工廠油品進(jìn)出存管理審計(jì)報(bào)告

目錄TOC\o"1-5"\h\z審計(jì)基本情況 11.1審計(jì)目的 11.2審計(jì)內(nèi)容與范圍 11.3審計(jì)方法 11.4審計(jì)依據(jù) 1被審計(jì)單位基本情況 12.1油品與油庫(kù)基本情況 12.2組織架構(gòu)和崗位設(shè)置 22.2.1職責(zé)分工 22.2.2組織架構(gòu)與崗位編制 32.3制度流程建設(shè)情況 42.4信息系統(tǒng)運(yùn)用情況 42.5數(shù)據(jù) 4工業(yè)用油數(shù)據(jù) 42.5.2柴油數(shù)據(jù) 62.6績(jī)效指標(biāo)及其達(dá)成情況 72.7以往審計(jì)及其整改情況 7審計(jì)發(fā)現(xiàn) 83.1內(nèi)部控制設(shè)計(jì)方面 8油品采購(gòu)業(yè)務(wù)權(quán)限不明確 8關(guān)鍵崗位職責(zé)未適當(dāng)分離 83.1.2.1油品采購(gòu)管理和采購(gòu)執(zhí)行職責(zé)未分離 83.1.2.2油質(zhì)檢驗(yàn)職能不獨(dú)立，采購(gòu)組負(fù)責(zé)油質(zhì)抽檢違背內(nèi)控原則 83.1.3供應(yīng)商考察工作不規(guī)范，合格備用供應(yīng)商開發(fā)不足 93.1.4未簽署采購(gòu)合同或合同缺陷多 93.1.5油品驗(yàn)收流程不規(guī)范、油質(zhì)難保障且容易引起糾紛 103.1.5.1油品驗(yàn)收流程不規(guī)范 10油樣品管理不規(guī)范 113.1.6退貨流程不規(guī)范 113.1.7質(zhì)量異常信息溝通方式不規(guī)范 113.1.8油品管理缺乏安全庫(kù)存控制措施 123.1.9油品的使用缺乏監(jiān)督機(jī)制 123.1.10部分崗位的績(jī)效指標(biāo)需要優(yōu)化 123.1.10.1油庫(kù)倉(cāng)管員的績(jī)效指標(biāo)無(wú)實(shí)際考核意義 12油汽比指標(biāo)值需要優(yōu)化 123.2.1采購(gòu)協(xié)議執(zhí)行不嚴(yán)格 133.2.2油品耗用計(jì)量表未及時(shí)維護(hù)，影響計(jì)量的準(zhǔn)確性 133.2.3耗油量計(jì)算不夠科學(xué) 133.24油品驗(yàn)收單據(jù)使用不規(guī)范 143.2.5有關(guān)資料保管不規(guī)范 14審計(jì)基本情況1.1審計(jì)目的通過(guò)審查工業(yè)用油進(jìn)耗存相關(guān)制度流程建設(shè)和執(zhí)行情況，評(píng)價(jià)相應(yīng)內(nèi)控制度的健全性及其運(yùn)行有效性，推動(dòng)制度流程的優(yōu)化。1.2審計(jì)內(nèi)容與范圍本次審計(jì)包括工業(yè)用油柴油的請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、使用、盤點(diǎn)等管理環(huán)節(jié)的制度建設(shè)與執(zhí)行情況，抽查范圍為XX年X月至XX年XX月。1.3審計(jì)方法在審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)項(xiàng)目小組采用流程檢查、數(shù)據(jù)分析、實(shí)地查看、問(wèn)詢、抽樣、核對(duì)、復(fù)核等方法，執(zhí)行了符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試程序。1.4審計(jì)依據(jù)在審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)項(xiàng)目小組依據(jù)公司《內(nèi)部審計(jì)管理辦法》及其相關(guān)的審計(jì)管理細(xì)則執(zhí)行。被審計(jì)單位基本情況2.1油品與油庫(kù)基本情況1） 油品分類：略。2） 油品用途：略。3） 油庫(kù)情況：略。4） 保養(yǎng)維護(hù)：工廠對(duì)油罐的維護(hù)方式為由動(dòng)力組鍋爐房請(qǐng)外部人員使用我司柴油清洗，但目前由于無(wú)相關(guān)規(guī)定定期清洗油罐，使用部門并未定期安排對(duì)油罐進(jìn)行清洗。XX年XX月份清洗過(guò)一次，但是清洗效果如何無(wú)法評(píng)價(jià)。 X臺(tái)在用鍋爐的資料如下：

