格雷斯服飾有限公司對美國貝達爾有限公司的客戶商務(wù)接待方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1業(yè)務(wù)背景.......................................................................................................................1

1.1美國貝達爾進出口有限公司................................................................................1

1.2來訪目的................................................................................................................1

2接待安排.......................................................................................................................1

2.1接待時間.................................................................................................................1

2.2接待地點.................................................................................................................2

2.1.1接機地點..................................................................................................2

2.1.2主要參觀地點..........................................................................................2

2.3接待對象.................................................................................................................2

3接待前期準(zhǔn)備...............................................................................................................2

3.1提前告知氣候........................................................................................................2

3.2接機安排................................................................................................................3

3.3車輛安排................................................................................................................3

3.4住宿安排................................................................................................................3

3.5就餐安排................................................................................................................4

3.6游玩安排................................................................................................................5

3.7攝影安排................................................................................................................5

3.8人員安排................................................................................................................5

4會議安排.......................................................................................................................6

4.1會議室布置.............................................................................................................6

4.2會議詳情.................................................................................................................6

4.3會議中安排..............................................................................................................6

4.4會議后安排..............................................................................................................7

5公司接待參觀................................................................................................................7

5.1設(shè)計部參觀.............................................................................................................7

5.2工廠參觀.................................................................................................................7

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

6商務(wù)禮儀.......................................................................................................................7

6.1迎客禮儀.................................................................................................................7

6.2服飾禮儀.................................................................................................................7

6.3宴請禮儀.................................................................................................................8

6.4接車禮儀.................................................................................................................8

7應(yīng)注意的問題...............................................................................................................8

7.1風(fēng)俗習(xí)慣.................................................................................................................8

7.2用餐習(xí)慣.................................................................................................................9

8費用預(yù)算.......................................................................................................................9

9應(yīng)急方案.....................................................................................................................10

9.1車輛問題...............................................................................................................10

9.2醫(yī)療保障問題.......................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................11

