誠依服裝有限責任公司對俄羅斯品優(yōu)公司的商務接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1背景介紹.................................................................................................................1

1.1公司介紹........................................................................................................1

1.2來訪目的........................................................................................................1

2接待前準備.............................................................................................................2

2.1確認航班及到達時間....................................................................................2

2.2客戶情況及接待小組安排............................................................................2

2.3食宿預訂........................................................................................................3

3接待禮儀.................................................................................................................4

3.1俄羅斯交往禮儀............................................................................................4

3.2俄羅斯用餐禮儀............................................................................................4

3.3贈送禮品........................................................................................................4

4接待工作.................................................................................................................5

4.1接機................................................................................................................5

4.2歡迎晚宴........................................................................................................5

4.3參觀公司........................................................................................................6

4.4參觀工廠........................................................................................................7

4.5會議安排........................................................................................................7

4.6參加展會........................................................................................................8

4.7參觀景點........................................................................................................8

5預算.........................................................................................................................9

6總結.........................................................................................................................9

參考資料.....................................................................................................................10

I

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

誠依服裝有限責任公司對俄羅斯品優(yōu)公司的商務接

待方案設計

商務接待工作是特殊的企業(yè)資源，是層次高、平臺廣、交流密切的外聯(lián)舞

臺。商務接待工作的順利完成，可以充分展現(xiàn)公司的良好發(fā)展態(tài)勢。同時，可

以充分積累豐富的資源，建立長期友好的合作關系，為公司聚集旺盛的人氣和

強烈的吸引力，帶來資金、技術以及人力支持，樹立良好的宣傳口碑，推動招

商引資、合作交流的順利進行。

為使誠依公司商務接待工作規(guī)范有序，高起點、高質量、高水平展開，樹

立統(tǒng)一的對外形象，科學合理的支配接待經(jīng)費，特制定本預案，各員工尤其接

待人員務必仔細閱讀、認真對待。

1背景介紹

1.1公司介紹

誠依服裝有限責任公司（以下簡稱誠依公司）創(chuàng)建于1998年，位于長沙黃

興路步行街。它是一家經(jīng)營10余年，從事服裝研發(fā)、設計、加工、批發(fā)、內外

貿出口、品牌整合運營于一身的綜合性大型服裝公司。誠依公司堅持創(chuàng)新發(fā)展

理念，堅持以品質信譽為生命、以國內外市場為導向、以研發(fā)設計潮流服飾為

基礎，以鮮明的現(xiàn)代意識和強大的親和力，創(chuàng)新出時尚品牌產(chǎn)品，占領當今服

飾市場的高峰。

俄羅斯品優(yōu)公司創(chuàng)建于1990年，位于俄羅斯莫斯科阿爾巴特街?？偛抗?/p>

500余人，隨著俄羅斯多年來進口需求量的增加，該公司在進出口貿易方面占據(jù)

市場較大份額。品優(yōu)公司為適應市場發(fā)展戰(zhàn)略需要，嚴格遵守市場營銷規(guī)則，

企業(yè)打破傳統(tǒng)供貨模式，在營銷模式和管理制度上進行了革新，建立了現(xiàn)代市

場營銷體系。公司擁有線上及線下銷售渠道，且資金力量雄厚。品優(yōu)公司以良

好的信譽、優(yōu)質的服務贏得廣泛的關注。

1.2來訪目的

誠依公司一直致力于開拓海外市場，建立生產(chǎn)營銷網(wǎng)絡，為了與國外市場

建立長期穩(wěn)定的銷售渠道，誠依公司一直努力發(fā)展與海外合作伙伴的貿易關系，

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積極將本公司的產(chǎn)品引向國外。品優(yōu)公司在海外市場上占有較大份額，品質卓

