湖南德?tīng)柣菁矣邢薰举M(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰竞?jiǎn)介....................................1

2湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理制度現(xiàn)狀........................1

3湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題..................2

3.1銷售費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行不健全......................................2

3.2管理費(fèi)用審批不嚴(yán)格..........................................2

3.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)用不按預(yù)算支出....................................2

4湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理制度優(yōu)化........................3

4.1完善銷售費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行制度...................................3

4.2完善管理費(fèi)用審批制度........................................4

4.3完善業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度....................................4

5總結(jié)............................................................5

參考資料...........................................................6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰竞?jiǎn)介

湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰境闪⒂?018年12月，注冊(cè)資本為80萬(wàn)元，位

于湖南省長(zhǎng)沙市天心區(qū)。湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰炯邪l(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造、

營(yíng)銷服務(wù)于一身的家用電器專門制造商。該公司以“卓越科技，創(chuàng)新生活”為

理念，追求更高的品質(zhì)和工藝技術(shù)。湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰镜漠a(chǎn)品主要有：

烘干機(jī)、洗衣機(jī)、電飯鍋、冰箱、音響和空調(diào)等電器產(chǎn)品。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)漠a(chǎn)品設(shè)計(jì)審

查、設(shè)計(jì)檢驗(yàn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)確認(rèn)、規(guī)范的生產(chǎn)控制程序和合理的產(chǎn)品設(shè)計(jì),確保了

效率高和優(yōu)質(zhì)。以嚴(yán)謹(jǐn)完善的工藝,為使用者貢獻(xiàn)出最優(yōu)質(zhì)的商品。該公司現(xiàn)有

員工50人，具體的組織結(jié)構(gòu)如圖1所示：

總經(jīng)理

副總經(jīng)理

技術(shù)研發(fā)

財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)部品管部物料部生產(chǎn)部

部

圖1湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰窘M織結(jié)構(gòu)圖

2湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理制度現(xiàn)狀

自成立以來(lái)，湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰驹谕袠I(yè)中快速發(fā)展業(yè)務(wù)廣泛，

不論是營(yíng)業(yè)收入還是公司的規(guī)模都得到了快速增長(zhǎng)。但是湖南德?tīng)柣菁译娖饔?/p>

限公司的管理層卻沒(méi)有根據(jù)公司的實(shí)際發(fā)展改進(jìn)完善公司的費(fèi)用管理制度。根

據(jù)該公司的年度管理費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表顯示，2021年度發(fā)生管理費(fèi)用為90萬(wàn)元，比

2020年增長(zhǎng)45%，超出2021年度預(yù)算5萬(wàn)元。從管理費(fèi)用明細(xì)來(lái)看，湖南德?tīng)?/p>

惠家電器有限公司差旅費(fèi)和業(yè)務(wù)招待費(fèi)存在嚴(yán)重超支，分別超支了4萬(wàn)元，10

萬(wàn)元。由此可見(jiàn)，湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰驹诓盥觅M(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的管理

制度存在超支、不按規(guī)定報(bào)銷等問(wèn)題。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題

根據(jù)現(xiàn)階段湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理的情況來(lái)看，該公司在銷

售費(fèi)用預(yù)算、管理費(fèi)用審批、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用方面存在部分問(wèn)題。

3.1銷售費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行不健全

針對(duì)銷售費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況，湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰净旧贤ㄟ^(guò)月度

例會(huì)的形式對(duì)公司上月銷售費(fèi)用執(zhí)行情況進(jìn)行通報(bào)的模式。在對(duì)銷售費(fèi)用預(yù)算

執(zhí)行情況的分析過(guò)程中，更多的只是關(guān)注與費(fèi)用的使用情況。例如：銷售費(fèi)用

開支進(jìn)度情況、銷售費(fèi)用考核指標(biāo)完成情況以及與有關(guān)單位的單位對(duì)比情況等，

而對(duì)于具體數(shù)據(jù)的構(gòu)成、數(shù)據(jù)所代表的具體管理情況、相關(guān)市場(chǎng)環(huán)境等因素并

沒(méi)有進(jìn)行深入的分析，對(duì)于銷售費(fèi)用使用缺乏總結(jié)和反思。例如，在湖南德?tīng)?/p>

惠家電器有限公司中，每年車輛油費(fèi)報(bào)銷和業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)兩項(xiàng)支出金額較多，但

是在整個(gè)銷售費(fèi)用管理中，該公司對(duì)人員報(bào)銷費(fèi)用分析時(shí)，只是側(cè)重于分析各

項(xiàng)費(fèi)用指標(biāo)的完成情況，沒(méi)有以相關(guān)自然人為對(duì)象建立完善的管理臺(tái)賬。湖南

德?tīng)柣菁译娖饔邢薰驹趯?duì)業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)分析時(shí)，也經(jīng)僅限于對(duì)銷售費(fèi)用使用情

