廣西豐杰建筑工程有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡(jiǎn)介............................................................................................................1

2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀........................................................................2

3采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題............................................................3

3.1請(qǐng)購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題.............................................................3

3.1.1請(qǐng)購越權(quán)審批嚴(yán)重.....................................................................3

3.1.2預(yù)算外請(qǐng)購程序缺乏可控性.....................................................3

3.2驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題.............................................................4

3.2.1物流配送環(huán)節(jié)物資損失嚴(yán)重.....................................................4

3.2.2工程物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確.........................................................4

3.3會(huì)計(jì)控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題.....................................................5

3.3.1會(huì)計(jì)記錄無法準(zhǔn)確反映采購資金流和實(shí)務(wù)情況.....................5

3.3.2缺乏科學(xué)的對(duì)賬制度.................................................................5

4公司采購與付款內(nèi)部控制優(yōu)化方案................................................................5

4.1請(qǐng)購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案.................................................................6

4.1.1完善請(qǐng)購審核程序.....................................................................6

4.1.2強(qiáng)化預(yù)算外請(qǐng)購控制.................................................................6

4.2驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案.................................................................7

4.2.1加強(qiáng)對(duì)物流配送環(huán)節(jié)的管控.....................................................7

4.2.2統(tǒng)一物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn).....................................................................8

4.3會(huì)計(jì)控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案.........................................................9

4.3.1加強(qiáng)部門之間信息協(xié)同管理.....................................................9

4.3.2完善與供應(yīng)商對(duì)賬機(jī)制...........................................................10

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)..............................................................................................10

參考資料.............................................................................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣西豐杰建筑工程有限公司采購與付款內(nèi)部控制制

度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

廣西豐杰建筑工程有限公司是位于中原的一家中小型基建企業(yè)，2017年?duì)I

業(yè)收入接近5000萬元，營業(yè)利潤1000多萬元。公司具有國家一級(jí)建筑施工總

承包資質(zhì)和市政公用工程總承包一級(jí)資質(zhì)，同時(shí)還具有消防設(shè)施工程、機(jī)電設(shè)

備安裝工程等專業(yè)承包一級(jí)資質(zhì)，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“三標(biāo)一體”管

理體系認(rèn)證企業(yè)。公司是集建筑施工、房地產(chǎn)開發(fā)、材料供應(yīng)、電梯安裝、裝

飾裝潢、商品混凝土、混凝土外加劑、機(jī)電設(shè)備安裝、建筑節(jié)能為一體的企

業(yè)。公司擁有附著式塔吊、施工外用電梯、混凝土輸送泵、自鏟式挖掘機(jī)等施

工機(jī)械設(shè)備和大型橋梁板、排水管道生產(chǎn)線。涉足房建、城市基礎(chǔ)設(shè)施、交通

等多行業(yè)的辦公樓、廠房、車間、住宅、場(chǎng)館等各類項(xiàng)目。

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

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2公司采購與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀

廣西豐杰建筑有限公司采購的主要材料包括：玻璃及制品、隔熱板、混凝

土和磚塊，物資采購工作開始于倉儲(chǔ)部對(duì)物資的請(qǐng)購。在倉儲(chǔ)部發(fā)現(xiàn)工程物資

實(shí)際庫存量低于安全庫存量時(shí)，向采購處提交請(qǐng)購單，采購主管批準(zhǔn)后再次報(bào)

經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核，項(xiàng)目經(jīng)理審核通過后由采購處進(jìn)行采購招標(biāo)工作，選擇供應(yīng)

商，之后與供應(yīng)商進(jìn)行商議，下達(dá)采購?fù)ㄖ獑?，最后由采購專員執(zhí)行具體采購

工作，并將采購單據(jù)提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部主管審核相關(guān)采購原始憑證的合法

性、合理性，批準(zhǔn)后再由項(xiàng)目經(jīng)理審核，審核通過后由出納根據(jù)公司付款制度

執(zhí)行付款工作。其采購與付款內(nèi)部控制總體流程如圖2所示：

圖2采購與付款內(nèi)部控制總體流程圖

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采購合同簽訂后，由供應(yīng)商對(duì)工程物資進(jìn)行生產(chǎn)，生產(chǎn)完成后進(jìn)入物資驗(yàn)

