湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介.......................................................................................................................1

2企業(yè)采購與付款業(yè)務內部控制的現(xiàn)狀.......................................................................2

2.1采購與付款業(yè)務的現(xiàn)狀....................................................................................2

2.2采購與付款業(yè)務內部控制的流程....................................................................2

3企業(yè)采購與付款業(yè)務內部控制存在的問題...............................................................4

3.1采購計劃不準確................................................................................................4

3.2采購信息封閉....................................................................................................4

3.3采購方式不靈活、不科學................................................................................4

3.4采購部門中缺乏有效的制約............................................................................5

3.5應付賬款信息不真實........................................................................................5

3.6不能及時支付供應商貨款................................................................................5

4湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化設計...................................5

4.1制定正確的采購計劃........................................................................................5

4.2加強公司與供應商、公司內部的交流............................................................7

4.3采用多種采購方式............................................................................................7

4.4加強制約監(jiān)督和核查........................................................................................8

4.5提高應付賬款的真實性....................................................................................8

4.6采取系統(tǒng)自動付款，及時支付供應商貨款....................................................9

5小結...............................................................................................................................9

參考資料.........................................................................................................................10

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)

化設計

1公司簡介

湖南貝邦玩具有限公司于2020年09月21日成立，經(jīng)營范圍包括其他未列

明批發(fā)業(yè)；玩具批發(fā)；玩具制造；塑膠玩具制造；游樂設備的銷售；中、小型

游樂設備制造；玩具設計服務；幼兒園玩具生產(chǎn)、加工；木制品制造；木制品

銷售；健身器材制造；健身器材零售；塑料跑道銷售；塑膠原料的銷售；塑料

跑道生產(chǎn)、加工。

圖1-1公司組織結構圖

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2企業(yè)采購與付款業(yè)務內部控制的現(xiàn)狀

2.1采購與付款業(yè)務的現(xiàn)狀

湖南貝邦玩具有限公司成立于2020年，是一家自然人獨資的小微企業(yè)。然

而，2020年新冠疫情全面，導致中國的制造業(yè)幾乎停滯不前。因此，湖南貝邦

玩具有限公司在成立初期面臨著巨大的挑戰(zhàn)。雖然目前疫情已經(jīng)好轉，公司的

發(fā)展也在逐漸回暖，但疫情的后遺癥仍然無法忽略。

目前，湖南貝邦玩具有限公司的內部控制體系尚不成熟。疫情期間，公司

職員的專業(yè)性和熟練度受到了影響，需要加強提升。此外，公司管理者對公司

的定位以及發(fā)展規(guī)劃還缺乏一定的認識，影響了公司的各種決策，從而導致公

司的發(fā)展速度緩慢。

在當前快速發(fā)展的經(jīng)濟形勢下，湖南貝邦玩具有限公司的風險管理機制仍

不完善。在采購計劃、信息交流、制約監(jiān)督管理和采購付款方面，公司仍面臨

一定的困難和挑戰(zhàn)。

2.2采購與付款業(yè)務內部控制的流程

圖2-1采購與付款流程圖

公司的采購與付款業(yè)務內部控制的流程是根據(jù)公司的整體業(yè)務和公司的發(fā)

展規(guī)劃來制定的。所以我們應根據(jù)湖南貝邦玩具有限公司的實際情況出發(fā)從公

司的組織結構、崗位設置、職責權限、職務分離、評價與考核制度等幾個方面

進行梳理和制定。

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表2-1公司部門職責表

職位職責

總經(jīng)理批準供應商

副總經(jīng)理審批計劃（請購，復核，驗收，審

批流程單）

生產(chǎn)部部長對選比供應商初審

與供應商簽訂采購合同

審核付款申/費用報銷單

財務部部長審核付款申請單/費用報銷單

采購員參與供應商的選擇

請購，訂單的執(zhí)行，價格初定

考慮采購合同的條款

提出付款申請

核對整理原始單據(jù)