越，且優(yōu)質的服務深受大眾喜愛。誠依公司為與品優(yōu)公司建立良好的合作關系，

特邀請品優(yōu)公司來本公司交談。本次品優(yōu)公司客戶來訪主要目的是參觀本公司

工廠，觀看樣品情況，達成一次商務合作。

2接待前準備

2.1確認航班及到達時間

品優(yōu)公司客戶航班號為SU301，北京時間客戶12月20號9：00從俄羅斯出

發(fā)，當日下午16：30到達長沙黃花機場。

2.2客戶情況及接待小組安排

表1客戶信息表

客戶姓名級別年齡性別

安德烈經(jīng)理40男

丹尼爾秘書32男

伊凡銷售部主管42男

葉蓮娜業(yè)務部員工35女

拉麗莎業(yè)務部員工37女

表2接待人員安排表

接待人員名稱年齡職位

張昊明44業(yè)務部經(jīng)理

陳華暉37秘書

金鵬33銷售部部長

林雯書34業(yè)務主管

江雅南37員工

周博宏46廠長

夏志豪32翻譯官

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2.3食宿預訂

長沙異國印象·悅酒店是一家位于黃興路步行街正中間的獨棟酒樓，在繁

華的市中心隔音效果很好，出行方便，并且離公司近。擁有日式和歐式兩種房

型，洗衣機烘干、酒吧、露天花園等多種服務。為使客戶在外鄉(xiāng)體驗到家鄉(xiāng)氛

圍，特訂購歐式房型，總共訂購4間4晚。

酒店退房時間為中午12:00，為讓客戶登機前可以休息，接待人員訂購房間

的時間為12月20號至12月23號。

表3住宿安排表

房間類型客戶姓名房間號

大床房安德烈701

大床房丹尼爾703

大床房伊凡705

雙床房葉蓮娜、拉麗莎707

在12月21號至12月23號，秘書提前通知酒店每天早晨8:00送餐（粥、

火腿片、面包、奶酪）至客戶所在包廂，并將送餐時間告訴來訪客戶。

為使俄羅斯客戶體驗中國特色菜肴，將歡迎宴、送別宴特預定餐館于長沙

麓湘小鎮(zhèn)，該餐館以推廣“湖湘飲食文化”為己任，著力鑄就中國全新湘系飲

食。安靜、舒適、大氣為客戶營造了輕松的飲食環(huán)境。

預定時間：12月19號（提前一天預定，訂兩餐，由秘書負責），客戶就餐

時間為12月20號晚上19:30、12月23號中午12:30。包廂是203。

前菜：涼拌木耳、拍黃瓜、蔬菜沙拉、水果拼盤（第一頓）。涼拌腐竹、

包菜拌粉絲、水果、蔬菜沙拉（第二頓）。主菜：香芋蒸排骨、剁椒魚頭、水

煮肉片、紅燒肉、魚香肉絲、烤羊排、黃燜牛肉、油麥菜、西紅柿蛋湯（第一

頓）。宮保雞丁、白切雞、梅菜扣肉、剁椒魚頭、回鍋肉、糖醋排骨、麻婆豆

腐、青菜、絲瓜湯（第二頓）甜點：土豆泥、烤餅干、小蛋糕，甜甜圈（兩

頓）。酒類及飲料：伏加特、果酒。備注：備好叉勺、紙巾、杯子。

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3接待禮儀

3.1俄羅斯交往禮儀

接待人員在機場與品優(yōu)公司見面需注意的事項如下：俄羅斯慣于和初次會

面的人行握手禮，接待人員與客戶握手時要脫下手套。切忌伸左手，忌形成十

字交叉型，即當兩人兩手相握時，不能在其上下方再伸手。

接待人員的穿著需統(tǒng)一為灰色。俄羅斯商人做生意的節(jié)拍較慢，講究優(yōu)柔

爾雅，在商務往來時宜穿端莊、保守的西裝。合作伙伴是否重視服裝服飾，對

于俄羅斯商家來看不僅僅是身份的表現(xiàn)，也是此次合作是否重要的主要評判標

志之一。

3.2俄羅斯用餐禮儀

俄羅斯用餐時十分注重自己的坐姿，要求端正，整個人形象要端莊大方。

接待人員在就坐時需時刻注意自己的形象，切記不可坐在椅子的邊緣。和來訪

客戶就餐時接待人員需把雙手放在餐桌上，切記不可把雙手放在桌子底下。俄

羅斯人多用刀叉，接待人員需提前通知餐廳服務員準備。俄羅斯忌諱用餐發(fā)出

聲響，并且不能用匙直接飲茶，或讓其直立于杯中，接待人員在使用刀叉時需

要注意。此外，口味偏酸、甜類以及喜愛肉食并且禁食狗肉，俄羅斯人不吃豬

蹄、雞爪等之類食物。故接待人員在預定早、中、餐時需要注重選擇客戶喜愛

的，避開客戶討厭的。

3.3贈送禮品

為了迎接客人或代表團，要選購色彩鮮艷的花，可以表達熱情，本次品優(yōu)