收環(huán)節(jié)。驗(yàn)收主要由兩個(gè)環(huán)節(jié)組成，第一環(huán)節(jié)為物流配送中心運(yùn)輸環(huán)節(jié)，第二

環(huán)節(jié)為物資入庫環(huán)節(jié)。

3采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

3.1請(qǐng)購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1.1請(qǐng)購越權(quán)審批嚴(yán)重

在實(shí)際請(qǐng)購過程中，項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力過大。遇到采購主管外出等情況時(shí)，采

購專員往往越權(quán)直接向項(xiàng)目經(jīng)理請(qǐng)示審批。由于采購主管對(duì)相關(guān)物資的使用和

需求情況了解較多，因此缺少采購主管的審批容易導(dǎo)致物資請(qǐng)購金額與實(shí)際需

求不相一致，使得請(qǐng)購金額不準(zhǔn)確，可能造成請(qǐng)購金額不足或超預(yù)算請(qǐng)購。因

此，廣西豐杰建筑工程有限公司項(xiàng)目部采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制請(qǐng)購越權(quán)審批

問題嚴(yán)重，具體如圖3所示：

圖3請(qǐng)購越權(quán)審批情況

3.1.2預(yù)算外請(qǐng)購程序缺乏可控性

廣西豐杰建筑工程有限公司現(xiàn)有的預(yù)算外請(qǐng)購程序缺乏可控性。首先，廣

西豐杰建筑工程有限公司各項(xiàng)目部在執(zhí)行預(yù)算外請(qǐng)購程序時(shí)，并沒有對(duì)原來的

采購預(yù)算進(jìn)行先行調(diào)整，沒有把相關(guān)物資需求納入新的預(yù)算管理，而是由項(xiàng)目

施工部提交請(qǐng)購單，在財(cái)務(wù)部和項(xiàng)目經(jīng)理審核后由財(cái)務(wù)部撥付采購準(zhǔn)備金，無

法發(fā)揮采購預(yù)算的成本控制作用。

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其次，廣西豐杰建筑工程有限公司的采購準(zhǔn)備金撥付給項(xiàng)目部后由項(xiàng)目部

進(jìn)行管理，這樣削弱了公司對(duì)采購準(zhǔn)備金的控制力度。

3.2驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.2.1物流配送環(huán)節(jié)物資損失嚴(yán)重

項(xiàng)目部除了采用第三方物流方式配送物資外，對(duì)于部分工程物資則通過臨

時(shí)租賃庫房、場(chǎng)地作為配送中心，對(duì)工程物資進(jìn)行配送。廣西豐杰建筑工程有

限公司各項(xiàng)目部采購業(yè)務(wù)采用陸續(xù)供貨的方式進(jìn)行，工程物資分批到貨。因

此，物流配送中心對(duì)工程物資的運(yùn)輸次數(shù)比較頻繁，運(yùn)輸壓力較大，就會(huì)忽視

物資質(zhì)量，造成物資損失。廣西豐杰建筑工程有限公司某項(xiàng)目2022年1-8月

物資配送報(bào)廢情況如表1所示，以其中五種比較容易損壞的物資為例：

表1物資配送報(bào)廢情況

3.2.2工程物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確

廣西豐杰建筑工程有限公司在物資驗(yàn)收入庫前，需要對(duì)工程物資的質(zhì)量和

安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，并且出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，作為工程物資入庫的依據(jù)之一。

對(duì)于具有國家統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)

行檢測(cè)，但對(duì)于國家沒有明確統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的工程物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部各有

屬于自己部門的檢驗(yàn)參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在檢測(cè)結(jié)果上出現(xiàn)不同意見，這樣造成

驗(yàn)收效率低下，延長(zhǎng)驗(yàn)收時(shí)間，不利于工程物資的順利入庫，特別對(duì)于工程項(xiàng)

目急需物資，當(dāng)工程急需物資無法及時(shí)入庫時(shí)，會(huì)對(duì)工程進(jìn)度和工程質(zhì)量產(chǎn)生

不利影響，公司現(xiàn)有的物資驗(yàn)收檢測(cè)流程如下圖：

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圖4物資驗(yàn)收檢測(cè)流程

3.3會(huì)計(jì)控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.3.1會(huì)計(jì)記錄無法準(zhǔn)確反映采購資金流和實(shí)務(wù)情況