況進(jìn)行簡(jiǎn)單對(duì)比，而沒(méi)有對(duì)宣傳成效、消費(fèi)者認(rèn)可程度、業(yè)績(jī)的影響程度等方

面進(jìn)行深入分析，從而導(dǎo)致銷售費(fèi)用存在資源浪費(fèi)，甚至存在弄虛作假的現(xiàn)象。

3.2管理費(fèi)用審批不嚴(yán)格

湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰粳F(xiàn)有的管理費(fèi)用審批流程從整體制度上來(lái)看，

主要是在執(zhí)行上的不規(guī)范，導(dǎo)致審批流程不規(guī)范。從流程上來(lái)看，部門員工發(fā)

起費(fèi)用審批，通過(guò)部門經(jīng)理、公司副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批后，即可提交財(cái)

務(wù)報(bào)銷?，F(xiàn)有的管理費(fèi)用審批中，對(duì)于實(shí)際發(fā)生費(fèi)用、資金計(jì)劃等情況無(wú)相關(guān)

責(zé)任人進(jìn)行審批，缺少應(yīng)有的風(fēng)險(xiǎn)把控，一旦出現(xiàn)惡意報(bào)銷行為，將嚴(yán)重影響

公司的利益。另一方面，湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰粳F(xiàn)在采用的線下審批流程，

如果相關(guān)管理人員不能實(shí)時(shí)進(jìn)行線下審批時(shí)，將影響員工的工作效率。

3.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)用不按預(yù)算支出

湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰驹O(shè)置了業(yè)務(wù)招待費(fèi)用預(yù)算，公司的所有部門都

可以申請(qǐng)領(lǐng)用。其中該公司的業(yè)務(wù)部是業(yè)務(wù)招待費(fèi)的主要使用部門，包括客戶

送禮、餐飲接待、客戶接送，主要服務(wù)的對(duì)象是公司的合作伙伴、供應(yīng)商、客

戶等。經(jīng)相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)，19年的業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算為35萬(wàn)元，實(shí)際業(yè)務(wù)招待費(fèi)

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

為40萬(wàn)元，20年業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算分別為40萬(wàn)元，而實(shí)際發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)46萬(wàn)

元?？梢钥闯龊系?tīng)柣菁译娖饔邢薰镜臉I(yè)務(wù)招待費(fèi)呈現(xiàn)大幅度增長(zhǎng)。公司

管理層認(rèn)為超支和持續(xù)增長(zhǎng)的主要原因是公司在業(yè)務(wù)招待費(fèi)方面沒(méi)有嚴(yán)格的標(biāo)

準(zhǔn)規(guī)定，導(dǎo)致業(yè)務(wù)招待費(fèi)成為了“包羅萬(wàn)象”的收費(fèi)找。該公司對(duì)餐飲接待只

是簡(jiǎn)單的規(guī)定，例如不高于150元/人。業(yè)務(wù)招待費(fèi)制度過(guò)于簡(jiǎn)單不利于公司的

長(zhǎng)期發(fā)展，甚至?xí)?dǎo)致公司出現(xiàn)不必要的財(cái)務(wù)危機(jī)。

4湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰举M(fèi)用管理制度優(yōu)化

對(duì)于湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰景l(fā)展現(xiàn)狀以及費(fèi)用管理制度存在的問(wèn)題，

本設(shè)計(jì)將針對(duì)性的從銷售費(fèi)用預(yù)算管理制度、管理費(fèi)用審批制度、業(yè)務(wù)招待費(fèi)

管理制度等方面進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，具體措施如下:

4.1完善銷售費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行制度

針對(duì)湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰镜膶?shí)際情況，我認(rèn)為該公司必須落實(shí)過(guò)程

監(jiān)督，過(guò)程監(jiān)控則是銷售費(fèi)用預(yù)算管理得以有效落實(shí)的保障。目前,該公司的過(guò)

程監(jiān)控主要措施是建立管理臺(tái)賬,而有效地過(guò)程監(jiān)控更應(yīng)是臺(tái)賬與效益分析相結(jié)

合的模式。管理臺(tái)賬的作用僅停留在對(duì)銷售費(fèi)用使用的金額次數(shù)進(jìn)行監(jiān)控,效益

分析則是對(duì)銷售費(fèi)用使用的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，兩者相結(jié)合可對(duì)銷售費(fèi)用使用進(jìn)行

綜合評(píng)價(jià),即可從量方面減少銷售費(fèi)用浪費(fèi),又可從質(zhì)方面提升銷售費(fèi)用的使用

有效性。銷售費(fèi)用過(guò)程監(jiān)控重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注三個(gè)方面,一是銷售費(fèi)用支出的必要性。

即關(guān)注此項(xiàng)銷售費(fèi)用是否一定要發(fā)生,如設(shè)備的維修費(fèi)是否發(fā)生在保修期內(nèi);采購(gòu)

的運(yùn)費(fèi)是否應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)等。二是銷售費(fèi)用支出的頻率和金額。同一項(xiàng)目,如

果銷售費(fèi)用支出次數(shù)過(guò)多,是否存在產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題,是否存在過(guò)度保養(yǎng),人

員報(bào)銷是否超過(guò)重置成本;如果銷售費(fèi)用支出金額過(guò)高,是否存在成本浪費(fèi)或商業(yè)