公司選擇贈送的花是7枝紅色郁金香。俄羅斯人非常注重飲茶，在俄羅斯，茶

飲是每個家庭必不可少的器皿，俄羅斯茶具十分考究、漂亮，茶碟也很別致。

漢唐茶具在我國漢唐時期的文化相當繁榮，有著對外開放的態(tài)度及當時的茶文

化的交流，在漢唐茶具中不僅僅融入了廉敬的精神文明，還融入創(chuàng)新的思想，

帶著時尚的理念。誠依公司為體現(xiàn)對品優(yōu)公司的重視以及表達對品優(yōu)公司的友

好、開放、尊重的態(tài)度。特訂購5套漢唐茶具贈予品優(yōu)公司來訪客戶。

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4接待工作

4.1接機

黃花機場的出口站為二層國際、港澳臺到達站。從公司駕車到達黃花機場

預估43分鐘，接待人員提前一小時半出發(fā)，避免出現(xiàn)突發(fā)事故，如下班高峰期

堵車等無法及時到達指定地點。故接待人員出發(fā)接機時間定于12月20號下午

15:00，公司安排兩輛7人座商務車接機。接待人員到達T2出站口等候客戶時，

提前擺好帶有俄羅斯語“誠依公司全體員工歡迎品優(yōu)公司來訪”的橫幅，等到

客戶到達之后贈予紅色郁金香，代表友誼長存。

誠依公司的接待人員見到客戶時要面對微笑，說話委婉，禮儀得當。不可

過分親近或冷漠。主動為客戶提行李箱，貼身包可不拿。配合客戶步調，讓客

戶走中間，在引領客戶方向時，始終讓身體側轉，面向客戶。接待人員將客戶

送至商務車附近，乘車時應先請客戶從右側上車，待客戶全部上車之后，駕車

將客戶送至長沙異國印象·悅酒店，接待人員將客戶送到7層指定房間，為客

戶放好行李，囑咐客戶休息一段時間，并告知客戶19:00接他們前往就餐地點。

4.2歡迎晚宴

晚宴定于12月20號晚上19:30。在晚宴正式開始前，秘書提前半個小時通

知餐廳備菜并前往餐廳準備，囑咐服務員在每一個碗碟前備好刀叉勺、紙巾、

酒杯。待客戶稍作休息后，其余接待人員19：00將客戶接下來坐車前去麓湘小

鎮(zhèn)進行晚宴。到達203包廂之后，將俄羅斯安德烈客戶安排在最里面中間的位

置，與本公司總經(jīng)理相鄰，經(jīng)理坐在其左邊，其他客戶引導依次坐在靠里面的

位置。接待人員主動為身邊的客戶倒酒，為客戶移動轉盤便于夾菜。待菜上齊

后總經(jīng)理及眾人舉杯歡迎外國客戶的到來，并祝友誼長存。

晚宴結束后，接待人員將客戶引領到商務車門口，開車門送客戶上車。銷

售主管、業(yè)務主管以及翻譯官隨后同行送客戶前往酒店，送達至房間門口，囑

咐客戶好好休息，將接下來的日程安排告知客戶，并告訴客戶12月21號早上

9:30接他們前往公司參觀。

表4日程表

時間活動

12月21號10：00-11：30參觀公司

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14：30-16：30參觀工廠

10：00-11：30會議

12月22號

14：30-17：30展會

9：00-11：30參觀橘子洲頭

12月23號12：00午餐

15：30送機

4.3參觀公司

參觀地點：公司內部（整體的辦公環(huán)境、員工著裝、辦公氛圍、公司面積、

合作客戶群體等）

參觀前準備：品優(yōu)公司來訪客戶參觀公司的時間定于12月21號上午10:00

到11:30。接待人員上午9:30前往酒店接來訪客戶參觀公司。誠依公司成員提

前一天將公司衛(wèi)生打掃干凈，盆栽、桌椅等東西擺放整齊，各個員工以及辦公

室臺面必須整齊，不得出現(xiàn)有與工作無關的物品亂丟亂放現(xiàn)象。工作人員將印

