物品采購制度及流程

物品采購制度及流程一、制定目的及范圍本制度旨在規(guī)范公司物品采購流程，提升采購管理水平，確保采購工作的高效性與透明度，降低采購成本，保證采購物資的質(zhì)量與供應(yīng)的及時性。適用范圍包括公司所有部門的日常采購、項目采購、年度采購以及特殊情況的應(yīng)急采購。二、采購原則1.采購工作應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，確保各項采購活動透明化。2.在選擇供應(yīng)商時，綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格以及服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商。3.所有采購物資必須從合法渠道獲得，相關(guān)供應(yīng)商應(yīng)具備合法的營業(yè)執(zhí)照，所有采購物資必須提供正規(guī)發(fā)票。4.采購工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，申購人與采購人應(yīng)保持分離，確保職責(zé)分明，防止利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請申購人需在確認(rèn)所需物資的庫存情況后，填寫“申購單”，詳細(xì)列明所需物品的規(guī)格、數(shù)量及用途，確保信息準(zhǔn)確完整。1.2申購審批完成申購單后，申購人應(yīng)將其提交給部門主管進(jìn)行審批。項目采購需附上相應(yīng)的預(yù)算，其他類型的采購也需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。1.3詢價各部門負(fù)責(zé)詢價工作，至少需聯(lián)系三家供應(yīng)商，收集報價信息，并填寫“詢價表”。在詢價過程中，應(yīng)關(guān)注價格、質(zhì)量、交貨期及售后服務(wù)等因素。1.4核價針對詢價結(jié)果，采購人需參考?xì)v史價格及市場行情進(jìn)行核價，并在流轉(zhuǎn)單中填寫核價結(jié)果，確保采購價格合理。1.5審批流轉(zhuǎn)單需逐級審批，部門主管審核后，報送財務(wù)部及公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審批。所有審批意見需在流轉(zhuǎn)單上簽署，以便留存記錄。1.6采購實施與驗收入庫一旦審批通過，采購人需及時向選定的供應(yīng)商下單，確保物資按時到貨。物資到達(dá)后，由相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行驗收，確保數(shù)量、質(zhì)量符合要求，并完成入庫手續(xù)。1.7報銷采購人需在物資到貨后一個月內(nèi)提交報銷申請，附上相關(guān)單據(jù)（如采購單、發(fā)票、驗收單等），逾期不予受理。2.特殊采購流程2.1集中計劃采購辦公用品等常規(guī)物資由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行集中采購，以降低采購成本。2.2零星采購零星采購適用于金額較小且偶發(fā)性的采購需求。采購人需獲得部門負(fù)責(zé)人的同意后方可執(zhí)行，簡化審批流程，確保采購高效。2.3應(yīng)急采購針對突發(fā)事件或緊急情況，采購人可直接進(jìn)行應(yīng)急采購。此類采購無需進(jìn)行詢價，要求以最快的方式完成采購，確保及時滿足需求。2.4年度采購對于定期需求的物資，需提前編制年度采購計劃，并制定預(yù)算，報送財務(wù)部審核備案。年度采購需結(jié)合各部門需求，確保資源利用最大化。四、備案與管理所有采購?fù)瓿珊螅少徣诵鑼⒉少徬嚓P(guān)單據(jù)（包括采購單、流轉(zhuǎn)單、驗收單及發(fā)票）復(fù)印兩份，一份交由財務(wù)部審核，另一份由采購人存檔以備日后查閱。定期對采購記錄進(jìn)行整理，以便于后續(xù)的審計和管理。五、采購紀(jì)律與管理職責(zé)1.采購人職責(zé)采購人需建立供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行市場調(diào)研，確保采購物資的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)，及時更新供應(yīng)商信息，保持與供應(yīng)商的良好溝通與合作。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受來自供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以維護(hù)采購工作的公正性與透明度。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的有效實施，設(shè)立反饋渠道，鼓勵各部門提出改進(jìn)意見。定期召開采購工作總結(jié)會議，分析流程實施中存在的問題，及時