南京競靈文化創(chuàng)意有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-2"\h\u1南京競靈文化創(chuàng)意有限公司簡介 南京競靈文化創(chuàng)意有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1南京競靈文化創(chuàng)意有限公司簡介南京競靈文化創(chuàng)意有限公司，又名南京hero久競，于2017年9月在上海成立，現(xiàn)公司地址在南京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)紅楓科技園。該公司主要從事體育競賽組織，專注于電子競技領(lǐng)域，其業(yè)務(wù)主要有電子競技俱樂部的管理和運(yùn)營，以及隊(duì)員的招募，主要針對“王者榮耀”手游來組建戰(zhàn)隊(duì)，并參加KPL聯(lián)賽。南京hero久競通過2018年王者榮耀春季預(yù)選賽進(jìn)入KPL，并于同年斬獲兩個(gè)冠軍，實(shí)現(xiàn)2018年聯(lián)賽大滿貫，獲得赤焰狼電子競技傳媒有限公司Pre-A輪融資，得以發(fā)展壯大。2019年1月榮獲2018王者榮耀冬季冠軍杯總冠軍，同時(shí)獲得“KPL2018年度最佳俱樂部”的稱號(hào)。出道即巔峰的成績使得公司獲得了更多的注資及合作項(xiàng)目，也獲得了很多的業(yè)界及選手的關(guān)注。2020年5月南京主場落地，對于以后公司的發(fā)展和南京電子競技產(chǎn)業(yè)的推動(dòng)注入了極大的動(dòng)力。2南京競靈文化創(chuàng)意有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀2.1管理費(fèi)用構(gòu)成分析管理費(fèi)用的概念簡而言之就是指公司行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)而發(fā)生的各種費(fèi)用。對于南京競靈文化創(chuàng)意有限公司而言，最需要的控制就是管理費(fèi)用。如下圖1所示，在管理費(fèi)用內(nèi)部結(jié)構(gòu)中，比例最高的部分是職工薪酬，大約占據(jù)了企業(yè)總體管理費(fèi)用水平的45%，職工薪酬部分主要包括企業(yè)管理人員工資，各類保險(xiǎn)以及獎(jiǎng)金福利。由于該部分費(fèi)用與人員規(guī)模相關(guān)，而南京競靈文化創(chuàng)意有限公司要維持比賽選手的水平及狀態(tài)，不會(huì)有大規(guī)模的人員變動(dòng)情況，所以人員水平變化不大，該部分費(fèi)用相對穩(wěn)定，也難以進(jìn)行管理和控制。其次是辦公費(fèi)用，包括由于公司經(jīng)營需要而產(chǎn)生的大量房屋租賃費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)以及日常辦公所需費(fèi)用，該項(xiàng)費(fèi)用作為維持企業(yè)正常經(jīng)營需要的重要保障，占管理費(fèi)用總體規(guī)模的23%。差旅交通費(fèi)，占管理費(fèi)用總體規(guī)模的22%。電子競技作為新興產(chǎn)業(yè)，各類賽事和活動(dòng)非常多，尤其是在賽季開始后，要往返于各大城市，由此產(chǎn)生的差旅費(fèi)占管理費(fèi)用的比例較高。由于公司成立時(shí)間較短，且不管是管理層還是賽訓(xùn)成員都偏年輕化，喜歡隨心隨性，浪費(fèi)行為比較嚴(yán)重，在辦公費(fèi)和差旅費(fèi)這兩塊尤為突出，使得這兩部分費(fèi)用居高不下。其余部分，包括業(yè)務(wù)招待費(fèi)和會(huì)議費(fèi)、研發(fā)、專業(yè)服務(wù)費(fèi)等占據(jù)了較少部分的比例。圖1管理費(fèi)用結(jié)構(gòu)圖2.2管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀2.2.1預(yù)算編制圖2預(yù)算編制流程圖如圖2所示，公司的預(yù)算編制按照“自下而上、分級編制、逐級匯總”的程序進(jìn)行。