耒陽市盛唐石業(yè)有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1耒陽市盛唐石業(yè)有限公司簡介 12現(xiàn)行差旅費報銷制度 13現(xiàn)行公司差旅費報銷制度的問題 13.1費用標準和范圍的不合理 23.2報銷流程不合理 24差旅費報銷制度的優(yōu)化設(shè)計 44.1費用標準的優(yōu)化設(shè)計 44.1.1交通方面 44.1.2伙食與住宿方面 44.2.3其他方面 54.2報銷流程優(yōu)化設(shè)計 55結(jié)束語 6參考文獻 7附錄Ⅰ耒陽市盛唐石業(yè)有限公司現(xiàn)行差旅費報銷制度 8附錄Ⅱ耒陽市盛唐石業(yè)有限公司優(yōu)化差旅費報銷制度 9

耒陽市盛唐石業(yè)有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計1耒陽市盛唐石業(yè)有限公司簡介耒陽市盛唐石業(yè)有限公司創(chuàng)建于2006年，所在地區(qū)為湖南衡陽市耒陽市107國道東50米，屬于生產(chǎn)型的私營企業(yè)，目前員工人數(shù)為56人，主營行業(yè)為景觀雕塑，湖南漢白玉板材、漢白玉欄桿、浮雕、動物雕塑、牌坊為企業(yè)的主要產(chǎn)品。公司成立以來，注重品牌效應(yīng)，2019年注冊“時景”品牌商標，同年又成立湖南省正諾石業(yè)有限公司及紅太陽家具城數(shù)控雕刻廠。2現(xiàn)行差旅費報銷制度隨著耒陽市盛唐石業(yè)有限公司的發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模和人數(shù)的不斷擴大，部門也越來越多，企業(yè)對員工的管理是企業(yè)發(fā)展成功路上的重要因素，其中費用的報銷是一方面，也是讓耒陽市盛唐石業(yè)有限公司的財務(wù)一直頭疼的問題，差旅費報銷便是經(jīng)典問題。企業(yè)內(nèi)部的管理制度必須不斷的優(yōu)化與改進。公司領(lǐng)導(dǎo)在控制成本時也逐漸發(fā)現(xiàn)了這個問題，參照其他企業(yè)也制定了相關(guān)的規(guī)章制度。耒陽市盛唐石業(yè)有限公司現(xiàn)行的差旅費報銷制度于2019年3月6日，由董事長根據(jù)當時公司的實際運營情況制定的，其中主要包括了差旅費報銷基本流程和費用標準等相關(guān)規(guī)定。員工始終遵守其相關(guān)規(guī)定，也確實是起到了一些作用，但是員工還是能從中謀私利。由于大部分謀取私利的辦法大部分流傳與中、低層員工之中，所以并沒有引起公司領(lǐng)導(dǎo)的注意，到目前為止，差旅費報銷制度并沒有有過調(diào)整。3現(xiàn)行公司差旅費報銷制度的問題在整個報銷的流程中，耒陽市盛唐石業(yè)有限公司的財務(wù)人員有時能夠清楚的了解到報銷制度存在的各種問題，哪些方面的不妥，但是出于財務(wù)人員可能認為這與自己的關(guān)系不大，或是各種原因，并沒有向上級進行反應(yīng)，這樣就阻礙了公司的發(fā)展。問題的存在很正常，但是發(fā)現(xiàn)問題并提出方案將其解決才能使其成為公司發(fā)展的墊腳石。即使制定了有關(guān)規(guī)章制度，由于不可控的因素太多，再差旅費報銷的過程中，也仍然存在許多問題。比如在過去公司員工隨領(lǐng)導(dǎo)出差的過程中，可以和領(lǐng)導(dǎo)乘坐相同級別的交通工具和擁有同級別的住宿環(huán)境。但是在實際的報銷過程中，仍然有難以認定的報銷款項。如太多員工隨領(lǐng)導(dǎo)乘坐一樣的交通工具和住宿并未指明費用由誰承擔，從而造成差旅費報銷不實或者是超預(yù)算的情況。3.1費用標準和范圍的不合理在普通員工和經(jīng)理或者更高級領(lǐng)導(dǎo)之間的費用標準不同很正常，但在不同的地區(qū)進行出差同樣的也要區(qū)分開來。耒陽市盛唐石業(yè)有限公司差旅費報銷相關(guān)規(guī)定：表1費用標準表：職位一般員工經(jīng)理總經(jīng)理住宿120元/天180元/天300元/天伙食標準40元/天50元/天80元/天交通工具視情況而定（多退少補）通過以上條款可以看出，目前耒陽市盛唐石業(yè)有限公司面臨的狀況還是費用標準太過于單一。