常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1常德市城市照明管理有限公司基本情況............................................................1

1.1公司簡介....................................................................................................1

1.2公司組織結構圖........................................................................................1

2常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案的現(xiàn)狀........................................2

2.1公司費用報銷基本類型............................................................................2

2.2公司費用報銷流程....................................................................................2

2.3費用報銷單填寫及票據粘貼要求............................................................3

2.4報銷時間的具體規(guī)定................................................................................3

3常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案中存在的問題............................3

3.1差旅費報銷存在不規(guī)范現(xiàn)象....................................................................3

3.2費用單據填制不規(guī)范................................................................................4

3.3報銷審核不嚴格........................................................................................4

3.4費用報銷相關人員業(yè)務能力較低............................................................4

4常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案的優(yōu)化設計................................5

4.1優(yōu)化差旅費報銷........................................................................................5

4.2規(guī)范報銷單據填寫....................................................................................5

4.2.1費用報銷單填寫要求....................................................................5

4.2.2付款通知單填寫要求....................................................................6

4.2.3借款審批單填寫要求....................................................................6

4.3加強費用報銷審核的監(jiān)督工作................................................................6

4.4加強相關人員的業(yè)務培訓........................................................................7

5常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案優(yōu)化設計總結............................7

參考資料...................................................................................................................8

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常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案優(yōu)化設

計

1常德市城市照明管理有限公司基本情況

1.1公司簡介

常德市城市照明管理有限公司是一家電力、照明設施的規(guī)劃、設計、設備

安裝、運行維護、照明設施施工、照明技術咨詢等。該公司于2019年9月17

日成立。法定代表人覃兵，注冊資本壹仟萬元，位于湖南省常德市鼎城區(qū)回龍

路80號（庸都園東側）。

表1-1常德市城市照明管理有限公司基本情況概述

公司名稱常德市城市照明管理有限公司

注冊資金1000萬元管理人數4

員工人數87人所屬行業(yè)批發(fā)及零售行業(yè)

成立日期2019/09/17企業(yè)類型有限責任公司

最終控制人覃兵

注冊地址湖南省常德市鼎城區(qū)回龍路80號（庸都園東側）

1.2公司組織結構圖

財務部

銷售部

副經理監(jiān)事會

生產部

總經理

包裝部

副經理董事會

倉儲部

人力資源部

圖1-1常德市城市照明管理有限公司組織結構圖

1

財務部

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2常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案的現(xiàn)狀

