《計算機應(yīng)用基礎(chǔ)》課件第3章

第3章Word2003文字處理

3.1初識Word20033.2編輯操作入門3.3高效的編輯排版操作3.4表格的創(chuàng)建及應(yīng)用3.5公式、藝術(shù)字及圖形3.6特殊應(yīng)用與網(wǎng)上下載信息的處理

本節(jié)介紹Word中的文檔輸入與編輯排版操作。在正式開始學(xué)習(xí)之前，我們先對如圖3.1所示的Word2003窗口界面作一簡單介紹。3.1初識Word2003圖3.1Word2003的窗口界面3.1.1Word2003的窗口界面簡介

1．標題欄

標題欄用于顯示正在被編輯文檔的文件名、程序名(即MicrosoftWord)，還包括最小化、還原和最大化按鈕。標題欄處于活動狀態(tài)時呈現(xiàn)較深、較飽和的顏色(具體顏色視系統(tǒng)的配色方案而定)，未被激活時呈灰色。

2．菜單欄

Word2003的所有操作選項都被分門別類地保存在菜單欄的各個菜單命令中，單擊菜單命令后菜單選項將自動展開。如果某個菜單選項的右側(cè)有一個向右的小三角箭頭，則表明這個菜單選項還有下一層子菜單。要選擇菜單選項，只需找到相應(yīng)的菜單選項后單擊即可；要取消菜單的打開狀態(tài)，只需在其他任意位置單擊鼠標。

在主窗口的每個菜單命令后面的括號中都有一個帶下劃線的英文字母，只要按住鍵盤上的Alt鍵的同時再按菜單命令相應(yīng)的字母，就可激活相對應(yīng)的菜單；如果其中某菜單選項后面仍然有帶下劃線的字母，則繼續(xù)按相應(yīng)的字母按鍵即可調(diào)用對應(yīng)的菜單選項。

另外，部分菜單選項后面會有一組諸如“Ctrl+B”的快捷鍵說明，用戶也可以直接按這個組合鍵調(diào)用相應(yīng)的菜單選項。

3．工具欄

工具欄中，最為常用的工具選項被制作成按鈕，并加上形象化的小圖標，以便于用戶隨時快速調(diào)用。工具按鈕實現(xiàn)的功能與相應(yīng)的菜單選項一般是一致的，絕大多數(shù)情況下要完成某項操作，無論是使用工具欄按鈕還是使用菜單選項，其結(jié)果都是一致的。

1)工具欄的移動、打開和關(guān)閉

用戶可以根據(jù)自己的需要和喜好對工具欄進行定制。

(1)工具欄的移動。要移動工具欄在窗口中的位置，可按以下步驟操作：

①將鼠標移到工具欄最左邊帶有垂直的四個小圓點的位置。

②按住鼠標左鍵向其他方向拖動。

(2)工具欄的打開和關(guān)閉?？梢愿鶕?jù)使用的需要靈活打開或關(guān)閉某些工具欄。打開和關(guān)閉工具欄可按以下步驟操作：

①用鼠標右鍵單擊菜單欄或者現(xiàn)有工具欄的任意部位，彈出如圖3.2所示的工具欄快捷菜單。

②在工具欄快捷菜單的相應(yīng)選項上單擊，當選項前面(左邊)出現(xiàn)“√”時，表明該工具欄被打開；當選項前面的“√”被取消時，則該工具欄被關(guān)閉。圖3.2工具欄快捷菜單

2)工具欄按鈕的定制

現(xiàn)有的工具欄按鈕并不適合所有用戶的需要，因此Word2003也允許用戶對工具欄按鈕自定義。

(1)添加工具按鈕。在“工具”菜單中選擇“自定義”選項，或者用鼠標右鍵單擊當前工具欄或菜單欄的任意部位，在彈出的快捷菜單中選擇“自定義”選項，打開如圖3.3所示的工具欄“自定義”對話框。

圖3.3工具欄“自定義”對話框單擊“命令”選項卡，如圖3.4所示，在左側(cè)類別窗格中找到適當?shù)念悇e，然后在右側(cè)找到要添加的選項，按下鼠標左鍵將該選項拖入工具欄中希望存放該按鈕的某個位置后放開鼠標即可。

在打開了“自定義”對話框的情況下，還可以對菜單中的各個命令、工具欄中的各按鈕進行靈活的重新安排，操作時直接用鼠標拖動即可。

圖3.4工具欄“自定義”對話框的“命令”選項卡

(2)刪除或移動工具欄按鈕。在普通的Word2003窗口中，按住Alt鍵，將工具欄中不需要的按鈕用鼠標從工具欄中拖離工作區(qū)，放開鼠標后該按鈕即被刪除。

按住Alt鍵后，還可以將按鈕從工具欄的一個位置拖放到另一個位置。

4．標尺

標尺的作用是便于快速調(diào)整段落縮進和頁邊距等，包括水平標尺和垂直標尺。通過“視圖”菜單中的“標尺”選項可控制標尺的顯示與否。其中垂直標尺由于使用相對較少，因此可以在“工具”菜單中選擇“選項”選項，在“視圖”選項卡中對“垂直標尺”確定選擇與否。“水平標尺”如圖3.5所示。

圖3.5水平標尺標尺中有幾個可以移動的指針，移動這幾個指針可以快速設(shè)置段落的縮進狀態(tài)。其中懸掛縮進“”可設(shè)置整個段落最左邊的縮進距離；右縮進“”設(shè)置段落右側(cè)的縮進距離；首行縮進“”僅對每個段落的第一行起作用，通常用于編排中文文本時，將段首設(shè)置為向后空出兩個字符的位置。

5．狀態(tài)欄和滾動條

窗口底行的狀態(tài)欄可顯示當前編輯狀態(tài)的各項實時參數(shù)，如頁碼、節(jié)數(shù)、當前所在頁/總頁數(shù)、光標所在位置、光標所在的行列數(shù)、插入模式或改寫模式的狀態(tài)等，如圖3.6所示。

狀態(tài)欄的左上側(cè)有五個小按鈕，它們可快速切換不同的視圖模式，從左向右依次是：普通視圖“”、Web版式視圖“”、頁面視圖“”、大綱視圖“”和閱讀版式“”，其中閱讀版式是Word2003新添的視圖模式。通過“視圖”菜單，也可以找到相同的視圖模式選項。圖3.6狀態(tài)欄不同視圖的顯示效果各不相同，主要區(qū)別在于顯示文檔信息的詳細程度，以適合不同編輯環(huán)境下的需要。用戶只需打開一篇文章后在各個視圖之間實際切換一下，就可以對比出不同視圖模式下顯示的差異了。

移動水平滾動條和垂直滾動條可以讓用戶查看文檔不同位置的內(nèi)容。單擊滾動條上的不同按鈕元素，可以有多種不同的滾動方式。

6．工作區(qū)與插入點

Word2003窗口中最大的空白區(qū)域就是工作區(qū)，我們可以把它理解為一張白紙，在其中輸入文字、繪制圖形。工作區(qū)中總會有一個“Ⅰ”字形的光標在閃爍，這個光標是一個插入點指示器，它指示了當前編輯點所在的位置。

有些情況下，工作區(qū)中還可以見到一個很小的灰色彎箭頭“”，這個小箭頭稱為回車符(段落標記)，表示一個段落的結(jié)束。用戶可以在“工具”菜單中選擇“選項”選項，在打開的“選項”對話框的“視圖”選項卡中或在“視圖”菜單中選擇“是否顯示段落標記”等信息。

7．任務(wù)窗格

啟動Word2003的時候，如果沒有同時打開文檔，窗口右側(cè)就會出現(xiàn)如圖3.7所示的任務(wù)窗格。在這里可以快速訪問最近打開的文檔，選擇打開其他現(xiàn)有文檔或創(chuàng)建新文檔等。通過“視圖”菜單中的“任務(wù)窗格”選項，或者按“Ctrl+F1”快捷鍵，可控制任務(wù)窗格的顯示與否。圖3.7任務(wù)窗格3.1.2新建文檔

1．打開Word時默認創(chuàng)建新文檔

啟動Word2003后，程序默認會創(chuàng)建一個標準的空白文檔，這個標準文檔是基于Word的Normal.dot模板創(chuàng)建的。在這個默認的空白文檔中，我們就可以在插入點光標處開始輸入文字等內(nèi)容了。

2．使用任務(wù)窗格中的“新建文檔”快捷方式新建文檔

在Word2003窗口右側(cè)的任務(wù)窗格中，默認會顯示如圖3.8所示的一個“新建文檔”鏈接，單擊后出現(xiàn)如圖3.9所示的新鏈接列表，這體現(xiàn)了Word2003對XML的支持并提供了更快捷的工作方式。圖3.8“新建文檔”鏈接圖3.9新鏈接列

1)新建空白文檔

選中任務(wù)窗格中的“空白文檔”選項后，Word2003就會根據(jù)Normal.dot創(chuàng)建一個標準空白文檔，這與啟動時默認創(chuàng)建的空白文檔相同。

