系方式，導致

工作上銜接不力、溝通無據(jù)可依等情形的顯現(xiàn)，為進一步強化公司對內(nèi)與

對外工作上的溝通與聯(lián)系而采納的公文。

（三）工作周報：為更有打算地開展工作，全體職員須按照其月度工作

打算制定本周工作打算及描述上周的工作完成情形，并于每周五下午16：0

0分前將其傳給行政部。

第五條公文格式

一、紅頭文件主體包括：標題、主送單位、編號、正文、附件、成文

日期、印章；文尾包括：主題詞、主送、抄送、擬稿、審核、簽批，詳見

《紅頭文件格式》。

（一）標題：位于紅色橫隔線下空1行的位置，使用三號宋體加粗，可分

一行或多行居中排布，呈''倒三角形"，幸免顯現(xiàn)上下長度一樣的方形或者

上下長、中間短的沙漏形：回行時做到合理斷行掐句、詞意完整、排列對

稱、長短適宜。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一樣不用標點

符號。

（二）編號：位于紅色橫隔線上，用五號宋體字，以公司名稱簡寫+年度

編號（四位數(shù)）+流水號（用3位阿拉伯數(shù)字表示），如華力康公司hlk（201

7）001.表示華力康公司2017年下發(fā)的第一號紅頭文件。

（三）正文：用四號宋體字，數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標識；每自然段左空2字，

回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，行首無標點符號。文中結(jié)構層次序數(shù)，