每年的10月，財(cái)務(wù)部門在結(jié)合各部門財(cái)務(wù)指標(biāo)編制出預(yù)算關(guān)鍵指標(biāo)，并上報(bào)預(yù)算工作委員會(huì)審批；預(yù)算工作委員會(huì)委員預(yù)算進(jìn)行初審、平衡、匯總，擬定出年度預(yù)算方案；年度預(yù)算方案經(jīng)預(yù)算工作委員會(huì)審議后上報(bào)董事會(huì)正式批準(zhǔn)；預(yù)算工作委員會(huì)根據(jù)批準(zhǔn)后的年度預(yù)算批復(fù)各部門個(gè)別預(yù)算。每個(gè)過程時(shí)間大約為一個(gè)月左右，整個(gè)過程持續(xù)到次年的3月。由于公司的預(yù)算是按照年度來進(jìn)行的，預(yù)算數(shù)據(jù)期間段只編制到年份，并沒有按照月度進(jìn)行滾動(dòng)編制，所以實(shí)行起來沒有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。2.2.2報(bào)銷流程作為專注電子競技領(lǐng)域的文創(chuàng)公司，時(shí)常奔赴全國各地乃至國外比賽是常有的事，因此會(huì)產(chǎn)生大量的差旅交通費(fèi)、住宿費(fèi)等。公司在進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，通常是出差前報(bào)告申請，部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可借支差旅費(fèi)，出差完成后僅僅是根據(jù)保留的發(fā)票等予以核算報(bào)銷，沒有其他的審查核算流程，從而導(dǎo)致差旅費(fèi)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，人為操作的空間較大。2.2.3管控體系針對于公司的管控體系而言，在管理費(fèi)用控制層面，授權(quán)審批制度是及其重要的一環(huán)。其中審批權(quán)主要指的是在費(fèi)用的支出方面對應(yīng)的批準(zhǔn)處理的相關(guān)權(quán)限，它也是一種最高的權(quán)限。而審核權(quán)就是在正式行使之前對于該筆費(fèi)用的授權(quán)開展對應(yīng)審批。南京競靈文化創(chuàng)意有限公司采用分領(lǐng)導(dǎo)分領(lǐng)域的授權(quán)審批制度，該項(xiàng)制度按照不同的責(zé)任劃分以及不同的領(lǐng)域差別在授權(quán)和審批過程中實(shí)現(xiàn)逐級的完成，并不能跨領(lǐng)導(dǎo)、跨領(lǐng)域進(jìn)行審批。但大多時(shí)候不同領(lǐng)域、不同領(lǐng)導(dǎo)也可以進(jìn)行審批，來確保高效完成任務(wù)，這就導(dǎo)致了管控體系出現(xiàn)混亂。雖然南京競靈文化創(chuàng)意有限公司管理費(fèi)用控制制度已經(jīng)初具規(guī)模，但大多不夠細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，漏洞較多，導(dǎo)致管理費(fèi)用支出虛高，拉低公司的經(jīng)濟(jì)效益，急需做出改變來解決這一不良情況。3南京競靈文化創(chuàng)意有限公司管理費(fèi)用控制制度存在的問題由于南京競靈文化創(chuàng)意有限公司近年來的發(fā)展，公司規(guī)模日益壯大。但管理費(fèi)用制度卻沒有進(jìn)行相關(guān)的完善更新，導(dǎo)致公司各部門職責(zé)混亂，權(quán)限不明。從現(xiàn)狀中可以看出預(yù)算不合理，審批流程不規(guī)范，管控體系不明晰，公司員工存在不節(jié)約意識(shí)等問題。3.1管理費(fèi)用預(yù)算管理體系不完整3.1.1預(yù)算編制不合理預(yù)算編制方法不科學(xué)且周期長。從現(xiàn)狀2.2.1可知，公司的預(yù)算時(shí)間間隔長且不靈活。這意味著公司對預(yù)算的管控期間段只能按照年度匯總額進(jìn)行控制，容易導(dǎo)致預(yù)算使用在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)出現(xiàn)先松后緊或者先緊后松的情況，使得管理費(fèi)用預(yù)算的指導(dǎo)作用大打折扣。