湖南塞西科技有限公司財務付款審批流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1公司簡介 湖南塞西科技有限公司財務付款審批流程優(yōu)化設計近幾年隨著市場經濟的快速發(fā)展，對于公司的內部管理要求也變得越來越高，公司內部相關財務付款也不僅僅只滿足于表面的數(shù)據(jù)，對其反映企業(yè)經濟業(yè)務的財務付款管理也逐漸重視起來。管理者對本公司的財務付款審批有了更多新的要求，各企業(yè)為了能夠在市場競爭中占據(jù)有利地位開始重視企業(yè)財務付款管理，逐漸意識到這一流程的重要性，由于公司組織結構流程中的財務付款審批關系到廣大群眾與公司員工的利益，影響公司未來發(fā)展，甚至會關系到市場經濟的穩(wěn)定。因此以湖南賽西科技有限公司為例，選取財務付款審批流程及優(yōu)化作為設計的主題。公司簡介湖南賽西科技有限公司（以下簡稱賽西科技）是一家以核心技術領潮工業(yè)、家用、安全領域的高新科技企業(yè)。公司總部設在長沙，是湖南省內唯一家集研發(fā)、生產、安裝、售后集為一體的專業(yè)生產工業(yè)、家用氣體報警器、防爆電器的股份制科技型企業(yè)。湖南賽西科技有限公司的組織結構設有董事會、總經理；在總經理下分設四大中心，分別是：行政中心、技術中心、運營中心以及營銷中心，與此同時在各大中心下設分管部門。湖南賽西科技有限公司有良好的企業(yè)組織結構，將龐大的管理體系不斷細分，使得其部門職能分工明確、權利與責任相協(xié)調，能進行客觀公正地評價，公平合理地考核崗位業(yè)績，加強部門與部門之間的聯(lián)系，使各管理職能有效發(fā)揮應有的作用。圖1.1圖1.1公司組織結構圖2公司財務付款審批流程現(xiàn)狀湖南賽西科技有限公司為防范付款過程中的差錯和風險，以保證付款業(yè)務的合法性、合規(guī)性，不斷規(guī)范公司財務管理程序，明確各級管理責任，再結合公司的實際情況，依據(jù)相關法律、法規(guī)，特制定財務付款審批制度。但公司制定的財務付款審批制度管理流程不完整，方法較為簡單，所以，對該公司現(xiàn)有財務付款審批管理方面涉及的業(yè)務及具體的付款審批流程進行詳細分析并做出優(yōu)化。2.1一般采購付款審批流程湖南賽西科技有限公司根據(jù)每月資金計劃從而來審查付款項目，內容包括審核“付款審批單”審批手續(xù)是否完備，進而登記資金計劃并簽字；再傳給相關出納人員付款；根據(jù)本月月末統(tǒng)計本月資金計劃使用情況與下月資金計劃使用情況一同向財務部主管報告；簽收出納崗位傳來的“付款審批單”及銀行付款憑證后編制記賬憑證，最后傳給主管復核。圖2.1一般采購付款審批流程圖2.2固定資產采購審批流程由財務部開始收集相關財產信息，再申請評估；傳至總經理處進行審核；由評估師進行評估，由總經理進一步審批，最后確認數(shù)額；至財務部處登記固定資產入冊。圖SEQ圖\*ARABIC2.2固定資產采購審批流程2.3經營費用付款審批流程湖南賽西科技有限公司各部門日常業(yè)務費用付款流程包括：首先審核原始憑證是否完整、合法，金額是否正確，審批手續(xù)是否完備，如果有誤，退回；如果無誤再繼續(xù)審核。若核算沒有超過計劃額度，則直接報銷；若超過計劃額度：超季度計劃除分管領導審批后，其余計劃須報告總經理審批，再編制記賬憑證，如果涉及相關現(xiàn)金憑證傳至出納人員，沒有涉及則直接傳給主管復核。如果超過年度計劃額度，直接提出拒絕報銷。圖2.3經營費用付款審批流程2.4稅務管理付款審批流程湖南賽西科技有限公司稅務管理付款審批流程包括：由稅務會計填寫申報表；交由財務主管審核；再傳遞給總經理審批；之后由財務主管進行納稅申報，再進行銀行轉賬、憑證入賬；最后繳納稅款。圖2.4稅務管理付款審批流程付款流程存在于企業(yè)的整個經濟業(yè)務活動中，填制好付款單據(jù)與憑證一方面保證了單據(jù)信息質量要求，同時也增強公司內部控制，在今后的會計審核工作能“有證可循”，更有利于管理企業(yè)秩序，避免假冒偽造等現(xiàn)象的出現(xiàn)，湖南賽西科技有限公司為此特制定付款申請單（表2.1）。付款申請單中涉及的重要信息包括：付款申請的時間、申請理由、收款人或單位、相關銀行信息、付款申請的金額、申請人、審批人等等。通過填制付款申請單，在日常業(yè)務活動發(fā)生時，企業(yè)能有效減少不必要支出的發(fā)生，穩(wěn)定企業(yè)資金鏈安全，提高企業(yè)經濟效益。表2.SEQ表\*ARABIC\s11付款申請單3公司財務付款審批流程存在的問題3.1一般采購付款審批流程不規(guī)范在整個流程圖中，內部審批制度不完善，缺少外部審批這一流程。如果內外部審批制度都不規(guī)范，在日常采購業(yè)務中容易出現(xiàn)虛假采購行為，加大了虛假采購的可能性。除此之外，在采購金額方面，易出現(xiàn)金額謊報，夸大金額。