III

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

格雷斯服飾有限公司對美國貝達爾進出口公司的客

戶商務(wù)接待方案設(shè)計

1業(yè)務(wù)背景

1.1美國貝達爾進出口有限公司

美國貝達爾進出口有限公司是一家頗具規(guī)模的服裝進出口公司。公司創(chuàng)立

于1994年，位于美國洛杉磯的市中心，交通便利，環(huán)境良好。公司主要經(jīng)營

各類衣服的生產(chǎn)和銷售，男女童裝，西服，裙子，襯衫，羽絨服，時尚流行服

飾等。業(yè)務(wù)類型主要分為兩種：批發(fā)和零售。公司積極拓展國際市場，經(jīng)濟實

力和企業(yè)良好形象已經(jīng)得到了社會各界人士的廣泛認可。在阿里國際站及亞馬

遜平臺都開有自己的店鋪。美國貝達爾進出口有限公司現(xiàn)有員工近300名，各

類服裝服飾專業(yè)技術(shù)人員48人，其中高級設(shè)計師18人。美國貝達爾進出口有

限公司的經(jīng)營理念：具有開拓意識、共建美好生活，為美國人民的生活增添色

彩。

1.2來訪目的

美國貝達爾進出口有限公司在之前就和本公司有過交流與合作?，F(xiàn)2023

年再次進行業(yè)務(wù)往來。此次美國貝達爾進出口有限公司將采購250萬人民幣的

服裝，為了促進此次合作的順利進行，美國貝達爾進出口公司將于2023年8

月10日來本公司進行考察。此次美國貝達爾公司的代表是總經(jīng)理塞爾特，其

陪同人員有業(yè)務(wù)部經(jīng)理維娜、經(jīng)理秘書瑞尹、助理安妮，共三人來本公司進行

考察。為了確保業(yè)務(wù)期間美國貝達爾進出口有限公司派出的代表能與本公司順

利達成此次合作，特制定以下接待方案。

2接待安排

2.1接待時間

2023年8月10日9：00——2023年8月11日15：00

1

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2.2接待地點

2.1.1接機地點

長沙市黃花機場

2.1.2主要參觀地點

格雷斯服飾有限公司總部、格蕾斯服飾有限公司生產(chǎn)工廠、格雷斯服飾有

限公司設(shè)計部、橘子洲頭

2.3接待對象

表1客戶資料

職務(wù)名字年齡生活喜好工作喜好

總經(jīng)理塞爾特40喜歡黑咖啡最喜歡工

高爾夫、餐作細致認

后愛漱口真不喜小

聰明

經(jīng)理秘書瑞尹27喜歡冰美式，不喜歡懶

健身惰的人

業(yè)務(wù)部經(jīng)維娜34對中國文化喜歡熱情

理感興趣不喜歡太

喜歡高爾夫、拘謹

足球、拿鐵

助理安妮23對各類新鮮喜歡幽默

事個感興趣，的人

喜歡不喜歡太

排球、攝影過于老實

的人

3接待前期準(zhǔn)備

3.1提前告知氣候

1)提前告知對方長沙這邊的天氣和溫度

2)告知來訪人員適合帶夏季襯衫、套裙

3)做好防曬的準(zhǔn)備，以防中暑

2

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3.2接機安排

1)備有美國貝達爾進出口有限公司負責(zé)人的照片，方便及時認出。

2)查詢美國貝達爾進出口有限公司搭乘航班，看是否飛機能準(zhǔn)時或延

遲。

3)掌握前往機場的時間，務(wù)必要在飛機抵達前先到達飛機場。一般我公

司接待客戶會提前半小時在機場等待。

4)在接機前，本公司行政部李麗會制作好接機牌，在上面寫明美國貝達

爾進出口有限公司和塞爾特等人的名字。在確定是從洛杉磯機場開往長沙的飛

機航班抵達時，便由把接機牌舉起來，以便塞爾特他們可以看到。

5)準(zhǔn)備一束向日葵。向日葵，寓意光明、熱情、陽光、勇敢，是正能量

的鮮花。在這里也可以表示本公司對美國貝達爾進出口有限公司客戶的熱烈歡

迎。

3.3車輛安排

1)提前一周預(yù)約租賃車輛，以防用車時沒有合適的車輛。

2)當(dāng)天使用時，提前兩小時打電話給車輛租賃公司，讓其提前保證好車

輛內(nèi)的衛(wèi)生干凈整潔、車輛是否能正常安全的行駛。以避免用車時，發(fā)生不可

控的因素。

3)司機車齡在4年以上，從未出過交通事故，持有健康證。

4)車內(nèi)不允許吸煙、不能有異味。

5)車輛要在飛機到達的前半個小時到達等待，到指定的地方等待客戶。

6)實時關(guān)注天氣變化，并且車內(nèi)可以配備太陽傘

表2座位安排表

車輛后排右座后排左座副駕駛

第一輛總經(jīng)理塞爾特總經(jīng)理秘書瑞尹本公司總經(jīng)理秘書陳婷

第二輛業(yè)務(wù)部經(jīng)理維娜助理安妮本公司接待人員邱達泰

3.4住宿安排

酒店：長沙維也納酒店

地址：長沙市雨花區(qū)國金中心步行街

維也納酒店是中國高檔商務(wù)連鎖酒店，屬于五星級酒店。酒店設(shè)施完備。

3

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客戶體驗感很好，地理位置優(yōu)越近五一廣場，相對比較方便。

表3房間安排

客戶房間號入住時間

總經(jīng)理塞爾特10288月10日11：00——8

月11日15：00

業(yè)務(wù)部經(jīng)理維娜10298月10日11：00——8

月11日15：00

總經(jīng)理秘書瑞尹10148月10日11：00——8

月11日15：00

助理安妮10258月10日11：00——8

月11日15：00

3.5就餐安排

吃飯餐廳的預(yù)定由行政部李麗負責(zé)預(yù)定，菜品豐富、形式多樣。飯店環(huán)境

和氛圍都很好。吃食是為塞爾特等人的喜好而制定

時間店名菜品飲品人數(shù)和桌數(shù)

8.10-12:00聚湘庭.私房宮保雞丁、糖橙汁、牛奶1桌10人

菜酥里脊、麻婆

豆腐、羅氏

蝦、阿拉斯加

魚柳、烤火

雞、青菜、雞

湯

8.10-18:00無國界料理肉眼牛排、波紅酒3桌10人

士頓龍蝦、巧

克力慕斯、西

班牙香腸沙

拉、餐前面

包、飯后甜點

8.11-8:00酒店內(nèi)就餐牛奶加華夫餅每人一份

8:11-12:00瑞吉海鮮自助無3桌10人

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3.6游玩安排

游玩地點：橘子洲

游玩時間：8月10日15：00—8月10日17：00

游玩人員：美國貝達爾進出口有限公司總經(jīng)理塞爾特、維娜、瑞尹、安

妮，本公司李總、陳總、李麗、邱達泰、肖學(xué)嬌，翻譯人員李玲和一名導(dǎo)游安

娜

導(dǎo)游要求：知識豐富、技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導(dǎo)游業(yè)務(wù)知