序號(hào)編號(hào)規(guī)格型號(hào)制造單位購(gòu)買日期投入運(yùn)行日期123452.2組織架構(gòu)和崗位設(shè)置2.2.1職責(zé)分工目前油品的采購(gòu)管理無(wú)制度流程明確相關(guān)職責(zé)。實(shí)際操作中，工廠涉及柴油、工業(yè)用油進(jìn)耗存管理環(huán)節(jié)的職能部門包括采購(gòu)部、計(jì)劃部、工程部、行政人部及財(cái)務(wù)部；涉及的主要崗位及其職責(zé)見(jiàn)下表：

管理環(huán)節(jié)職責(zé)責(zé)任部門責(zé)任崗位具體職責(zé)內(nèi)容需求管理提岀需求生計(jì)部根據(jù)月均使用量提岀用量需求采購(gòu)采購(gòu)申請(qǐng)米購(gòu)組根據(jù)比價(jià)結(jié)果向采購(gòu)部提岀采購(gòu)申請(qǐng)供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部米購(gòu)組工程部生計(jì)部參與供應(yīng)商考察議價(jià)比價(jià)米購(gòu)組選擇3家被選供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)議價(jià)簽署采購(gòu)合同米購(gòu)組與供應(yīng)商簽訂“供油協(xié)議”下采購(gòu)訂單米購(gòu)組根據(jù)實(shí)收數(shù)量補(bǔ)下訂單安排/跟進(jìn)送貨米購(gòu)組對(duì)正常需求及緊急需求進(jìn)行送貨安排驗(yàn)收過(guò)磅稱重生計(jì)部稱取供應(yīng)商油罐車的毛重及皮重油質(zhì)檢驗(yàn)生計(jì)部工程部工業(yè)用油：觀察流動(dòng)性、亮度、顏色、雜質(zhì)、測(cè)量密度、油品試燒檢驗(yàn)柴油：無(wú)油品檢驗(yàn)入庫(kù)記錄生計(jì)部記錄入庫(kù)前后的油位高度、入庫(kù)油品凈重退貨提岀退貨生計(jì)部工程部工業(yè)用油：檢驗(yàn)不合格與使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不合格的，通知采購(gòu)組要求供應(yīng)商退貨批準(zhǔn)退貨生計(jì)部根據(jù)檢驗(yàn)人員反饋情況作岀退貨決定通知供應(yīng)商米購(gòu)組知會(huì)供應(yīng)商退貨情況辦理退貨生計(jì)部油庫(kù)倉(cāng)管員開岀負(fù)數(shù)收料單工業(yè)用油的使用均直接使用，不需審批。其中工業(yè)用油僅供鍋爐房使用，油庫(kù)倉(cāng)管員負(fù)責(zé)每天測(cè)量油位高度，計(jì)算每月耗油量；而柴油耗用數(shù)據(jù)由油庫(kù)倉(cāng)管員記錄統(tǒng)計(jì)。222組織架構(gòu)與崗位編制1） 采購(gòu)組：略，根據(jù)實(shí)際編制2） 工程部：略，根據(jù)實(shí)際編制。組織架構(gòu)圖，略。3）生產(chǎn)計(jì)劃部：略，根據(jù)實(shí)際編制：主要崗位設(shè)置及編制表崗位名稱XX年備注編制人數(shù)實(shí)際人數(shù)在崗年限差異人數(shù)2.3制度流程建設(shè)情況截至審計(jì)日，工業(yè)用油的供應(yīng)商開發(fā)、比價(jià)、議價(jià)、價(jià)格審核審批、采購(gòu)合同的簽署、采購(gòu)執(zhí)行、油質(zhì)檢驗(yàn)、退貨、使用管理等權(quán)責(zé)和作業(yè)，目前公司均沒(méi)有相應(yīng)的制度流程予以明確和規(guī)范。目前某某工廠已草擬《某某工廠油品管理作業(yè)細(xì)則》 ，并于XX年X月份提交總部審批，目前暫未批準(zhǔn)生效。經(jīng)審核，該作業(yè)細(xì)則存在較多不足，未能對(duì)目前油品的采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)及庫(kù)存管理問(wèn)題進(jìn)行全面規(guī)范，需要重新優(yōu)化。2.4信息系統(tǒng)運(yùn)用情況目前工業(yè)用油的進(jìn)耗存管理未應(yīng)用到ERP或其他IT信息系統(tǒng)，相關(guān)數(shù)據(jù)均為手工抄寫、用EXCEL匚總。