第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1."，第四層為“（1）”。文

字一律從左至右橫寫橫排。

（四）成文日期：以文件負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單

位負責人的簽發(fā)日期為準。日期以漢字將年、月、日標全（如，二零一六

年一月一日），用四號宋體字。

（五）附件：在完結(jié)的正文下空1行，左空2個字位置，用五號宋體字標

識“附件”，后標全角冒號和名稱；附件的序號和名稱前后標識一致。公文

如有附注，用五號宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

（六）印章：應上距正文1行之內(nèi)，當印章下弧無文字時，采納下套方式，

即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采納中套方式.即印

章中心線壓在成文日期上。當公文排版后所?？瞻滋幉荒軍^下印章位置時，

應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得

采取標識“此頁無正文”的方法解決。一樣情形下，公司內(nèi)行文，僅紅頭

性質(zhì)文件需使用印章。

（七）主題詞：用三號宋體字加秋，居左頂格標識，后標全角冒號。詞句

用三號宋體字，詞句之間空1字。主題詞標引順序為：業(yè)務大類-業(yè)務予類-

具體對象或動作-一文種，每份公文最多不超過5個主題詞。

（八）主送：在主題詞欄下一行，使用小四號宋體字并加下劃線，后標全

角冒號。

（九）抄送：在主送欄下一行，使用小四號宋體字并加下劃線，后標全角

胃號。

（十）擬稿、審核、簽批：位于抄送單位之下（無抄送單位在呈報單位

之下），用小四號宋體字，占一行，分散排列。

二、上（下）行文主體包括：頁數(shù)、編號、日期、發(fā)文單位、呈報單位

（上行文）、送達部門（下行文）、文件名稱、正文、附件；文尾包括：呈

報、抄送、擬稿、審核、批準字樣，均用五號宋體，詳見《上行文》《下行

文》格式。

（一）編號：在公司公文格式指定位置填寫，用五號宋體字，以公司代碼

（見附件）+部門代碼+年度編號（四位數(shù)）｛流水號（用3位數(shù)阿拉伯數(shù)字

表示），如XBJ（2016）001,表示公司行政部2016年下發(fā)的第一份文件。

（二）附件等其他主體應用及文尾應用：參考紅頭文件規(guī)范。

三、制度主體包括：標題、正文、表格、流程圖。

（一）標題：應當準確、簡要地概括公文的要緊內(nèi)容，使用小三號宋體字

加粗。

（二）正文：使用小五號宋體字。

（三）表格、流程圖：表頭使用小三號宋體字加+;表格內(nèi)容使用五號宋

體字。

第六條行文規(guī)則

一、行文應當確有必要，注重效用。

二、行文關系按照隸屬關系和職權范疇確定，一樣不得越級請示和報

告。

三、“請示”應當一文一事；一樣只寫一個主送單位，如需同時送其他

單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示

事項。

第七條發(fā)文規(guī)則

一、發(fā)文：以公司或部門名義發(fā)出的文件，由經(jīng)辦部門按公文治理制

度要求擬定文稿及辦理發(fā)文審批。擬稿人必須對文件的錯別字、語法表達

等方面把關，保證公文質(zhì)量。

二、發(fā)文程序：編制-審核-簽批-簽字與蓋章（針對紅頭文件或重要文

件）-發(fā)文。

（三）簽批，公文簽批由擬稿人按公文性質(zhì)逐級報批，嚴禁越級報批。

（四）簽字與蓋章：

1、紅頭文件加蓋公章后為生效文件。

2、上行文由文件受理人簽批后為生效文件。

3、下行文由發(fā)文部門的分管領導簽批后為生效文件。

4、《會議紀要》由會議主持人審核簽字后為生效文件。

5、文件簽批欄、簽批人簽字確認并簽署日期。

（五）頁面要求、頁碼、打印（印刷）及裝訂

1、頁面要求：頁邊距上下2.54厘米，左右為3.17厘米（專門情形可

按照需要適當調(diào)整頁邊距）；行間距設置為1.5倍。

2、頁碼：除信函式公文首頁不標頁碼外，其他公文單頁碼居右空1字.雙

頁碼居左空1字。

3、扣印（印刷）及裝訂：公文應當雙面印刷,使用60g—80gA4紙，

在左側(cè)裝訂。

三、內(nèi)部行文規(guī)定

（一）公司人事任免決定和重要文件以統(tǒng)一格式的紅頭文件形式發(fā)放，由

公司行政部統(tǒng)一編號。

（二）公司內(nèi)部公文，分上行文、下行文及會議紀要等類型，按公司公文

格式發(fā)放。

1、上行文：下級單位向上級單位上報審批的文件，例如報告、請示。

2、下行文：由發(fā)文部門發(fā)起要求遵照執(zhí)行的文件，例如通知。

3、會議紀要：會議組織部門將會議情形和議定事項如實記錄，并以統(tǒng)

