養(yǎng)老院檔案信息管理制度

養(yǎng)老院檔案信息管理制度養(yǎng)老院檔案信息管理制度第一章總則第一條為了加強養(yǎng)老院的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合養(yǎng)老院實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于養(yǎng)老院所有檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等工作。第三條養(yǎng)老院檔案管理工作應(yīng)遵循以下原則：1.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面性和完整性。2.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映養(yǎng)老院工作實際情況。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案實體和電子檔案的安全。4.有效性原則：提高檔案的利用率，為養(yǎng)老院管理提供有力支持。5.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理的合法性。第二章檔案分類與編碼第四條養(yǎng)老院檔案分為以下類別：1.機構(gòu)檔案：包括養(yǎng)老院成立、變更、撤銷等文件。2.人員檔案：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎懲等文件。3.服務(wù)檔案：包括入住老人基本情況、服務(wù)記錄、醫(yī)療記錄等。4.財務(wù)檔案：包括財務(wù)收支、成本費用、資產(chǎn)購置等文件。5.日常管理檔案：包括會議記錄、文件收發(fā)、工作總結(jié)等。第五條養(yǎng)老院檔案采用統(tǒng)一編碼，分為類別編碼、年份編碼和流水編碼，具體格式如下：類別編碼（2位）+年份編碼（4位）+流水編碼（5位）第三章檔案收集與整理第六條檔案收集：1.嚴格執(zhí)行檔案收集制度，確保檔案的完整性。2.收集檔案應(yīng)注明收集時間、來源、責(zé)任人等信息。3.對于已破損、褪色、蟲蛀的檔案，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。第七條檔案整理：1.按照檔案分類、編號、編目、裝訂等規(guī)定進行整理。2.檔案整理應(yīng)遵循便于保管、查找和利用的原則。3.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，便于檢索。第四章檔案保管與利用第八條檔案保管：1.采取物理和電子雙重保管措施，確保檔案安全。2.設(shè)置專門的檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。3.定期對檔案進行清理、整理、消毒，確保檔案的整潔和安全。4.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案借閱范圍和期限。第九條檔案利用：1.養(yǎng)老院工作人員因工作需要，可查閱檔案。2.外單位查閱檔案，需經(jīng)養(yǎng)老院負責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、時間、地點、檔案名稱等信息。4.嚴禁在檔案上涂改、涂畫、撕毀、剪裁等，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。第五章檔案鑒定與銷毀第十條檔案鑒定：1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定檔案時，應(yīng)綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和研究價值。3.對于已失去保存價值的檔案，可予以銷毀。第十一條檔案銷毀：1.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)養(yǎng)老院負責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案銷毀時，應(yīng)采取有效措施，確保檔案的完全銷毀。3.檔案銷毀后，應(yīng)做好銷毀記錄，并存檔備查。第六章責(zé)任與獎懲第十二條養(yǎng)老院檔案管理人員應(yīng)認真履行職責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化、制度化。第十三條對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個人，給予表彰和獎勵。第十四條對違反本制度的個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、通報批評或紀(jì)律處分。第七章附則第十五條