2)新建XML文檔

在如圖3.10所示的“新建文檔”任務(wù)窗格中選擇“XML文檔”選項后，用戶可以在WordXML文檔中應(yīng)用自己的XML元素。但在應(yīng)用自己的XML元素之前，必須首先選擇一個架構(gòu)。單擊圖3.11所示的“XML結(jié)構(gòu)”任務(wù)窗格中的“模板和加載項”，打開如圖3.12所示的“模板和加載項”對話框的“XML架構(gòu)”選項卡，單擊“添加架構(gòu)”按鈕，就可將XML架構(gòu)添加到文檔中。圖3.10??“新建文檔”任務(wù)窗格圖3.11“XML結(jié)構(gòu)”任務(wù)窗格圖3.12“XML架構(gòu)”選項卡

3)新建網(wǎng)頁

在圖3.10所示的“新建文檔”任務(wù)窗格中選擇“網(wǎng)頁”選項，然后錄入和編輯文檔，也可以插入表格或添加圖形等對象，在保存文檔時，Word2003會自動將文檔保存為標準的網(wǎng)頁文件。

4)新建電子郵件

在圖3.10所示的“新建文檔”任務(wù)窗格中選擇“電子郵件”選項，Word2003會啟動如圖3.13所示的一個類似Outlook的電子郵件撰寫窗口，按照類似其他電子郵件客戶端的操作輸入收件人地址及郵件內(nèi)容即可撰寫電子郵件。

在電子郵件撰寫模式下，Word會自動打開電子郵件工具欄，通過該工具欄就可為郵件添加附件、設(shè)置密件抄送、選擇信紙等。圖3.13電子郵件撰寫窗口

5)根據(jù)現(xiàn)有文檔新建文檔

在圖3.10所示的任務(wù)窗格中選擇“根據(jù)現(xiàn)有文檔”選項后，將彈出如圖3.14所示的“根據(jù)現(xiàn)有文檔新建”對話框，我們可以選擇一個現(xiàn)有的Word所支持的文檔格式繼續(xù)進行編輯操作。圖3.14“根據(jù)現(xiàn)有文檔新建”對話框

6)根據(jù)本機的模板新建文檔

在圖3.10所示的任務(wù)窗格中選擇“本機上的模板”選項后，將打開如圖3.15所示的“模板”對話框。

圖3.15“模板”對話框“模板”對話框中提供了多種模板，我們可根據(jù)要創(chuàng)建的文檔類別選擇相應(yīng)的選項卡，然后再選擇其中的模板。選中模板的同時，對話框右側(cè)的預(yù)覽窗格中會同步顯示模板大致的樣式。通過選擇“新建”區(qū)的“文檔”或“模板”選項，可以確定要創(chuàng)建的是普通文檔還是文檔模板，默認情況下是新建普通文檔。當然，如果我們覺得某個普通文檔的布局方案有保存價值，也可中途選擇“文件”菜單中的“另存為”選項，將普通文檔保存為模板。

7)根據(jù)網(wǎng)站上的模板新建文檔

選擇任務(wù)窗格中的“網(wǎng)站上的模板”選項后，打開如圖3.16所示的“基于網(wǎng)站上的模板新建”對話框，在其中我們可以選擇打開本地局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)上的站點，然后打開其中的模板。

這種方式使得Word的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同能力進一步得到體現(xiàn)，同事之間可以共享模板，使工作效率得以提高。圖3.16“基于網(wǎng)站上的模板新建”對話框

3．使用“常用”工具欄中的“新建”按鈕新建文檔

這種方法常用于編輯過程中需要另行創(chuàng)建一個單獨的文檔時。單擊工具欄上的“”按鈕，就可立即生成一個空白文檔頁面并打開另一個獨立的窗口；如果已經(jīng)關(guān)閉所有文檔，則會在當前窗口中生成一個空白文檔。

4．使用“文件”菜單中的“新建”選項新建文檔

在“文件”菜單中選擇“新建”選項，Word將打開任務(wù)窗格，并且直接顯示如圖3.10所示的“新建文檔”任務(wù)窗格，根據(jù)前述的方法選擇一種創(chuàng)建類型進行操作即可。3.1.3文檔的打開、保存與關(guān)閉

打開、保存與關(guān)閉文檔是編輯文檔過程中最常用到的操作?？此坪唵蔚拇蜷_、保存操作，其中也有著很豐富的操作技巧。

1．文檔的打開

1)使用“打開”工具按鈕

單擊Word常用工具欄上的“”按鈕，可彈出如圖3.17所示的“打開”對話框。對話框左側(cè)窗格中列出了查找的大致范圍，如“我的文檔”、“我的電腦”、“桌面”、“網(wǎng)上鄰居”等；在“查找范圍”下拉列表中可查看磁盤及文件夾的樹形結(jié)構(gòu)；對話框中部顯示了各目錄下具體的文檔名稱。選中要打開的文件后，單擊“打開”按鈕即可。圖3.17“打開”對話框說明：“打開”對話框的上部還有一個小的工具欄，其中有設(shè)置文件列表查看方式的按鈕“”、新建文件夾按鈕“”，“”下拉列表用來設(shè)置各種打開選項按鈕等。

2)使用“文件”菜單的“打開”選項

打開Word2003窗口后，在“文件”菜單中選擇“打開”選項，也會打開如圖3.17所示的“打開”對話框，其余操作方法與上文相同。這種方法適合于中途打開文檔。

3)使用任務(wù)窗格中的打開鏈接

從任務(wù)窗格中打開文檔有兩種方法。一是當用戶近期編輯過文檔時，任務(wù)窗格中會顯示出若干個最近打開的文檔的鏈接，如圖3.18所示，單擊相應(yīng)的鏈接即可打開對應(yīng)的文檔；二是如果要打開的文檔不在鏈接選項中，則可單擊下面的“其他”按鈕，即可打開如圖3.17所示的“打開”對話框，從中找到要打開的文檔并選擇適當?shù)拇蜷_方式。圖3.18最近打開的文檔的鏈接

4)使用“開始”菜單中的“文檔”菜單項

在WindowsXP的“開始”菜單中，有一個如圖3.19所示的文檔菜單項，其中包括最近打開的文檔和“我的文檔”等位置的快捷方式。單擊相應(yīng)的快捷方式即可打開對應(yīng)的文檔。圖3.19文檔菜單項

5)從資源管理器或“我的電腦”中打開文檔

打開“我的電腦”或資源管理器，找到要打開的文檔后，如果該文檔顯示的是Word圖標，則雙擊后系統(tǒng)會自動以Word形式打開文檔；如果是其他類型的文檔，比如擴展名為?.txt的文本文件，要想用Word2003打開，可用鼠標右鍵單擊該文件，在彈出的如圖3.20所示的快捷菜單中選擇“打開方式”中的“MicrosoftOfficeWord”選項即可。說明：一般情況下，只要系統(tǒng)中安裝了Word2003，而且在本次Office安裝后曾經(jīng)用Word2003打開過這類文檔，則在用鼠標右鍵單擊該文件打開時，會彈出如圖3.20所示的快捷菜單，在其“打開方式”列表中就會存在“MicrosoftOfficeWord”的程序快捷方式，單擊它就可以用Word打開這個文檔。如果本次Office安裝后沒有用Word2003打開過此類文檔，則在快捷菜單的“打開方式”列表中就不會有“MicrosoftOfficeWord”的程序快捷方式，這時請選擇“選擇程序”選項，打開如圖3.21所示的“打開方式”對話框，從中選擇適合打開文檔的程序，單擊“確定”按鈕即可。如果在程序列表中沒有適合打開該文檔的程序，可單擊“瀏覽”按鈕，找到合適的程序并選擇。圖3.20“打開方式”菜單圖3.21“打開方式”對話框

2．打開并恢復(fù)文檔

1)打開時從任意文件中恢復(fù)文本

當Word文檔根本無法打開或出現(xiàn)大量亂碼等情況時，表明該Word文檔已受到不同程度的破壞，此時可試用以下打開方式最大程度地挽救文檔中的文本內(nèi)容。

(1)在Word2003中，單擊工具欄中的打開按鈕“”或在“文件”菜單中選擇“打開”選項，調(diào)出“打開”對話框。

(2)在對話框下部的“文件類型”下拉列表中，找到“從任意文件中恢復(fù)文本”并選定，再在上部的瀏覽框中找到有問題的文檔，選中后，單擊“打開”按鈕。

(3)出現(xiàn)一個如圖3.22所示的“顯示修復(fù)”對話框，其中會列出文件的故障類型，用戶既可以定位檢查，也可直接關(guān)閉。此時Word2003會自動對故障文檔進行掃描過濾，去除一些無關(guān)的代碼，盡量提取文件中的文本內(nèi)容。這樣，一般情況下無法打開的文檔，其內(nèi)容可得到全部或部分恢復(fù)。

說明：用該方法只能恢復(fù)文件中的文本內(nèi)容，對于表格、圖片等各種對象，則恢復(fù)后全部都將丟失，因此平時注意對文檔的備份和保護是非常必要的。圖3.22“顯示修復(fù)”對話框

