湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介........................................................................................................................1

2公司存貨內(nèi)部控制制度存在的主要問題...................................................................2

2.1存貨驗(yàn)收入庫流程不規(guī)范..................................................................................2

2.2存貨倉儲(chǔ)管理盤點(diǎn)不嚴(yán)謹(jǐn)..................................................................................2

2.3存貨積壓處理不及時(shí)..........................................................................................3

2.4公司員工對(duì)產(chǎn)品的熟悉度不夠..........................................................................4

3公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)................................................................................4

3.1設(shè)計(jì)規(guī)范的存貨驗(yàn)收入庫流程和制度..............................................................4

3.2存貨倉儲(chǔ)管理盤點(diǎn)設(shè)計(jì)......................................................................................5

3.2.1制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇尕洷P點(diǎn)制度......................................................................5

3.2.2完善和創(chuàng)新盤點(diǎn)記錄表..........................................................................6

3.3優(yōu)化存貨存儲(chǔ)成本控制制度.............................................................................7

3.3.1降低存貨成本..........................................................................................7

3.3.2改善運(yùn)營模式.........................................................................................8

3.4制定存貨管理人員激勵(lì)制度.............................................................................9

4總結(jié).............................................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司存貨內(nèi)部控制制度

優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司成立于1996年，是一個(gè)以創(chuàng)始人的名字命

名的零食連鎖品牌，注冊(cè)資本4000萬元，經(jīng)過20多年的發(fā)展，現(xiàn)已成為了一

家集連鎖服務(wù)、倉儲(chǔ)物流和農(nóng)產(chǎn)品加工于一體的商業(yè)連鎖企業(yè)。2022年店鋪規(guī)

模達(dá)420家，銷售總額超15億，員工700余名，在湖南省省內(nèi)豎立了良好的口

碑及品牌影響力。公司秉承夯實(shí)連鎖本質(zhì)的經(jīng)營理念，為顧客、為店鋪創(chuàng)造價(jià)

值。其中公司設(shè)立存貨管理部門專門負(fù)責(zé)存貨的清點(diǎn)和記錄、采購供應(yīng)部門是

編制下月的采購計(jì)劃表、財(cái)務(wù)部門是審核計(jì)劃表、儲(chǔ)存運(yùn)輸部運(yùn)輸貨物、質(zhì)量

檢驗(yàn)部和人力資源部，每個(gè)部門都設(shè)有相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)人，分別對(duì)各個(gè)部門的

業(yè)務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)督。公司結(jié)構(gòu)圖如下圖所示。

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

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2公司存貨內(nèi)部控制制度存在的主要問題

2.1存貨驗(yàn)收入庫流程不規(guī)范

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司存貨目前驗(yàn)收的流程為：運(yùn)輸員將貨物運(yùn)

送過來，驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)根據(jù)訂購單進(jìn)行驗(yàn)收，并對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)過程由

驗(yàn)收員根據(jù)運(yùn)輸人員給出的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)。合格產(chǎn)品開具入庫單放入倉儲(chǔ)部門，

不合格產(chǎn)品進(jìn)行退換貨處理。公司存貨驗(yàn)收入庫流程圖如圖2所示。

根據(jù)這一流程，公司存貨入庫前的檢驗(yàn)由質(zhì)量檢驗(yàn)部安排質(zhì)檢人員和驗(yàn)收

人員同時(shí)進(jìn)行質(zhì)量情況的檢驗(yàn)查看，由于存貨樣式較多，逐一檢查太過繁瑣，

對(duì)收到的貨物也未進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，只對(duì)送貨員出示的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)。這就導(dǎo)致

很多產(chǎn)品的數(shù)量和實(shí)際入庫數(shù)量不一致，產(chǎn)品出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題，銷售的產(chǎn)

品因質(zhì)量問題影響到了公司的聲譽(yù)。其次在下一流程中，驗(yàn)收部門在貨物入庫

時(shí)，也未要求對(duì)入庫的物資進(jìn)行質(zhì)檢后出具檢驗(yàn)報(bào)告，有時(shí)甚至未查看購貨合

同、發(fā)票等。放入倉儲(chǔ)部門進(jìn)行存放時(shí)，很多存貨未進(jìn)行分類保管，對(duì)于驗(yàn)收

不合格的產(chǎn)品進(jìn)行退回或者換貨處理也未及時(shí)進(jìn)行。

圖2現(xiàn)有存貨驗(yàn)收入庫流程圖

2.2存貨倉儲(chǔ)管理盤點(diǎn)不嚴(yán)謹(jǐn)