耒陽市盛唐石業(yè)有限公司有關(guān)交通方面的規(guī)定，描述也太過于廣泛，這導(dǎo)致員工在有條件的情況下盡可能的選擇最好的交通工具，最好的通常也意味著成本是最大的。如果是自行開車出差，油費到底如何算，如果是通過網(wǎng)絡(luò)平臺打車，應(yīng)該由什么作為報銷依據(jù)，如果有同行者，而且身份不明確，同行者的費用部分該如何認定，這都是一些缺少明確規(guī)范的地方。不同地區(qū)的消費水平不同，同樣的金額在不同的地區(qū)，飲食和住宿環(huán)境會有很大的不同，而公司單一的標準導(dǎo)致出差人員的生活方面，有時不得不超出或者是浪費。這嚴重影響了出差人員的出差時的精神狀態(tài)。費用報銷的范圍魚龍混雜，大致方面有：請客戶吃飯，請客戶去KTV或者酒吧，請客戶去洗浴中心等。嚴格意義上來說，這些與公司的生產(chǎn)方面沒有任何關(guān)系，都不構(gòu)成公司的費用，即使要很牽強的計入也應(yīng)該計入業(yè)務(wù)招待費進行核算。但有時出差人員還會有一些比較隱形的費用支出，比如電話費，或者是培訓(xùn)費，這些費用如果沒有實事求是的報銷，出差人員會從中撈油水，導(dǎo)致一些違規(guī)行為，給會計人員帶來麻煩的同時，也助長了這種不良風氣。3.2報銷流程不合理一個規(guī)范合理的報銷流程至關(guān)重要，企業(yè)一般報銷流程分為兩種，一種是先墊付后報銷的流程，一種是先借款后報銷的流程。以下耒陽市盛唐石業(yè)有限公司是差旅費報銷的基本流程。經(jīng)辦人確定好出差的任務(wù)內(nèi)容，根據(jù)未來可能發(fā)生的活動來預(yù)計出差的過程中要發(fā)生金額的多少，并在財務(wù)部門填寫好“出差申請表”。財務(wù)部門現(xiàn)場審批和會簽后，將“出差申請表”交給部門經(jīng)理進行審核。出差人歸來找出納填寫“費用報銷單”進行報銷。歸來后具體報銷流程如報銷差旅費流程圖：財務(wù)人員審核票據(jù)是否有誤部門經(jīng)理審核部門員工財務(wù)人員審核票據(jù)是否有誤部門經(jīng)理審核部門員工發(fā)生差旅費有誤無誤有誤無誤返回報銷人出納支付報銷款返回報銷人出納支付報銷款圖1報銷差旅費流程圖通過以上的相關(guān)規(guī)定，我們可以得知，耒陽市盛唐石業(yè)有限公司目前使用的是先墊付后報銷的流程，本人認為整個流程都不適用。在現(xiàn)行的報銷流程中，還存在許多小問題，這多多少少帶來了許多麻煩。比如：審核不嚴謹，主要表現(xiàn)在沒有經(jīng)過公司總經(jīng)理或者是副總經(jīng)理手中簽字審批。這種情況不利于總經(jīng)理對下級的管理，對員工出差工作的不了解。這通常會造成員工會把出差當作旅游的情況，總經(jīng)理也會有“為什么一直在出差，效益卻沒出來的”的疑問。差旅費報銷的時間也并未規(guī)定，過去的報銷程序里，只要是有票據(jù)就能報銷，這也導(dǎo)致了之前員工常常因報銷金額過小、嫌麻煩而等累計到一定金額再去報銷。這都是不規(guī)范的，這會讓財務(wù)人員在處理賬務(wù)時增加麻煩。耒陽市盛唐石業(yè)有限公司也沒有提前預(yù)支差旅費津貼，導(dǎo)致公司員工在以往的出差的過程中需要自掏腰包，甚至出現(xiàn)過員工需要向其他人借錢出差的滑稽局面，這讓預(yù)算有限的員工十分尷尬。4差旅費報銷制度的優(yōu)化設(shè)計既然發(fā)現(xiàn)了問題，那就必須得解決，這是公司能夠長遠發(fā)展的重要素質(zhì)。通過以上各方面的問題，可以發(fā)現(xiàn)，耒陽市盛唐石業(yè)有限公司的規(guī)范條款還是太少了，主要還是通過增加一些條款來加強員工的行為規(guī)范。以下是本人通過對耒陽市盛唐石業(yè)有限公司的了解，提出的優(yōu)化設(shè)計：4.1費用標準的優(yōu)化設(shè)計通過大數(shù)據(jù)的研究，城市之間的消費水平存在著不同，而且很明顯，有的消費水平高的城市能比消費水平低的城市費用高兩倍，甚至更多。