有熱烈歡迎品優(yōu)公司來訪的橫幅（帶有俄語）貼在公司進門處上方，在休息室

備好茶水、水果、一次性紙杯、紙巾。接待負責人囑咐全體員工必須衣著整齊

干凈。辦公室全部員工必須于客戶來訪前15分鐘全部就坐，在這期間員工不得

出現(xiàn)隨意走動現(xiàn)象。就坐時，所有工作人員電腦需要啟動，同時保持安靜。桌

面適當放置些記事本等物品?？腿说絹碇暗那?5分鐘工作人員將辦公室包含

衛(wèi)生間照明燈全部打開，給客戶一片光明的環(huán)境。

參觀過程：接待人員將客戶從酒店接來，待引領客戶到達門口時，各部門

主管各站兩邊，鼓掌熱烈歡迎客戶到來，將客戶引領到公司里面時，全體員工

站起來掌聲熱烈歡迎，以表達公司的熱情、企業(yè)的文化和良好的氛圍，歡迎完

之后各員工繼續(xù)自己的工作，后續(xù)接待人員帶領客戶依次參觀公司的背景、榮

譽、各地方的布置等。

參觀結束后，接待人員將客戶引領到休息室，為客戶上茶，茶水不宜太滿，

遞茶時不可接觸杯沿。待客戶稍作休息之后，帶客戶去公司餐廳進行用餐。待

客戶用餐完后，接待人員于12:30將客戶送至酒店休息，并告知客戶當日下午

14:00接他們前往參觀工廠。

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4.4參觀工廠

參觀地點：制衣廠（總公司旁邊）；參觀人員：銷售部部長、業(yè)務主管、

廠長、助理、翻譯官、來訪客戶。參觀時間：12月21號下午14:30～16:30，

接待人員于當日14:00前往酒店接來訪客戶前往誠依公司工廠。

參觀前準備工作：誠依公司成員提前一天將全廠衛(wèi)生打掃干凈、窗戶通風、

除味。物品按規(guī)定擺放整齊，不可放多余無用的物品。接待負責人囑咐各廠內

員工在參觀當天站好自己指定的位置，不可出現(xiàn)隨意走動的現(xiàn)象，員工們帶好

防護口罩、帽子、手套等物品，口罩不可隨意堆放在下巴、掛在一只耳朵邊上、

以及出現(xiàn)不帶口罩、帽子、手套現(xiàn)象，最后，在客戶參觀工廠時，員工們不得

出現(xiàn)喧嘩現(xiàn)象。接待員給客戶準備一些防護衣物、口罩、鞋帽以及注意事項提

醒（不要觸摸工廠任何設備、設施，以免誤傷；頭發(fā)若是長發(fā)應為束發(fā)且最好

為盤發(fā)，以免卷入機器造成傷害等。）。廠長確認清楚客人來訪需要看的具體

產(chǎn)品，通知生產(chǎn)部提前備好樣品。助理提前帶好筆記，在客戶參觀時，將客戶

最關心的問題以及最感興趣的幾類產(chǎn)品記錄下來。

參觀流程：廠長按服裝工藝流程包括布料物料入廠檢查、排料、剪裁、縫

紉、鎖眼釘扣、整燙、成衣驗收打包入庫依次引導客戶參觀。接待人員帶領客

戶去看提前準備好的樣品，詢問客戶的滿意程度以及需要改進的地方。

參觀結束后，接待人員帶領客戶前往公司餐廳進行晚宴，待客戶就餐完之

后，送客戶到酒店休息，并告知客戶12月22號9:30接他們前往公司參加會議。

4.5會議安排

會議地點：誠依國際505會議室。會議時間：12月22號上午10:00～

11:30，接待人員于當日9:30前往酒店接來訪客戶至指定會議室。參會人員：

各部部長、總經(jīng)理、客戶、翻譯官。

會前準備工作：誠依公司員工提前一天將會議室衛(wèi)生處理干凈、開窗通風

以及將物品擺放整齊。簽約會場布置由企業(yè)服務部負責，購置盆栽、花籃、布

標、桌簽、礦泉水、香煙、一次性紙杯、簽約所用的資料等在每位客戶桌前擺

放一份提前翻譯好的公司宣傳冊、統(tǒng)一靠右放一瓶礦泉水、紙巾。工作人員將