查看湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司存貨盤點(diǎn)表發(fā)現(xiàn)的問題：公司是一季

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度盤點(diǎn)三次的，其中盤點(diǎn)的時(shí)間段在第二季度時(shí)，中間有一個(gè)月沒有按照規(guī)定

進(jìn)行盤點(diǎn)，這是盤點(diǎn)人員的不規(guī)范。然后發(fā)現(xiàn)對(duì)盤點(diǎn)的貨物在第二季度中只對(duì)

新品進(jìn)行了逐一清點(diǎn)，而對(duì)其余貨物只是詢問庫管員了解情況，這一做法太不

嚴(yán)謹(jǐn)也不符合公司的規(guī)定。其次在不定期盤點(diǎn)的時(shí)候只有在第四季度執(zhí)行了這

一標(biāo)準(zhǔn)。還發(fā)現(xiàn)公司制定的盤點(diǎn)記錄表太過簡陋，表上的信息只有數(shù)量、名稱、

以及上月盤點(diǎn)庫存量。對(duì)于公司大型盤點(diǎn)來說這是不夠的，我們?cè)诒P點(diǎn)中其實(shí)

可以獲取到很多內(nèi)在信息，在這些不嚴(yán)謹(jǐn)不規(guī)范的盤點(diǎn)中，會(huì)導(dǎo)致公司存貨的

少記漏記、舞弊、以及欺詐等一系列會(huì)對(duì)公司不利的行為出現(xiàn)，會(huì)使公司利益

受損的同時(shí)還可能會(huì)出現(xiàn)沒有仔細(xì)盤點(diǎn)及時(shí)發(fā)現(xiàn)變質(zhì)或者霉變的情況，一旦出

現(xiàn)霉變現(xiàn)象很可能會(huì)導(dǎo)致其余完好的產(chǎn)品被波及到，這樣很可能給公司帶來不

可挽回的損失。

圖3現(xiàn)有清點(diǎn)盤查圖

2.3存貨積壓處理不及時(shí)

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司在疫情最嚴(yán)重的那段期間大部分門店無人

問津，這導(dǎo)致倉庫里的大部分存貨都是積壓的狀態(tài)。公司對(duì)供應(yīng)商那邊也沒有

讓其延后送貨的情況，就導(dǎo)致存貨一直在增加，也沒有往外運(yùn)送出去。還導(dǎo)致

許多產(chǎn)品因保質(zhì)期較短出現(xiàn)不得不扔掉處理的情況。雖然是在疫情的情況下出

現(xiàn)的積壓，這是實(shí)體店鋪在疫情期間出現(xiàn)的“通病”。但在這段時(shí)間公司沒有想

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著如何處理這批貨物，也沒有對(duì)供應(yīng)商提出延后，而是任由公司的倉庫放滿，

造成公司資金鏈出現(xiàn)危機(jī)，公司上層出現(xiàn)嚴(yán)重缺乏解決危機(jī)的能力與調(diào)配。這

會(huì)使公司的流動(dòng)資金減少，負(fù)債不斷增加的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時(shí)公司高管一致認(rèn)為

疫情期間的影響造成不了過大的損失，這也說明公司在管理決策上存在絕對(duì)性，

沒有做到全面性、有效性的實(shí)施，在不相容的職位相分離上也沒有實(shí)質(zhì)性做到。

2.4公司員工對(duì)產(chǎn)品的熟悉度不夠

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司大部分員工對(duì)公司企業(yè)文化和產(chǎn)品的了解

度不夠高，公司也沒有在員工入職之后進(jìn)行系統(tǒng)化的企業(yè)文化培訓(xùn)，導(dǎo)致員工

對(duì)公司的發(fā)展未來一知半解。同時(shí)在對(duì)公司門店員工也沒有做到全面的上崗培

訓(xùn)，很多學(xué)生兼職、暑假工的人員沒有第一時(shí)間告知該如何在面對(duì)顧客的詢問

時(shí)，做出禮貌且簡潔的回答。很多長期的員工也沒有在進(jìn)入公司一段時(shí)間后再

進(jìn)行繼續(xù)學(xué)習(xí)，在這些情況下會(huì)為公司發(fā)展埋下隱患，信息的閉塞也會(huì)使公司

缺乏對(duì)員工的了解和管控，這會(huì)使得公司缺乏對(duì)于未來可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)無