由于預(yù)算審批流程過長以及預(yù)算數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)復(fù)雜性，通常上級部門都是在三月份才能批復(fù)預(yù)算，這就造成了本單位年初將近3個(gè)月的費(fèi)用支出沒有受到有效控制。3.1.2預(yù)算執(zhí)行不到位對于該公司而言，下設(shè)的事業(yè)部主要為戰(zhàn)隊(duì)成員，這些戰(zhàn)隊(duì)人員由于比賽等原因出差時(shí)間比較長，出差地又相對遠(yuǎn)，加之沒有構(gòu)建信息化系統(tǒng)，所以這一部分的費(fèi)用管控?zé)o法到位，基本就是隨行的財(cái)務(wù)人員報(bào)多少財(cái)務(wù)部門就核算多少。而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的特殊情況導(dǎo)致預(yù)算超支。當(dāng)預(yù)算出現(xiàn)超支情況時(shí)，通常的做法是提出書面申請走預(yù)算追加流程，通過調(diào)整預(yù)算數(shù)據(jù)來達(dá)到繼續(xù)發(fā)生業(yè)務(wù)的目的，并且預(yù)算追加次數(shù)沒有限制；有時(shí)候還會(huì)存在編制預(yù)算時(shí)保留一定預(yù)算的情況，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行不到位。3.2管理費(fèi)用報(bào)銷程序不規(guī)范否圖3費(fèi)用報(bào)銷流程圖否從圖3可以看到，費(fèi)用結(jié)算是手工紙質(zhì)填制的單據(jù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核審批后，交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核處理。在財(cái)務(wù)最后的審核環(huán)節(jié)，如果員工提交的報(bào)銷單金額不正確或者未填寫時(shí)，可以由財(cái)務(wù)進(jìn)行修改或者補(bǔ)填，確定一個(gè)最終的金額，并以這個(gè)金額作為最后的報(bào)銷依據(jù)。由于賽訓(xùn)部門出差的時(shí)間長，業(yè)務(wù)人員往往無法清楚的填寫金額，需要財(cái)務(wù)人員在流程最后幫忙補(bǔ)計(jì)算與補(bǔ)填補(bǔ)貼金額。通常領(lǐng)導(dǎo)審核審批也只是走個(gè)流程并不清楚明細(xì)。這樣的做法，不僅加大了財(cái)務(wù)人員的工作量，同時(shí)也增加了財(cái)務(wù)和內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。3.3管理費(fèi)用授權(quán)審批不明晰公司在有關(guān)管理費(fèi)用審核以及審批等諸多環(huán)節(jié)上，存在許多漏洞。雖然審批工作不能同級完成，但是對于審核而言是可以同級進(jìn)行審核的。從實(shí)際操作情況來看，部門領(lǐng)導(dǎo)由于拓展洽談業(yè)務(wù)經(jīng)常在外出差，為避免費(fèi)用入賬延誤，較常見的會(huì)由沒有權(quán)限的其他領(lǐng)導(dǎo)或者副職領(lǐng)導(dǎo)代簽的情況。這種越位造成了審批混亂，審批職責(zé)的不明晰。首先是由于其他代簽領(lǐng)導(dǎo)并不了解實(shí)際情況，降低了費(fèi)用開支的標(biāo)準(zhǔn)；其次是使得部門領(lǐng)導(dǎo)無法全面的掌握本部門的費(fèi)用支出情況。由此而引發(fā)的管控漏洞也隨之增大。3.4管理費(fèi)用管控意識(shí)不到位南京競靈文化創(chuàng)意有限公司是剛成立不久的新公司，為了能夠盡快出成績以站穩(wěn)腳跟，公司的著重點(diǎn)放在賽訓(xùn)上面，且公司職員年齡普遍在二十左右，對于費(fèi)用的支出，沒有一個(gè)正確的管控意識(shí)，也沒有制定相關(guān)的控制制度，加上公司高管人員有限，不能做到任何事情都親力親為。