廣西豐杰建筑工程有限公司項(xiàng)目部各職能部門之間無法進(jìn)行有效溝通，其

他部門不能及時(shí)獲得本部門的業(yè)務(wù)信息?？偣緦?duì)于各個(gè)項(xiàng)目部的監(jiān)督較少，

造成項(xiàng)目部各個(gè)部門的采購職責(zé)履行效率低下，每個(gè)部門只關(guān)心自己的業(yè)務(wù)績(jī)

效和成本情況，忽視項(xiàng)目部和公司整體利益。項(xiàng)目部各職能部門之間不能實(shí)現(xiàn)

信息共享，對(duì)于財(cái)務(wù)部門，問題主要在于對(duì)采購業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)記錄工作不到位，

無法準(zhǔn)確反映采購資金流和實(shí)務(wù)情況。

3.3.2缺乏科學(xué)的對(duì)賬制度

廣西豐杰建筑工程有限公司項(xiàng)目部對(duì)賬工作由財(cái)務(wù)部和采購處共同負(fù)責(zé)，

在實(shí)際執(zhí)行過程中，采購處與財(cái)務(wù)部互相推諉對(duì)賬責(zé)任，使得項(xiàng)目部無法及時(shí)

與供應(yīng)商之間進(jìn)行對(duì)賬，對(duì)于潛在的賬務(wù)問題無法和供應(yīng)商進(jìn)行核實(shí)，有可能

導(dǎo)致供應(yīng)商少發(fā)貨物而項(xiàng)目部無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)。相關(guān)職能部門沒有完整科學(xué)的對(duì)

賬流程，在對(duì)賬過程中對(duì)供應(yīng)商提供的發(fā)票、采購合同、收款單據(jù)等會(huì)計(jì)資料

審核不嚴(yán)。

4公司采購與付款內(nèi)部控制優(yōu)化方案

通過對(duì)廣西豐杰建筑工程有限公司以上問題的分析，結(jié)合相關(guān)財(cái)務(wù)管理和內(nèi)

部控制理論，對(duì)公司的采購與付款內(nèi)部控制制度進(jìn)行了以下幾方面的優(yōu)化，以

提高公司采購管理能力。

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4.1請(qǐng)購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案

4.1.1完善請(qǐng)購審核程序

廣西豐杰建筑工程有限公司請(qǐng)購單在采購主管和項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)審核通過時(shí)

生效，采購主管和項(xiàng)目經(jīng)理有各自的審批權(quán)限。而在實(shí)際請(qǐng)購時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理往

往權(quán)力過大，在采購主管無法及時(shí)審批時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理則越過采購主管進(jìn)行審

核。在這種情況下，公司必須完善請(qǐng)購審核程序，實(shí)行請(qǐng)購審核程序的職責(zé)分

工，明確采購主管和項(xiàng)目經(jīng)理的審核范圍，在采購主管無法及時(shí)進(jìn)行審批的情

況下，除了電話確認(rèn)之外，還必須由采購主管授權(quán)人員進(jìn)行審核，之后再補(bǔ)交

由采購主管簽字的請(qǐng)購單，留檔保存，項(xiàng)目經(jīng)理不得在缺少采購主管或其授權(quán)

人員簽字的請(qǐng)購單上簽字確認(rèn)，防止采購經(jīng)理對(duì)請(qǐng)購審核工作的權(quán)利過大而導(dǎo)

致請(qǐng)購物資的過量或短缺。另外，應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)請(qǐng)購審批責(zé)任。優(yōu)化后的主見

審核流程如下圖：

圖5優(yōu)化后的請(qǐng)購審核流程圖

4.1.2強(qiáng)化預(yù)算外請(qǐng)購控制

首先，各個(gè)項(xiàng)目部在執(zhí)行預(yù)算外請(qǐng)購程序時(shí)，應(yīng)該先行調(diào)整原來的采購預(yù)