填寫費用報銷單

庫房管理員編制（請購，復核，驗收，審批流

程單）的請購，委外，維修部分檢驗貨

物質量

保管存儲的貨物

記錄、確定收到的貨物

將收到的貨物與系統(tǒng)中的采購信息

核對

資料員錄入采購信息

更改供應商檔案資料

出納執(zhí)行結算事宜

開出支票或網(wǎng)上銀行支付

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3企業(yè)采購與付款業(yè)務內部控制存在的問題

盡管疫情形勢有所好轉，但市場競爭進一步加劇，湖南貝邦玩具有限公司

缺乏對付款與采購業(yè)務的重視。在公司的日常管理中，采購和付款依然被管理

者視為次要事務。他們過于片面地強調采購和付款只是為了生產(chǎn)服務的手段，

或者僅僅是為了降低成本而采取的一種方式，而忽視了采購和付款對企業(yè)整體

發(fā)展的影響。

由此導致湖南貝邦玩具有限公司在采購和付款業(yè)務中存在以下幾個問題。

3.1采購計劃不準確

湖南貝邦玩具有限公司在采購計劃方面存在準確性和科學性不足的問題，

采購決策也缺乏明晰的指導。導致采購計劃隨意的主要原因是公司管理者在采

購業(yè)務方面的專業(yè)水平不足，對采購業(yè)務的認識不夠深入，以及一些相關人員

持保守的思維方式。他們過于依賴物料儲備來應對物資短缺的情況，忽略了考

慮公司的購買能力和實際需求。這種盲目的采購方式導致了人力和財力的浪費，

大量的儲備資金被占用，從而導致公司資金周轉不靈，影響了公司的運營速度。

3.2采購信息封閉

在采購過程中，湖南貝邦玩具有限公司由于成立時間較短，缺乏熟悉的供

應商和可靠的合作伙伴，只能自行尋找供應商。然而，由于對供應商的了解和

認知極為有限，這極大地增加了采購的風險。為了從眾多供應商中選擇最佳的

合作伙伴，公司可能會隱瞞自身的真實需求，而供應商也可能會為了贏得業(yè)務

而隱瞞自身的信息。這種信息隱瞞導致采購和供應雙方無法有效交流和相互了

解需求，從而導致信息不通暢。由于雙方無法及時了解對方的真正需求，采購

過程中涉及的時間成本、人工成本、庫存成本等各種成本都會大幅增加。此外，

湖南貝邦玩具有限公司的內部存在信息封閉和信息無法共享的問題。每個部門

都只注重本部門的目標，而忽視了公司大局。這種信息孤島現(xiàn)象導致公司的利

益受損

3.3采購方式不靈活、不科學

目前，湖南貝邦玩具有限公司主要采用比價方式進行采購。盡管通過比價

方式可以降低采購單價，但僅僅依靠比價方式進行采購難以滿足企業(yè)長期發(fā)展

的需要。比價采購方式過于關注短期收益，僅關注單筆采購價格而忽視采購綜

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合成本，導致采購物資后期的使用成本較高，從而使采購總成本增加。