另外，由于直播和宣傳運(yùn)營的需要，電腦等設(shè)備徹夜未關(guān)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，避免不了會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用。4南京競靈文化創(chuàng)意有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)南京競靈文化創(chuàng)意有限公司只有對管理費(fèi)用的控制有更嚴(yán)格的制度來監(jiān)管，才能減少企業(yè)運(yùn)營成本，提升企業(yè)營業(yè)利潤，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)的綜合競爭力。所以，提出以下制度優(yōu)化方案。4.1管理費(fèi)用預(yù)算管理體系優(yōu)化4.1.1預(yù)算編制流程優(yōu)化管理費(fèi)用要合理預(yù)算才能合理開支，優(yōu)化后的預(yù)算流程見下圖4。首先，由財(cái)務(wù)部門下達(dá)預(yù)算通知和去年預(yù)算執(zhí)行情況的方案。其次，公司各部門應(yīng)該根據(jù)各自業(yè)務(wù)特點(diǎn)和往年管理費(fèi)用明細(xì)內(nèi)容的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，計(jì)算得出相應(yīng)的變動(dòng)百分比，在此基礎(chǔ)上大致做出預(yù)算方案，報(bào)至財(cái)務(wù)部門審批。審批不通過就需要重新調(diào)整預(yù)算，審批通過后上報(bào)預(yù)算工作委員會(huì)調(diào)整以前的預(yù)算數(shù)據(jù)。然后，董事會(huì)對預(yù)算工作委員會(huì)的方案進(jìn)行審核，通過就批復(fù)下達(dá)年度預(yù)算，不通過則預(yù)算工作委員會(huì)就需要調(diào)整方案。由于公司引進(jìn)了現(xiàn)代化智能的預(yù)算管理系統(tǒng)，有效的將預(yù)算的審批時(shí)間壓縮，基本上能在一周內(nèi)能完成一個(gè)環(huán)節(jié)的審批，減少了預(yù)算審批的時(shí)間來確保預(yù)算的時(shí)效性，做到量入為出，提高預(yù)算效用水平。圖4優(yōu)化后的預(yù)算編制流程4.1.2預(yù)算執(zhí)行過程優(yōu)化在預(yù)算執(zhí)行方面，這個(gè)過程中監(jiān)督人員必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心，對費(fèi)用的敏感性和全局觀，能正確處理不合理的預(yù)算事件，確保整個(gè)預(yù)算執(zhí)行流程的順暢。由于預(yù)算管理系統(tǒng)的引進(jìn)，財(cái)務(wù)人員上報(bào)的各種費(fèi)用逐漸明晰，對于亂七八糟的費(fèi)用不予以核算報(bào)銷，而合理的預(yù)算超支也有對應(yīng)的超支預(yù)算額度，財(cái)務(wù)人員如實(shí)上報(bào)即可。4.2管理費(fèi)用報(bào)銷程序優(yōu)化圖5優(yōu)化后的報(bào)銷流程在管理費(fèi)用報(bào)銷程序規(guī)范化基礎(chǔ)上，公司管理層嚴(yán)格按照制度要求辦事，避免管理費(fèi)用審批流程的不規(guī)范。如圖5所示，公司的日常費(fèi)用報(bào)銷活動(dòng)均應(yīng)按照嚴(yán)格的制度進(jìn)行，先申請，由領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)預(yù)算控制之后，再批示付款，嚴(yán)格控制每一筆費(fèi)用支出。對于員工報(bào)銷，必須有相應(yīng)的事件確認(rèn)單以及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的審批單據(jù)，以具體的有效的單據(jù)核算，在填報(bào)報(bào)銷憑證時(shí)必須要在規(guī)定的位置填寫完整的費(fèi)用信息，住宿費(fèi)要有時(shí)間、地點(diǎn)和住宿成員的名單，不能草草填寫一個(gè)總的費(fèi)用。