廣州隆超塑料五金制造有限公司員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司員工借支與費用報銷管理現(xiàn)狀....................................1

3公司員工借支與費用報銷管理存在的問題..............................2

3.1員工借支額度不合理............................................2

3.2員工出差借支與費用報銷標準不完善..............................2

3.3員工借支和報銷審批不嚴........................................3

3.4員工借支逾期歸還現(xiàn)象嚴重......................................3

4員工借支與費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計....................................3

4.1明確員工借支額度..............................................3

4.2完善員工出差借支與費用報銷標準................................4

4.2.1完善員工出差住宿費報銷標準...............................4

4.2.2完善員工出差交通費及補貼報銷標準.........................4

4.3制定規(guī)范的員工借支與報銷審批制度..............................5

4.4制定員工借支逾期處罰制度......................................6

5設(shè)計效果及小結(jié)....................................................6

參考資料.............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

廣州隆超塑料五金制造有限公司員工借支與費用

報銷管理制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

廣州隆超塑料五金制造有限公司成立于1993年，注冊地址為廣州省廣州市

天河區(qū)天壽路31號2305房，作為一家國內(nèi)專業(yè)的制造企業(yè)，公司致力于不銹

鋼家庭用品的生產(chǎn)，經(jīng)營范圍為家居用品銷售、廚具衛(wèi)具及日用品雜品批發(fā)、

金屬品日用品制造、金屬材料銷售、技術(shù)進出口、貨物進出口、日用雜品銷售

和日用百貨銷售。廣州隆超塑料五金制造有限公司生產(chǎn)的產(chǎn)品已通過了ISO1400

1環(huán)境管理體系認證和ISO9001質(zhì)量體系認證，滿足歐洲EN12546-1和日本JIS

的國際產(chǎn)品質(zhì)量標準。作為國際品牌OEM供應(yīng)商，隨著近兩年國內(nèi)市場的開拓，

公司已經(jīng)成長為為中國大陸酒店日用百貨類和商務(wù)用品類提供不銹鋼真空保溫

用品的中高檔品牌。

董事長

總經(jīng)理

副總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)副總經(jīng)理

銷售總監(jiān)技術(shù)總監(jiān)財務(wù)部行政總監(jiān)生產(chǎn)總監(jiān)

市場部研發(fā)中心采購部行政部生產(chǎn)部

質(zhì)量管理人力資源

銷售部倉儲部

部部

售后服務(wù)

物流部

部

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司員工借支與費用報銷管理現(xiàn)狀

因為員工在外辦公，公司需要為其工作支出各種費用，因此造成了大量的

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借支和費用報銷。但是，對于每一項借支和費用報銷應(yīng)該提供什么樣的原始憑

