懷化豐源副食有限公司進貨費用控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計目錄1懷化豐源副食有限公司簡介 懷化豐源副食有限公司進貨費用控制制度優(yōu)化設(shè)計懷化豐源副食有限公司簡介懷化豐源副食有限公司位于湖南省懷化市鶴城區(qū)，公司成立于2007年，主營熟食，散裝食品的銷售。代理滿師傅，川天下，小食魚食品的銷售，如7味大黃魚組合，飄香豆干，勁辣小魚，野生兔頭，絕味海鮮等原生副食品。懷化豐源副食有限公司是一家具有14年歷史的副食品企業(yè)，經(jīng)過不斷努力的努力打拼，豐源也從小型企業(yè)，變成了懷化市知名企業(yè)，受到廣泛好評。自成立以來，從始至終堅定的信念：時刻保證食品新鮮，貨源干凈，加強銷售與售后服務，給客戶如家一般的購物體驗。打造良好企業(yè)信譽，不懈追求顧客的滿意。通過14年的口碑積累，在副食品行業(yè)中，堅決提物美價廉的高品質(zhì)產(chǎn)品，精心打造顧客滿意品牌，樹立良好的企業(yè)口碑。公司將營業(yè)重心放在消費者利益高于一切的基礎(chǔ)上，堅決抵制假冒偽劣或質(zhì)次價高的產(chǎn)品，通過懷化豐源有限公司的不斷努力，相信城市的居民也能吃到來至大自然的美味。目前豐源的主體結(jié)構(gòu)分為生產(chǎn)工廠，管理部門，財務部門，倉儲部門，銷售部門，采購部門等10余個部門，其中生產(chǎn)部門擁有員工200多名，10多名上級領(lǐng)導，財務部門中包括財務會計，出納，審計等有20余號人。懷化豐源副食有限公司進貨費用控制制度現(xiàn)狀一直以來，豐源致力于產(chǎn)品的生產(chǎn)，采取以產(chǎn)品為中心的營銷制度，旨在通過優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務，使消費者能夠獲得優(yōu)質(zhì)的消費體驗，目前發(fā)展戰(zhàn)略與管理、品牌營銷與管理、國際貿(mào)易與管理、行政后勤與管理等已經(jīng)有了成熟的體系，作為生產(chǎn)型企業(yè)，在生產(chǎn)和采購方面投入了大量人力物力。但是在生產(chǎn)運輸、在外委托加工、產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量審查與監(jiān)管、物流配送、人力資源管理、內(nèi)部財務審計上任然含有各種問題，沒有建立完善的采購預算與管理制度，實際工作中采購由采購負責人承包，沒有相互監(jiān)督，相互審查，嚴格控制資金流動的相應制度。其次，企業(yè)沒有對合同的簽訂流程提出明確規(guī)定，沒有準確的訂單，沒有書面合同等，與客戶商談時只對原材料的數(shù)量和金額有明確記載，而其他事項比如什么時候到，什么地方交付，什么方式運輸都沒有過多的介紹，外勤人員外出簽訂合同與合同管理的整個業(yè)務流程中，明顯缺少明確的制度規(guī)定。企業(yè)采購工作中經(jīng)常會出現(xiàn)采購成本魚管理費用虛高、采購原材料的規(guī)格與數(shù)量不夠明確、質(zhì)量檢測與市場監(jiān)管不到位、品質(zhì)參差不齊、交貨時間過長，產(chǎn)成品加工不及時等問題。以下是公司目前的采購現(xiàn)狀目前公司的采購流程如下圖所示：圖2-1采購流程圖懷化豐源副食有限公司進貨費用控制制度存在的問題往來客戶進銷流程不規(guī)范企業(yè)對客戶進行采購業(yè)務是沒有規(guī)范的進銷流程，除非金額巨大的訂單，不然一般情況下沒有正常的合同以及相應的證明材料。而應收賬款科目與應付賬款科目中-暫估款項的數(shù)額較大，在沒要發(fā)票的情況下，及其容易產(chǎn)生錯賬壞賬。而產(chǎn)出錯賬壞賬中一個重要原因就是缺乏對供應商的管理。例如，在以前年度中存在過這樣一個問題，供應商與采購員口頭邀約，在達成合作意向后向供應商提出采購邀請，然而供應商遲遲沒有交貨，快到交貨期時，供應商以材料成本提高為由提高價格，而此時又沒有相關(guān)證據(jù)證明當時口頭交談的價格為準，為了不影響后面的生產(chǎn)計劃，無奈以高于期望的價格買入這批原材料。