員工之間的級別不同，費用標準也可以適當?shù)膮^(qū)別開來，這有利于整個團隊的活力。耒陽市盛唐石業(yè)有限公司中死板的費用標準已經(jīng)不止一次的給出差員工帶來了不便。4.1.1交通方面交通工具的選擇需要十分的講究，在保證出差通行路上的不受影響的情況下，應(yīng)當盡量的減少支出，控制成本，選擇最有性價比的交通工具。如果是自行開車出差，燃油費必須要有發(fā)票，同時金額要明確，必須精確到小數(shù)位數(shù)。如果是乘車，同樣保留有關(guān)票據(jù)，車票上必須注明出發(fā)地和目的地，如果是通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行乘車，需保留電子發(fā)票或訂單記錄。如果有同行者，必須注明是誰。如果是外來人員，視情況認定是否報銷同行者部分的費用。4.2.2伙食與住宿方面可以將地區(qū)分為直轄市、省會城市、縣級及以下三個部分，這也是大部分企業(yè)的規(guī)劃方案。本人重新制定了一份費用標準表：表2新費用標準表：直轄市職位一般員工經(jīng)理總經(jīng)理住宿標準150元/天180元/天實報實銷伙食標準40元/天60元/天實報實銷交通工具火車硬臥飛機/火車飛機/火車省會城市職位一般員工經(jīng)理總經(jīng)理住宿標準120元/天150元/天實報實銷伙食標準30元/天50元/天實報實銷交通工具火車硬臥飛機/火車飛機/火車縣級及以下職位一般員工經(jīng)理總經(jīng)理住宿標準80元/天120元/天實報實銷伙食標準30元/天40元/天實報實銷交通工具火車硬臥飛機/火車飛機/火車4.2.3其他方面1.培訓(xùn)費憑票據(jù)報銷。2.請客戶吃飯，KTV等娛樂費用，單項消費一般不得高于500元，如果客戶身份重，可以適當超出標準。3.舉報他人違規(guī)操作獎勵相關(guān)金額的30%。員工之間的相互監(jiān)督是非常有效的管理手段，如此一來，就解決了上級對于下級問題消息不靈通的問題了。4.對于出差的員工，提前預(yù)支差旅費津貼，標準為300元/天。這能大大的緩解出差員工需要自掏腰包的尷尬處境。5.隨公司領(lǐng)導(dǎo)出差且與領(lǐng)導(dǎo)乘同樣交通工具和住宿的，員工承擔其35%，其余部分計入領(lǐng)導(dǎo)費用范圍。如此領(lǐng)導(dǎo)和員工出差時將會共同協(xié)商，選擇合適的出行工具，在報銷過程中大大減少了超預(yù)算的可能。4.2報銷流程優(yōu)化設(shè)計先借款后報銷的流程與先墊付后報銷的流程區(qū)別很大，針對以上問題的發(fā)現(xiàn)，需要重新打通整個報銷流程，并廢除之前的整個報銷流程方案，提出全新的報銷流程方案。對于耒陽市盛唐石業(yè)有限公司使用先借款后報銷的流程，具體步驟如下：借款人到部門經(jīng)理處審核真實性，并填寫“出差申請表”。在帶到財務(wù)部門填寫“預(yù)支借款單”。到總經(jīng)理出進行審批簽字。到出納處取借款。事務(wù)辦理完成后歸來后，到財務(wù)部門填寫“費用報銷單”進行費用報銷，實行多退少補的原則。以下是新報銷差旅費流程圖：總經(jīng)理審批借款人部門經(jīng)理財務(wù)部門總經(jīng)理審批借款人部門經(jīng)理財務(wù)部門出納辦理支付審核真實性出納辦理支付審核真實性事務(wù)辦理完成再費用報銷事務(wù)辦理完成再費用報銷多退少補多退少補圖2新報銷差旅費流程圖為了避免出差員工對多余的金額進行貪污，公司規(guī)定，在出差人員歸來七日之內(nèi)，必須向財務(wù)部門填寫“費用報銷單”報銷，否則將進行50元的工資扣除。這同時也解決了員工嫌麻煩而累計一定金額才去報銷的問題。這也是為了提高公司員工的綜合素質(zhì)，合理規(guī)范公司內(nèi)部，形成良好的風氣。5結(jié)束語差旅費制度的優(yōu)化與完善，不管是對企業(yè)還是整個社會風氣都是十分有利的。通過這次畢業(yè)設(shè)計的寫作，了解了目前出差的流程和需要注意的地方，也明白了自己的認知還是十分的有限。本次畢業(yè)設(shè)計的寫作提到的點還是十分的有限，只選取到了自己認為比較普遍的點來進行說明，而且表達的也比較片面，這也說明了還有很多地方值得去學(xué)習。在以后的生活當中，我也會不斷發(fā)現(xiàn)身邊存在的問題，并勇敢的表達出來，將其改正。