3.4采購部門中缺乏有效的制約

湖南貝邦玩具有限公司的采購流程中存在請購與審批、詢價與確定供應商、

采購合同的訂立與審批、采購與驗收、付款審批與執(zhí)行等業(yè)務的人員職務沒有

完全分離的情況，導致一些員工可能會獨攬許多采購事務，缺乏監(jiān)督和制約，

容易出現(xiàn)腐敗行為。

3.5應付賬款信息不真實

針對湖南貝邦玩具有限公司出現(xiàn)貨到發(fā)票沒到，公司付款了貨物還沒送達

的情況，這可能會導致會計信息的不準確和缺乏透明度，從而影響公司的聲譽

和信譽。如果公司沒有正確估計這部分存貨與負債，那么就不能提供準確的財

務報告，也不能讓公眾對公司的財務狀況有一個清晰的認識，這可能會損害公

司的聲譽和信譽

3.6不能及時支付供應商貨款

在對供應商付款方面，在非特殊情況下，公司還存在人為操縱付款行為，

沒有到期款項提前支付或不及時支付貨款給供應商，影響企業(yè)的信譽。

4湖南貝邦玩具有限公司采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化設計

4.1制定正確的采購計劃

制定正確的采購計劃對于企業(yè)的采購業(yè)務來說至關重要。如果一個企業(yè)沒

有完善的采購計劃，那么它的采購能力很可能非常低下。因此，制定一個完善

的采購計劃需要遵循一定的流程和步驟。

首先，制定采購計劃需要充分了解公司的生產(chǎn)需求。這一步驟非常關鍵，

因為只有充分了解公司的生產(chǎn)需求，才能制定出適合的采購計劃。在這一步中，

可以通過對公司平常的銷售情況進行分析來確定需要采購的物料種類和數(shù)量。

此外，還需要對產(chǎn)品進行充分了解，計算出詳細的物料使用，預估各類產(chǎn)品的

銷售期，以明確采購日期和到貨日期。

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圖4-1采購計劃流程圖

第二步是明確生產(chǎn)計劃。在這一步中，需要明確所需物料的類別、質量標

準、數(shù)量、規(guī)格型號等，以確保能夠滿足生產(chǎn)需求。此外，還需要確保采購的

物料規(guī)格型號正確并符合質量標準，以避免出現(xiàn)退貨或換貨的情況，從而延長

前置期。

第三步是正式開始制定采購計劃。在這一步中，需要根據(jù)銷售計劃和生產(chǎn)

計劃來確認需要采購原材料的明細，并依據(jù)采購需求作出采購預算。在此過程

中，還需要征求相關部門對采購需求和采購預算的意見。最后，將最終的方案

交由領導審批，以確認該計劃是否符合公司要求，是否還有需要改動的地方。

如果沒有，領導就可以簽字批準采購部執(zhí)行此計劃。

最后一步是跟蹤采購計劃的執(zhí)行情況。在采購計劃進行的過程中和完成后，

采購部都要進行跟蹤，如果發(fā)現(xiàn)采購數(shù)量不足、物料規(guī)格型號不正確等問題，

要及時更正采購計劃，并通知相關部門。如果采購完成后發(fā)現(xiàn)問題，也要及時

采取補救措施。這可以為以后編制采購計劃提供借鑒，同時也能幫助采購部門

不斷總結經(jīng)驗，制定更加完善的采購計劃。

除了以上步驟，制定一個完善的采購計劃還需要注意一些細節(jié)。例如，在

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采購物料時要考慮物料的供應周期、采購量和供應商的穩(wěn)定性。

4.2加強公司與供應商、公司內部的交流

湖南貝邦玩具有限公司現(xiàn)行的采購方式單一，可能會限制公司在采購方面

的選擇，導致采購效率和成本效益下降。為了提高采購效率并獲得更優(yōu)越的物

資供應，公司應考慮引入多樣化的采購方式。例如，除了常見的招標采購外，

還可以考慮詢價采購、競爭性談判采購、電子拍賣采購等方式。

在詢價采購中，公司可以向多家供應商發(fā)送詢價請求，并對比他們的報價、

產(chǎn)品質量、交貨期等因素，選擇最適合的供應商進行采購。競爭性談判采購是

通過與多家供應商進行談判，協(xié)商合同條件和價格，并選擇最有利的供應商進

行采購。電子拍賣采購則是通過在線平臺進行供應商之間的競價，以獲得最低

價格的物資供應。

此外，公司還可以考慮與供應商簽訂長期合同，以穩(wěn)定獲得所需物料的供

應，并獲得更穩(wěn)定的價格。長期合同可以幫助公司建立牢固的合作關系，促進

雙方的互信，并實現(xiàn)采購和供應的最大化利益。通過建立穩(wěn)定的合作關系，供

應商可以更好地滿足公司的需求，而公司則可以獲得更優(yōu)質的服務和更具競爭

力的價格。

除了尋找合適的供應商外，公司還應該加強采購部門與其他相關部門以及

管理層與實施者之間的交流，促進信息共享。這可以確保采購部門了解公司的

需求，其他部門了解采購部門的工作和進展情況。通過信息共享，公司可以更

好地協(xié)調各部門之間的工作，并及時解決問題。此外，公司還應該宣傳以公司

利益為首要目標，使員工了解在個人或部門利益與公司利益相沖突時應優(yōu)先考

慮公司利益。這可以確保公司的決策和行動符合公司的整體利益，從而推動公

司的可持續(xù)發(fā)展。

4.3采用多種采購方式

湖南貝邦玩具有限公司目前的采購方式較為單一，這可能限制了公司的采

購選擇，并可能導致采購效率和成本效益下降。為了提高采購效率并獲得更優(yōu)