再如，企業(yè)對客戶的合作關(guān)系沒有做出相應記錄和風險評估，遇到老賴是時有的事情，客戶會以各種理由退貨，然而商品其實很早就已經(jīng)發(fā)出去了。而最終導致這些情況發(fā)生的原因就是沒有規(guī)范的進銷流程，沒有合同，沒有票據(jù)等證據(jù)，讓往來客戶鉆了空子。目前的豐源已經(jīng)和10多家上市公司合作，與100多家網(wǎng)店合作。面對眾多的合作客戶，更應該加強對客戶的分析與合作的風險評估，走正規(guī)合法的進銷流程。缺乏嚴謹?shù)牟少忣A算目前該公司將存貨分為主要原材料，輔助材料，庫存商品。區(qū)分主要原材料和輔助材料也沒有標準界限，此時采購員一人進行采購并做出申報時，其申報的材料沒有明確分類，金額和數(shù)量大多數(shù)情況都是基于約定俗成的經(jīng)驗，當遇到大項目，或者復雜的生產(chǎn)計劃時，缺乏嚴謹?shù)牟少忣A算就會導致數(shù)量，規(guī)格不符合要求。缺乏有效而完善的內(nèi)部管理制度目前該公司任然使用采購員先行采購再報銷的方法處理進貨業(yè)務，期間沒有上級部門審核簽字，由會計做完帳后出納將錢轉(zhuǎn)給采購員。會計和出納所填制的明細賬不符，與采購員不進行預算，不進行合理申報有很大關(guān)系，企業(yè)管理人員也更應該清楚采購在企業(yè)的生產(chǎn)運營中起著至關(guān)重要的作用，當采購人員缺乏相應的采購技能和與其他部門的溝通時，應及時安排更適合的人選，采購員能靈活處理關(guān)于采購方面的事情能極大減輕后續(xù)部門的麻煩。食品運輸過程損耗過大在以往的材料運輸過程中存在極大的損耗，特別作為蔬菜，活魚等生鮮，如果出現(xiàn)腐爛發(fā)臭等情況就不能使用。食品的保鮮問題。比如說活魚采用冷凍保險的方法運輸，但如果運輸時間過長，在運輸途中就解凍，會導致活魚運輸過來以后是不能投入生產(chǎn)的，相對的大豆，干貨類在這方面就不是很挑剔。食品二次污染問題。比如運輸過程中原材料未經(jīng)過包裝就遠送過來，碰到地上的灰，在中轉(zhuǎn)站轉(zhuǎn)手，不同品種的原材料放在一起，車廂溫度高過熱引發(fā)的一系列問題，都會導致食品二次污染。食品壓壞變質(zhì)問題。很多原材料是很容易被壓壞的，壓壞后變裝又引發(fā)二次污染。比如辣椒，豆角等蔬菜運輸應避免磕碰，運輸過程中如果路程過于顛簸，車廂下面的那些往往都已經(jīng)稀碎了。企業(yè)以購入成本入賬，但是拿到的原材料損耗的部分丟棄掉，所能生產(chǎn)出來的商品的成本也就提高了，在為了保證利潤不變的前提下，就只能以更高的價格出售。懷化豐源副食有限公司進貨費用控制制度優(yōu)化設(shè)計規(guī)范商品往來客戶進銷存流程往來賬款的核算及管理：第一：建立健全的會計科目，采用應收賬款，應付賬款，預收賬款，預付賬款，其他應收款，其他應付款使用往來科目核算的方法，將原材料，庫存商品分類別核算。第二：將所有單位設(shè)置為往來核算項目作為二級明細，在做賬時要明確細分，做到能清楚查明資金動向。第三：及時查賬，每月又要核銷往來客戶的賬款防止壞賬的產(chǎn)生。第四：及時提醒客戶付款，財務會計應及時發(fā)現(xiàn)賬款中的錯賬風險，提醒客戶及時付款。進銷存流程如下：圖4-1進銷存流程優(yōu)化圖經(jīng)過調(diào)整后企業(yè)能輕松了解往來客戶的資金，商品，票據(jù)的傳遞情況，對客戶信用做出合理分析，并及時提醒客戶付款，在規(guī)定時間內(nèi)組織采購員和財務會計進行收賬，從源頭減少壞賬的產(chǎn)生。進行合理的采購預算采購預算由多個部門商議后核定出結(jié)果，由成本會計對以前年度材料采購進行分析，和財務會計，出納和總經(jīng)理等根據(jù)公司的經(jīng)營狀況，發(fā)展狀況，生產(chǎn)狀況等進行商定，對下一個月甚至下一個季度提前做好采購預算，根據(jù)做出的采購預算計提備用金，采購員在每次采購前提交采購申請單。采購員可以填制如下申請表，分類別，規(guī)格，數(shù)量，單價，增值稅，金額等，方便上級部門審核，同時傳遞給會計和出納時能有明確的做賬依據(jù)，防止總賬和明細賬之間存在差異。