法應(yīng)對(duì)。公司很多實(shí)體店鋪的員工很少對(duì)總公司說明貨物的滯銷和熱銷情況，

這會(huì)導(dǎo)致公司在購貨時(shí)的不準(zhǔn)確的，導(dǎo)致熱銷貨物出現(xiàn)空缺的狀況。

3公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

3.1設(shè)計(jì)規(guī)范的存貨驗(yàn)收入庫流程和制度

為了規(guī)范湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司存貨驗(yàn)入庫環(huán)節(jié)的工作，嚴(yán)格把

關(guān)驗(yàn)收入庫存貨的質(zhì)量，公司應(yīng)對(duì)存貨驗(yàn)收入庫流程進(jìn)行優(yōu)化，建立存貨驗(yàn)收

入庫相關(guān)的管理制度，嚴(yán)格規(guī)定存貨驗(yàn)收入庫時(shí)的各項(xiàng)工作制度和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

采購部門進(jìn)行貨物的采購，當(dāng)貨物抵達(dá)時(shí)對(duì)貨物進(jìn)行清點(diǎn)并填寫進(jìn)貨單，防止

貨物進(jìn)入公司前出現(xiàn)少貨和欺瞞。然后將進(jìn)貨單交由財(cái)務(wù)部門和購貨合同進(jìn)行

比對(duì)，質(zhì)檢部門檢驗(yàn)貨物的質(zhì)量和數(shù)量并進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，在檢驗(yàn)中對(duì)于不合格

的商品與采購部門協(xié)商解決計(jì)劃，根據(jù)解決的計(jì)劃向部門負(fù)責(zé)人審批后聯(lián)系供

應(yīng)商進(jìn)行退、換貨處理。對(duì)于合格的貨物運(yùn)往儲(chǔ)運(yùn)部門進(jìn)行規(guī)范入庫，建立貨

物入庫之后不定期檢查的制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)貨物出現(xiàn)腐爛或變質(zhì)的現(xiàn)象，最后交

由財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)增加了采購部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)檢部門和

儲(chǔ)運(yùn)部門，根據(jù)這些部門人員的分配防止出現(xiàn)欺詐和舞弊的行為。當(dāng)貨物進(jìn)入

公司前填寫進(jìn)貨單再與財(cái)務(wù)部門的購貨合同進(jìn)行比對(duì)，這一環(huán)節(jié)的增加可以在

進(jìn)入公司之前出現(xiàn)少貨或發(fā)錯(cuò)貨的情況下及時(shí)與供應(yīng)商說明，減少后續(xù)工作量。

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圖4存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)優(yōu)化設(shè)計(jì)

3.2存貨倉儲(chǔ)管理盤點(diǎn)設(shè)計(jì)

3.2.1制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇尕洷P點(diǎn)制度

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司為了規(guī)范盤點(diǎn)工作，需要制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇尕?/p>

盤點(diǎn)制度，對(duì)盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)內(nèi)容、清點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)目的等做出明確的規(guī)定，

公司根據(jù)制度制定具體的盤點(diǎn)制度圖，由倉儲(chǔ)部門進(jìn)行合理的安排和規(guī)劃。盤

點(diǎn)人員可以由盤點(diǎn)管理者安排盤點(diǎn)的人員按照財(cái)務(wù)人員、盤點(diǎn)人員、監(jiān)督人員

以及庫管員四人一組進(jìn)行庫存盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括庫存的數(shù)量、是否出現(xiàn)需要

補(bǔ)給庫存量等。清點(diǎn)范圍以目前的集中發(fā)貨倉庫為主，其次是各個(gè)門店的庫存

數(shù)和貨架上的數(shù)目，確保清點(diǎn)的完整、準(zhǔn)確。最后根據(jù)盤點(diǎn)表與庫存單進(jìn)行比

對(duì)，避免出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，并根據(jù)盤點(diǎn)的情況向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)每月的消耗

和積壓，可以減少不必要損耗，還可以編制下一階段的采購計(jì)劃，避免盲目購

買，還保證了倉儲(chǔ)管理和庫存管理的有效性。

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圖5公司存貨盤點(diǎn)制度

3.2.2完善和創(chuàng)新盤點(diǎn)記錄表

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司在盤點(diǎn)中存在很多問題，只在口頭規(guī)定按