2)打開時自動恢復(fù)故障文檔

如果因停電、死機、程序崩潰等導(dǎo)致Word異常退出，會彈出警告提示框，再次啟動Word時，會自動出現(xiàn)如圖3.23所示的“文檔恢復(fù)”窗格，其中列出了上次編輯時未正常關(guān)閉的文件，同時顯示了這些文件最后一次保存的時間。如果有多次保存操作，則也可能會顯示多個不同時間的版本供用戶選擇。一般我們選擇最近時間版本的文件，然后單擊選擇，即可讓W(xué)ord自動修復(fù)該文檔。

注意：文檔被修復(fù)后，仍然要執(zhí)行一次存盤操作，因為被恢復(fù)的文檔只是一個臨時文檔。圖3.23“文檔恢復(fù)”窗格圖3.24“選項”對話框

3)打開文檔時的文檔轉(zhuǎn)換

集體協(xié)同辦公等復(fù)雜環(huán)境下，我們可能有時要編輯別人的文檔，但那些文檔又可能不是用Word2003中文版生成的；有時我們可能希望有更靈活的打開控制方式等，此時就可以使用打開時的文檔轉(zhuǎn)換操作。

操作步驟如下：在“工具”菜單中選擇“選項”選項，打開如圖3.24所示的“選項”對話框，單擊“常規(guī)”選項卡，在“常規(guī)”選項卡中選中“打開時確認轉(zhuǎn)換”復(fù)選框即可。

3．保存和關(guān)閉文檔

保存文檔是指把編輯過的文檔作為一個文件保存在磁盤上。如果不執(zhí)行文檔的保存選項，則無論編輯了多少內(nèi)容，一旦關(guān)閉了Word，或者由于其他原因?qū)е鲁绦虺鲥e、系統(tǒng)崩潰等，都會導(dǎo)致內(nèi)存中的文檔內(nèi)容永久性地丟失。

1)保存新建文檔

創(chuàng)建一篇文檔后，必須經(jīng)常、及時地進行文檔的保存操作。保存文檔的操作步驟如下：

(1)執(zhí)行存盤選項。單擊“常用”工具欄中的保存按鈕“”，或者在“文件”菜單中選擇“保存”選項，打開如圖3.25所示的“另存為”對話框。圖3.25“另存為”對話框

(2)選擇保存位置。默認時Word會在當前用戶的“我的文檔”文件夾中保存文件，“另存為”對話框中默認被保存的位置就是“我的文檔”文件夾。如果希望在其他文件夾中保存文件，則單擊“保存位置”列表框，選中要保存到的驅(qū)動器，然后展開列表中的相應(yīng)文件夾。如果要在新的文件夾中保存，則單擊“另存為”對話框工具欄中的新建文件夾按鈕“”后即可創(chuàng)建新文件夾，打開新文件夾后就可在其中保存文件。

(3)指定文件名。Word2003會自動以當前文檔的首行第一句話作為文件的默認文件名，多數(shù)情況下這都是比較合理的做法——畢竟用文章標題作為文件名可以有很好的概括性，并且容易與其他文檔相區(qū)別。但有時默認的文件名可能不合適，此時只需將默認的文件名進行修改或者重新輸入文件名即可。

(4)保存文件。單擊“保存”按鈕。

2)關(guān)閉文檔

(1)關(guān)閉單個文檔。關(guān)閉單個文檔有四種方法：一是單擊Word窗口右上角子窗口上的黑色“”按鈕；二是單擊Word窗口標題欄右側(cè)的“”按鈕；三是從“文件”菜單中執(zhí)行“關(guān)閉”選項；四是單擊標題欄上的Word文檔圖標“”，在彈出的如圖3.26所示的快捷菜單中選擇“關(guān)閉”選項。圖3.26文檔控制快捷菜單

(2)關(guān)閉多個文檔。關(guān)閉多個文檔有三種方法：一是按照關(guān)閉單個文檔的方法逐一關(guān)閉每個打開的文檔；二是執(zhí)行“文件”菜單中的“退出”選項；三是按住Shift鍵的同時單擊“文件”菜單，如圖3.27所示，此時原來的“關(guān)閉”選項會變成“全部關(guān)閉”，單擊該選項即可。

關(guān)閉文檔時，如果有文檔進行編輯后尚未存盤，則Word會自動提示用戶是否保存對文檔的修改。圖3.27“文件”菜單

(3)關(guān)閉停止響應(yīng)的文檔。某些情況下，由于系統(tǒng)運行錯誤、軟件沖突、硬件問題等，導(dǎo)致文檔在Word編輯過程中突然停止響應(yīng)，此時如果不能采取適當措施，就可能導(dǎo)致最近編輯的文檔內(nèi)容丟失。

遇到Word停止響應(yīng)時不要驚慌，更不要隨便重新啟動計算機，可以先試試使用Office2003提供的應(yīng)用程序恢復(fù)功能，也許可以恢復(fù)出現(xiàn)問題的Office程序。

從“開始”菜單中找到MicrosoftOffice程序組，在如圖3.28所示的MicrosoftOffice工具子菜單中選擇“MicrosoftOffice應(yīng)用程序恢復(fù)”選項，打開“MicrosoftOffice應(yīng)用程序恢復(fù)”對話框，選中其中存在問題的程序，再單擊“恢復(fù)應(yīng)用程序”按鈕即可。圖3.28MicrosoftOffice工具子菜單

3)重新設(shè)置默認文件夾

打開或保存文檔時，Word?2003默認的位置是“C:\DocumentsandSettings\(UserName)\MyDocuments”目錄，文檔存放在這個位置查找起來并不方便，而且將工作文檔放在C盤是不安全的，因此最好修改一下Word的默認保存文檔文件夾。具體操作步驟如下：

(1)在“工具”菜單中選擇“選項”選項，打開“選項”對話框。

(2)打開“文件位置”選項卡，如圖3.29所示，單擊“文件類型”列表中“文檔”所在的行，然后單擊“修改”按鈕，打開如圖3.30所示的“修改位置”對話框。圖3.29“文件位置”選項卡圖3.30“修改位置”對話框

(3)在“修改位置”對話框中，單擊“查找范圍”列表框右邊的向下箭頭，從下拉列表框中選擇希望保存文檔的文件夾所在的驅(qū)動器，此時該驅(qū)動器的所有文件夾就會顯示在文檔列表框中。

(4)選擇文檔列表框中用作默認保存文檔的文件夾，單擊“確定”按鈕，返回“選項”對話框。

(5)單擊“確定”按鈕，此后Word在打開或保存文件時就會自動選擇上述設(shè)置好的文件夾。3.1.4輸入文本

1．常規(guī)文字的輸入

1)直接鍵盤輸入

這種輸入方式是指通過常規(guī)的打字操作輸入文字。啟動Word2003后，按“Ctrl+空格”鍵可打開輸入法，按“Ctrl+Shift”鍵可切換不同輸入法。也可用鼠標單擊屏幕右下角系統(tǒng)托盤區(qū)域的輸入法圖標“”，在彈出的如圖3.31所示的快捷菜單中選擇所需的輸入法。

輸入的文字將出現(xiàn)在Word工作區(qū)的“Ⅰ”字形光標位置。修改文件內(nèi)容時，也必須首先將光標定位到要編輯的位置，然后才能在指定的位置進行相應(yīng)的操作。圖3.31輸入法快捷菜單

2)通過復(fù)制、粘貼操作輸入

有時可能希望從其他文檔或其他應(yīng)用程序中復(fù)制一些內(nèi)容到Word中進行編輯，以簡化鍵盤輸入操作，此時可使用復(fù)制、粘貼操作，具體步驟如下：

(1)用鼠標拖動的方式選中來源位置的文本。

(2)按“Ctrl+C”鍵將選定內(nèi)容復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板中，或者單擊右鍵并從彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”選項。

(3)將光標定位在要插入內(nèi)容的Word文檔處，按“Ctrl+V”鍵將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到Word文件中，或者在適當?shù)奈恢脝螕粲益I并從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”選項。

2．特殊符號的輸入

編輯文字過程中，經(jīng)常免不了要輸入各種特殊符號，比如“☆”、“℃”、“‰”等。這些特殊符號很難通過鍵盤直接輸入。在Word中，有多種方法可以實現(xiàn)特殊符號的輸入。

1)使用Word符號工具欄輸入

Word2003提供了一個常用特殊符號快捷工具欄，打開這個工具欄即可快速輸入常用特殊符號。

(1)在現(xiàn)有菜單欄或工具欄的任意位置單擊鼠標右鍵。

(2)在彈出的菜單中選擇“符號欄”選項，此時會有一個符號欄出現(xiàn)在Word界面中(一般默認在窗口下方)。

(3)單擊符號欄上相應(yīng)的符號按鈕，則對應(yīng)的符號就會輸入到光標所在位置。

2)使用插入特殊符號的菜單選項輸入

Word2003所提供的符號欄中，符號數(shù)量有限，有時并不能從中找到所需的符號。其實Word還提供了專門的插入特殊符號的功能，共有六大類特殊符號，使用方法如下：