一格式整理并傳達的文件。

第八條公文歸檔及其他

一、公文辦理完畢后，應按《公司檔案治理制度》規(guī)范及時整理（立

卷）、歸檔。個人不得儲存應當歸檔的公文。

二、公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章。

三、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力：公文被廢止，自廢止之日起

不產(chǎn)生效力。

四、公文治理人員調(diào)離工作時，應當將本人暫存、借用的公文按照有

關規(guī)定移交、清退。

五、不按本制度執(zhí)行而擅自發(fā)文者，發(fā)文無效。

第四章工商檔案治理制度

第一條為加大公司工商檔案治理規(guī)范及完整性，結(jié)合實際，制訂本制

度。

第二條本制度適用干公司及各分子公司。

第三條本制度所指的工商檔案包括但不限于：

一、三證合一的“營業(yè)執(zhí)照”等。

二、公司名稱預核申請書、公司名稱核準通知書、公司成立申請書、

公司變更申請書、驗資報告、公司注銷申請書、準予通知書、股東會決議、

董事長決議、股權轉(zhuǎn)址協(xié)議、章程（或章程修訂稿、章程修正案）、董事會

任命文件、租房協(xié)議、產(chǎn)權證等。

第四條檔案存檔規(guī)范：

一、以公司為單位成冊、分類保管。檔案盒盒背注明公司名稱及成立

日期。

二、封面：每項業(yè)務按先后順序逐一裝訂成冊，封面注明公司名稱、

內(nèi)容分類、業(yè)務辦理人、歸檔人、存檔日期。

工商檔案分類儲存曰錄及明細

公司成立公司變更公司注銷公司年檢

1公司名稱預核申請1、準予變更通知書：1準予注銷通知書：1公司年檢報告

書；2公司變更登記申請2公司注銷登記申請書；

2公司名稱核準通知書；書：2上一年度會計

書；3股東出資隋況表3股東會決議：報表：

3準予設置通知書；4法人身份證復印件；4董事會決議；3指定代表或共

4公司設置登記申請5經(jīng)理及監(jiān)事身份汪5清算報告；同托付代理人的

書；復印件；6洋銷公告報樣：證明；

5般東出資情形表6股東會決議：7公司備案申請書；4其他。

6法人身份證復印7.:董事會決議；8指定代表或共同托

件：8章程修正案或章程付代理人的證明：

7經(jīng)理及監(jiān)事身份證修訂稿：9其他。

復印件：9驗資報告：

8股東會決議：10租房協(xié)議或自有住

9董事會決議：房證明；

10公司章程：11房屋產(chǎn)權證復印

11驗資報告：件；

12租房協(xié)議或自有12經(jīng)營場所證明文

住房證明；件：

13房屋產(chǎn)權證復印13指定代表或共同托

件；付代理人的證明；

14經(jīng)營場所證明文14其他。

件；

15指定代表或共同

托付代理人的證明：

16其他。

1、涉及到股東出資情形表的，按照股東性質(zhì)預備營業(yè)執(zhí)照副本復印件（法人股）或自

然人身份證復印件。

2、公司變更時.需按照變更事項預備不同資料。

3、工商檔案的保管期限為永久性，即使公司注銷，其檔案仍需連續(xù)儲存。

第五條工商檔案保管人員職責：

一、及時把握國家最新的工商法規(guī)。

二、按規(guī)范建立檔案名目及存檔明細，包括電子檔案，以便及時查找。

三、工商業(yè)務發(fā)生時（如注冊成立、公司變更、公司注銷、證照年檢）,

需在業(yè)務辦理完成后的一個工作日內(nèi)將檔案分類儲存，將紙質(zhì)文件掃描存

檔。

四、負責工商檔案的日常治理，保證檔案完好無損，防止任何情形下

的遺失、損壞。

五、負責工商證照的申辦（設置）、變更、年檢、延期等工作。

第六條注意事項：

一、申請人通過0A系統(tǒng)填報《領用借閱檔案審批表》，待流程簽批通

過后方可辦理證照使用。

二、證照保管人收到經(jīng)簽批同意的《領用證照（資料）審批表》方可

辦理領用。專門情形下，須得到簽批人口頭同意并致電證照保管人員后方

可辦理。同時由申請人負責補辦手續(xù)。

三、工商檔案原件，原則上，需在當日辦理歸還。借用工商檔案復印

件，必須在復印件上注明用途、有效期及再次復印無效字樣。

第五章檔案治理制度

公司文件、材料歸檔治理

第一條：總則

（一）檔案包括各單位各部門在各項經(jīng)營治理活動中形成的具有參考

價值的文件、材料、憑證及電子數(shù)據(jù)。

（二）四川華力康醫(yī)療科技有限公司檔案治理工作的差不多原則是：

集中治理與分散治理相結(jié)合，以集中治理為主。四川華力康醫(yī)療科技

有限公司收發(fā)的各類文件、資料、財務資料由行政部檔案室統(tǒng)一治理；各

部門、各公司在各項活動中形成的文件、資料由承辦單位、主辦人或人事

治理機構歸檔儲存。

（三）四川華力康醫(yī)療科技有限公司及各區(qū)域應當設置檔案室，各公

司有條件的也應當設置檔案室，各部門按照需要安排專人負責檔案治理工

作。各類檔案依據(jù)其所涉范疇、密級不同分別由不同級別的檔案室儲存。

第二條公司在籌備、成立、經(jīng)營、治理及產(chǎn)權變動過程中形成的具

有儲存價值的文件材料均列入歸檔范疇。

（-）綜合類：要緊包括政府企業(yè)、行政治理部門在工作中形成的文

件材料。

（二）房產(chǎn)檔案：要緊包括涉及公司產(chǎn)權產(chǎn)籍的房屋的圖紙、合同、

證件等文件材料。

（三）工程檔案：要緊包括公司的廠區(qū)建設及后期治理中形成的圖紙、

函件、聯(lián)絡單、招（投）標文件、合同等文件材料。

（四）經(jīng)營檔案；

（五）財務檔案和人事檔案由財務部和行政部單獨歸檔。

（六）歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、電子文檔、照（膠）片、錄像（錄

音）帶等各種載體形式。

第三條文件材料的歸檔要求：

（-）公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室

集中治理，任何人不得拒絕歸檔。

（二）歸檔文件材料必須齊全、完整、準確，不符合者檔案室可拒收;

（三）歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營治

理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

（四）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷

內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

（五）歸檔的文件材料必須為正本（原件），本公司編制的文件應附發(fā)