季度每月一次盤點(diǎn)庫存，同時(shí)也沒有規(guī)定監(jiān)督人員進(jìn)行督促，這就導(dǎo)致盤點(diǎn)人

員在盤點(diǎn)時(shí)有小心思，所以公司可以在倉儲(chǔ)部門設(shè)立一個(gè)監(jiān)督管理辦公室，辦

公室由四到五人組成按不同的監(jiān)督內(nèi)容進(jìn)行分類管理監(jiān)督，這樣可防止少記或

漏記，定期檢查是否按時(shí)進(jìn)行。對(duì)貨物盤點(diǎn)要保證完整、賬實(shí)相符，在質(zhì)量方

面也得確保優(yōu)質(zhì)。我們?cè)诒P點(diǎn)物品時(shí)就必須按照貨物單一一清點(diǎn)，不能出現(xiàn)少

對(duì)或不對(duì)的情況。為了避免增加工作量，可以把物品區(qū)分一下，將容易出現(xiàn)腐

爛、變質(zhì)的放置在一個(gè)區(qū)域，在盤點(diǎn)時(shí)重點(diǎn)檢查這部分。避免一部分產(chǎn)品出現(xiàn)

霉變會(huì)加速其他產(chǎn)品出現(xiàn)問題。公司規(guī)定的不定期盤點(diǎn)在前三個(gè)季度沒有得到

實(shí)行，監(jiān)督人員按照盤點(diǎn)人員的人數(shù)進(jìn)行排班清點(diǎn)貨物，同時(shí)增加不定期盤點(diǎn)

的次數(shù)，規(guī)定盤點(diǎn)人員在一個(gè)月內(nèi)必須進(jìn)行一次到兩次不定期盤點(diǎn)，這樣可以

避免盤點(diǎn)人員出現(xiàn)漏盤的情況。

完善公司盤點(diǎn)記錄表，增加了是否三個(gè)月內(nèi)過期，這樣可以及時(shí)將快過期

的產(chǎn)品進(jìn)行銷售處理，減少損失。而是否出現(xiàn)變質(zhì)情況，可以在出現(xiàn)變質(zhì)的產(chǎn)

品時(shí)及時(shí)安排人員將附近完好的產(chǎn)品移動(dòng)到安全位置，同時(shí)查找出現(xiàn)變質(zhì)的原

因，避免以后出現(xiàn)相同情況。根據(jù)這次的盤點(diǎn)去分析是否有其他原因?qū)е仑浳?/p>

出現(xiàn)損耗過大的情況，盡早發(fā)現(xiàn)找到原因，減少或避免下次發(fā)生。

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表1盤點(diǎn)記錄表

盤點(diǎn)記錄表

公司名稱：盤點(diǎn)時(shí)間：年月日盤點(diǎn)人員：

規(guī)格是否三是否出

賬面數(shù)盤點(diǎn)數(shù)損耗是

數(shù)量單位原因個(gè)月內(nèi)現(xiàn)變質(zhì)

量量否過大

產(chǎn)品名過期情況

1

2

3

4

5

6

3.3優(yōu)化存貨存儲(chǔ)成本控制制度

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司的長遠(yuǎn)計(jì)劃就必須在存貨內(nèi)部控制制度上

做到完善，結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)使公司效益最大化，降低成本提高運(yùn)營模式是公司的

首要目標(biāo)。

3.3.1降低存貨成本

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司的庫存狀態(tài)管理模式需要進(jìn)一步的改進(jìn)，

如果不采取相應(yīng)的措施，可能會(huì)影響公司的經(jīng)濟(jì)效益。公司的庫存狀態(tài)十分重

要，過多積壓的存貨會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的資金負(fù)擔(dān)增加，占據(jù)公司中大部分的資金運(yùn)

動(dòng)，同時(shí)增加公司的成本，降低公司的發(fā)展速度。公司各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)互相配合

共同商議解決計(jì)劃，以改進(jìn)存貨的庫存狀態(tài)為主要目的，銷售部門和采購部門

按照當(dāng)下的社會(huì)狀況決定相對(duì)合理的采購量，將公司的資產(chǎn)更加的合理使用。

還需要嚴(yán)格把控員工管理制度，避免出現(xiàn)因管理不善造成的嚴(yán)重?fù)p壞事故發(fā)生。

公司管理模式應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格把控，制定嚴(yán)密的計(jì)劃，采取多個(gè)管理層的審批，