算，報(bào)請(qǐng)預(yù)算部進(jìn)行審核，把相關(guān)物資需求納入新的采購預(yù)算進(jìn)行管理。預(yù)算

部審核通過后，執(zhí)行下一步請(qǐng)購工作，這樣可以有效發(fā)揮采購預(yù)算的成本控制

作用。

其次，總公司應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)采購準(zhǔn)備金的控制力度?？偣究梢猿闪㈩A(yù)算外

采購監(jiān)督小組，對(duì)各個(gè)項(xiàng)目部的預(yù)算外采購工作進(jìn)行監(jiān)督，詳細(xì)了解各個(gè)工程

項(xiàng)目歷次的預(yù)算外請(qǐng)購金額。同時(shí)取消原來固定的預(yù)算外采購準(zhǔn)備金撥付制

度，收回項(xiàng)目部對(duì)準(zhǔn)備金的管理權(quán)力，準(zhǔn)備金由總公司管理，項(xiàng)目部預(yù)算外采

購事項(xiàng)實(shí)際發(fā)生后再進(jìn)行撥付。縮小原來20%的撥付比例，預(yù)算外采購事項(xiàng)發(fā)

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生后，如果項(xiàng)目部的預(yù)算外請(qǐng)購金額沒有達(dá)到其年度準(zhǔn)備金的一定比例，則由

公司綜合財(cái)務(wù)處直接撥付，達(dá)到相應(yīng)比例后由總公司相關(guān)職能部門審核，審核

通過后再由公司綜合財(cái)務(wù)處撥付，對(duì)于總經(jīng)理審核不通過的預(yù)算外請(qǐng)購金額，

由項(xiàng)目部重新進(jìn)行請(qǐng)購。

這樣可以精簡(jiǎn)總公司對(duì)預(yù)算外請(qǐng)購金額的審核程序，同時(shí)加強(qiáng)總公司對(duì)采

購備用金的控制力度，防止各個(gè)項(xiàng)目部以預(yù)算外事項(xiàng)為由進(jìn)行超預(yù)算請(qǐng)購，減

少采購資金的流失。優(yōu)化后的流程如下圖6所示。

圖6預(yù)算外請(qǐng)購優(yōu)化流程圖

4.2驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案

4.2.1加強(qiáng)對(duì)物流配送環(huán)節(jié)的管控

首先，項(xiàng)目部在租用臨時(shí)庫房時(shí)，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注臨時(shí)庫房的建設(shè)質(zhì)量、儲(chǔ)

存條件與交通運(yùn)輸條件，由項(xiàng)目部派專業(yè)人員加強(qiáng)對(duì)庫房的安全管理和監(jiān)督，

落實(shí)配送中心的安全保管責(zé)任，保證工程物資保管和運(yùn)輸?shù)陌踩浴?/p>

其次，完善項(xiàng)目部與配送中心的采購對(duì)接程序。項(xiàng)目部可以加強(qiáng)物資配送

環(huán)節(jié)的信息化建設(shè)，引入BIM信息管理系統(tǒng)，把物資配送中心配送情況與項(xiàng)目

部物資采購事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)同化管理，實(shí)現(xiàn)物資配送中心與項(xiàng)目部的信息同步。同

時(shí)，加強(qiáng)物資配送中心運(yùn)輸設(shè)備的更新工作和搬運(yùn)人員安全培訓(xùn)，提高物資配

送效率，減少物資配送損耗。

最后，對(duì)于由第三方物流公司配送的物資，在供應(yīng)商生產(chǎn)完畢后物流公司

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承運(yùn)之前，應(yīng)該由技術(shù)部和質(zhì)檢部到供應(yīng)商生產(chǎn)基地對(duì)物資進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)不

合格的由供應(yīng)商承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，對(duì)于檢測(cè)合格的物資再由第三方物流公司承

運(yùn)。這樣在物資存在損壞的情況下，可以明確物資生產(chǎn)廠家生產(chǎn)責(zé)任與第三方

物流公司的配送責(zé)任。項(xiàng)目部工程物資驗(yàn)收流程如圖7所示：

圖7項(xiàng)目部工程物資驗(yàn)收流程圖

4.2.2統(tǒng)一物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目部工程物資驗(yàn)收入庫之前由技術(shù)部和質(zhì)檢部對(duì)物資的質(zhì)量和安全性進(jìn)