(1)在“插入”菜單中選擇“特殊符號”選項。

(2)打開如圖3.32所示的“插入特殊符號”對話框，選擇與插入符號相關(guān)的選項卡，比如“特殊符號”等。

(3)選擇所要輸入的符號，單擊“確定”按鈕，該符號就被輸入到光標所在的位置。圖3.32“插入特殊符號”對話框

3)使用輸入法軟鍵盤輸入

(1)在Word中需要插入特殊符號時，可用鼠標右鍵單擊如圖3.33所示的輸入法提示條右側(cè)的“”小鍵盤按鈕。

(2)在彈出的快捷菜單的“軟鍵盤”菜單項中選擇一種符號類別，比如“特殊符號”。

(3)在彈出的如圖3.34所示的虛擬鍵盤(軟鍵盤)中，單擊所需的符號按鈕，則該符號就會出現(xiàn)在當前光標所在位置。

(4)完成符號的插入后，單擊輸入法提示條上的“”按鈕即可關(guān)閉虛擬鍵盤。圖3.33輸入法提示圖3.34虛擬鍵盤3.1.5選定文本

1．使用鼠標選定文本

1)拖動鼠標選擇任意范圍的文本

把鼠標指針放到所要選定文本的起始位置，按住鼠標左鍵并同時拖動鼠標經(jīng)過要被選定的文本；當反白顯示的選定范圍全部覆蓋了欲選取的文本后，松開鼠標，這部分文字就被選定了。

2)雙擊選定詞或詞組

在文檔的任意文本位置雙擊，可快速選定光標所在位置的一個詞或詞組。光標既可以停留在一個詞的左邊文字上，也可以停留在右邊文字上，Word會自動分詞并選定它。

3)選定一行和多行文本

(1)選定單行文本。選定某一整行文本，只需將鼠標移到該行的左側(cè)、頁面版心位置之外，當鼠標指針形狀變?yōu)橹赶蛴疑戏降募^“”后單擊即可。

(2)選定多行文本。要選定多行文本，只要按上述方法選定首行文本后，向上或向下拖動鼠標即可。

4)垂直方向選定任意一塊文本

在行的中間選取一個矩形范圍文本的操作方法如下：將鼠標指針移到要選定的文本范圍的左上角或右下角，按住Alt鍵不放，拖動鼠標，鼠標經(jīng)過之處的文本就會被選定，如圖3.35所示。

以上提到的只是Word文本選定的一些常規(guī)操作。下面把各種快速選定操作列表歸納整理，如表3.1所示，方便大家掌握。圖3.35選定矩形范圍內(nèi)的文本表3.1快速選定操作

2．使用鍵盤選定文本

我們在文字輸入過程中臨時要選定文本時，并不一定非得使用鼠標，通過使用鍵盤的組合鍵同樣能夠?qū)崿F(xiàn)靈活選定各種范圍文本的目的。

組合鍵選定即將Shift、Ctrl等功能鍵和↑、↓、←、→、PageUp、PageDown等編輯鍵結(jié)合靈活選定文本，有關(guān)操作方法如表3.2所示。表3.2組合鍵選定操作

3．選擇格式相似的文本

很多情況下，希望選定的對象并不在連續(xù)的范圍中，比如不同級別的標題等，它們可能分散在文檔的不同位置，如何才能選定這些不在連續(xù)位置的文本？使用Word2003中的“選擇格式相似的文本”功能就可很方便地解決此問題。

將鼠標定位在帶有某種格式的文本之間，比如某個標題，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇格式相似的文本”選項，此時整個文檔中具有相似格式的文本都將被選中。3.1.6文檔的滾動和定位

編輯操作過程中，對于一屏顯示不下的內(nèi)容，可以通過滾動文檔的方法讓需要的內(nèi)容顯示出來；有時為了對特定位置的文字進行編輯，也要求滾動并找到指定的目標位置。通過鼠標和鍵盤以及“定位”選項都可以達到定位文檔的目的。

1．用鼠標滾動和定位文檔

用Word打開文檔后，窗口的右側(cè)有一個垂直滾動條。它由上方的正三角形滾動箭頭“”、中間的滾動滑塊“”、下方的倒三角形滾動箭頭“”、前一頁按鈕“”、選擇瀏覽對象按鈕“”和下一頁按鈕“”組成。

用鼠標拖動滾動滑塊滾動文檔到合適的位置后，必須在當前屏幕的可視范圍內(nèi)任意一處單擊鼠標左鍵，此時插入點的光標才會定位到這個位置。如果沒有單擊就直接輸入文字，則由于插入點光標仍然在原來的位置，因而輸入的字符會出現(xiàn)在未滾動前的位置。

注意：用鼠標單擊垂直滾動條中的選擇瀏覽對象按鈕后，會出現(xiàn)如圖3.36所示的擴展工具面板，在此可選擇更多的瀏覽方式。圖3.36擴展工具面板

2．用鍵盤滾動和定位文檔

使用鍵盤滾動和定位文檔也是編輯操作中經(jīng)常要用到的技術(shù)。具體操作如表3.3所示。表3.3鍵盤滾動和定位文檔的操作

3．使用“定位”選項定位文檔

如果用戶有定位要求，比如具體到哪一頁、哪一節(jié)或哪一行等，就可以使用“定位”選項將光標快速跳轉(zhuǎn)到指定的位置。有兩種方法可以快速調(diào)用定位選項：

(1)在“編輯”菜單中選擇“定位”選項。

(2)雙擊Word窗口底行狀態(tài)欄中顯示“××行××列”的位置。

使用上述方法會打開如圖3.37所示的“查找和替換”對話框的“定位”選項卡，先在“定位目標”中選擇一種定位方式，然后在右邊輸入希望跳轉(zhuǎn)到的目標位置(如第16頁等)，按回車或單擊“定位”按鈕后，即可快速定位到指定的位置。圖3.37“查找和替換”對話框的“定位”選項卡3.1.7頁面設(shè)置與打印

1．頁面設(shè)置

1)打開頁面設(shè)置對話框的兩種方法

打印機要打印多大的頁面，頁面四周的邊距有多大，這些都是通過頁面設(shè)置選項來完成的。進行頁面設(shè)置通常有兩種方法。

方法一：單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”選項，即可打開“頁面設(shè)置”對話框。

方法二：雙擊水平標尺的空白位置，也可快速調(diào)出“頁面設(shè)置”對話框。

2)使用“頁面設(shè)置”對話框

打開如圖3.38所示的“頁面設(shè)置”對話框，可看到“頁邊距”、“紙張”、“版式”和“文檔網(wǎng)格”等選項卡。在該對話框中，可以對紙張的大小及方向、頁邊距、頁碼范圍以及頁眉與頁腳的位置等進行詳細的設(shè)置。操作時只需選擇適當?shù)捻椖炕蛟O(shè)置適當?shù)臄?shù)值即可。圖3.38“頁面設(shè)置”對話框

3)使用標尺快速進行頁面設(shè)置

使用Word的水平標尺也可快速對頁面設(shè)置的部分參數(shù)進行設(shè)置。

(1)更改頁面左邊距：用鼠標按住水平標尺的左縮進標記“”稍上方的空白位置，然后左右拖動鼠標，可快速設(shè)置頁面的左邊距。拖動鼠標時，標尺上會同步顯示頁面邊距的數(shù)值。

(2)更改頁面右邊距：用鼠標按住水平標尺的右縮進標記“”稍上方的空白位置，然后左右拖動鼠標，可快速設(shè)置頁面的右邊距。拖動鼠標時，標尺上同樣會同步顯示頁面邊距的數(shù)值。

2．打印Word文檔

如果系統(tǒng)中已經(jīng)安裝好了適當?shù)拇蛴C驅(qū)動程序，即可進行Word文檔的打印操作。如果系統(tǒng)中沒有安裝任何打印機，則Word無論是執(zhí)行打印預(yù)覽，還是試圖執(zhí)行正式的打印操作，都可能會出現(xiàn)沒有安裝打印機的提示信息，同時預(yù)覽的結(jié)果與實際的排版效果可能嚴重不符。因此，即使當前沒有任何打印機，也必須任意選擇一種打印機驅(qū)動程序安裝好。

另外，打印預(yù)覽的某些結(jié)果可能與所安裝的打印機驅(qū)動程序有一定的相關(guān)性，比如某些打印機不支持較大幅面時，設(shè)置更大的紙張大小就可能存在問題。

1)打印預(yù)覽

Word在頁面視圖模式下，其顯示結(jié)果與打印效果已非常接近。但編輯模式下由于頁面一些輔助元素(如回車符、段落標記等)的干擾，可能會讓“所見即所得”的效果大打折扣。因此，正式打印文檔之前進行打印預(yù)覽，可以最接近真實地預(yù)覽到最終的輸出效果，最大限度地彌補排版中的缺陷。

打開打印預(yù)覽窗口有兩種方法：一是單擊活動文檔窗口“常用”工具欄中的打印預(yù)覽按鈕“”；二是執(zhí)行“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令。

(1)調(diào)整打印預(yù)覽的顯示比例。

①鼠標單擊快速縮放。進入打印預(yù)覽狀態(tài)后，直接在文檔顯示區(qū)域單擊鼠標左鍵，可快速地在100%顯示比例和預(yù)設(shè)的顯示比例之間進行切換。

②工具欄設(shè)置顯示比例。進入打印預(yù)覽狀態(tài)后，單擊工具欄的“顯示比例”按鈕，展開如圖3.39所示的顯示比例下拉列表，其中已經(jīng)預(yù)置了多種不同的顯示比例，根據(jù)需要單擊選定即可。