3.2固定資產采購審批不嚴謹在固定資產付款審批流程中，只有總經理的個人審批，而直接跳過了財務部付款審批這一流程；在審批付款后，缺少購買發(fā)票這一重要原始憑證的證明，使得流程缺少書面證據(jù)，不利于加強內部經營管理責任制在原付款審批單中，簽字欄只涉及了申請人，部門負責人以及審核審批人。缺少會計人員審批簽字，審批簽字欄的不完善，不利于內部責任的分配與歸集，導致相關責任人可以不負責。3.3經營費用付款審批手續(xù)不完備在經營費用付款審批原流程中，由部門審核完費用支出符合計劃額度后，沒有經過出納人員對經營費用的審批卻直接報銷，沒有明確提出出納人員與相關會計人員編制記賬憑證，要求登記好相關明細賬與總賬。缺乏這一流程，不利于監(jiān)督各項經濟業(yè)務，具有不合法性，后續(xù)也不利于歸咎內部管理責任。除此之外，原流程中的付款審批手續(xù)缺少管理人員的參與，從而不利于高層管理者細致地了解公司經濟業(yè)務的具體情況。3.4稅費支付審批流程效率低在稅務支付審批原流程中，在開始這一流程前雖要求稅務會計填寫好申報表再交由財務主管審批，卻并無要求財務人員登記在稅務賬簿上，也無要求財務部進行納稅核算與申報，進而造成不能及時反映經濟業(yè)務的發(fā)生及完成情況，不利于進行后期查賬工作，增加員工的工作負擔，導致審批流程效率過低；在稅費支付審批流程中，缺少公司管理層的參與，不利于管理層進一步地了解公司的發(fā)展情況4公司財務付款審批流程優(yōu)化設計4.1規(guī)范一般項目采購付款審批流程為進一步完善采購物資付款程序，正確核算應付賬款，并按協(xié)議規(guī)定實施采購合同、進而審批控制采購付款。其采購付款審批控制優(yōu)化流程（圖三）如下。其一，在采購付款優(yōu)化流程中，增加了一項，要求財務部在付款前必須發(fā)出付款通知書，才能由采購人員通知供應商結款。由此，財務部發(fā)出的付款通知書，為采購部的日常業(yè)務發(fā)生提供重要的書面證明，如果在采購過程中，采購人員徇私舞弊，未收到財務部發(fā)出的付款通知書，而直接給供應商付款，管理者則可以依據(jù)財務部是否開據(jù)付款通知書來追究責任，這將有利于更好的管理公司內部采購付款。其二，在采購付款審批過程中，優(yōu)化流程增加了總經理與財務總監(jiān)的這一審批流程，使得采購付款不僅包括權限內的審批，更增加了權限外的審批流程。能有效的減少采購付款過程中不必要資金的流失。4.2完善固定資產采購付款審批流程對于固定資產付款審批流程的優(yōu)化包括以下幾點：其一，在固定資產的購買流程中，增加了財務總監(jiān)審批這一流程，使得整個流程更真實合理。其二，在固定資產采購完成后，還需財務部簽批發(fā)票，才能傳給財務總監(jiān)審核，加強了內部經營管理責任制。其三，在財務總監(jiān)審核完成后，需經過財務部報銷完發(fā)票后才能登記固定資產使其入賬。圖4.1規(guī)范一般項目采購付款審批流程圖圖4.2完善固定資產采購付款審批流程圖4.3完善經營費用付款審批手續(xù)對于部門日常費用審批流程的優(yōu)化有包括以下幾點：其一，增加了出納人員對部門日常費用開支的審批，只有通過出納人員審核，財務部才給各部門付款。其二，由出納人員審核完成之后，再編制記賬憑證，登記好相關日記賬。再傳遞給相關會計人員登記好明細賬與總賬。記賬憑證、相關日記賬、總賬與財務報表的編制，能真實有效地反映經濟業(yè)務的發(fā)生及完成情況，明確經濟責任，從而進一步監(jiān)督各項經濟業(yè)務的合法性，加強內部經營管理責任制。其三，在日常費用審批過程中，增加了總經理的審批流程，增加的這一審批流程加強了預算外的審批，使得管理人員更細致的了解公司部門日常費用的開支情況，進而能減少公司不必要的開支，同時對于有益于公司發(fā)展的日常資金，管理層可以適當增加對其資金的投入。圖4.SEQ圖\*ARABIC3完善經營費用付款審批圖4.4提高稅費支付審批流程效率對于稅務管理付款審批流程的優(yōu)化有包括以下幾點：其一，增加了財務部的憑證管理流程，要求財務部登記稅務賬簿，能客觀及時反映經濟業(yè)務的發(fā)生及完成情況。其二，在登記完稅務賬簿后，還需納稅核算并申報，這將有利于證明納稅業(yè)務發(fā)生的真實與準確性。其三，在財務總監(jiān)審核完之后，還可以增加公司總經理做進一步審批的這一流程，有利于管理人員對公司相關業(yè)務情況的了解，做出更有利于公司的決策。圖SEQ圖\*ARABIC4.4提高稅費支付審批流程圖對于付款單的優(yōu)化，制定的是在填寫付款申請單前，還需填寫一張預付款申請單。增加的這一單據(jù)，有利于加強公司內部的管理責任，使付款更為合理，經濟，從而做出更效率的決策。表4.1預付款申請單5設計評價湖南賽西科技有限公司財務付款審批流程進行了優(yōu)化設計后，解決了原流程中采購付款審批不規(guī)范、部門日常費用與納稅賬務登記缺失、固定資產付款審批不嚴謹、付款申請單簽字不完善等相關問題。一系列的優(yōu)化措施，加強了企業(yè)內部責任的分配與歸集，盡可能避免出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)