惠的物資供應，公司可以考慮引入多種采購方式。例如，招標采購是一種常見

的采購方式，通過公開招標的方式，供應商可以根據(jù)需方提出的招標條件和合

同條件進行投標報價，需方可以選擇最優(yōu)質、最合理的供應商進行采購，從而

獲得價格更合理的物資供應。

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除了招標采購，遠期合同采購也是一種值得考慮的采購方式。通過簽訂長

期供貨合同，公司可以在一定時間內穩(wěn)定獲得所需物料的供應，并在合同期間

內獲得相對固定的價格。由于遠期合同采購需要簽署供貨合同，因此交易過程

更加透明有序，有利于采購方對供應商的履約能力進行評估和管理。此外，由

于供需雙方之間建立了長期穩(wěn)定的合作關系，交易成本也相對較低，并且合同

期間內的物料價格也相對較穩(wěn)定。

當然，采購方在選擇遠期合同采購時需要注意，要確保合同條款準確無誤、

沒有歧義，并且需要對供應商的信譽和履約能力進行評估和監(jiān)督，以保證合同

的順利履行。此外，在與供應商簽訂遠期合同之前，采購方還需要對市場變化

進行分析和預測，以確定簽訂合同的時間和期限。通過合理地運用招標采購和

遠期合同采購等多種采購方式，公司可以更好地控制采購成本，提高采購效率，

并提高公司整體競爭力

4.4加強制約監(jiān)督和核查

在企業(yè)采購和付款過程中，涉及多個環(huán)節(jié)的相互制約、監(jiān)督和核查，以確

保內控措施的有效性。為此，需要考慮橫向和縱向兩個方面的制約關系。橫向

控制需要各部門或人員之間相互協(xié)作，縱向控制需要不同崗位和環(huán)節(jié)之間相互

監(jiān)督。例如，采購人員需要遵守財務部門規(guī)定的采購預算和采購審批流程，財

務部門則需要核查采購發(fā)票和物料到貨日期，以確保采購合規(guī)性和賬目真實性。

此外，明確采購物料的到貨日期也有助于合理利用庫存空間，避免過多的庫存

滯銷和資金浪費。

4.5提高應付賬款的真實性

為增強企業(yè)應付賬款信息的真實性，企業(yè)可以采取以下措施。首先，完善

對應付賬款等的日常核算工作，確保賬目真實可靠。這包括及時登記、核對和

報賬應付賬款信息，以及對賬戶余額進行監(jiān)督和調整。其次，制定正確且嚴格

的標準來明確明細科目，避免混淆賬款。例如，應區(qū)分商品銷售、服務收費、

其他收入等不同的明細科目，并對賬款進行分類、計算和核對。最后，采用電

子計算機等現(xiàn)代化信息技術來處理應付、應收賬款等信息，以提高管理效率并

提供更加真實的信息資料。這些措施不僅可以避免買賣雙方在交易中可能存在

的折扣和折讓，而且可以確保公司設立的明細科目明確，避免賒銷、未達賬項

等問題的發(fā)生。

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4.6采取系統(tǒng)自動付款，及時支付供應商貨款

自動付款是一種現(xiàn)代化的、高效便捷的支付方式，可顯著減少人工操作的

錯誤和工作量，提高支付的效率和準確性。相較于手動支付，自動支付更加迅

速和可靠，因為它將支付過程自動化，消除了人為干預的不確定性和時間成本，

從而提高了企業(yè)的整體支付效率。

除了提高支付效率和準確性之外，自動付款還有助于建立企業(yè)信譽形象和

風險控制。采用自動付款方式，企業(yè)能夠建立更加穩(wěn)健和可靠的支付系統(tǒng)，降

低支付錯誤率和延誤率，提高供應商對企業(yè)的信任度和忠誠度。這有助于在商

業(yè)競爭中樹立企業(yè)的良好形象，提高企業(yè)在供應鏈中的地位和影響力。

然而，在實施自動付款之前，建議編輯者需要確保付款條件和信息的準確

性和完整性，以避免可能的錯誤支付或支付失敗。在編輯付款建議時，應