2.5數(shù)據(jù)2.5.1工業(yè)用油數(shù)據(jù)1）進(jìn)耗存統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)工業(yè)用油只用于工廠的鍋爐，目前某某工廠有 X臺(tái)鍋爐。以下是工業(yè)用油近期的進(jìn)耗存和油汽比資料。期間進(jìn)耗存及產(chǎn)汽數(shù)據(jù)（不含稅）（資料來(lái)源：XX報(bào)表、XX統(tǒng)計(jì)資料）日期米購(gòu)入庫(kù)耗用庫(kù)存產(chǎn)汽（噸）油汽比（千克/噸）數(shù)量（噸）單價(jià)（元/噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）合計(jì)其中，上表中的油汽比是指每噸蒸汽所好用工業(yè)用油數(shù)（千克），是工業(yè)用油的耗用考核指標(biāo)。油汽比的高低與幾個(gè)因素有關(guān)：1）工業(yè)用油質(zhì)量；2）鍋爐的規(guī)格和新舊情況；4）鍋爐維護(hù)情況；4）生產(chǎn)安排均衡水平。上表中的油汽比變化趨勢(shì)圖如下：趨勢(shì)圖略。2）工業(yè)用油供應(yīng)商情況（資料來(lái)源：金蝶帳套）年度供應(yīng)商數(shù)量（噸）不含稅含稅平均單價(jià)（元/噸）金額（萬(wàn)元）平均單價(jià)（元/噸）金額（萬(wàn)元）

2.5.2柴油數(shù)據(jù)1）進(jìn)耗存數(shù)據(jù)（不含稅）柴油進(jìn)耗存數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)日期米購(gòu)入庫(kù)耗用庫(kù)存數(shù)量（噸）單價(jià)（元/噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）單價(jià)（元/噸）金額（萬(wàn)元）合計(jì)2）柴油主要耗用項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（不含稅）柴油耗用明細(xì)表年度月份食堂貨車叉車變電站鍋爐房數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）數(shù)量（噸）金額（萬(wàn)元）合計(jì)

3）柴油供應(yīng)商資料資料來(lái)源：金蝶帳套年度供應(yīng)商數(shù)量（噸）不含稅含稅平均單價(jià)（元/噸）金額（萬(wàn)元）平均單價(jià)（元/噸）金額（萬(wàn)元）2.6績(jī)效指標(biāo)及其達(dá)成情況各主要崗位的績(jī)效考核指標(biāo)如下表:管理環(huán)節(jié)責(zé)任崗位主要考核指標(biāo)2.7以往審計(jì)及其整改情況無(wú)。3.審計(jì)發(fā)現(xiàn)3.1內(nèi)部控制設(shè)計(jì)方面對(duì)于工業(yè)用油的供應(yīng)商開發(fā)、考察、詢價(jià)比價(jià)、議價(jià)、采購(gòu)合同的簽署、采購(gòu)執(zhí)行、油質(zhì)檢驗(yàn)、退貨、使用管理等權(quán)責(zé)和作業(yè)，目前公司均無(wú)相應(yīng)的制度流程予以明確和規(guī)范，從而導(dǎo)致以下一系列的問(wèn)題。某某工廠已草擬《某某工廠油品管理作業(yè)細(xì)則》，并于XX年X月份提交總部待審批。審計(jì)結(jié)束時(shí)，該細(xì)則尚被批準(zhǔn)生效。經(jīng)審核，該細(xì)則存在較多不足，不能有效規(guī)避目前存在的以下問(wèn)題，需要進(jìn)一步優(yōu)化。3.1.1油品采購(gòu)業(yè)務(wù)權(quán)限不明確對(duì)于工業(yè)用油采購(gòu)業(yè)務(wù)，包括供應(yīng)商的推薦、采購(gòu)合同的簽署、采購(gòu)執(zhí)行、采購(gòu)請(qǐng)款等，均在工廠采購(gòu)主管的工作范圍之內(nèi)。經(jīng)查詢公司的審核審批授權(quán)，除工業(yè)用油柴油的付款需工廠總經(jīng)理審批，工廠采購(gòu)組的詢、比價(jià)申請(qǐng)（X萬(wàn)元/次內(nèi)）和采購(gòu)訂單的簽署需采購(gòu)總監(jiān)審批之外，工業(yè)用油柴油供應(yīng)商開發(fā)認(rèn)證、采購(gòu)合同的簽署、采購(gòu)執(zhí)行、均未有制度流程予以明確。