如果希望得到其他大小的顯示比例，可以直接在工具欄的“顯示比例”中輸入所需的比例數(shù)值，然后按回車鍵。比如輸入“78”后按回車鍵，即可得到78%的顯示比例。圖3.39顯示比例下拉列表

(2)調(diào)整打印預(yù)覽的顯示頁數(shù)。一篇較長的文檔，如果希望從整體上預(yù)覽一下它的最終打印效果，可以在打印預(yù)覽時選擇多頁同時顯示。

進入打印預(yù)覽狀態(tài)后，可單擊并拖動工具欄上的多頁顯示按鈕“”，在拖動鼠標的同時，屏幕上會給出一個如圖3.40所示的多頁顯示示意圖，同時會顯示出“2×3頁”之類的頁數(shù)排列示意。當顯示頁數(shù)符合要求時，松開鼠標，屏幕上就可以同時預(yù)覽指定頁數(shù)文檔。圖3.40多頁顯示示意圖

2)使用工具欄按鈕快速打印文檔

如果只需打印一份文檔，而且打印范圍為所有頁面，選項為默認或按預(yù)先選定的打印機輸出選項打印時，就可使用工具欄的打印按鈕“”快速打印文檔。

3)使用打印對話框打印文檔

如果希望對打印過程和結(jié)果有更加詳細的控制，就要通過“打印”對話框進行適當?shù)脑O(shè)置。

在“文件”菜單中選擇“打印”選項即可打開如圖3.41所示的“打印”對話框。圖3.41“打印”對話框下面所述的有關(guān)操作都是在“打印”對話框中進行的。

(1)指定打印機、頁碼范圍和內(nèi)容范圍。

①指定打印機。如果系統(tǒng)中安裝有多個不同的打印機(包括網(wǎng)絡(luò)打印機)，則將文檔打印到指定打印機時，只需在打印機名稱下拉列表中選中所需的打印機即可。

②指定頁碼范圍。默認時Word會打印整篇文檔，但在實際工作中，我們可能并不需要將所有文檔內(nèi)容都打印出來，比如對某個頁面內(nèi)容進行了臨時性的小修改，只需打印修改后的這一頁；有時只需打印大文檔中某一小節(jié)的幾頁，等等，此時就需要指定頁碼范圍?！翊蛴‘斍绊摚合葘⒉迦朦c光標定位到要打印的這一頁；調(diào)出“打印”對話框后，選中“頁面范圍”下面的“當前頁”單選項，然后按“確定”按鈕，即可將光標所在的這一頁打印出來。

●打印指定頁碼范圍：先在編輯模式或打印預(yù)覽模式瀏覽好文檔內(nèi)容，確定出將要打印的頁碼范圍；然后調(diào)出“打印”對話框，選中“頁面范圍”下面的“頁碼范圍”，并在后面的輸入框中輸入要打印的頁碼或設(shè)置頁碼范圍時，半角逗號表示不連續(xù)的若干頁面，比如“3，5，7”表示只打印第3、5、7頁；半角減號(連字符)則表示連續(xù)的若干個頁碼，比如“5-12”則表示打印第5到第12頁。

③指定打印的內(nèi)容范圍。默認時Word會打印指定范圍內(nèi)的所有頁面?？梢詮摹按蛴　庇覀?cè)的下拉列表中選擇只打印奇數(shù)頁或偶數(shù)頁，這在進行雙面打印時非常有用。

(2)打印時實用的頁面縮放功能。在Office2000以前的版本中，如果用戶更改了紙張的大小，但希望保持原來的版面效果，則必須對整個文檔的字號等進行重新設(shè)置，以便適合更改后的頁面大小。較新版本的Office則支持打印時的頁面縮放功能，這在很多情況下非常方便。

比如當前活動文檔的頁面設(shè)置是A4規(guī)格的紙張，如果要采用16開紙張，根本不需進行任何排版上的更改，只需在打印對話框的“縮放”選項中單擊“按紙張大小縮放”右邊向下的箭頭，打開圖3.42所示的紙張大小下拉列表，從中選擇“16開(18.4×26厘米)”即可。圖3.42紙張大小下拉列表通過前面的學(xué)習(xí)，我們掌握了輸入、選定及定位等基本操作。本節(jié)將介紹Word2003的常規(guī)編輯操作，主要有插入、改寫、刪除、撤消、重復(fù)等。3.2編輯操作入門

3.2.1插入、改寫和刪除

1．插入

Word2003啟動后默認處于插入狀態(tài)。在現(xiàn)有的文本中以插入方式輸入文字，則新輸入的內(nèi)容不會覆蓋原有的內(nèi)容，原有的內(nèi)容自動向后挪動，為新插入的文本騰出空間。

如果用戶當前已經(jīng)處于“改寫”狀態(tài)，則必須退出改寫模式后，才會進入到插入狀態(tài)。

切換“插入”與“改寫”狀態(tài)的鼠標操作是：雙擊Word狀態(tài)欄中的“改寫”或“插入”二字，當“改寫”(或“插入”)二字處于灰色的不可用狀態(tài)時，則表明當前處于“插入”(或“改寫”)模式。

2．改寫

如果用戶希望新輸入的文本自動覆蓋原有的文本，而不必先對原有的文本進行刪除，此時可選擇“改寫”模式。

設(shè)置改寫模式有三種方法：一是雙擊Word狀態(tài)欄的“插入”字樣并使“改寫”二字為黑色可用狀態(tài)；二是按Insert快捷鍵切換到改寫狀態(tài)；三是通過Word的選項設(shè)置來設(shè)定Word的“改寫”狀態(tài)。

通過選項設(shè)置設(shè)定“改寫”狀態(tài)的方法是：在“工具”菜單中選擇“選項”選項，打開如圖3.43所示的“選項”對話框的“編輯”選項卡，然后選中“編輯選項”下面的“改寫模式”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕即可。圖3.43“選項”對話框的“編輯”選項卡

3．刪除

刪除內(nèi)容是Word中最常用的編輯操作之一。除了以單個字符(或其他對象)為單位進行刪除外，還可以先選定要刪除的內(nèi)容，然后批量一次性刪除。

1)以單個字符或?qū)ο鬄閱挝粍h除

將插入點光標定位到要刪除的文本或?qū)ο筇?，然后按鍵盤上的BackSpace鍵或Delete鍵。其中，BackSpace鍵將刪除光標左側(cè)的字符或?qū)ο?，Delete鍵將刪除光標右側(cè)的字符或?qū)ο?。操作時根據(jù)方便性靈活選擇其中任意一種方法。

2)刪除選定內(nèi)容

如果要刪除的內(nèi)容較多，比如若干行或一個段落，可先選定要刪除的內(nèi)容，然后再進行刪除操作。

(1)使用鼠標或鍵盤選定要刪除的對象內(nèi)容。

(2)執(zhí)行以下任意一種操作均可：

①按鍵盤上的Delete鍵；

②按鍵盤上的BackSpace鍵；

③直接鍵入新的文本內(nèi)容；

④用鼠標單擊工具欄中的剪切功能按鈕“”；

⑤在“編輯”菜單中選擇“清除”菜單項的“內(nèi)容”選項。3.2.2撤消、重復(fù)和恢復(fù)

1．撤消

編輯過程中，如果不小心執(zhí)行了錯誤的操作，比如誤刪除了有用的內(nèi)容，此時可使用Word的撤消功能糾正該誤操作。

(1)使用“撤消”選項。當需要返回操作之前的狀態(tài)時，在“編輯”菜單中選擇“撤消”選項，即可返回到上一步操作之前的狀態(tài)。如果要撤消多步操作，則重復(fù)使用“撤消”選項。

(2)使用工具欄“撤消”選項按鈕。工具欄中的撤消按鈕“”和恢復(fù)按鈕“”其圖標是一對方向相反的彎箭頭。如果單擊箭頭右邊向下的小三角形按鈕，則可打開一個操作歷史記錄列表，最近的操作步驟按順序在列表中顯示出來，單擊其中任意一步操作記錄，就會返回到這一步操作前的編輯狀態(tài)。

2．重復(fù)和恢復(fù)

1)重復(fù)

編輯過程中有時要執(zhí)行大量相同的操作，比如制作表格時要在某些單元格中輸入相同的內(nèi)容等，使用Word的重復(fù)操作功能可以很方便地執(zhí)行最近的一次操作，極大地提高編輯效率。

執(zhí)行某個操作后需要重復(fù)這一步操作時，在“編輯”菜單中選擇“重復(fù)”選項即可。

2)恢復(fù)

恢復(fù)操作與撤消操作剛好相反，使用撤消功能去除的操作可以用恢復(fù)操作再還原回來。

從本質(zhì)上來說，上面提到的“重復(fù)”與這里提到的“恢復(fù)”其實在功能上是差不多的，只不過“重復(fù)”操作不一定非得是被撤消的操作。

恢復(fù)的操作方法及快捷鍵與重復(fù)操作完全相同。3.2.3移動和復(fù)制

移動和復(fù)制文本或?qū)ο笠彩蔷庉嬑臋n時常用的操作，可通過若干不同途徑來完成。

1．移動

1)鼠標拖動法

Word2003支持在文檔編輯界面直接拖動文本或?qū)ο蟮墓δ?，但這種直接拖動對象的功能需要適當?shù)脑O(shè)置才能使用。具體操作步驟如下：

(1)選定要移動的文本或其他對象，此時被選定區(qū)域?qū)⒏吡溜@示。

(2)將鼠標指針指向被選定的文本區(qū)域，按下鼠標左鍵不放。此時鼠標箭頭的下方會出現(xiàn)一個虛線方框，并且平時是黑色的“Ⅰ”字形插入點光標也會變成虛線的“”形光標。