文稿紙，歸檔的合同必須附有合同會簽表及會簽過程當中產(chǎn)生的修改版（會

簽流程及表格，發(fā)文統(tǒng)計表格）。

（六）歸檔的具有永久、長期儲存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文

件材料一并歸檔儲存，并有備份文件。

（七）非紙質(zhì)文件材料應與其文字講明一并歸檔。

（A）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸

檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

（九）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面

清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨

水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整，圖像、字跡清晰。

第四條歸檔時刻

公司各部門檔案應及時歸檔，幸免顯現(xiàn)拖延。

第五條凡由公司與其他單位協(xié)作、合資完成的項目，公司必須儲存

一整套檔案。

（-）送交材料的部門，要填寫《文件歸檔登記表》一式兩份，接交

雙方簽字，履行交接手續(xù)。任何部門與個人不得以任何理由積壓、滯留應

歸檔的材料。

第六條歸檔文件留存

（-）因涉及合同履行，經(jīng)辦部門自留合同復印件一份（要在合同移

交時備注），合同履行過程中涉及的其他部門由經(jīng)辦部門各送合同復印件一

份；

（二）與政府、企業(yè)、業(yè)務單位之間的函件、聯(lián)系單等由經(jīng)辦部門視

情形自留復印件（要在移交時備注）。

第七條檔案保管期限

（一）保管期限分為永久、長期、短期

永久：凡是反映公司要緊職能活動差不多歷史面貌、對公司有長遠利

用價值的檔案，列為永久保管。

長期：凡是反映公司的一樣工作活動，在較長時刻內(nèi)對公司有查考利

用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為10至30年。

短期：凡是在較短時刻內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保

管。

具體請參照（附表一各類文件儲存期限一覽表；附表二會計檔案

保管期限表移交檔案材料登記表；附表三財政總預算、行政單位、事業(yè)

單位和稅收會計檔案保管期限表；附表四檔案分類名目講明）

第八條檔案密級

（二）以上文件，借閱、查看必須嚴格按照借閱流程填寫借閱審批表,

逐級審批后，方可到檔案室辦理借閱。

（三）檔案治理員在辦完歸檔登記后，應及時填寫檔案分類評定審批

表，嚴格按照審批流程進行審批。（見附表七檔案鑒定審批表；附表十三

檔案鑒定工作流程圖）

第九條檔案分類與編號

（一）所有應歸檔儲存的文件資料，均應按照收發(fā)文時刻、發(fā)文單位、

公文類別、關鍵詞等因素，劃分名目級別，確定各級別名稱，形成名目體

系。

（二）檔案分類確定后，應建立檔案類別庫，所有檔案分類歸檔。同

一名目級別下的文件較多時，能夠在同一級別名目下設分卷、分冊治理。

（三）按照檔案名目體系，將所有名目按照根名目、子名目的順序依

次編號，編制''檔案分類編號表”，編號使用公司簡稱代碼、產(chǎn)生年份、根

名目代碼、子名目序號、案卷自然順序號。如：HLK-2017-XZ-04-?）001,

案卷自然順序號，將按照年份和自然流水號進行編制。

（四）每卷冊檔案盒（夾）背脊或表面應貼有本卷冊編號，卷冊內(nèi)首

頁應為本卷冊檔案名目索引。名目索引應包括自然序號、時期（年月）、發(fā)

文機關（政府單位、公司、部門）、文件標題、歸檔人（經(jīng)辦人）、歸檔時

刻、儲存期、密級、性質(zhì)、數(shù)量（份數(shù)、頁數(shù)等）、合同應有（簽訂和終止

日期）等要素。

第十條檔案室治理

（-）檔案室應制訂科學合理的檔案分類方案，對檔案進行分類、編

號、排架；

（二）檔案室應對全年檔案的收進和移出、案卷數(shù)量、檔案的利用等

情形進行統(tǒng)計；

（三）公司除財務檔案和人事檔案外的所有檔案由檔案室統(tǒng)一保管，

任何部門或個人不得占為己有。

（四）非檔案室工作人員，未經(jīng)承諾，不得隨意進入檔案室。

（五）保證檔案的絕對安全，注意愛護檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，禁止吸

煙，嚴禁易燃、易爆物品及其他雜物，做好防火、防盜、防蟲、防有害氣

體、防光、防高溫、防潮、防霉等工作，門窗箱柜的鑰匙要妥善保管，隨

時注意關閉上鎖。

（六）檔案室對己破舊和字跡褪色的檔案，應及時修復和復制。

（七）檔案室對保管期限己滿的檔案，應嚴格按照銷毀審批流程，申

報銷毀；任何人未經(jīng)審批不得擅自銷毀檔案資料。（見附表六檔案銷毀審

批表；附表十五檔案銷毀流程）

（A）檔案室對所存檔案和資料的保管情形定期檢查，遇有專門情形,

應趕忙向董事會及總經(jīng)理報告，及時處理。

（九）電子檔案應比照文字檔案進行建庫、分類、編目、整理歸檔和

調(diào)閱。

（十）所有有密級限制的檔案均應當設置相應訪咨詢權限及愛護密碼,

且為防止因系統(tǒng)崩潰造成的缺失，所有電子檔案均應進行有效備份。

（十一）對已上架擺放好的檔案，應編制檔案存放地點索引或排列示

意圖，以便快速、準確的查找案卷，方便利用。

第十