湖南神州明珠酒店有限公司費用管理制度優(yōu)化設計

目錄

1公司簡介............................................................1

2公司費用管理制度現(xiàn)狀................................................1

2.1公司費用審批報銷進度慢........................................1

2.2經(jīng)營成本控制困難..............................................2

3公司費用管理制度存在的問題分析......................................3

3.1公司的費用審批報銷流程不完善..................................3

3.2采購流程的不合理..............................................4

4公司費用管理制度優(yōu)化設計............................................4

4.1完善費用報銷制度，規(guī)范流程....................................4

4.2實施財務管理電算化............................................5

5結(jié)束語..............................................................8

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

湖南神洲明珠酒店有限公司

費用管理制度優(yōu)化設計

1公司簡介

湖南神州明珠酒店有限公司(原名：湖南神州明珠投資股份有限公司)，成

立于2005年，位于湖南省衡陽市，主要從事住宿業(yè)的企業(yè)。企業(yè)注冊資本1.36

億元，實際繳納資本金1.3531億元。經(jīng)營范圍包括酒店住宿服務，飲食，美容，

健身，卡拉ok，沐浴服務，雜貨，服飾，預包裝食品銷售。

神州明珠酒店是湘南地區(qū)縣市第一家，湖南省縣市第二家國家星級旅游酒

店是湘南蔡倫古都緊貼湖南耒陽，毗鄰耒陽高新技術(shù)開發(fā)區(qū)，距京州高速公路，

107國道等南北交通干線公路，京州高速公路5公里內(nèi)，距耒陽站10公里內(nèi)的

優(yōu)越地理位置。交通便利，酒店總投資9000多萬元，主要建筑13層，占地面

積8000平方米，總建筑面積近30000平方米，設施完善，功能完善，2005年1

月5日正式對外經(jīng)營，結(jié)合住宿，娛樂，飲食，休閑，會議及觀光的酒店。

2公司費用管理制度現(xiàn)狀

2.1公司費用審批報銷進度慢

目前，公司的費用報銷制度可操作性空間大，費用報銷仍依賴人工。本酒

店制定了一定的費用報銷制度管理辦法，但因為費用類型品類眾多，對于每一

種費用應計入哪種科目以及報銷每種費用應給哪些原始單據(jù)的界定還不清晰。

同時，在實際工作中發(fā)現(xiàn)，部分員工認為自己已經(jīng)按照規(guī)定時間完成了相關(guān)業(yè)

務流程，導致財務人員需要反復催促其盡快提交報銷申請并審核通過；由于各

方的處理方式可能會使得相同的費用被分配到不同的科目從而破壞了一貫性的

準確性。此外，由于每個人的看法都有所不同，即使是同一個人，在不同的時

間段內(nèi)，他們對待相同的問題的看法也可能有很大的出入。若在流程中發(fā)生了

人為操作的變動，將會嚴重損害處理的連續(xù)性，從而導致前后數(shù)據(jù)的不兼容

費用審核的流程慢且長，領導審核人不能完全盡到審核工作。為了達到酒

店審批流程看起來嚴格謹慎，酒店對費用報銷的審批流程設置的太過麻煩，一

筆金額不大于1000元的差旅費及招待費設置了五個以上的費用領導。由于審批

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的領導太多，審核流程變漫長，往往會增加報銷費用職員的收款時長，費用報

銷人的能感受到的體驗度不高，降低工作效率，在公司財務核算的重要時間節(jié)