識和講解、服務(wù)水平、實踐經(jīng)驗豐富

游玩形式：進入橘子洲后可以乘坐小火車。到站下車游玩輕松愉快?？梢?/p>

和主席雕像合影。邊走邊玩，感受下江邊漫步。我方人員講解橘子洲歷史。

3.7攝影安排

1）由接待人員邱達泰負責(zé)，游玩期間進行全程跟蹤拍攝

2）由李麗負責(zé)幫來訪成員拍照留念并打印照片

3.8人員安排

行政部：由李麗負責(zé)整理前臺的物品，在大廳的led顯示屏輪番播放歡迎

美國貝達爾進出口有限公司來我司參觀的字樣、采購歡迎花束、采購水果和下

午茶、制作參加會議人員的個人名牌及接機牌，打開辦公樓的所有燈。

保潔部：由保潔阿姨廖阿姨負責(zé)在客戶到來之前，讓辦公區(qū)域及公共區(qū)域

保持干凈、整潔。在衛(wèi)生間里點上熏香消除異味。

治保部：由李航負責(zé)指揮車輛的停放或幫忙停車

業(yè)務(wù)部：由業(yè)務(wù)部總經(jīng)理陳總來接待美國貝達爾進出口有限公司塞爾特等

人，給美國貝達爾進出口公司介紹我公司的建立和發(fā)展歷程。讓其看到我公司

的實力，可以更加的了解我公司、從而更利于兩個公司的合作。

生產(chǎn)部：由工廠主任劉賽美國貝達爾進口有限公司的塞爾特等人介紹我公

司產(chǎn)品的生產(chǎn)流程，可以更加直接的了解我公司產(chǎn)品所用的布料質(zhì)量、工藝及

生產(chǎn)能力。

設(shè)計部：由設(shè)計部總監(jiān)肖學(xué)嬌向美國貝達爾進出口有限公司的塞爾特等人

介紹我公司的服裝產(chǎn)品，針對本次合作所設(shè)計的服裝樣板的設(shè)計理念和設(shè)計靈

感來源。

5

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4會議安排

4.1會議室布置

由清潔人員廖阿姨提前打掃會議室保持會議室的干凈，由李麗負責(zé)布置

會場的整體形象，讓會議場地更加舒心

11

22

33

44

55

圖1座位圖

1）會議桌上每個人座位放好紙和2支筆，并且旁邊備好紙巾

2）在每個座位的桌子上放上一瓶水

3）門口放置兩瓶花，花能夠增加會場的活力，使人心情愉快

4）調(diào)節(jié)會議室的燈光，讓燈光變得柔和

5）檢查投影儀、電腦、音響等設(shè)備，保證會議設(shè)備不要出現(xiàn)問題

4.2會議詳情

會議主題：對于250萬訂單的洽談

會議時間：8月11日10：00

會議地點：公司113號大會議室

主持人：邱達泰

會議人員：本公司總經(jīng)理李總、業(yè)務(wù)部經(jīng)理陳總、設(shè)計部總監(jiān)肖學(xué)嬌、工

廠主任劉賽、李麗、邱達泰、陳婷和美國貝達爾進出口公司經(jīng)理塞爾特、瑞

尹、維娜、安妮

4.3會議中安排

會議由治保部李航安排四名人員在會議時隨時待命，保證會議正常進行

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4.4會議后安排

1)打掃會議場地，會議結(jié)束后人事部李麗安排保潔部廖阿姨整理會議

室，清掃會議室留下來的垃圾（飲料、礦泉水、紙巾、咖啡杯等），并且擺放

好桌椅，保持會議室的整潔程度

2)由陳婷整理會議記錄和保存拍攝的照片、歸檔保存，以便后期查找

3)關(guān)閉現(xiàn)場一些電子設(shè)備（投影儀、音響），歸還照相機

5公司接待參觀

5.1設(shè)計部參觀

接待負責(zé)人:設(shè)計部總監(jiān)肖學(xué)嬌、設(shè)計師琳達

1)介紹往年至今年本公司針對美國人民所喜歡的元素設(shè)計的服裝樣板

2)介紹以往在美國地區(qū)銷量較高的幾款服裝

3)介紹本公司的服裝設(shè)計理念和一些服裝設(shè)計作品