(3)按鈕鼠標不放，拖動到新的插入位置，然后松開鼠標左鍵。此時被選取的對象就會被移動到這個新的位置。圖3.44“選項”對話框“編輯”選項卡

2)啟用“拖放式文字編輯”的設(shè)置方法

如果你的Word不支持上述用鼠標拖動文本的編輯操作，請按以下步驟進行設(shè)置：

(1)在“工具”菜單中選擇“選項”選項，打開“選項”對話框。

(2)單擊“編輯”選項卡，如圖3.44所示，選中“編輯選項”下面的“拖放式文字編輯”復(fù)選框即可。

3)剪切、粘貼法

上述拖放式編輯在小范圍內(nèi)進行文本移動確實很方便，但如果移動的范圍較大，即要把文本移到較遠的位置時，拖放的方法就不太好用了，稍不小心就會找不到正確的位置。此時可以使用剪切、粘貼法。

(1)選定要移動的文本。

(2)單擊“常用”工具欄中的剪切按鈕“”，或在“編輯”菜單中選擇“剪切”選項，或用“Ctrl+X”快捷鍵。

(3)把光標移到要插入文本的目標位置，單擊“常用”工具欄中的粘貼按鈕“”，或在“編輯”菜單中選擇“粘貼”選項，或用“Ctrl+V”快捷鍵，被選定的文本就被移動到目標位置了。

2．復(fù)制

復(fù)制操作和移動操作在步驟上是非常相似的。

1)鼠標拖動法

選定要復(fù)制的文本，按住Ctrl鍵不放，將選定的文本拖到要復(fù)制的位置后，再松開鼠標。

2)復(fù)制、粘貼法

選定要復(fù)制的文本，單擊“常用”工具欄中的復(fù)制按鈕“”，將光標定位到要插入文本的位置，然后單擊“常用”工具欄中的粘貼按鈕“”。

注意：每次需要執(zhí)行復(fù)制或粘貼操作時，也可單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”或“粘貼”選項即可。

3．“選擇性粘貼”的妙用

當從網(wǎng)頁中復(fù)制大量帶有各種格式的文本和圖像然后粘貼到Word文檔中時，即便是目前最主流的機器，系統(tǒng)的響應(yīng)速度也會非常緩慢。此時如果使用“選擇性粘貼”操作，則系統(tǒng)響應(yīng)速度就非常快。

選擇性粘貼適合于從其他應(yīng)用程序向Word中粘貼文本或其他對象。具體操作步驟為：

(1)從Word或其他應(yīng)用程序中復(fù)制內(nèi)容到剪貼板。

(2)切換到Word，并將光標定位到要粘貼文本或其他對象的目標位置處。

(3)執(zhí)行“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”選項。

(4)出現(xiàn)圖3.45所示的“選擇性粘貼”對話框后，在“形式”列表中選擇其中的一種粘貼方式，比如“無格式文本”，最后單擊“確定”按鈕即可。圖3.45“選擇性粘貼”對話框

4．使用剪貼板工具

在“編輯”菜單中選擇“Office剪貼板”選項，即可打開如圖3.46所示的剪貼板任務(wù)窗格。只要我們在Word2003甚至其它應(yīng)用程序中進行了復(fù)制、剪切操作，則復(fù)制或剪切的文本或?qū)ο缶蜁环湃隣ffice的剪貼板中。

(1)粘貼單個對象的方法是：先將光標定位到需要粘貼文本或其他對象的位置，然后單擊Office剪貼板中的相應(yīng)的對象。

(2)全部粘貼的方法是：先將光標定位到需要粘貼文本或其他對象的位置，再單擊Office剪貼板任務(wù)窗格上部的“全部粘貼”按鈕。圖3.46剪貼板任務(wù)窗格注意：(1)?Office剪貼板中至多可存放文本、表格、圖像等對象內(nèi)容24個。超出這個數(shù)目的對象，將被按照“先進先出”的方式從剪貼板中清除。

(2)Office的剪貼板內(nèi)容可以被所有Office組件所共享，比如在Word中復(fù)制的內(nèi)容，切換到Excel或FrontPage中也可以粘貼使用。

(3)如果希望對Office剪貼板進行靈活控制，則只需單擊Office剪貼板任務(wù)窗格最下方的“選項”按鈕，然后在彈出的菜單中選擇適當?shù)倪x項即可。

(4)不同Word文檔之間的復(fù)制操作步驟與文檔內(nèi)部的復(fù)制粘貼操作相似，其不同之處在于操作過程中需要在不同文檔之間進行切換。3.2.4字體排版

輸入文本內(nèi)容后，接下來就是對版面進行編排，其中包括對字體的格式化和對段落的格式化兩大方面。本小節(jié)先介紹Word中的幾種字體格式化操作。

字體排版操作的對象主要是單個或多個字符，即以“字符”為單位；而后文將提到的“段落”排版的對象是一個段落或多個段落，即以“段落”為單位。

選擇恰當?shù)淖煮w格式可以美化文檔，增強文檔的層次感，提高可讀性。字體排版的主要內(nèi)容包括字體的選擇(如宋體或黑體等)、字號(如五號字或四號字等)、字形(如是否傾斜或加粗等)、字符間距(即字符之間的疏密)等。

1．通過工具欄設(shè)置字體

1)字體設(shè)置

Word中默認的中文字體是宋體，英文字體是TimesNewRoman。通過以下步驟可以修改字體的樣式。

(1)選定文檔中需要更改字體的內(nèi)容，比如“辦公網(wǎng)絡(luò)”。

(2)在“格式”工具欄中單擊字體列表框(其中默認有“宋體”字樣)右側(cè)向下的三角箭頭，將彈出如圖3.47所示的“字體”下拉列表。

(3)選中要設(shè)置的字體，比如“黑體”，此時被選定的“辦公網(wǎng)絡(luò)”就被設(shè)置成了黑體字。

(4)單擊任意位置取消選定狀態(tài)。圖3.47“字體”下拉列表

2)字號設(shè)置

設(shè)置字號就是設(shè)定字符的大小，通常大家所說的“五號字”、“二號字”指的就是字號。

文檔中根據(jù)內(nèi)容的需要設(shè)置不同的字號可增強文章的層次感和可讀性。通過“格式”工具欄設(shè)置字號的步驟是：

(1)先選定要更改字號的文本內(nèi)容，比如“辦公網(wǎng)絡(luò)”。

(2)單擊“格式”工具欄中“字號”列表框右側(cè)的小三角箭頭，打開如圖3.48所示的“字號”下拉列表。

(3)找到所需的字號后單擊，比如單擊“五號”，即可將所選的文字設(shè)置為五號字。圖3.48“字號”下拉列表“格式”工具欄中的“字號”下拉列表中有兩種不同的字號表示方法：一種是用中文數(shù)字表示的字號，其數(shù)字越小，相應(yīng)的字符尺寸就越大，比如一號字要遠大于五號字；另一種是以阿拉伯數(shù)字表示的磅(1磅?=?0.3534?mm)，其數(shù)字越大，則相應(yīng)的字符尺寸也越大。

3)字形設(shè)置

字形是指字體的風(fēng)格樣式。Word2003中的字形設(shè)置主要有加粗、傾斜、下劃線、邊框、底紋以及字符縮放等，設(shè)置步驟如下：

(1)選定要設(shè)置字形的文本。

(2)在“格式”工具欄的“”(加粗)、“”(傾斜)、“”(下劃線)、“”(邊框)、“”(底紋)和“”(字符縮放)中選擇一種字形樣式即可。如果字形按鈕附帶有向下的小三角箭頭(如下劃線和字符縮放)，則單擊該小三角箭頭可以顯示更多的選項，選擇其中所需的一種樣式即可。

2．使用字體對話框設(shè)置字體

除了可以通過工具欄快速設(shè)置字體外，如果希望有更多的設(shè)置選擇，還可以使用“字體”對話框進行高級字體設(shè)置。

(1)選定要設(shè)置字體的文本。

(2)在“格式”菜單中選擇“字體”選項，或者用鼠標右鍵單擊所選文本，在彈出的快捷菜單中選擇“字體”選項，打開圖3.49所示的“字體”對話框。圖3.49“字體”對話框

(3)根據(jù)需要選擇和設(shè)置各選項，設(shè)置的同時對話框的預(yù)覽框中會同步顯示樣例文本。當顯示效果滿意時，按“確定”按鈕即可完成對選定文本的字體設(shè)置。

從圖3.49中可以看出，使用“字體”設(shè)置對話框可以有更加豐富的選項設(shè)置內(nèi)容。與使用工具欄設(shè)置字體相比，此處還可以設(shè)置下劃線顏色、著重號、空心、陰文或陽文、字符間距等，基本上各種與字體相關(guān)的設(shè)置都可以在此對話框中找到。