點上加重了會計人員的工作量。審核領導人過多，報銷事前審核流于形式和表

面。

以下是該公司的費用報銷流程圖

圖一：費用報銷流程圖

2.2經(jīng)營成本控制困難

低值易耗品（Low-valueconsumables）管理困難：購買和使用過程的混亂，

賬冊登記管理的不規(guī)范等問題。企業(yè)對各部門低價消耗品的購買，大多采用“自

主購買、自主使用、自主管理”的模式。只簽訂金額較大的采購合同，對大部

分供應商沒有進行資格確認，沒有成為森嚴的進貨程序和管理體系。購進的貨

物數(shù)量和購買哪些貨物，由各部門憑使用情況隨時進購。這些消耗品的去向，

購買后的使用情況更加混亂。有的企業(yè)即使記賬，也出現(xiàn)了管理人員變動頻繁，

賬面混亂，再加上用戶使用不當，損壞嚴重，資產(chǎn)流出不明確等問題。

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3公司費用管理制度存在的問題分析

因為經(jīng)營業(yè)務發(fā)展擴大，職員報銷的單據(jù)量變多，最初的報銷流程和模板，

職工到處找領導簽字，特別影響費用報銷的進度，給財務人員也帶來巨大的負

擔，職工頻繁來電咨詢費用報銷情況和進度，會計人員的正常工作常常被電話

打擾。

Low-valueconsumables的費用控制很重要，財務人員手工處理工作量大；

并且與供應商之間的費用報銷很繁瑣，審核會計，記賬會計的人數(shù)也跟著增多，

多個審核會計就會是管理難度加大。酒店購入Low-valueconsumables時由于是

一次性列入支出，所以酒店的管理者對在用Low-valueconsumables沒有設立明

細賬。而且酒店一般都采用自用自購的模式，導致對消耗品的使用量、購買量

都沒有合理的統(tǒng)計，經(jīng)常出現(xiàn)虛假購買或者用其他用品替代Low-value

consumables的情況，往往造成賬面不匹配。

另外，公司對Low-valueconsumables的重視程度達不到，職員相互之間不

及時溝通交流，經(jīng)常出現(xiàn)重復購貨的狀況，致使Low-valueconsumables購進后

存在一部分處于不使用的狀態(tài)，造成浪費、得不到有效的利用。針對于公司急

速業(yè)務擴展，會計部門的工作量也變大，純?nèi)斯さ膶徟鷨螕?jù)、付款、做賬遠遠

跟不上企業(yè)發(fā)展的腳步。財務部門意識到需快速找到一種提高工作效率的科學

方法。

3.1公司的費用審批報銷流程不完善

雖然企業(yè)訂立了費用報銷管理方法，但由于需要報銷的費用的種類比較繁

雜，致使各種費用在報銷時并沒有明白精準的科目種類及需要提供的最初工具。

每個職工判斷相同一事件會有不一樣的觀點，甚至同一人在不一時期對同一事

件也會有不一的判斷。所以，如果報銷過程中哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)職工的變換，也會

影響報銷的一致性，會導致前后數(shù)據(jù)不一致。

因為審核的過程中需要經(jīng)過過多的領導審批人和復雜流程審核，更換職員

必須在一定時間后收到更換項。而且長期下去，被替換的人沒有很強的自身感

受，逐漸失去工作熱情，降低了工作的效率和質(zhì)量。當公司面臨財務的特別時

期，會計人員也會承受到較大的工作負擔。許多審核的領導人員沒有真正履行

審計職責，工作責任心不強，最終導致無法切實有效地開展報賬預審計工作。

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3.2采購流程的不合理

酒店一般采用自買模式，因此耗材的使用量不合理，統(tǒng)計購買量不合理，

往往以虛假或低價格消耗品為替代用品，往往導致賬簿不一致。另一方面，酒

店對低價消耗性物品的重視，不同的人力，反復購買的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，低價消

耗性物品購買后有些閑置，嚴重浪費，無法有效使用。由于購買時間自由分散，

沒有計劃性，今天申請，明天緊急購買的情況經(jīng)常出現(xiàn)。每月有18件訂單，平

均每3天就有一件訂單，也有只要求購買一種產(chǎn)品的情況。這種隨時申請采購

的情況，大大降低了采購效率，采購人員不得不每天應付緊急采購任務，無暇

顧及其他工作。緊急采購由于沒有足夠的時間，無法詢問價格，又不得不購買，

最終雖然使用緊急，但無法購買，或者即使購買也難以控制成本。這樣不僅不

符合規(guī)范，審計風險也大。

4公司費用管理制度優(yōu)化設計

4.1完善費用報銷制度，規(guī)范流程

費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的2-3個工作日內(nèi)填寫報銷單，執(zhí)行報

銷的正確手續(xù)，本月費用在本月辦理報銷，不一般情況可進行額外處理。報銷

費用時，由經(jīng)辦人詳細填寫“費用報銷單”，注明用途等，并在“經(jīng)辦人”地

簽名,然后將全部費用單據(jù)粘在“費用報銷單”后面，再上報審批。財務部對各

項支出進行審核、記賬和核算，及時編制會計分錄，按照規(guī)定向各部門提供準

確的成本信息。同時建立健全費用預算控制體系，明確責任分工，加強監(jiān)督檢

查力度，確保費用使用合理合規(guī)。

首先，申請人粘貼原始票據(jù)(正規(guī)發(fā)票)后，制作費用結(jié)算發(fā)票。在費用清

算書上，清算人，清算日期，清算人所屬部門，清算事由，后附憑證的數(shù)量及

清算金額，其中清算金額的大小字必須相符合，而且費用清算書的表面不得亂

涂。報價單上注明供應商的實際電話號碼和地址。

其次，所填寫的費用結(jié)算書，應先交給請求人所屬部門的經(jīng)理審查，部門

經(jīng)理確認產(chǎn)生各項費用后，再簽字。由部門的領導負責人審核簽字后，費用報

銷人將結(jié)算書交給財務部經(jīng)理審核。財政部的審查將按照審查原則進行審查，

如果有一項不符合規(guī)定，財務部將要求將其結(jié)算書返還給申請人并重新填寫。

持再申請人在財務部復核的費用請求書，由總經(jīng)理或者總請求人簽名核準。

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最終請求人將經(jīng)總經(jīng)理或簽收人核準后的費用請求書交財務部復核，出納