表4-1采購申請單采購申請單申請部門：申請人：申請日期：序號核算科目品名數(shù)量單價稅率增值稅金額123合計：部門負責人：總經(jīng)理：審核：制單：采購主管審核后將采購申請單交給成本會計，成本會計根據(jù)存貨的實際情況填制預算清單，將預算清單與采購申請單核對后，將采購申請單交由出納開票，計提采購預備金，將預算清單交由采購主管，由采購主管分配給采購員。出納付款后應提示財務會計做賬，通過材料采購科目對未達原材料進行預計入賬。等原材料實際到庫以后，由成本會計提交財務會計原材料入庫清單入庫清單項目：倉管員：日期：序號核算科目品名單位數(shù)量金額采購途徑盤點人員123金額合計：倉管員：項目經(jīng)理：表4-3入庫清單表通過對采購進行合理預算，規(guī)范了生產(chǎn)產(chǎn)品對原材料的取用，能輕易看出原材料的動向，監(jiān)管原材料更加方便，成本計算更加準確。優(yōu)化組織內(nèi)部控制建立分級管理制度抽調(diào)人員投入合同的商談，分散管理部門的權(quán)利，采取記賬，審核，采購，庫存管理相互監(jiān)督相互審核的方法。增加對采購人員的培訓，適當將有能力的人擔任采購員，在其中選出采購負責人，加強各部門與采購部門之間的聯(lián)系，及時傳遞信息。建立憑證，票據(jù)相互審核的監(jiān)督制度各類清單，申請單都需要部門主管簽字審核，與存貨相關(guān)的憑證要使用數(shù)量金額輔助核算，并與明細賬，存貨清單核對，由財務會計收集和整理憑證和票據(jù)。圖4-2組織內(nèi)部優(yōu)化圖圖4圖4-3進貨流程圖對公司的進貨審批流程的優(yōu)化一定會對公司進貨部門的工作效率提升，同時進貨業(yè)務效率的提升也一定會使得進貨控制成本有所下降，這樣就能夠在很大程度上減少懷化豐源副食品有限公司的進貨成本，促進公司整體成本的降低，為對懷化豐源副食品有限公司在市場上提供有利于競爭優(yōu)勢的條件和保障。與物流公司合作減少成本生鮮在運輸過程中難免發(fā)生損耗，根據(jù)物流公司調(diào)查表選取合適的物流公司承擔運輸任務。根據(jù)原材料不同選擇不同的快遞公司能極大程度的減少運輸費用，同時提高原材料的質(zhì)量。表4-4物流公司調(diào)查表物流公司價格物流時效包裝保護協(xié)議運輸物件例如中國郵政低較慢一般干貨類肉干，大豆韻達一般一般較好蔬菜豆角，辣椒順豐較高較快好生鮮類海產(chǎn)品，活魚表4-5物流公司價格對比表品名重量單價金額=規(guī)格*單價商品損耗率=查收后價值/金額查收后價值運輸費中國郵政辣椒500kg8.8440097.27%428060大豆1000kg3.2320099.38%3180120活魚600kg281680076.55%12860222韻達辣椒500kg8.8440098.18%432080大豆1000kg3.2320099.38%3180160活魚600kg281680086.90%14600246順豐辣椒500kg8.8440098.86%4350100大豆1000kg3.23200100.00%3200200活魚600kg281680096.43%16200270生鮮類原材料采用順豐快遞，能較快的運到，保證原材料的質(zhì)量，即使相對較高的運輸費用，但是比起損耗產(chǎn)生的浪費，顯然使用順豐快遞是更加合適的方法，大豆這種干貨類的原材料抗損耗能力強，不易損壞，使用中國郵政可以減少運輸成本提高產(chǎn)品利潤。經(jīng)過優(yōu)化后適當降低了運輸費用，同時提高了商品質(zhì)量，降低了商品在路途中的損耗?？偨Y(jié)懷化豐源副食有限公司的進貨費用控制優(yōu)化制度實施之后，人員的合理分配將使得公司內(nèi)部運作有條不紊。采購申請單、預算清單等單據(jù)的設(shè)立，完善的采購流程使得公司進貨項目得到有效的把控。與供貨商、物流公司建立良好的合作關(guān)系使得公司運輸費用和相關(guān)稅費的減少，成本的降低，促使利潤空間的增大。優(yōu)化設(shè)計的實施有效的降低公司的進貨成本，提高豐源公司在懷化市食品行業(yè)的競爭力。

參考資料[1]周永務.銷售系統(tǒng)進貨策略的優(yōu)化分析[DB/OL]