2.1公司費用報銷基本類型

常德市城市照明管理有限公司的日常費用報銷內容主要由門店茶歇、出行

打車、小藥箱藥品費、零星采購、日常維修費用、快遞費用、打印費以及公司

日常經營所需的其他費用組成，如表2-1所示：

表2-1常德市城市照明管理有限公司費用報銷核算內容表

費用項目費用標準有效附件列舉

門店茶歇標準見“門店茶費用報銷單；票據、付款證明、收銀小

歇費用標準表”票；購買明細清單；

出行打車標準：實報實銷費用報銷單；發(fā)票；

小藥箱藥品費標準：實報實銷費用報銷單；票據、付款證明、收銀小

票；購買明細；

零星采購標準：實報實銷費用報銷單；票據、付款證明、收銀小

票；購買明細；

日常維修費用標準：實報實銷費用報銷單；票據、付款證明；維修驗

收證明；

快遞費用標準：實報實銷費用報銷單；票據、付款證明；行程單；

打印費標準：實報實銷費用報銷單；票據、付款證明；

節(jié)日餐補標準：15元/人費用報銷單；票據、付款證明、收銀小

票；

2.2公司費用報銷流程

常德市城市照明管理有限公司的報銷流程圖2-1大致可以分為整理報銷單

據、填制單據、審核、付款、支付五個環(huán)節(jié)。

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支出憑證單

會計

現(xiàn)金/銀行卡

持審批經辦人簽字

后的單審核審核

經會總出的憑證單

據簽字

辦經

人計理納

簽字付款

經辦人

圖2-1常德市城市照明管理有限公司費用報銷流程

2.3費用報銷單填寫及票據粘貼要求

報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改，各票據應均勻貼在報銷單

封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；報銷單據金額、

類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列，報銷票據在

粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；報銷單據一律用黑色鋼

筆或中性筆填寫，禁止使用圓珠筆或鉛筆；報銷單椐各項目應填寫完整，大小

寫金額要一致，并經部門領導批準才有效；報銷單據不得涂改，粘貼好后請仔

細核對金額，票據金額與填寫金額不符，財務不予報銷；有實物的報銷單據須

由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入庫單。

2.4報銷時間的具體規(guī)定

為了提高費用報銷工作效率，各部門報銷人員應在每月20號至25號之

間完成審核并付款，逾期一律不予受理。

超過三個月以上（含三個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。（特殊情況

需告知公司董事長）。

3常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案中存在的問題

3.1差旅費報銷存在不規(guī)范現(xiàn)象

對公司存在差旅費報銷不規(guī)范現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在：一是報銷車票目的地與

出差地不一致。二是把過路費、洗車費等發(fā)票附在差旅報銷單后報銷。三是差

旅費報銷時間跨度較長，多次出差一次性混報。四是在參與出差地招待活動的

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情況下，仍報銷出差期間伙食補助。五是出差人員返程后未將預支差旅費剩余

部分歸還財務，出現(xiàn)“前賬不清”現(xiàn)象。

3.2費用單據填制不規(guī)范

第一，報銷單據填制不合規(guī)。填寫的相關內容如摘要、費用項目填寫較為

模糊影響到費用報銷工作的效率以及會計信息的質量。第二，費用報銷單填制

不規(guī)范，相關內容沒有按要求填寫，如各類發(fā)票抬頭和報銷單位名稱不一致等

影響到公司費用報銷的真實性。

3.3報銷審核不嚴格

公司員工填寫費用報銷單時，沒有先將報銷單交給見證人簽字，經常沒有

整理好報銷附件，就將報銷單和幾張附件寄了過來，等財務人員審核時發(fā)現(xiàn)少

附件、或者報銷單未簽名、報銷金額填寫錯誤、甚至會出現(xiàn)涂改更正的現(xiàn)象等

等需要會計更正的地方，給會計增加了很多麻煩；另外，相關報銷附件的匯總

和分類不合理，增加了報銷簽字和審核的次數，使一些人員重復工作。有部分

報銷人員直接把費用報銷單遞交到出納處，以為是出納審核然后就可以直接打

錢，也有部分報銷人員未注意報銷時間，已超一個月了還申請報銷，并沒有找

他的上級簽字后再來找部門負責人及財務部審核，直接越過這一流程，若財務

部審核認為其中有的單據不符合報銷規(guī)定內容需要剔除，那勢必會造成返工且

容易產生不必要的矛盾。

3.4費用報銷相關人員業(yè)務能力較低

在公司運營中，公司沒有統(tǒng)一對財務人員關于費用報銷、審核、預算、支

出等技能進行系統(tǒng)性的培訓，使得公司財務人員業(yè)務能力存在差異。一方面，

財務人員沒有及時了解國家頒布的稅收政策、會計準則及票據法律法規(guī)等信息。

就無法使公司費用報銷過程朝著更規(guī)范、更高質量發(fā)展。另一方面，財務人員

不具備專業(yè)能力判斷票據是否有效和真實，導致票據報銷過程存在人為破綻，

致使企業(yè)面臨財物損失。

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4常德市城市照明管理有限公司費用報銷方案的優(yōu)化設計