4)介紹本公司設(shè)計部獲得的榮譽和獎狀

5.2工廠參觀

接待負責(zé)人：工廠主任劉賽、工廠組長王美

1)展示成品的制作過程，以便客戶看到我公司的生產(chǎn)能力和生產(chǎn)水平

2)介紹嚴格的質(zhì)檢流程，以便客戶更傾向和我公司合作、可以更加的放

心

6商務(wù)禮儀

6.1迎客禮儀

握手時，要稍稍用力握住對方的手。眼睛要正視前方，微微躬身。這樣才

是禮貌的舉止。這里握手的時候要注意：如果兩人是異性，要等女性先神

手后，男性在伸手相握；是同性的話，年長的人要先伸手給年輕人。我們

作為主人要先伸手給客人

6.2服飾禮儀

1)男士要求

7

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穿衣整潔、干凈

不可穿拖鞋

不能穿奇裝異服

2)女士要求

不能佩戴過于鮮艷的飾品

化淡妝即可、發(fā)色必須保持黑色不能染發(fā)

發(fā)型和發(fā)飾必須得體

穿著不能過分暴露

6.3宴請禮儀

1)迎賓和引賓入座。宴會開始前，由我公司李總及接待人員邱達泰在門

口迎接客人。李總陪同塞爾特等人進入宴會廳，全體客戶入座，宴會開始。

2)致辭。全體入座后，由我公司李總代表本公司對于美國貝達爾進出口

公司塞爾特等人的歡迎。

3)用餐。行政部的李麗根據(jù)賽爾特等人的飲食習(xí)慣，制定菜單。菜品形

式豐富。

4)交談。注意言行舉止。多為敘舊情為主，少談工作的事。

6.4接車禮儀

1)在迎接客戶時，我公司接待人員邱達泰提前定好車輛，避免因交通問

題而給塞爾特等人造成阻礙。

2)接到客戶時，接車人員要主動為客戶開門，主動幫客戶提箱包、行

李，但要注意不要隨便碰觸女士客戶的隨身小包。

3)嚴格注意座次排列，按照雙排五人座轎車座次，從尊到卑依次是：后

排右座、后排左座、后排中座、副駕

7應(yīng)注意的問題

7.1風(fēng)俗習(xí)慣

1)在交流過程中，不能談?wù)撋砀唧w重等個人隱私，要熱情開朗，不拘小

節(jié)保持自信

2)握手時，手要握緊，眼睛要正視對方，身體要微微弓身，注意禮節(jié)

3)拍照時，需征求美國客戶的同意

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4)送禮時不要送貴重的禮物，送一些特產(chǎn)或者公司的手工藝品

5)說話時要注意禮貌，不能用輕蔑的語氣說話

7.2用餐習(xí)慣

1)塞爾特和維娜等四人在飲食上不喜過熱過燙的菜肴。所以在訂餐時應(yīng)

該提前一點訂餐以免過燙

2)嚴禁喝酒過多

3)在用餐期間，一般都是安靜用餐、不允許邊吃邊說話。

4)他們四人不吃各種動物的內(nèi)臟，不愛吃蒜，不吃太辣的食品，所以告

知飯店不放蒜并且不要太辣

5)菜品要少鹽，最好準(zhǔn)備一些飯后水果

8費用預(yù)算

此次費用預(yù)算由接待人員邱達泰主要負責(zé)，向公司的財務(wù)部報賬。費用主

要分為：餐費、車輛租賃費、酒店的費用、單程機票的費用、招待費、娛樂

費、翻譯費、游玩費、禮物費用。

表5費用預(yù)算

項目具體內(nèi)容單價數(shù)量金額

餐費兩次中餐、一次晚餐8月10日中午共1200元3次4113元

8月10日晚上共1525元

8月11日早上早餐酒店費

用里

8月10日中午共1388元

車輛租兩輛日產(chǎn)軒逸，共租288元/天兩臺952元

賃費用賃兩天

酒店費B座標(biāo)準(zhǔn)套房B座標(biāo)準(zhǔn)套房1388元/天兩天5286元

用B座豪華優(yōu)選大床B座豪華優(yōu)選大床房717

房元/天

B座高級雙人房B座高級雙人538元/天

招待費下午茶、咖啡、礦泉下午茶128元/次下午640元

水咖啡30元/杯茶2

礦泉水2元/瓶次、