3.1.2 關(guān)鍵崗位職責(zé)未適當(dāng)分離3.121油品采購(gòu)管理和采購(gòu)執(zhí)行職責(zé)未分離實(shí)際操作中，油品供應(yīng)山開發(fā)、采購(gòu)管理及采購(gòu)執(zhí)行均由工廠采購(gòu)主管負(fù)責(zé)。工廠采購(gòu)主管在油品采購(gòu)方面的職責(zé)包括供應(yīng)商開發(fā)、供應(yīng)商考察、采購(gòu)比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購(gòu)合同、下訂單，油品異常時(shí)參與處理，月底對(duì)帳工作等。采購(gòu)管理與采購(gòu)執(zhí)行職責(zé)不分離，不利于規(guī)避職位風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也不利于提升工作效率。3.1.2.2油質(zhì)檢驗(yàn)職能不獨(dú)立，采購(gòu)組負(fù)責(zé)油質(zhì)抽檢違背內(nèi)控原則目前工廠只能檢測(cè)工業(yè)用油的密度（密度儀）、粘度相關(guān)的工業(yè)用油流動(dòng)性（檢驗(yàn)棒）、雜質(zhì)（過(guò)濾袋）、燃燒效果（試燒罐）。這些檢測(cè)工作主要由鍋爐房的司爐工和工段長(zhǎng)負(fù)責(zé)。而鍋爐是工業(yè)用油的使用部門，檢驗(yàn)和使用職能沒(méi)有分離，難以對(duì)工業(yè)用油的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。另外，從調(diào)查情況看，工廠采購(gòu)組主管負(fù)責(zé)對(duì)工業(yè)用油質(zhì)量的抽檢，違背了不兼容職位必須嚴(yán)格分離的內(nèi)控原則。由于采購(gòu)主管對(duì)油質(zhì)的抽檢工作未作記錄，審計(jì)無(wú)法全面了解抽檢次數(shù)及其抽檢結(jié)果。目前審計(jì)只收集到采購(gòu)組主管對(duì)兩批工業(yè)用油的抽檢報(bào)告：報(bào)告略。據(jù)工廠采購(gòu)組反映，采購(gòu)組進(jìn)行樣品送測(cè)的目的在于證明油品不合格，作為供應(yīng)商賠償?shù)囊罁?jù)。但此工作由采購(gòu)人員進(jìn)行操作不符合內(nèi)控制度的基本原則，不利于職位風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避。3.1.3供應(yīng)商考察工作不規(guī)范，合格備用供應(yīng)商開發(fā)不足1） 目前我司對(duì)工業(yè)用油柴油供應(yīng)商的考察過(guò)程記錄不完整，考察人員配置不合理。內(nèi)容略。2） 合格備用供應(yīng)商不足，增加采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。不管是柴油還是工業(yè)用油，均沒(méi)有經(jīng)考察合格的供應(yīng)商儲(chǔ)備備用。如果市場(chǎng)油價(jià)變動(dòng)或供應(yīng)商自身原因?qū)е聼o(wú)法及時(shí)送合格燃料時(shí)，出現(xiàn)供應(yīng)商趁勢(shì)抬價(jià)或由于缺油造成我司停產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。X月初出現(xiàn)缺油情況，緊急情況下與臨時(shí)供應(yīng)商交易導(dǎo)致多起退貨事故：事故略。據(jù)使用部門反映：鍋爐對(duì)油品的質(zhì)量敏感度較高，所以希望所提供的工業(yè)用油如果品質(zhì)穩(wěn)定的情況下盡量不要更換供應(yīng)商，這樣可以減少鍋爐損耗從而保證鍋爐穩(wěn)定運(yùn)行、延長(zhǎng)鍋爐使用壽命。我們認(rèn)為，開發(fā)多家合格供應(yīng)商與保持油質(zhì)穩(wěn)定并不矛盾，開發(fā)儲(chǔ)備多家供應(yīng)商有利于降低油品獨(dú)家供應(yīng)所存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.1.4未簽署采購(gòu)合同或合同缺陷多1）未與供應(yīng)商簽署柴油供應(yīng)合同或協(xié)議。 經(jīng)審核，某某工廠目前與柴油供應(yīng)商一一中石化某某分公司未簽署采購(gòu)合同或協(xié)議。合同是一種約定或承諾，是明確雙方責(zé)任與義務(wù)的一種憑證，沒(méi)有簽訂有效合同，雙方利益得不到保證，交易行為在法律上得不到有效保護(hù)。