4.1優(yōu)化差旅費報銷

常德市城市照明管理有限公司在審查差旅費時，除檢查報銷手續(xù)是否健全

外，還應關注以下幾個方面：一是關注出差時間、人員、停留地、目的地是否

與本次出差時間、地點、事由一致。二是關注是否存在將一次出差的費用分次

報銷或將多次外出的差旅費貼在一張憑證上處理，有無將應由個人負擔的費用

列入差旅費報銷現(xiàn)象。三是關注報銷的差旅費是否按照有關規(guī)定執(zhí)行，是否出

現(xiàn)執(zhí)行標準不嚴，超標準或重復報銷的現(xiàn)象。四是對照往來賬，關注是否存在

預借差旅費長期掛賬未核銷現(xiàn)象。

常德市城市照明管理有限公司應該在審批流程方面進行改進，簡化審批環(huán)

節(jié)，減少步驟，以便員工更快地獲得報銷的費用。同時，草稿并發(fā)的技術和手

機端的辦公也可達到審核和審批的快速和效率。

最后，常德市照明管理有限公司還需要提高差旅報銷工作的效率。為提高

員工工作效率，營造良好的工作氛圍，應提供有用的工作咨詢，開設本地的工

作專區(qū)等，增強員工主動性，為員工提供自愿補充差旅報銷的機會。審核審批

時間大幅縮短，提高工作效率。

4.2規(guī)范報銷單據填寫

4.2.1費用報銷單填寫要求

第一，在“報銷部門”處，應填寫上報銷人員所在的部門。

第二，在日期填寫處填寫真實的報銷日期。

第三，報銷項目處應簡單明了地寫清費用支出用途。

第四，為了避免金額被人為篡改，應在金額前面加上“￥”。

第五，總計上方有空欄的，從左下到右上角斜劃一條直線。

第六，單據需清晰標注所附件的張數。

圖4-1費用報銷單規(guī)范填寫

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4.2.2付款通知單填寫要求

第一，付款單必須是全稱，賬戶與開戶銀行的名稱要如實填寫。

第二，需要在付款原因里寫明具體的付款原因。

圖4-2付款申請書規(guī)范填寫

4.2.3借款審批單填寫要求

第一，付款審批單全部用水筆或鋼筆填寫，不能使用圓珠筆。

第二，不能隨意涂改單據，如若寫錯，重新填寫。

圖4-3借款審批單規(guī)范填寫

4.3加強費用報銷審核的監(jiān)督工作

公司日常費用居高不下，有的金額甚至達到2000元以上，對于2000元以

上的費用報銷應先走《事前審批申請》，提交到財務總監(jiān)處，待財務總監(jiān)在同

意后可由會計審核，再有對應主管審核；對于報銷人員報銷已經逾期的費用，

應先提交《特殊事項審批申請》找區(qū)域經理簽字，再由財務部審核。報銷走的

流程是在釘釘OA系統(tǒng)上進行的，每一個報銷流程都必須經單位有關領導逐級批

準，這樣才能夠減少失誤率，提高財務工作的嚴謹性，讓財務人員做到公道、

廉潔、自律，不會因個人關系或利益驅動等原因徇私舞弊。根據《會計法》中

第十四條規(guī)定可知相關會計機構和會計人員在審核原始憑證的過程中，一定要

嚴格遵守國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)范同時其有權利不接受一切不真實和不合法的

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原始憑證，并且可以直接上報給單位相關負責人。

4.4加強相關人員的業(yè)務培訓

公司應著重對相關人員進行業(yè)務培訓，并建立一套專業(yè)化、系統(tǒng)化的費用

報銷工作流程培訓體制。如定期對員工進行填制單據以及審核憑證等培訓、建

立線下線上費用報銷單據填制、審批、支出、核算一體化考核機制、日常對員

工進行費用報銷制度管理要求的宣導、介紹財會知識、財稅法規(guī)、票據相關法

律法規(guī)等相關信息。除此之外，還可以引進外來管理型人才，制定預算管理機

制。通過這些方法，公司能夠有效的提升費用報銷效率，降低不必要的財務風

險。

定期培訓