證，以及計入到哪一種費用報銷類型，并沒有明確的規(guī)定。導致公司出現(xiàn)同樣

的費用，不同的人去辦理報銷時所要求提供的原始憑證不一致，或者是計入到

了不同的費用類型，嚴重影響公司做賬的一貫性。在涉及到員工更換或崗位員

工離職交接時，往往存在著要求或數(shù)據(jù)不相符的情況，影響了交接工作的順利

進行。

借支與費用報銷流程，由經(jīng)辦人員填寫借支單或報銷單，并附上相關(guān)單據(jù)，

找到相關(guān)部門人員進行審批，審批后將單據(jù)交給財務(wù)部審核人員，財務(wù)部審核

人員對其單據(jù)的合理性、合法性、金額的準確性進行審核，審核通過后就交予

出納報銷。整個流程過于簡單，沒有對具體事項給予規(guī)定，導致舞弊作假現(xiàn)象

時有發(fā)生。

3公司員工借支與費用報銷管理存在的問題

3.1員工借支額度不合理

廣州隆超塑料五金制造有限公司對于不同級別員工的借支金額沒有進行明

確的劃分，這樣常常引起高層員工的不滿。比如，由于銷售總監(jiān)接觸到的客戶

與普通銷售員接觸到的客戶消費水平的不同，接待客戶所產(chǎn)生的費用水平也有

所不同，因此銷售總監(jiān)的借支金額應(yīng)該要比下面的銷售員借支金額高。而因為

公司制度的問題，出差時銷售總監(jiān)常常需要貼錢去招待客戶，這樣會使銷售總

監(jiān)出差的積極性不高，導致公司流失很多大客戶，不利于公司的經(jīng)營發(fā)展。這

里僅單指出了銷售部那邊的問題，其它部門也存在著同樣的問題，這些問題集

合在一起對于公司的發(fā)展產(chǎn)生了極大的影響。

3.2員工出差借支與費用報銷標準不完善

廣州隆超塑料五金制造有限公司員工外出辦公住宿費占比很大，但公司對

于不同級別的員工住宿費沒有明確的報銷限額劃分，而且住宿費在不同地區(qū)也

沒有明確的報銷限額劃分。這樣容易導致員工如果住宿在物價水平比較低的地

方住宿費用不足報銷金額，報銷報多了；而員工住宿在物價水平比較高的地方

住宿費用超過報銷金額，除了報銷完的一部分，其它剩余部分費用需要自掏腰

包，出差一趟要花費員工自身很多錢，這樣的情況下導致員工出差積極性不高。

廣州隆塑料五金制造有限公司經(jīng)常對外賣出商品，員工需要經(jīng)常出差，出差免

不了的是住宿費，那現(xiàn)有制度的問題就成為了燃眉之急。而且公司的員工出差

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交通費及補貼報銷標準也不夠完善，有待進一步優(yōu)化。

3.3員工借支和報銷審批不嚴

圖2員工借支審批流程圖

如上圖所示，廣州隆超塑料五金制造有限公司員工借支審批流程過于簡單，

這樣容易造成舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。公司內(nèi)部有些財務(wù)人員和報銷人員缺乏基本職

業(yè)道德規(guī)范，在報銷過程中，財務(wù)人員和報銷人員之間互相掩護，騙取公司財

物的情況時有發(fā)生。在處理復雜手續(xù)的時候，頻頻會有一些偽造單據(jù)的出現(xiàn)，

導致企業(yè)的資產(chǎn)被有心人士進行了轉(zhuǎn)移，讓企業(yè)的資產(chǎn)變成自己的東西。想要

真正去解決這些問題的過程是非常艱難的，公司客戶多，每天都會有大量的單

據(jù)，去找這些偽造單據(jù)非常的難，而且偽造單據(jù)不仔細去深看是發(fā)現(xiàn)不了的。

唯一的解決辦法是改變制度，公司如果遲遲不做出制度改變，那將遲早被掏空。

3.4員工借支逾期歸還現(xiàn)象嚴重

廣州隆超塑料五金制造有限公司有些員工借支了公司賬上的錢用于工

作事務(wù)，但因為各種原因遲遲沒有歸還借款，造成了公司賬目上資金的缺少，

這樣借款不還現(xiàn)象的增多，公司賬目上資金的缺口越來越大，致使公司的運營

越發(fā)困難。而且有些員工在離職之前借款就沒有歸還，現(xiàn)在離職了失去了聯(lián)系

致使借款更無法追回，形成了壞賬損失。多種這樣現(xiàn)象的出現(xiàn)，導致目前公司

賬上有大量無法收回的借款，而沒有人進行處理，也沒有逾期處罰政策，致使

很多人存在僥幸心理，公司的借款長期不還的現(xiàn)象愈發(fā)的嚴重，嚴重影響到公

司的內(nèi)部治理，不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

4員工借支與費用報銷制度優(yōu)化設(shè)計

4.1明確員工借支額度

公司應(yīng)明確員工借支款項額度。員工借支資金一定要做到之前借的款項未

還清的，絕不再借。因公借支應(yīng)根據(jù)借支用途核定借支額度，如：因公出差業(yè)

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務(wù)的，按照相應(yīng)費用報銷標準及出差天數(shù)預算借支額度；借支備用金的，借支

限額一般不得超過2000元。所有員工一次性因私人原因借支不可以超過2000

元，且借支款項不可以超過其工資的三分之二，如有特殊情況，需向董事長申

請，試用期員工不得借款。

同時制定借支預算標準，防止超額借支，并由企業(yè)財務(wù)人員在報銷時嚴格

把關(guān)，總預算方案制定后不得隨意更改，審核把控報銷項目不讓其超出預算范

圍,合理的預算方案可以有效的防止員工借支費用的不合理報銷。

4.2完善員工出差借支與費用報銷標準

4.2.1完善員工出差住宿費報銷標準

完善廣州隆超塑料五金制造有限公司員工住宿費報銷標準，對于不同級別

的員工住宿費進行明確的劃分，讓高層員工享受應(yīng)有的待遇，這樣就不會導致

高層員工的不滿，為企業(yè)留住高水平人才貢獻一份力量；對于不同地區(qū)住宿進

行報銷限額的劃分，充分考慮不同地區(qū)因物價水平的高低所帶來的住宿費用的

高低，防止員工在報銷住宿費用的時候出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，從而有效緩解員工

在報銷住宿費用時不滿情緒的產(chǎn)生，為企業(yè)留住人員。

表1員工住宿費報銷標準

住宿標準（元/天/房）

職位級別

北上廣深一線城市省會城市/直轄市其它地區(qū)

