2024年學院檔案庫房管理制度（二篇）

2024年學院檔案庫房管理制度一、檔案庫房管理目標與準則1.目標：旨在確保學院檔案的安全保管與合規(guī)管理，提升檔案利用效率，保證檔案的完整性和可靠性。2.準則：法規(guī)遵循：嚴格遵守相關法律法規(guī)及學校規(guī)定，確保學院重要檔案的保密性。責任明確：清晰界定檔案庫房管理的責任及各環(huán)節(jié)的職責劃分。安全保密：強化安全防護措施，防止檔案遺失、損壞或泄露。便利利用：建立高效的檢索系統(tǒng)，便于教職員工及相關部門查閱和利用檔案。二、檔案庫房管理組織架構1.管理機構：設立學院檔案管理委員會，負責檔案庫房管理的決策與監(jiān)督工作。2.管理人員：設置專職的檔案庫房管理員，負責檔案的收集、整理、存儲、借閱等具體管理工作。三、檔案庫房管理流程與措施1.檔案收集：各部門應按指定時間及方式將相關檔案送至檔案庫房。2.檔案整理：管理員依據文件分類和編號制度，對檔案進行分類整理，并編制檔案目錄。3.檔案存儲：管理員按照規(guī)定的標準和方法妥善保管檔案，確保檔案的安全與可靠性。4.檔案借閱：教職員工及相關部門需提交借閱申請，承諾遵守相關規(guī)定，經審核后方可借閱。5.檔案歸還：借閱人應按時歸還，如需延長借閱期限，需提前申請并獲得批準。四、檔案庫房管理的監(jiān)督與評估1.監(jiān)督：學院檔案管理委員會和管理員定期對檔案庫房管理進行監(jiān)督和檢查。2.評估：定期評估檔案庫房管理工作，確保管理質量和效率。五、檔案庫房管理制度的宣傳與培訓1.宣傳：向全體教職員工和相關部門普及檔案庫房管理制度，強化檔案管理意識和重要性。2.培訓：對管理員及相關工作人員進行專門培訓，提升其檔案管理能力和專業(yè)素養(yǎng)。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效，如有修改需求，需經學院檔案管理委員會決策后進行修訂。2.本制度由學院檔案管理委員會審定。3.本制度未涵蓋的情況，應參照相關法律法規(guī)和學校文件規(guī)定執(zhí)行。此檔案庫房管理制度旨在規(guī)范學院檔案的管理流程，確保檔案的安全與完整性，提高利用效率，保證管理工作的合規(guī)性和便利性，需根據實際操作進行具體執(zhí)行和細化。2024年學院檔案庫房管理制度（二）一、庫房管理的目的與基本原則：1.目的：旨在確保學院檔案的安全性、完整性和易查閱性，從而有效防止檔案的遺失、破損及濫用。2.原則：實施科學分類、標準化管理，嚴格執(zhí)行防火、防盜、防潮措施，以保障檔案的可靠性和完整性。二、檔案庫房管理的職責與權限：1.職責：全面負責學院檔案的接收、整理、分類、存儲、借閱和歸檔工作。2.權限：依據學院檔案管理規(guī)定，有權執(zhí)行各項管理措施。三、檔案庫房管理的組織架構：1.管理人員：學院指定專人負責檔案庫房的日常管理工作。2.工作人員：根據實際需求，學院可安排專門人員負責檔案庫房的日常運作。四、檔案的接收與整理：1.接收檔案：接收各級各類檔案，并準確填寫接收登記表，確保檔案數量與種類無誤。2.整理檔案：依據規(guī)定的分類標準，對接收到的檔案進行整理分類，并編制檔案目錄。五、檔案的存儲與歸檔：1.存儲設施：檔案庫房應配置完善的防火、防潮、防盜設施，以保障檔案的安全。2.存儲方式：按照檔案分類標準，采用適當的存儲工具和方案，確保檔案的完整性和易查閱性。3.歸檔管理：按照歸檔規(guī)定，對已整理分類的檔案進行歸檔，并在檔案目錄中予以記錄。六、檔案借閱與查閱：1.借閱申請：借閱人需填寫借閱申請表，并經管理人員審核批準。2.查閱方式：支持通過電子檔案系統(tǒng)進行在線查閱，或填寫查閱申請表，由管理人員提供實體檔案供查閱。3.查閱時限：借閱人應遵守規(guī)定的查閱時限，并對檔案使用情況進行記錄。七、檔案保管期限與銷毀：1.保管期限：依據檔案管理規(guī)定，不同類別的檔案設有相應的保管期限。保管期滿后，可按規(guī)定進行銷毀或移交。2.銷毀程序：檔案管理人員應嚴格遵循銷毀程序，執(zhí)行銷毀處理，并填寫銷毀記錄表。八、違規(guī)處理與監(jiān)督檢查：1.違規(guī)處理：對于檔案管理中出現的違規(guī)行為，將依照學院規(guī)定進行處理，并記錄于檔案管理人員的個人檔案中