回扣等問(wèn)題。三是銷售費(fèi)用支出的有效性。重點(diǎn)是業(yè)務(wù)促銷活動(dòng)開展的有效性

和加油站專項(xiàng)維修的有效性，即分析業(yè)務(wù)促銷活動(dòng)所帶來(lái)的市場(chǎng)份額和企業(yè)效

益是否提升，項(xiàng)目維修是否直接促使銷量增長(zhǎng)或間接地通過(guò)服務(wù)質(zhì)量得以提升

而促使銷量增長(zhǎng)。有效性分析應(yīng)關(guān)注銷量的變化，應(yīng)通過(guò)銷售費(fèi)用支出前后一

段時(shí)間的數(shù)據(jù)變化進(jìn)行對(duì)比評(píng)價(jià)。圖2為該公司的銷售費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行制度優(yōu)化

圖。

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

金額分析

建立管理臺(tái)

賬

效益分析

銷售費(fèi)用預(yù)

算制度優(yōu)化支出的必要

性

支出的金額

過(guò)程監(jiān)督

及頻率

支出的有效

性

圖2湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰句N售費(fèi)用預(yù)算制度優(yōu)化圖

4.2完善管理費(fèi)用審批制度

為完善湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰竟芾碣M(fèi)用的預(yù)算超支、線下審批受限等

問(wèn)題，我建議該公司首先完善管理費(fèi)用預(yù)算管理制度，在原有的管理費(fèi)用審批

流程中按照公司未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)增加預(yù)算資金審批環(huán)節(jié)，制定預(yù)算制度可以實(shí)

時(shí)地看出實(shí)際使用金額是否合理；由于線下審批過(guò)于單一且效率低下，該公司

可以利用通信軟件（例如：釘釘辦公）增加管理者線上審批流程，線上審批較

為靈活，隨時(shí)隨地都可以跟進(jìn)企業(yè)的業(yè)務(wù)，可以提高辦事效率加速公司整體進(jìn)

程；該公司的管理部門還可以按照實(shí)際使用的管理費(fèi)用金額落實(shí)具體責(zé)任人，

這可以有效避免惡意報(bào)銷等情況。其中要注意的是整個(gè)管理費(fèi)用的審批制度中

應(yīng)當(dāng)增加風(fēng)險(xiǎn)把控，適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)把控能夠?qū)芾碣M(fèi)用的預(yù)算以及管理費(fèi)用的偏

差進(jìn)行控制，避免資金占用及浪費(fèi)。具體優(yōu)化方案如圖3所示。

制定管理增加線上落實(shí)具體增加風(fēng)險(xiǎn)

費(fèi)用預(yù)算審批流程負(fù)責(zé)人把控

圖3湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰竟芾碣M(fèi)用審批制度

4.3完善業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理制度

湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰矩?fù)責(zé)招待的員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)招待前，必須向向

部門經(jīng)理進(jìn)行申報(bào),同時(shí)要對(duì)業(yè)務(wù)招待的規(guī)格進(jìn)行把控。部門負(fù)責(zé)人和普通員工

進(jìn)行業(yè)務(wù)招待，司內(nèi)參與人員原則上不得超過(guò)3人,并使用工作餐，其總金額超

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

過(guò)1000元?jiǎng)t須提前向分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請(qǐng)。由于會(huì)有上級(jí)主管單位到該公司進(jìn)行

視察工作，湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰緸榱碎_拓市場(chǎng)、維護(hù)客戶關(guān)系、開發(fā)項(xiàng)

目等需要外出與供應(yīng)商談合作或與合作商談推廣，因此特地在業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)方

面對(duì)具體人均標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，具體標(biāo)準(zhǔn)如表1所示。

表1湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰救司M(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理人員合作供應(yīng)商普通員工

本地140120120100

外地160140140100

湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰緦?duì)于娛樂(lè)活動(dòng)、禮品卡等招待物品費(fèi)用支出較

多，針對(duì)這種情況我認(rèn)為該公司可以采取按照常規(guī)需求統(tǒng)一采購(gòu)。首先，辦公

室采購(gòu)人員須提前向部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請(qǐng)，并由專人進(jìn)行市場(chǎng)采購(gòu)

相關(guān)物品。禮品卡由綜合部統(tǒng)一采購(gòu)、領(lǐng)取，并做好登記工作。根據(jù)湖南德?tīng)?/p>

惠家電器有限公司的實(shí)際情況來(lái)看，原則上每次申請(qǐng)娛樂(lè)活動(dòng)、禮品卡等費(fèi)用

超過(guò)2000元，須請(qǐng)示總經(jīng)理后方可進(jìn)行接待。其采購(gòu)物品進(jìn)行領(lǐng)用時(shí)要經(jīng)過(guò)管

理人員統(tǒng)一，領(lǐng)用人、保管人、辦公室主任簽字確認(rèn)。

5總結(jié)

本篇畢業(yè)設(shè)計(jì)通過(guò)分析湖南德?tīng)柣菁译娖饔邢薰镜馁M(fèi)用管理制度現(xiàn)狀進(jìn)