姓名牌按職位從左到右擺好，把盆栽放在桌子最中間，并調試設備是否完好，

觀察室內光線是否明亮。

會議流程：接待人員將客戶邀請到會議室按照姓名牌落座，總經(jīng)理面向客

戶協(xié)同眾人對來訪客戶表示熱烈歡迎。銷售主管用PPT向客戶介紹公司歷史、

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實力、質量、服務等優(yōu)勢?？偨?jīng)理發(fā)言表示對本次合同的期望?？偨?jīng)理邀請安

德烈客戶發(fā)言，最后雙方達成合作簽約。

會議結束后：接待人員將客戶帶至公司餐廳就餐，待客戶就餐完之后，送

客戶前往酒店休息，并告知客戶當日14:00接他們前往公司大廳參加展會。

4.6參加展會

展會名稱：誠依服裝展會；展會地點：公司大廳；展會時間：12月22號

14:30～17:30，接待人員于當日14:00從酒店接來訪客戶前往公司大廳。

展前籌備：展會會場布置由公司服務部負責，準備好桌布、礦泉水、LED大

屏、宣傳冊、衣服、貨架、備好所需音響等。服務部將會場衛(wèi)生打掃干凈，物

品擺放整齊，提前一天把會場布置好。在LED大屏前搭建一個臺子，并在臺子

右側放上一個發(fā)言桌，發(fā)言桌子前布滿鮮花。正對LED大屏前的100米布好紅

毯。放好長桌與凳子，桌子右邊擺好礦泉水、紙巾以及落座的名字，隔座位20

米的兩邊各布置10個鮮花架子。此外，所有展示的服裝每隔15米放置一個，

服務部員工檢查設備是否完好，將屏幕、音響調試好，觀察燈是否明亮，展會

樣品是否齊全。

展會流程：接待人員將客戶帶來展會現(xiàn)場，邀請客戶按姓名牌入座。待全

部人員落座之后，主持人上臺發(fā)言歡迎、介紹客戶。并且介紹本次展會的目的，

為充分向客戶展示本公司產(chǎn)品的品質、風格、材質等，促進雙方的友好合作，

也為下次的合作奠定基礎。以銷售部部長為主帶領接待人員引領客戶參觀展會

衣服。待全部參觀完之后主持人邀請客戶安德烈發(fā)表講話。為充分展示服裝上

身效果，邀請模特上臺展示誠依公司特色服裝。邀請總經(jīng)理、客戶（總經(jīng)理與

安德烈客戶站在中間，其他客戶站在他們兩邊）各部部長、廠長、主管一起剪

彩慶祝展會的順利完成并且通知攝影師安排合影。結束時禮儀部將提前準備好

的茶具依次贈予客戶。

展會結束后，接待人員將客戶帶至公司餐廳就餐，待客戶就餐完之后，送

客戶前往酒店休息，并告知客戶12月23號8:30接他們前往景點參觀。

4.7參觀景點

地點：橘子洲頭；時間：12月23號9:00～11:30。參觀人物：全體接待人

員及客戶、景點介紹員。

橘子洲，位于湖南省長沙市岳麓區(qū)的湘江中心，是湘江下游眾多沖積沙洲

中面積最大的沙洲，被譽為“中國第一洲”，由南至北，橫貫江心，西望岳麓

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區(qū)，東臨長沙城，四面環(huán)水，綿延十多里，狹處橫約40米，寬處橫約140米，

形狀是一個長島。

參觀前，接待人員需備好礦泉水、紙巾、纜車票（在微信小程序上直接購

買）。接待人員當日8：30將客戶從酒店接到出發(fā)前往橘子洲頭，先到達長沙

地鐵2號線附近，直接是橘子洲觀光車的售票處和上車點。先乘坐托馬斯小火

車去參觀毛澤東青年藝術雕像，其次是長沙市非物質文化遺產(chǎn)展示館，美孚洋

行，再到原長沙海關公廨舊址，最后是江神廟。

參觀結束后，接待人員先帶領客戶前往麓湘小鎮(zhèn)就餐，待就餐完