3．使用“其他格式”工具欄或“格式”菜單的“中文版式”菜單項設(shè)置特殊字體樣式

前述的各種字體設(shè)置能夠滿足大多數(shù)場合的需要，但有時用戶也可能有更多、更特殊的字體格式要求，此時可用Word2003的“其他格式”工具欄進行設(shè)置。

1)打開“其他格式”工具欄

用鼠標右鍵單擊窗口工具欄或菜單欄的任意位置，在彈出的快捷菜單中選擇“其他格式”選項，打開如圖3.50所示的“其他格式”工具欄。圖3.50“其他格式”工具欄

2)使用“其他格式”工具欄或“格式”菜單的“中文版式”菜單項設(shè)置字體格式

(1)拼音指南。Word支持對中文漢字字符自動標注拼音，使用“其他格式”工具欄或“格式”菜單的“中文版式”菜單項中的“拼音指南”選項即可實現(xiàn)該功能。

①輸入并選定要標注拼音的文字，比如“時代弄潮IT世界”。②單擊“其他格式”工具欄中的拼音指南按鈕“”或在“格式”菜單的“中文版式”菜單項中選擇“拼音指南”選項，打開如圖3.51所示的“拼音指南”對話框。

默認情況下，拼音指南已經(jīng)自動為每個字符標注了標準拼音，如果用戶認為某些文字的讀音不準確，則可以在“拼音文字”下面的文本框中修改(輸入拼音符號的方法請參閱前文特殊符號輸入的相關(guān)內(nèi)容，建議使用輸入法軟鍵盤輸入)。如果修改后仍然希望查看其標準讀音，則單擊“默認讀音”按鈕即可還原到默認的標準拼音。對話框的下部可以設(shè)置拼音的字體、字號?！皩R方式”和“偏移量”一般情況下不需設(shè)置，因為程序已經(jīng)對其進行了自動設(shè)置。

如果單擊“組合”按鈕，則選定的文字以及自動標注的拼音會被組合為一個整體，無法以單個字符為單位進行編輯了。因此，一般情況下可以在設(shè)置好字號后直接單擊“確定”按鈕。

設(shè)置好的拼音標注狀態(tài)如圖3.52所示。Word的拼音標注功能比較智能化，如果文本中夾雜有英文字符，則不會對其進行標注，自動跳過英文字符。圖3.51“拼音指南”對話框圖3.52設(shè)置好的拼音標注狀態(tài)

(2)合并字符。有時需要讓字符在同一行內(nèi)與其他文本在一起但分成上下兩排顯示，比如一些公文的并列落款單位名稱等，此時就用得上Word的合并字符功能。假如我們要將“合并字符”這四個字放到一行的上下兩排，具體操作步驟如下：

①輸入要被合并的字符，最多不能超過6個漢字，例如輸入“合并字符”四個字，輸入后選定這四個字。②單擊“其他格式”工具欄中的合并字符按鈕或在“格式”菜單的“中文版式”菜單項中選擇“合并字符”選項，打開如圖3.53所示的“合并字符”對話框。

③在“文字(最多六個)”文本框中輸入或編輯要合并的字符，如果上一步已經(jīng)輸入并選定，則這里就不必輸入。在字體和字號列表框中選擇好字體和字號，比如字號為9(磅)，最后單擊“確定”按鈕，合并后的效果如圖3.54所示。圖3.53“合并字符”對話框圖3.54合并字符后的效果

(3)帶圈字符。在Word2003中還可以輸入多種帶圈的字符，這在制作某些標記時非常有用。這里以制作一個帶圈的“驗”字為例。

①先輸入要加圈的“驗”字，然后拖動鼠標選定它。也可不事先輸入而在下一步再輸入。

②單擊“其他格式”工具欄中的帶圈字符按鈕“”或在“格式”菜單的“中文版式”菜單項中選擇“帶圈字符”選項，打開如圖3.55所示的“帶圈字符”對話框。③在“圈號”列表中選擇一種外圈樣式；再在“樣式”中選擇一種樣式，一般選擇“縮小文字”或“增大圈號”，其各自的效果可參看對話框中給出的示意圖。設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕，帶圈字符就設(shè)置成功了。

按照上述步驟分別設(shè)置了四種不同的帶圈字符，其效果如圖3.56所示。圖3.55“帶圈字符”對話框圖3.56四種不同的帶圈字符效果

4．中文簡、繁體轉(zhuǎn)換

中文漢字有簡體和繁體之分，Word可以很方便地對文本進行簡體或繁體轉(zhuǎn)換。

Word的簡、繁體轉(zhuǎn)換功能根據(jù)選定對象的不同，所產(chǎn)生的效果也不同。如果執(zhí)行轉(zhuǎn)換操作前事先選定了部分文本，則執(zhí)行轉(zhuǎn)換選項后只會對選定的文本生效；如果不選定任何字符或者選定全部字符，執(zhí)行轉(zhuǎn)換選項后就會對全文的字符生效。具體轉(zhuǎn)換步驟如下：

(1)選定要轉(zhuǎn)換的文本，如果要對全文轉(zhuǎn)換則可以不選擇任何文本。

(2)單擊“格式”工具欄中的中文簡繁轉(zhuǎn)換按鈕“”(注意按鈕右側(cè)向下的小三角箭頭，單擊后可選擇是轉(zhuǎn)換為簡體還是繁體)，選擇要轉(zhuǎn)換的字符格式，則選定文本就被轉(zhuǎn)換為指定的格式。

5．復(fù)制字符格式

如果文檔中有多處不連續(xù)的文本需要設(shè)置為相同或相似的格式，要是一處一處地設(shè)置則極其麻煩，有時還易出錯。在Word中支持格式的復(fù)制。復(fù)制字符格式就是指僅僅復(fù)制來源處的字符的設(shè)置樣式，而不會復(fù)制字符文本本身。

(1)對需要設(shè)置格式的文本進行各種格式設(shè)置，以此作為源樣本。

(2)選擇一個或多個源文本中的字符，即選取一些文本進行“取樣”。

(3)單擊“常用”工具欄中的格式刷按鈕“”，此時格式刷將變成“”的形狀。

(4)將鼠標移動到要被格式化的目標文本位置，按住左鍵拖動，此時凡是鼠標經(jīng)過的文本都會自動變?yōu)榕c來源處文本相同的格式。

說明：默認情況下，單擊一次格式刷按鈕后只能進行一次格式復(fù)制操作，操作完成后格式刷會自動取消；如果希望能夠連續(xù)多次在不同位置使用格式刷，則可雙擊格式刷，這樣拖過一處后格式刷仍然有效，還可繼續(xù)拖過下一處。如果不需要格式刷了，可以再次單擊格式刷按鈕，或者按Esc鍵。3.2.5段落排版

前面介紹的字體排版的主要對象是一個或若干個字符，而段落排版的對象是整段的文字。也就是說，針對段落的一切設(shè)置，都作用于整個段落，而不只作用于段落中的部分字符，這是段落排版與字符排版的主要區(qū)別。

段落排版的具體內(nèi)容主要是設(shè)置整個段落的外觀樣式，比如對齊方式、行間距、段間距、段前間距、段后間距、首行縮進、大綱級別、換行和分頁等。學(xué)習(xí)排版操作之前先要理解幾個重要的概念：左縮進、右縮進、首行縮進和懸掛縮進。

(1)縮進：指段落內(nèi)為了顯示上的美觀或者排版的層次需要，讓段落的左側(cè)、右側(cè)或者段落的第一行在版心范圍的基礎(chǔ)上向右或者向左移動若干距離。

(2)左縮進：即整個段落相對于版心位置向右移動的距離。

(3)右縮進：即整個段落相對于版心位置向左移動的距離。

(4)首行縮進：即每段第一行向右移動的距離或者字符個數(shù)，多用于中文文檔的排版中。習(xí)慣上中文文檔排版時每段首行向右空兩個字符的位置。

(5)懸掛縮進：與首行縮進相反，段落的第一行向左伸出左縮進的范圍之外。這種格式一般使用較少。

1．通過“格式”工具欄進行段落排版

Word的“格式”工具欄中提供了段落排版所需的常用選項，能夠滿足一般的使用需要。

1)使用“格式”工具欄排版

使用“格式”工具欄排版的操作步驟如下：

(1)選定需要進行段落格式設(shè)置的段落。與選定文本不同，選定段落時，由于其單位是整個段落而不是單個字符，因此并不需要用鼠標將整個段落的文字全部選定，而只需將“Ⅰ”字形插入點光標放在段落中的任意位置即可。當然，如果選定了段落中的部分甚至所有文字，在設(shè)置段落時仍然有效，只不過生效的也仍然是整個段落，而不是被選定的文本。

(2)在“格式”工具欄中，單擊相應(yīng)的段落格式按鈕，此時該段落就被設(shè)置為該按鈕對應(yīng)的格式。

Word2003的“格式”工具欄中，默認的段落排版按鈕依次有：兩端對齊“”、居中對齊“”、居右對齊“”、分散對齊“”、行間距“”、項目符號“”以及縮進調(diào)整等。