參考資料李顏娥.差旅費報銷存在的問題及對策分析［J］.中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計.2017,11期：48～49張曉寧.淺談銷售企業(yè)差旅費控制的實踐與認識［J］.財經(jīng)界.2020,7期：103張晶.關(guān)于差旅費報銷中存在的問題及建議［J］.會計之友.2011,02期：128王慕紅.內(nèi)控制度中的差旅費報銷的流程探討［J］.財經(jīng)界.2016,12期:212+229孫莉.談公務(wù)差旅費報銷制度的改革［J］.經(jīng)濟師.2003,08期：259

附錄Ⅰ耒陽市盛唐石業(yè)有限公司現(xiàn)行差旅費報銷制度為了保證公司的正常運行，加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司報銷行為，倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的中心思想，結(jié)合公司的具體情況，制定出一份針對差旅費報銷的有關(guān)內(nèi)容規(guī)定，希望大家嚴格遵守。一丶差旅費報銷基本流程：1.經(jīng)辦人確定好出差的任務(wù)內(nèi)容，根據(jù)未來可能發(fā)生的活動來預(yù)計出差的過程中要發(fā)生金額的多少，并在財務(wù)部門填寫好“出差申請表”。2.財務(wù)部門現(xiàn)場審批和會簽后，將“出差申請表”交給部門經(jīng)理進行審核。3.出差人歸來找出納填寫“費用報銷單”進行報銷。歸來后具體報銷流程如報銷差旅費流程圖：財務(wù)人員審核票據(jù)是否有誤部門經(jīng)理審核部門員工財務(wù)人員審核票據(jù)是否有誤部門經(jīng)理審核部門員工發(fā)生差旅費有誤有誤無誤無誤出納支付報銷款返回報銷人出納支付報銷款返回報銷人圖1報銷差旅費流程圖二丶公司差旅費報銷相關(guān)規(guī)定1．一切的費用報銷必須經(jīng)過本部門經(jīng)理的簽字；表1費用標準表：職位一般員工經(jīng)理總經(jīng)理住宿120元/天180元/天300元/天伙食標準40元/天50元/天80元/天交通工具視情況而定（多退少補）

附錄Ⅱ耒陽市盛唐石業(yè)有限公司優(yōu)化差旅費報銷制度為了保證公司的正常運行，加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司報銷行為，倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的中心思想，結(jié)合公司的具體情況，制定出一份針對差旅費報銷的有關(guān)內(nèi)容規(guī)定，希望大家嚴格遵守。一丶差旅費報銷基本流程：借款人到部門經(jīng)理處審核真實性，并填寫“出差申請表”。在帶到財務(wù)部門填寫“預(yù)支借款單”。到總經(jīng)理出進行審批簽字。到出納處取借款。事務(wù)辦理完成后歸來后，到財務(wù)部門填寫“費用報銷單”進行費用報銷，實行多退少補的原則。如新報銷差旅費流程圖：總經(jīng)理審批借款人部門經(jīng)理財務(wù)部門總經(jīng)理審批借款人部門經(jīng)理財務(wù)部門出納辦理支付審核真實性出納辦理支付審核真實性事務(wù)辦理完成再費用報銷事務(wù)辦理完成再費用報銷多退少補多退少補圖2新報銷差旅費流程圖二丶公司差旅費報銷相關(guān)規(guī)定1．一切的費用報銷必須經(jīng)過本部門經(jīng)理和總經(jīng)理的簽字；表2新費用標準表：直轄市職位一般員工經(jīng)理總經(jīng)理住宿標準150元/天180元/天實報實銷伙食標準40元/天60元/天實報實銷交通工具火車硬臥飛機/火車飛機/火車省會城市職位一般員工經(jīng)理總經(jīng)理住宿標準120元/天150元/天實報實銷伙食標準30元/天50元/天實報實銷交通