防止出現(xiàn)一言堂的情況。

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圖6存貨成本降低的要素

3.3.2改善運(yùn)營模式

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司存貨成本的變化因素是存貨積壓導(dǎo)致的問

題，其主要控制方面在于公司在采購中有較高價(jià)格的存貨可以進(jìn)行有計(jì)劃性的

合理采購，保證存貨周轉(zhuǎn)次數(shù)有效提高。在出現(xiàn)社會(huì)性狀況時(shí)可以采取促銷的

方式將積壓的貨物出售，減少因存貨保質(zhì)期短或變質(zhì)的情況導(dǎo)致公司損失慘重。

公司出現(xiàn)存貨嚴(yán)重積壓的情況，可能會(huì)導(dǎo)致公司的流動(dòng)負(fù)債和企業(yè)效益降低這

些問題發(fā)生，還會(huì)影響公司的發(fā)展。運(yùn)用現(xiàn)階段的科技發(fā)展水平，進(jìn)行產(chǎn)品的

宣傳活動(dòng)，讓更多的人在互聯(lián)網(wǎng)上看到我們的產(chǎn)品，打開知名度的同時(shí)會(huì)對(duì)公

司的未來發(fā)展越來越好。

圖7庫存量的管理與控制

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3.4制定存貨管理人員激勵(lì)制度

湖南省戴永紅商業(yè)連鎖有限公司的企業(yè)文化對(duì)于公司員工來說并不陌生，

但也并不吸引。當(dāng)員工對(duì)公司都不了解時(shí)，很容易出現(xiàn)對(duì)公司的不好的言論，

所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)文化的了解度。同時(shí)完善跟進(jìn)企業(yè)文化可以改變公司

發(fā)展的思維，培訓(xùn)出更加優(yōu)秀并且為公司奉獻(xiàn)的好員工。公司的發(fā)展與員工是

密不可分的，加強(qiáng)員工培訓(xùn)和指導(dǎo)是前提。樹立良好的企業(yè)文化建設(shè)，有利于

公司員工增加信念感和認(rèn)同感，這樣才會(huì)使公司培養(yǎng)出優(yōu)質(zhì)的員工使其發(fā)揮出

更強(qiáng)的能力，為公司提供更加優(yōu)質(zhì)的人才。

同時(shí)可以增加管理績效并進(jìn)行有效激勵(lì)，當(dāng)員工承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)并且加

倍完成任務(wù)時(shí)應(yīng)得到有效的激勵(lì)，員工會(huì)更加熱情的致力于公司效率和現(xiàn)金流

的提升當(dāng)中去。根據(jù)表1制定的員工激勵(lì)設(shè)計(jì)，既培養(yǎng)了員工的自身能力還加

強(qiáng)了上級(jí)和下級(jí)的關(guān)系，其中采用物質(zhì)來激勵(lì)員工表現(xiàn)的方式，會(huì)使其更加認(rèn)

同企業(yè)激勵(lì)約束制度。提升員工自身能力或素質(zhì)能力的同時(shí)也會(huì)使得公司發(fā)展

更加完善，實(shí)現(xiàn)崗位輪換制度會(huì)讓每位員工體驗(yàn)到了不同的崗位的內(nèi)容也得到

了鍛煉，認(rèn)識(shí)到了自身的不足，選擇更適合自己的崗位。

表2公司員工激勵(lì)制度設(shè)計(jì)

激勵(lì)項(xiàng)目激勵(lì)措施

按照員工的自身能力進(jìn)行不同程度的培訓(xùn)；

員工素質(zhì)提升根據(jù)員工考核級(jí)別和工作年限獎(jiǎng)勵(lì)不同級(jí)

別的外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

按照半年度、年度為期限，評(píng)出為公司做

出巨大貢獻(xiàn)的優(yōu)秀員工給予豐厚的獎(jiǎng)勵(lì)與

優(yōu)秀員工激勵(lì)表彰

增加員工的團(tuán)建，在團(tuán)建中可以大力表揚(yáng)

優(yōu)秀員工帶來的貢獻(xiàn)

鼓勵(lì)員工考取技能證書，積極提高自身能

力

員工個(gè)人技能提升獎(jiǎng)勵(lì)