付款。出納人員看到審批手續(xù)齊全的費用結(jié)算方支付貨款，同時由請求人簽收。

如果手續(xù)不齊全，出納員可以拒絕付款。具體費用報銷流程處理:報銷程序(填

報銷單)——所屬部門領導(簽字確認)——財務會計、財務總監(jiān)(文檔、數(shù)據(jù)

等)——酒店董事長(或托付授權(quán)人)批準(重視真正的全部責任)——填制現(xiàn)金

支出、銀行支出憑證單。上述程序作為本公司各項費用報銷的既定程序，發(fā)布

條例便可生效，往后的工作中費用報銷都要依據(jù)此來辦理，否則相關(guān)財務人員

有權(quán)利拒絕給對方付款報銷。

下面是我對具體費用報銷所做的圖

圖二：具體費用報銷流程圖

4.2實施財務管理電算化

設置財務費用結(jié)算系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡化業(yè)務，只要工作人員提交電子憑證，

審批負責人就可以在網(wǎng)上進行審批?？梢詫崟r顯示結(jié)算過程，方便員工檢查結(jié)

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算進度，無需向財務人員詢問，同時也可以檢查和刪除員工以前的貸款信息。

提供者規(guī)范管理，實現(xiàn)提供者基本信息管理的提供者名稱，賬號等信息系統(tǒng)的

提供者在結(jié)算相關(guān)費用時，可在提供者用戶名所在的地方選擇名稱，提交結(jié)算

文件；操作系統(tǒng)支付后，供貨商的銀行賬號請求人每次請求時，不需要手動輸

入供貨商的相關(guān)信息。

清晰的分劃職責，實施多審核會計，多記賬會計的管理，做到遵照部門、

單據(jù)、項目、人員等來區(qū)分控制。同時對于7天酒店2個財務經(jīng)理的分管職責

也根據(jù)單據(jù)的屬性(合同類費用、日常費用)區(qū)分開。

4.3明確采購周期，規(guī)范審批手續(xù)，控制采購流程

規(guī)范Low-valueconsumables的請購和采購流程。主要的做法為：為庫管人

員提供了規(guī)范的請購單模板，每月的5日、15日集中辦理兩次Low-value

consumables的常規(guī)采購。庫管可以在這兩個日期前做好物品的請購計劃，如果

物品為每月報價的常規(guī)物品則直接填寫請購單，如果物品為非常規(guī)物品第一次

購買，則需要提前將品牌和規(guī)格型號告知采購人員，采購人員根據(jù)需求進行詢

價，詢價結(jié)束后將價格提供給庫管，庫管再將其填寫至請購單中。這里要求庫

管人員一定要規(guī)范填寫請購單，規(guī)格型號填寫詳細，格式整齊，數(shù)據(jù)計算準確，

這將作為供貨商送貨后驗貨的重要依據(jù)。請購單填寫好后，要經(jīng)過各級領導審

核并簽字后，交至采購人員，然后進入到采購階段。采購人員根據(jù)請購單，結(jié)

合每月的詢價和報價，為每種物品選擇價格最低者作為該物品的供貨商。最后

將請購單中的物品根據(jù)不同的供貨商分成不同的訂單發(fā)送至供貨商，并規(guī)定合

理的送貨日期，然后進入到易耗品的驗收階段。一旦供貨商按規(guī)定日期來送貨，

則會填寫驗收單，同時庫管、使用部門、采購人員都參與驗貨并在驗收單上簽

字。物品驗收時要與請購單中要求的物品規(guī)格型號數(shù)量一致，價格不能高于報

價。物品驗收后，則由庫管人員進行入庫，至此采購過程完成。

嚴格根據(jù)內(nèi)部控制管理要求，對Low-valueconsumables的進貨計劃、購置

過程、入庫登記、領取、維修、報廢、回收等過程進行全面管理的制度制定及

規(guī)范管理。力求管理制度的每一條令都精準無錯誤，切合實際，以防疏漏，同

時應簡單明了，便于操作，便于管理的職員據(jù)此執(zhí)行。加強Low-value

consumables的細化，這樣不僅可以有效減少資源浪費，降低費用成本，而且有

利于企業(yè)自身的經(jīng)營發(fā)展。做好Low-valueconsumables的采購這一重要工作，

既要做到質(zhì)量好，又要做到價格低。由于Low-valueconsumables品種多，用到

的地方多，所以在采購中就必須加大監(jiān)管，使其公開化，減少資金流失。對于

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金額多的采購，嚴格遵照合同管理系統(tǒng)要求做好供應商考核觀察、規(guī)范合同簽

訂、審批等流程。對于易耗品的驗收管理，由財務和使用部門同時按合同或采

購單進行