總經(jīng)理級及以上800500400

高級經(jīng)理級及副廠級600400300

經(jīng)理及主管級500350260

一般職員400300200

備注：在報銷住宿費用的時候，一定要帶上這個酒店的發(fā)票，比如兩個男人或者兩個女人。

如有共同外出，則需二人同住一間房，并按外出人員中職位最高者的等級計算報銷金額。

4.2.2完善員工出差交通費及補貼報銷標準

完善員工出差交通費及補貼報銷標準，區(qū)分廣州隆超塑料五金制造有限公

司不同級別員工的借支額度，不讓高層員工再有怨言；并且根據(jù)出差辦公地點

的差異劃分不同的借支額度，這樣就能夠有效考慮出差到不同物價水平的地方

的差異，讓員工不再貼錢去出差，去物價水平比較低的員工也不再從出差報銷

中得到好處。盡量做到讓每個員工都感到公平，讓企業(yè)的每一分錢都花的合理。

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表2職工出差交通費及補貼報銷標準

出差補貼（元/天）

最高可乘坐的

職位級別北上廣深一省會城市/直轄

交通工具其它地區(qū)

線城市市

總經(jīng)理級及以上飛機頭等艙300280260

高級經(jīng)理級及副廠級高鐵一等座280260240

經(jīng)理及主管級高鐵一等座260240220

一般職員高鐵二等座240220200

說明：1、不同級別的多個人一起旅游，如果乘坐同樣的交通工具有不同的檔次，那么按照

不同的檔次來報銷，如果沒有不同的檔次，那么按照在旅游人員中的最高職位者級別的人

數(shù)來報銷，如果由于其他一些特殊的原因，導致所乘坐的交通工具超出了規(guī)定的標準，那

么必須得到總經(jīng)理的特別同意，才能在財務(wù)上進行報銷，不然的話，按照正常的交通工具

費用來報銷。

2、北上廣深一線城市，省會城市和直轄市，城市的出差標準和其它地區(qū)一樣。

4.3制定規(guī)范的員工借支與報銷審批制度

制定員工借支與報銷審批權(quán)限，規(guī)范生產(chǎn)費用、招待費等其他的一些日常

費用和非日常經(jīng)營費用具體金額的審批人員，明確審批權(quán)限。具體如表4所示。

表3審批權(quán)限表

職位級別

項目

廠長生產(chǎn)總監(jiān)財務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理董事長

生產(chǎn)費用：

5000元及以下審批審批

5000元以上審批審批

業(yè)務(wù)招待費：

3000元及以下審批審批

3000元以上審批審批

非日常經(jīng)營費用：

2000元及以下審批審批

2000元以上審批審批

注：1。以上金額為單個交易金額.

2、對于同一筆交易，分期支付時，以累積為準。

對于借支與報銷審批制度還需設(shè)置規(guī)范的審批流程，這樣可以使員工進行

借支與報銷時方向更加明確，找到流程上相應(yīng)的負責人進行借支與報銷手續(xù)上

的處理。審批流程的內(nèi)容為：由經(jīng)辦人填寫借支單或報銷單并附上所有相關(guān)單

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

據(jù)之后，廠長只負責審批業(yè)務(wù)招待費3000元及以下的情況，生產(chǎn)總監(jiān)只負責審

批生產(chǎn)費用5000元及以下的情況，董事長只負責審批非日常經(jīng)營費用2000元

以上的情況，總經(jīng)理負責審批生產(chǎn)費用5000元以上，業(yè)務(wù)招待費3000元以上，

非日常經(jīng)營費用2000元及以下的情況。接下來是財務(wù)經(jīng)理負責審批以上所有的

情況。財務(wù)經(jīng)理審批完了之后就開始出納付款了。如圖3所示。

圖3費用報銷審批流程圖

4.4制定員工借支逾期處罰制度

制定員工借支逾期處罰制度，要求員工在借款時必須要明確還款日期和借

款金額，如果沒有按時歸還借款應(yīng)該給予相應(yīng)的懲罰，員工在借款歸還時必須

要將借款一條一條的結(jié)算清楚，這樣才可以下次進行借款。員工離職時必須要

去財務(wù)部門領(lǐng)取借款還清證明憑證否則就不予以離職通過，這樣就能有效防止

員工離職時借款沒有還清的情況發(fā)生。

表4員工借支逾期處罰制度

1.逾期七天沒有到財務(wù)部門進行報銷結(jié)算還款的，處以30元/天的罰款。

2.逾期半個月沒有到財務(wù)部門進行報銷結(jié)算還款的，處以