行檢測(cè)，出具質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告，作為物資驗(yàn)收入庫的依據(jù)。對(duì)于具有國家統(tǒng)一檢

測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的工程物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部應(yīng)該以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)于國

家沒有明確規(guī)定檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的工程物資，技術(shù)部和質(zhì)檢部應(yīng)該根據(jù)所采購的不同

物資類型統(tǒng)一設(shè)置技術(shù)、安全指標(biāo)，調(diào)整各自部門現(xiàn)有的物資檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，保持

檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)一致。例如，對(duì)于某種沒有國家統(tǒng)一安全檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的施工設(shè)備，技術(shù)

部和質(zhì)檢部應(yīng)該設(shè)置統(tǒng)一安全指標(biāo)C，在檢測(cè)時(shí)技術(shù)部的安全系數(shù)檢測(cè)達(dá)到標(biāo)

準(zhǔn)C，同時(shí)通過質(zhì)檢部的檢測(cè)也達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)C，則該施工設(shè)備通過安全檢測(cè)

環(huán)節(jié)；如果通過技術(shù)部和質(zhì)檢部的檢測(cè)后，至少有一個(gè)部門的檢測(cè)該設(shè)備未達(dá)

到安全指標(biāo)C，則重新檢測(cè)至淘汰。這樣可以提高物資檢測(cè)的準(zhǔn)確率，提高物

資驗(yàn)收的效率，精簡(jiǎn)驗(yàn)收程序，保證工程物資的質(zhì)量和安全性。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后的

物資檢測(cè)流程如下圖：

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圖8統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后的物資檢測(cè)流程

4.3會(huì)計(jì)控制環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化方案

4.3.1加強(qiáng)部門之間信息協(xié)同管理

項(xiàng)目部可以制定相應(yīng)激勵(lì)措施，鼓勵(lì)其他職能部門與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行溝通，

及時(shí)了解項(xiàng)目其他職能部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行狀況，這樣可以對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行

動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)記錄和分析。例如，財(cái)務(wù)部可以與總公司人力資源部合作，把

采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況與采購部門的業(yè)績(jī)考核掛鉤，把采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)執(zhí)行

情況及時(shí)地反映在采購部門的業(yè)績(jī)表現(xiàn)和激勵(lì)上，這樣可以促進(jìn)采購部門將采

購業(yè)務(wù)的發(fā)生和執(zhí)行情況及時(shí)告知財(cái)務(wù)部門，有利于財(cái)務(wù)部門對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行

跟蹤記錄，正確反映采購資金流。優(yōu)化后的部門信息協(xié)同流程如下圖：

圖9項(xiàng)目部信息協(xié)同流程圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.3.2完善與供應(yīng)商對(duì)賬機(jī)制

廣西豐杰建筑工程有限公司項(xiàng)目部應(yīng)該改變目前的固定對(duì)賬機(jī)制，根據(jù)陸

續(xù)采購的特點(diǎn)，結(jié)合采購周期和物資到貨時(shí)間，適時(shí)、靈活地與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)

賬，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購與付款過程中潛在的賬務(wù)問題并與供應(yīng)商進(jìn)行核實(shí)，保證物

資的完整性。

其次，要實(shí)行明確的對(duì)賬職責(zé)分工制度。在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)該由采購

處與供應(yīng)商及時(shí)核對(duì)相關(guān)單據(jù)與物資實(shí)物情況，之后由財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)核。另

外，財(cái)務(wù)部在進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄后，應(yīng)該及時(shí)與采購處核對(duì)工程物資明細(xì)賬簿與付

款單據(jù)、往來款項(xiàng)等，對(duì)于采購處與供應(yīng)商之間的對(duì)賬過程，財(cái)務(wù)部應(yīng)起到監(jiān)

督作用。同時(shí)，財(cái)務(wù)部也應(yīng)該向供應(yīng)商函證應(yīng)付、預(yù)付等往來款項(xiàng)，嚴(yán)格審核

供應(yīng)商提供的對(duì)賬資料，這樣可以在財(cái)務(wù)記錄存在錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)更正，保證財(cái)務(wù)

記錄與采購業(yè)務(wù)的一致性，避免由于會(huì)