財(cái)務(wù)部門要重點(diǎn)審查費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目的嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性，不能出現(xiàn)由財(cái)務(wù)人員代填金額的情況出現(xiàn)，對于不符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)不予以入賬報(bào)銷，必須退回修改直至符合規(guī)定，做到每一筆支出均是業(yè)務(wù)所需。4.3管理費(fèi)用管控體系優(yōu)化管理費(fèi)用管控體系的優(yōu)化要提升授權(quán)審批機(jī)制。對于一個(gè)完善的審批機(jī)制而言，相關(guān)部門費(fèi)用要由部門領(lǐng)導(dǎo)來審批。對于公司而言，各項(xiàng)費(fèi)用在審批過程中都應(yīng)該將預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用結(jié)合起來，審批人確保費(fèi)用沒有任何問題后再給與批復(fù)。如審批人因出差等特殊情況無法進(jìn)行簽字或郵件確認(rèn)的，可以提前授權(quán)其他人來完成審批，但是這個(gè)授權(quán)過程應(yīng)該出具對應(yīng)的授權(quán)書或書面證明給予相關(guān)的授權(quán)審批權(quán)限，這樣可以讓公司在費(fèi)用管控方面的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步降低，也能夠讓管理其職責(zé)和權(quán)限分配更為明確，不僅將費(fèi)用報(bào)銷過程中簽字不嚴(yán)格等諸多問題進(jìn)一步得到處理，同時(shí)也能夠讓報(bào)銷工作效率講一步得到提升。4.4員工管控意識(shí)管理優(yōu)化員工的表現(xiàn)往往能夠折射出企業(yè)的文化，企業(yè)員工費(fèi)用管控意識(shí)不到位，管理層有很大的責(zé)任，所以首先要做的就是提高管理層人員的管控意識(shí)，這樣才能推動(dòng)費(fèi)用管控工作的執(zhí)行。企業(yè)的管理人員偏年輕化，對于管理的各項(xiàng)領(lǐng)域不熟悉，且經(jīng)驗(yàn)不足，對財(cái)務(wù)知識(shí)的了解更是少之甚少，因此管控意識(shí)淡薄，這就需要負(fù)責(zé)管控的相關(guān)人員對公司的管理層進(jìn)行引導(dǎo)培訓(xùn)，讓他們熟悉費(fèi)用管控的相關(guān)規(guī)定。對于賽訓(xùn)部門和戰(zhàn)隊(duì)的成員，進(jìn)行每半年一次的軍事化訓(xùn)練體驗(yàn)，日常實(shí)行半軍事化式的管理，杜絕低效率造成的資源浪費(fèi)，隨手關(guān)燈、設(shè)備等，到點(diǎn)按時(shí)熄燈就寢，養(yǎng)成良好的作息習(xí)慣和行為習(xí)慣。企業(yè)員工都有了管控意識(shí)以后，就能促進(jìn)企業(yè)資金的合理使用，使企業(yè)的辦公費(fèi)用在支出時(shí)都符合費(fèi)用管控的規(guī)定。5總結(jié)通過對南京競靈文化創(chuàng)意有限公司管理費(fèi)用控制制度的分析，不難看出企業(yè)存在管理費(fèi)用預(yù)算管理體系不完善、管理費(fèi)用報(bào)銷程序不規(guī)范、管理費(fèi)用授權(quán)審批不明晰、員工管控意識(shí)不到位等問題。通過運(yùn)用所學(xué)知識(shí)，給出了具體的優(yōu)化設(shè)計(jì)如下：通過編制流程和執(zhí)行過程的優(yōu)化來加強(qiáng)管理費(fèi)用的預(yù)算控制；通過規(guī)范審核報(bào)銷流程來控制費(fèi)用報(bào)銷；優(yōu)化授權(quán)審批機(jī)制來優(yōu)化管控體系；培訓(xùn)和引導(dǎo)各級