所以必須從公司利益角度出發(fā)，為了規(guī)避不必要的風(fēng)險(xiǎn)，不管是柴油還是其他交易行為，都應(yīng)要求簽訂合法有效的合同。2）工業(yè)用油采購(gòu)協(xié)議不完善缺陷多。與各工業(yè)用油供應(yīng)商所簽的各協(xié)議內(nèi)容相同，且均未經(jīng)公司法務(wù)審核。進(jìn)審核該供油協(xié)議相關(guān)條款不夠嚴(yán)謹(jǐn)。采購(gòu)協(xié)議存在的問(wèn)題包括：合同未約定工業(yè)用油的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，也未規(guī)定供方每次供油都須提供有效的質(zhì)量檢驗(yàn)證明（權(quán)威獨(dú)立機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)報(bào)告）；損失賠償規(guī)定依據(jù)“實(shí)際損失”，造成索賠的管理成本大,不容易操作，合同未約定雙方的聯(lián)系人和聯(lián)系方式等等。.5油品驗(yàn)收流程不規(guī)范、油質(zhì)難保障且容易引起糾紛3.1.5.1油品驗(yàn)收流程不規(guī)范1） 對(duì)于不合格的工業(yè)用油，直接退貨，未書面記錄驗(yàn)收結(jié)果及以書面的形式將檢驗(yàn)結(jié)果反饋給相關(guān)人員和供應(yīng)商。此操作的不足：對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量情況缺乏記錄，不利于對(duì)供應(yīng)商的考核，同時(shí)不利于供應(yīng)商的質(zhì)量改進(jìn)。2） 對(duì)于驗(yàn)收合格的工業(yè)用油，直接入庫(kù)，但未有記錄注明輸入哪個(gè)油庫(kù)。若出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確追溯。目前只有一個(gè)供應(yīng)商送油，很容易確認(rèn)油庫(kù)的油來(lái)自哪個(gè)供應(yīng)商。隨著制度的不斷完善，若某月用油由兩個(gè)或多個(gè)供應(yīng)商提供，甚至在同一天內(nèi)送油，具體哪個(gè)供應(yīng)商入到具體哪個(gè)油庫(kù)沒(méi)有記錄，當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題需要檢驗(yàn)確認(rèn)或退貨時(shí)，就無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確追溯，對(duì)我司的不利影響就比較大。3）驗(yàn)收環(huán)節(jié)未對(duì)單據(jù)收取及留樣情況等進(jìn)行記錄，難以保證資料的完整性。目前工廠對(duì)檢驗(yàn)報(bào)告的收齊及留樣未有記錄，如果部分檢驗(yàn)報(bào)告或留樣丟失不易發(fā)現(xiàn)。4） 未對(duì)供應(yīng)商的檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行必要檢查。供應(yīng)商送油過(guò)來(lái)所附第三方油品檢驗(yàn)報(bào)告，檢驗(yàn)人員未對(duì)其進(jìn)行必要的檢查，致使這些檢驗(yàn)報(bào)告上的明顯問(wèn)題未被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。 女口,報(bào)告中無(wú)注明送檢單位名稱；同一檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)規(guī)律不相同，等等。5） 柴油過(guò)磅順序不嚴(yán)謹(jǐn)，存在實(shí)際入庫(kù)短少風(fēng)險(xiǎn)。柴油的實(shí)際入庫(kù)流程為，先對(duì)油罐車的空車進(jìn)行過(guò)磅，然后再到供應(yīng)商處裝油，運(yùn)至我司時(shí)再對(duì)總重進(jìn)行過(guò)磅，總重減去空車重量即為入庫(kù)柴油重量。此操作程序的缺點(diǎn)在于，未對(duì)卸完油后的空車進(jìn)行過(guò)磅，這樣可能導(dǎo)致因檢查人員疏忽或其它原因而未將柴油卸完的情況出現(xiàn)，致使入庫(kù)數(shù)量不準(zhǔn)，公司遭受損失。6） 工業(yè)用油驗(yàn)收環(huán)節(jié)檢測(cè)措施不完善。