2)設(shè)置段落的對齊方式

(1)兩端對齊：保持文字在每行兩端自動對齊。當行中出現(xiàn)標點符號及其他半角字符時，Word會自動根據(jù)默認的排版禁則，適當拉松或壓縮字符之間的間隙，從而做到每行的兩端都能夠整齊劃一。兩端對齊的排版效果如圖3.57所示。

當文本不足排滿一行時，兩端對齊不會拉伸文本到右端，注意這與下面將要談到的“分散對齊”有所區(qū)別。

兩端對齊是編輯普通文檔時使用最多的一種段落格式。圖3.57兩端對齊排版效果

(2)居中對齊：文本以文檔段落中左右縮進之間的中點為中心分別向兩端延伸，此時不管字符個數(shù)是奇數(shù)還是偶數(shù)，Word都能夠自動計算出它們的中間位置并居中顯示和打印。居中對齊的排版效果如圖3.58所示。

居中對齊多用于文檔標題的排版。圖3.58居中對齊排版效果

(3)居右對齊：文本以行的右側(cè)為基準進行對齊。如果文本不滿一行，則右側(cè)是緊靠右縮進位置的，左側(cè)有多少字符就向左延伸到什么位置，不進行額外的樣式調(diào)整。居右對齊的排版效果如圖3.59所示。

居右對齊通常適用于文檔的落款，比如署名、單位、日期等。不過，完全的居右對齊在排版時并不美觀，有時我們還得結(jié)合右縮進(后文有介紹)，使居右對齊的文本看起來并不完全偏向文檔頁面右側(cè)。圖3.59居右對齊排版效果

(4)分散對齊：以左縮進和右縮進為依據(jù)，讓每行內(nèi)的文本在行內(nèi)等距離分散排列。特別是當行內(nèi)文本數(shù)量較少時，分散對齊的排版效果很明顯，如圖3.60所示。

分散對齊多用于表格內(nèi)的段落排版，通過對多個單元格同時設(shè)置分散對齊格式，可以使文字數(shù)量不相等的各個單元格自動平均分布字符在單元格中的位置，從而實現(xiàn)兩端整齊劃一的效果，如圖3.61所示。圖3.60分散對齊排版效果圖3.61分散對齊用于表格排版

3)使用“格式”工具欄設(shè)置段落的行間距

“格式”工具欄中的行間距按鈕“”可以快速設(shè)置段落內(nèi)的行間距。單擊該按鈕右側(cè)的下拉列表箭頭，可展開一個行間距下拉列表，從中選擇從1.0～3.0倍的行間距，以0.5倍行間距作為公差單位。

如果現(xiàn)有的行間距大小仍然不能滿足要求，可選擇列表最下邊的“其他”選項，此時將打開如圖3.62所示的“段落”對話框，在“行距”右側(cè)的“設(shè)置值”框中輸入更加精確的數(shù)值，比如1.63等，從而得到更精確的行間距。圖3.62“段落”對話框

4)設(shè)置自動編號或項目符號

有時需要在不同段落前面添加編號或項目符號，如果用鍵盤一一輸入編號，一方面較麻煩，另一方面如果對段落進行了刪減，則又得重新編號，極其不便。使用Word的自動編號或項目符號功能就可以輕松解決這個問題。下面以設(shè)置自動編號為例進行說明，項目符號的使用、設(shè)置與自動編號設(shè)置基本相同，不再贅述。使用“格式”工具欄實現(xiàn)自動編號的步驟如下：

(1)如果已經(jīng)輸入了一段文字，則請將插入點的“Ⅰ”形光標放在該段文字內(nèi)。

(2)直接單擊“格式”工具欄上的編號按鈕“”，此時光標所在的段落應(yīng)被自動添加上一個編號。

(3)該段落輸入或編輯完畢，按回車鍵換行重起一段，則此時這一段的開頭位置就會自動出現(xiàn)順序的編號。此后只要每段輸入完畢按回車鍵，段落前面就按順序自動出現(xiàn)編號，效果如圖3.63所示。

使用自動編號的好處是不易出錯，而且如果用戶刪除或添加了一些段落，則這些段落的編號會自動進行調(diào)整。圖3.63段落的自動編號效果

5)增加或減少段落縮進

根據(jù)排版的需要，有時需使段落增加或減少縮進量，通過“格式”工具欄也可很方便地實現(xiàn)此功能。

(1)將插入點的“Ⅰ”形光標定位到要設(shè)置的段落的任意位置。

(2)根據(jù)排版需要單擊“格式”工具欄中的減少縮進量按鈕“”或增加縮進量按鈕“”。每單擊一次，段落的縮進量就會默認移動1個字符的位置，直到滿意為止。

2．通過“格式”菜單選項進行段落排版

上面使用“格式”工具欄設(shè)置段落格式的方法雖然快捷，但畢竟功能受到許多限制。如果希望設(shè)置更多的段落格式，就要用到“格式”菜單中的“段落”選項。

(1)將插入點的“Ⅰ”形光標定位到要進行設(shè)置的段落的任意位置。

(2)在“格式”菜單中選擇“段落”選項，打開如圖3.62所示的“段落”對話框。

(3)根據(jù)排版需要在對話框中進行參數(shù)選擇或更改，完畢后按“確定”按鈕即可。

技巧：“段落”對話框中的設(shè)置項目非常多，但有時用戶的某些要求它仍然無法達到，比如設(shè)置首行縮進3.5厘米，而對話框中的默認單位卻是“字符”，這時可選定并刪除設(shè)置框中的“字符”字樣，輸入需要的單位(比如“厘米”)和適當?shù)脑O(shè)置值即可。

3．通過右鍵快捷菜單進行段落排版

(1)將光標置于要設(shè)置的段落中。

(2)單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“段落”選項，將彈出如圖3.62所示的“段落”對話框，其設(shè)置步驟與上文所述一致，此處不再贅述。

4．復(fù)制段落格式

如果文檔中有多個不連續(xù)的段落需要設(shè)置為相同或相似的格式，則仍然可以像復(fù)制字體格式那樣，用格式刷復(fù)制段落的格式到其他段落中。復(fù)制段落格式也只會復(fù)制來源處的段落的設(shè)置格式，而不會復(fù)制來源段落的具體文字內(nèi)容。3.3.1查找與替換文本

Word2003的查找和替換功能既可以查找和替換普通文本，也可以查找或替換指定的帶有固定格式的文本，還可以查找或替換諸如字符格式、段落標記、域或圖形之類的特定對象。它支持使用通配符(如“Word*”或“張?”)進行查找。另外，在編輯英文文檔時，該功能還可以查找和替換單詞的各種形式，在替換的同時自適應(yīng)地變換為單詞的過去式、過去分詞等形式。3.3高效的編輯排版操作

1．普通文本的查找

1)基本查找操作

比如要在當前文檔中查找“費時費力”，則操作步驟如下：

(1)在“編輯”菜單中選擇“查找”選項，或者按“Ctrl+F”快捷鍵，屏幕將彈出如圖3.64所示的“查找和替換”對話框。

(2)在“查找內(nèi)容”文本框中輸入所要查找的文本內(nèi)容：“費時費力”。圖3.64“查找和替換”對話框

(3)按回車鍵或者單擊“查找下一處”按鈕，Word就會將光標定位到第一個查找到的指定詞語的位置。

①如果希望再查找其余部分的內(nèi)容，則繼續(xù)單擊“查找下一處”按鈕；

②如果關(guān)閉了查找對話框，則按“Shift+F4”鍵也可繼續(xù)執(zhí)行查找下一處的操作；③如果希望在查找的同時，將找到的內(nèi)容全部一次性選定，則可選中“查找和替換”對話框中的“突出顯示所有在該范圍找到的項目”復(fù)選框，根據(jù)需要在其下面的列表中選擇查找范圍，然后再單擊“查找全部”(即原來的“查找下一處”)按鈕，Word就會在找到指定范圍內(nèi)所有目標的同時，自動選定找到的全部內(nèi)容。

④按Esc鍵可以取消當前的查找操作。

2)高級查找操作

上述查找操作只針對簡單的文本，如果需要查找特殊格式的文本，或者要查找一些鍵盤上無法輸入的特殊標志，如分欄符、圖形等，則必須使用高級查找模式。

打開如圖3.64所示的“查找和替換”對話框后，單擊“高級”按鈕，此時將在對話框下部彈出如圖3.65所示的附加對話框，同時“高級”按鈕自動變成“常規(guī)”按鈕。在附加對話框中，有關(guān)選項簡要說明如下。圖3.65“查找和替換”對話框的附加對話框

(1)區(qū)分大小寫。該選項在編輯英文文檔時使用較多。例如查找時，“Word”與“word”分開對待，并不認為是相同的詞。

(2)使用通配符。通配符主要有兩種，用來代替一個或多個不確定的字符。其中，“?”代表相應(yīng)位置的任意一個字符；“*”代表相應(yīng)位置的任意個連續(xù)字符。

例如需要在文檔中查找一個人的姓名，但只知道他叫冉某某，具體名字記不清了，此時就可以將“冉??”或“冉*”作為查找內(nèi)容進行查找；如果知道這個人名叫“冉×紅”，中間的那個字不知道，則可以將“冉