人事檔案管理八項制度范文（2篇）

人事檔案管理八項制度范文一、設(shè)立檔案管理機構(gòu)1.根據(jù)企業(yè)規(guī)模及需求，設(shè)立專門的人事檔案管理部門。2.該部門負責(zé)制定、歸檔、保管及利用人事檔案。3.檔案管理部門應(yīng)配備專職人員，要求具備相關(guān)專業(yè)知識和技能。二、檔案編制與整理1.根據(jù)公司招聘、聘用、培訓(xùn)等流程，對員工檔案進行編制。2.編制內(nèi)容應(yīng)涵蓋基本信息、聘用合同、培訓(xùn)記錄、晉升記錄等。3.歸檔時，遵循既定程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的完整性和可檢索性。三、檔案保管措施1.檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮的設(shè)施中，防止遺失或損壞。2.保管人員需定期檢查檔案的完整性和安全性，及時進行修復(fù)和更新。四、檔案的借閱與使用1.借閱檔案需遵循相關(guān)制度和審批流程，未經(jīng)許可不得擅自查閱。2.使用檔案應(yīng)遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，禁止泄露或私自使用。五、檔案銷毀規(guī)定1.檔案銷毀應(yīng)遵循固定周期，不得隨意銷毀。2.銷毀檔案需經(jīng)過相關(guān)部門審批，并由專人操作，以確保檔案安全。六、檔案轉(zhuǎn)移與交接1.檔案轉(zhuǎn)移和交接應(yīng)遵循公司規(guī)定和流程，保證檔案的連續(xù)性和完整性。2.過程中應(yīng)建立詳細記錄和清單，確保檔案的準(zhǔn)確性和一致性。七、檔案管理的評估與優(yōu)化1.定期對檔案管理工作進行評估，發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題和不足。2.根據(jù)評估結(jié)果，及時修訂檔案管理制度，并對相關(guān)人員進行培訓(xùn)和宣導(dǎo)。八、檔案管理的監(jiān)督與糾正1.建立監(jiān)督機制，對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。2.對檔案管理中的違規(guī)行為進行糾正和處理，確保管理的規(guī)范性和有效性。人事檔案管理八項制度范文（二）1.檔案責(zé)任體系本規(guī)定旨在規(guī)范公司人事檔案管理，明確各相關(guān)人員的職責(zé)和義務(wù)。其主要內(nèi)容包括：(1)人力資源部門全權(quán)負責(zé)公司人事檔案的管理工作，以確保檔案的完整性和安全性。(2)各部門主管應(yīng)與人力資源部門協(xié)作，確保本部門人事檔案的及時提交和歸檔。(3)公司所有員工應(yīng)遵守既定程序和時間要求，提交個人相關(guān)資料，并參與檔案管理工作。2.檔案管理流程規(guī)定本規(guī)定旨在規(guī)范人事檔案管理流程，確保檔案的準(zhǔn)確和及時歸檔和檢索。具體內(nèi)容如下：(1)檔案管理流程涵蓋歸檔、存儲、維護和檢索等步驟，每個步驟應(yīng)明確責(zé)任人和執(zhí)行程序。(2)歸檔時，需按照文件分類和編號標(biāo)準(zhǔn)進行登記和備案。(3)檔案存儲應(yīng)采取安全措施，以保護檔案的完整性和保密性。(4)定期更新和維護檔案，確保員工個人信息的準(zhǔn)確性。(5)檔案檢索和借閱需遵循規(guī)定程序，以確保信息的準(zhǔn)確和及時獲取。3.檔案保密規(guī)定本規(guī)定旨在保護人事檔案的機密性，確保檔案信息安全。具體條款如下：(1)所有接觸檔案的人員應(yīng)遵守保密協(xié)議，禁止向未經(jīng)授權(quán)的外部人員泄露檔案信息。(2)檔案管理人員應(yīng)妥善保管資料，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱權(quán)限。(3)歸檔時，檔案應(yīng)按照規(guī)定程序密封，并標(biāo)注保密等級。(4)檔案的復(fù)制和傳輸需遵循特定要求和程序，以確保信息的安全和完整。4.檔案使用規(guī)定本規(guī)定旨在規(guī)范人事檔案的使用，確保信息的合法使用。內(nèi)容包括：(1)檔案使用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，禁止濫用信息和擅自公開檔案。(2)員工可根據(jù)需要申請查閱或復(fù)制檔案，但需提供合理理由和相關(guān)證明。(3)檔案使用需通過正式的申請和審批流程，以確保信息的合法和準(zhǔn)確使用。5.檔案安全管理規(guī)定本規(guī)定旨在確保人事檔案的安全，防止信息丟失或損壞。內(nèi)容如下：(1)檔案存儲應(yīng)采取防火、防潮和防塵措施，保證檔案的安全性和完整性。(2)檔案存儲區(qū)域應(yīng)由專人管理，定期檢查檔案狀況和存儲環(huán)境。(3)對重要檔案，應(yīng)進行備份，以防丟失或損壞。6.檔案銷毀規(guī)定本規(guī)定旨在規(guī)范檔案的銷毀程序，確保檔案按時、正確銷毀。內(nèi)容包括：(1)不再需要的檔案應(yīng)按照規(guī)定的銷毀期限銷毀，不得擅自保留或銷毀。(2)檔案銷毀應(yīng)由專業(yè)文件銷毀機構(gòu)執(zhí)行，遵循規(guī)定程序，確保檔案無法恢復(fù)。7.檔案借閱規(guī)定本規(guī)定旨在規(guī)范檔案的借閱流程，確保檔案按時、正確借閱。內(nèi)容如下：(1)借閱檔案需經(jīng)過審批，申請人需提供合理理由和相關(guān)證明。(2)借閱期限應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)明確，并記錄在借閱記錄中。(3)借閱者應(yīng)按期歸還檔案，如需延期，需提交申請并經(jīng)過審批。8.檔案管理監(jiān)督規(guī)定本規(guī)定旨在加強對檔案管理的監(jiān)督和檢查。內(nèi)容包括：(1)檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案