目前工廠檢驗(yàn)的設(shè)備有：密度儀、檢驗(yàn)棒、過(guò)濾袋、試燒罐。工業(yè)用油檢驗(yàn)的相關(guān)重要指標(biāo)有：粘度、密度、閃點(diǎn)、含硫量、水分、凈熱值、總熱值等。我司的檢驗(yàn)條件比較單一，只能判斷密度、粘度度、雜質(zhì)、燃燒效果；對(duì)于水分、含硫量及與水分有關(guān)的閃點(diǎn)、凈熱值、總熱值等參數(shù)無(wú)法檢測(cè)。7）柴油未有檢驗(yàn)程序，直接入庫(kù)。據(jù)驗(yàn)收人員反映，XX所送柴油從顏色氣味雜質(zhì)使用效果等方面看，品質(zhì)都比較好，目前也未出現(xiàn)過(guò)退貨情況。工廠對(duì)XX柴油未進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)，直接入庫(kù)。存在不足：沒(méi)有正式的檢驗(yàn)程序，不排除XX送的油質(zhì)不達(dá)標(biāo)的情況，對(duì)于檢驗(yàn)，油品應(yīng)盡量做到規(guī)范統(tǒng)一。3.1.5.2油樣品管理不規(guī)范留樣的目的在于：當(dāng)雙方因油品質(zhì)量問(wèn)題出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)，可以把樣品送至國(guó)家權(quán)威檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，以確認(rèn)事實(shí)，從而明確責(zé)任歸屬。根據(jù)目前與供應(yīng)商簽訂的《供油協(xié)議》第六條內(nèi)容規(guī)定，略。但是樣品的管理也存在許多不規(guī)范的地方：1） 樣品封存不規(guī)范。略。2） 樣品保留時(shí)間不規(guī)范。略。3.1.6退貨流程不規(guī)范退貨審核審批權(quán)責(zé)不明確，檢驗(yàn)環(huán)節(jié)退貨無(wú)記錄。沒(méi)有相關(guān)作業(yè)文件規(guī)定退貨的審核審批權(quán)限。實(shí)際操作為：由檢驗(yàn)人員通知采購(gòu)組主管、倉(cāng)管主管及生計(jì)部部長(zhǎng)過(guò)來(lái)確認(rèn)是否退貨，然后由采購(gòu)組通知供應(yīng)商進(jìn)行退貨。 工廠對(duì)這種在檢驗(yàn)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的退貨，沒(méi)有做任何退貨記錄， 不能為日后的供應(yīng)商考核提供依據(jù)。3.1.7質(zhì)量異常信息溝通方式不規(guī)范抽查發(fā)現(xiàn)，工廠采購(gòu)組在處理油品質(zhì)量異常時(shí)，與供應(yīng)商的溝通函件不規(guī)范。如：未注明供應(yīng)商名稱、未采用正式信函的形式等等。此類索賠信函應(yīng)統(tǒng)一格式，規(guī)范操作,避免產(chǎn)生法律糾紛。3.1.8油品管理缺乏安全庫(kù)存控制措施每月月初油庫(kù)倉(cāng)管員根據(jù)上月用油量與油庫(kù)庫(kù)存量制定下月油量需求計(jì)劃（包括工業(yè)用油）o油品管理員每天對(duì)油庫(kù)高度進(jìn)行測(cè)量記錄，當(dāng)庫(kù)存工業(yè)用油量只有 XX天用量時(shí)，即會(huì)通知供應(yīng)商送油。據(jù)油品倉(cāng)管員反映，目前這種操作暫時(shí)未出現(xiàn)斷油現(xiàn)象。但制度上未對(duì)安全庫(kù)存進(jìn)行規(guī)定，單憑倉(cāng)管員的經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣操作，從管理角度看，規(guī)范性不足。如果市場(chǎng)油品供應(yīng)緊張、送貨不及時(shí)或送貨不合格退貨等情況時(shí)，將影響工廠的正常生產(chǎn)作業(yè)。3.1.9油品的使用缺乏監(jiān)督機(jī)制1）財(cái)務(wù)的耗用數(shù)據(jù)來(lái)源于倉(cāng)庫(kù)的進(jìn)出存報(bào)表而不是使用部門的使用記錄， 從而導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)記錄與財(cái)務(wù)記錄之間沒(méi)有形成相互核對(duì)和監(jiān)督的機(jī)制，難以保證庫(kù)存數(shù)與耗用數(shù)的正確性。