公司勤務(wù)辦公事項管理制度

公司勤務(wù)辦公事項管理制度第一章總則第一條為加強公司勤務(wù)辦公事項的管理，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《公司管理條例》及相關(guān)法律法規(guī)，訂立本制度。第二條本制度適用于公司全部員工，包含全職員工、兼職員工及臨時工，均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。第三條公司勤務(wù)辦公事項包含但不限于文件傳遞、文件歸檔、辦公用品采購、設(shè)備維護、會議室管理等，全部員工應(yīng)依照本制度的規(guī)定進行管理和操作。第二章文件管理第四條公司全部文件應(yīng)依照文件管理分類規(guī)定進行歸檔和保管，凡涉及公司緊要機密的文件，應(yīng)采取存儲主管部門的授權(quán)，定期備份和加密的措施。文件管理分類如下：1.機密文件包含公司商業(yè)機密、項目計劃、策劃方案以及員工個人隱私等，需采取密碼加密的方式存儲，訪問權(quán)限僅限于相關(guān)職工。2.緊要文件包含公司政策法規(guī)、管理制度、部門工作計劃等，需依照規(guī)定的文件編號進行歸檔，由文件管理管理員負責(zé)存檔和保管，并定期進行文件審核和整理。3.一般文件包含日常工作文件、通知公告等，應(yīng)依照文件類型和日期進行分類歸檔，存放在指定的文件柜或檔案室，并進行定期清理和整理。第五條文件的傳遞應(yīng)采取書面形式，登記傳遞表，由相關(guān)人員簽字確認。同時，為提高工作效率，可采用電子郵件、內(nèi)部通訊等方式進行傳遞，但應(yīng)遵守公司信息安全管理規(guī)定。第六條文件的保管期限應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)進行規(guī)定，過期文件應(yīng)予以銷毀或進行備份儲存。銷毀文件應(yīng)在文件管理管理員的監(jiān)督下進行，且應(yīng)有文件銷毀記錄。第三章辦公用品管理第七條辦公用品包含但不限于紙張、筆類、文具、打印墨盒、耗材等，全部員工應(yīng)依照合理、節(jié)省的原則使用辦公用品，并及時向部門負責(zé)人報告需要增補的物品。第八條辦公用品的采購應(yīng)依照公司的采購流程進行，由負責(zé)采購的部門負責(zé)人統(tǒng)一進行采購，確保采購合規(guī)、適用，并與財務(wù)部門進行有關(guān)記錄。第九條辦公用品的領(lǐng)用應(yīng)依照公司的領(lǐng)用流程進行，員工應(yīng)及時填寫領(lǐng)用單，并經(jīng)相關(guān)審核后方可領(lǐng)取。領(lǐng)用后，應(yīng)妥當保管和使用，不得私自挪用或揮霍。第十條辦公用品的庫存管理應(yīng)每月進行盤點，確保庫存數(shù)量準確無誤。如發(fā)現(xiàn)有偷竊或損壞現(xiàn)象，應(yīng)及時報告上級主管及保安部門，并搭配相關(guān)部門的調(diào)查和處理工作。第四章設(shè)備維護第十一條公司設(shè)備包含但不限于電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等，全部員工應(yīng)依照設(shè)備使用說明書和維護手冊正確使用和維護設(shè)備。第十二條設(shè)備的維護和修理和保養(yǎng)應(yīng)依照公司設(shè)備維護部門的規(guī)定進行，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備顯現(xiàn)故障或損壞的情況，應(yīng)立刻向設(shè)備維護部門報告，并搭配維護和修理人員進行處理。第十三條設(shè)備的借用和歸還應(yīng)依照公司設(shè)備借用流程進行，借用人應(yīng)填寫設(shè)備借用單，并經(jīng)相關(guān)審核后方可借用。借用期限屆滿或有其他需要時應(yīng)及時歸還。第十四條公司設(shè)備應(yīng)定期進行巡檢和保養(yǎng)，維護人員應(yīng)依照設(shè)備保養(yǎng)計劃進行，確保設(shè)備的正常運行和延長使用壽命。第五章會議室管理第十五條公司會議室的管理應(yīng)依照公司會議室預(yù)定流程進行，會議室的預(yù)定應(yīng)提前向相關(guān)部門進行申請，并經(jīng)批準后方可使用。第十六條會議室的使用人員應(yīng)定時使用、預(yù)定期限結(jié)束后及時清場，不得隨便更改會議室布置和設(shè)備設(shè)置。如需要延長使用時間或有其他特殊需求，應(yīng)提前向相關(guān)部門進行申請。第十七條會議室設(shè)備的使用應(yīng)依照設(shè)備使用手冊進行操作，使用完畢后應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備及電源，妥當保管會議室設(shè)備，并向設(shè)備管理部門報告。第十八條會議室的清潔和環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)由會議室使用人員負責(zé)，保持會議室的乾凈和衛(wèi)生。如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)備損壞或衛(wèi)生問題應(yīng)及時向設(shè)備管理部門或環(huán)境衛(wèi)生部門報告。第六章罰則第十九條對于違反本制度的行為，依據(jù)違紀行為的嚴重性和后果，予以相應(yīng)的紀律處分，并追究相關(guān)責(zé)任。第二十條員工如有私自擅用公司辦公資產(chǎn)、有意損壞公司財物或有其他違法違規(guī)行為的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并保存停止勞動合同的權(quán)利。第二十一條對于嚴重違紀違法行為，涉及到法律法規(guī)和公司商業(yè)機密的，公司將向相關(guān)部門報案，并搭配取證工作，同時保護舉報人的合法權(quán)益。第七章附則第二十二條本制度的解釋權(quán)歸公司管理委員會全部，如有需要，經(jīng)公司管理委員會討論決議后可對本制度進行修改。第二十三條本