2）使用部門未對(duì)耗用異常未進(jìn)行跟進(jìn)和調(diào)查，不利于成本精進(jìn)和采購(gòu)（油質(zhì)）監(jiān)督。3.1.10部分崗位的績(jī)效指標(biāo)需要優(yōu)化3.1.10.1油庫(kù)倉(cāng)管員的績(jī)效指標(biāo)無(wú)實(shí)際考核意義油庫(kù)倉(cāng)管員崗位考核主要有三項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)： 略。由于工業(yè)用油的實(shí)際收發(fā)存作業(yè)的不規(guī)范，這些指標(biāo)是無(wú)法落實(shí)的。如：1） 工業(yè)用油盤點(diǎn)賬實(shí)不相符次數(shù)一一略。2） 工業(yè)用油收貨不準(zhǔn)確次數(shù)一一略。3.1.10.2油汽比指標(biāo)值需要優(yōu)化目前某某工廠油汽比指標(biāo)考核的崗位涉及XX及X工，檢查發(fā)現(xiàn)，XX年動(dòng)力組所設(shè)油汽比目標(biāo)值過(guò)于寬松，在下年度給該指標(biāo)賦值時(shí)需要優(yōu)化。以下是XX年以來(lái)油汽比考核指標(biāo)及其達(dá)成情況。年分指標(biāo)目標(biāo)值實(shí)際達(dá)成值達(dá)成情況3.2內(nèi)控制度執(zhí)行方面321采購(gòu)協(xié)議執(zhí)行不嚴(yán)格抽查XX年以來(lái)的“供油協(xié)議”發(fā)現(xiàn)，協(xié)議約定：供方的油品有其中一項(xiàng)或多項(xiàng)指標(biāo)達(dá)不到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，則處予XX萬(wàn)的罰款。經(jīng)查核發(fā)現(xiàn)X起：例子略。3.2.2油品耗用計(jì)量表未及時(shí)維護(hù)，影響計(jì)量的準(zhǔn)確性計(jì)量表的作用就是為數(shù)據(jù)分析提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)異常，及時(shí)解決，起到預(yù)防問(wèn)題產(chǎn)生的作用。從目前的計(jì)量表使用情況來(lái)看，存在如下問(wèn)題：1）工業(yè)用油設(shè)備從建廠以來(lái)一直使用到現(xiàn)在， 設(shè)備比較陳舊，由于長(zhǎng)久未對(duì)油表進(jìn)行過(guò)相關(guān)校正工作，柴油使用部門曾經(jīng)反映測(cè)量不準(zhǔn)確的情況； 其余例子略。審計(jì)期間受到測(cè)量技術(shù)及設(shè)備的局限，未能確定目前計(jì)量表的準(zhǔn)確性。對(duì)此，建議：1） 對(duì)已經(jīng)存在讀數(shù)不準(zhǔn)確的計(jì)量表，應(yīng)及時(shí)修理，未能修理的及時(shí)更換；2） 對(duì)現(xiàn)有的計(jì)量表進(jìn)行一次完整外校，同時(shí)確定校正周期并嚴(yán)格執(zhí)行；3） 每月統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通確認(rèn);4） 相關(guān)配合部門提高工作效率，對(duì)于生產(chǎn)設(shè)備的零部件從申購(gòu)到領(lǐng)用各環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)先處理。.3耗油量計(jì)算不夠科學(xué)目前的耗油量的計(jì)算方法是“期初庫(kù)存量+本期入庫(kù)量一期末庫(kù)存量”，此方法計(jì)算的結(jié)果包含有“實(shí)際耗用量”及“損耗量”兩部分，此計(jì)算方法存在以下不足：1）無(wú)法統(tǒng)計(jì)正常損耗。油品從入庫(kù)、儲(chǔ)存至正常使用，在這一過(guò)程中會(huì)有一定程度的損耗。正常損耗可以通過(guò)“期初庫(kù)存量+本期入庫(kù)量一期末庫(kù)存量-實(shí)際耗用量”來(lái)計(jì)算。但從目前的耗油量計(jì)算方法來(lái)看，無(wú)法體現(xiàn)出儲(chǔ)存過(guò)程中的損耗，不利于油品的管理。油品損耗率能夠反映油品倉(cāng)儲(chǔ)管理的效率及油品品質(zhì)。2） 導(dǎo)致實(shí)際耗油不準(zhǔn)確。