湖南烏托邦藝術設計有限公司員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南烏托邦藝術設計有限公司簡介....................................1

2公司員工借支與費用報銷管理制度現(xiàn)狀................................1

3公司員工借支與費用報銷管理制度存在的問題..........................2

3.1員工借支的范圍與用途及借支額度無明確規(guī)定....................2

3.2員工借支歸還制度的執(zhí)行較為松懈...............................3

3.3員工費用報銷偏離報銷標準.....................................2

3.4員工費用報銷單據(jù)審核過于簡易化..............................2

4公司員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設計............................3

4.1明確劃定員工借支范圍和用途及借支額度........................3

4.1.1明晰員工可辦理借支的范圍和用途..........................3

4.1.2明確規(guī)定員工借支額度....................................4

4.2嚴格執(zhí)行借支歸還制度........................................6

4.2.1遵循員工借支歸還管理原則...............................6

4.2.2嚴格處理借支到期或其他未歸還的情況.....................7

4.3嚴格按照費用報銷標準進行報銷................................4

4.3.1規(guī)范費用報銷單的的填寫.................................4

4.3.2正確處理費用報銷相關證明材料...........................5

4.4遵循費用報銷的審核程序......................................5

4.4.1遵守費用報銷的管理控制原則.............................5

4.4.2按規(guī)范的審批流程進行員工費用報銷.......................6

5設計效果及小結....................................................8

參考資料............................................................9

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湖南烏托邦藝術設計有限公司員工借支與費用報銷

管理制度優(yōu)化設計

1湖南烏托邦藝術設計有限公司簡介

湖南烏托邦藝術設計有限公司于2014年8月15日在湖南省衡陽市成立，具

體地址在雁峰區(qū)黃茶路269號，注冊資本為200萬人民幣。湖南烏托邦藝術設計

有限公司的經營范圍主要包括藝術裝潢、彩繪裝飾制品、室內外裝飾工程的設計

與施工；平面設計；各類廣告設計；文化活動的組織與策劃、文化活動服務等，

是一家在衡陽地區(qū)具有品牌影響力的空間藝術設計公司，是城市改造設計的先行

者，贏得了客戶、合作伙伴等社會各界的廣泛贊譽。公司秉承“設計創(chuàng)造價值”

的經營觀念，以精湛的工藝和時尚的設計為客戶服務，為美化城市和提高生活品

質做出更大的貢獻。公司組織結構如下圖所示：

圖1公司組織結構圖

2公司員工借支與費用報銷管理現(xiàn)狀

湖南烏托邦藝術設計有限公司的員工借支主要用于員工所需要的費用，沒有

特別借支范圍規(guī)定，員工申請后按需借款。借款額度也沒有特別限制，一般情況

下，因公出差的差旅費則按出差天數(shù)的標準來核定，辦公日常零星支出主要是按

計劃采購的辦公物品來核定，財務部的周轉備用金則按標準規(guī)定預支款項。員工

借支需要按程序辦理借款手續(xù)，后期自行辦理還款，發(fā)現(xiàn)借款逾期未歸還，財務

部自行從員工工資中扣除。公司的費用報銷主要來源于員工差旅費、業(yè)務拓展的

業(yè)務招待費和辦公費、交通費等。當前公司費用報銷的業(yè)務主要由財務部會計人

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員負責，員工憑借憑證按一定程序進行報銷。報銷的員工需要填寫好費用報銷申

請單，再交至財務部，由財務部門的會計人員審核后進行報銷處理。公司長期執(zhí)

行的員工借支與費用報銷管理制度存在的缺陷為公司帶來了利益損失，因此需要

進行優(yōu)化完善。

3公司員工借支與費用報銷管理制度存在的問題

3.1員工借支用途及借支額度無明確規(guī)定

公司財務部門人員未能嚴格按照員工借支的規(guī)定范圍和用途來批準申請人

的費用借支請求。員工公款私用現(xiàn)象比較嚴重，破壞了公司的利益，制造不良風

氣。員工借支沒有根據(jù)實際需求，沒有?？顚Ｓ茫杩顔翁顚懸膊灰?guī)范，財務人

員也直接簽字通過。借支額度沒有明確的按分類規(guī)劃借款范圍，員工的借支款與

實際耗用款存在的差異通常被忽略，出現(xiàn)了零星采購等之外的多種采購借支情況。

對于小額維修費用等，這些發(fā)生費用較小的支出，財務人員審核時往往忽視了其

發(fā)票的真實性。這種情況下長期的額度差異積累也能帶來一筆不小的損失。

3.2員工費用報銷偏離報銷標準

公司員工未能遵循費用報銷標準。市場部某員工取得手開發(fā)票后，利用職務

之便，自行填寫了報銷金額，與實際發(fā)生金額不符，虛增了發(fā)票金額；市場部某

員工因市場拓展活動需要出差2天，部門批準以1500元作為預算開支，該員工

出差返回公司后向財務部申請按其實際耗費金額2850元報銷，財務人員最終補

給市場部員工不足部分金額，較大額度的超過了最初的預算金額，沒有做出合理

的出差借款金額預算，實際消耗與最初預算的差距過大，明顯缺乏相應的費用報

銷控制。

公司員工個人費用與公司費用混合提交的情況也時有出現(xiàn)，相互影響造成報

銷的延遲。報銷制度比較籠統(tǒng)，持有車票或相關小票即可向財務人員進行報銷，

而個別申請人提供的費用發(fā)票所需信息不清晰或票據(jù)丟失，甚至出現(xiàn)實際非本人

消費提供虛假發(fā)票來報銷的情況。

3.3員工費用報銷審核不嚴格

公司員工進行費用報銷時直接前往公司財務部報銷，未能先進行部門確認，

同時也未按規(guī)定填寫費用報銷單，但通常情況下應先由部門負責人確定發(fā)生費用

的真實性之后再送至財務部進行費用報銷。財務部人員忽視單據(jù)審核流程，責任

意識不強，對報銷單的規(guī)范性審核也不重視。接收到報銷人員的發(fā)票、收據(jù)等報

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銷憑證后，財務人員并未檢查附帶在報銷單后的材料粘貼方式是否標準，進行簡

單地復核后便準予報銷，未能經過領導人員的審批，報銷流程過于簡化。

圖1湖南烏托邦藝術設計有限公司費用報銷流程圖

3.4員工借支逾期現(xiàn)象較多

公司員工借款到期不還款，因為沒有嚴格的借支歸還制度約束，財務部門催

還債款的執(zhí)行力度較小，員工還款意愿較低，造成還款態(tài)度拖拉，導致公司資金

不能及時回源，個別大額借款資金對公司利益造成了一定程度的損害。公司員工

在前期的小額費用借款，在財務人員的忽視下，雖然員工未能先歸還前期借款，

但同樣獲得了第二次借款的審批。公司賬上超過一個的員工借支如下表所示：

表12022年12月31日員工借支余額登記表

借款日期借款人借款事由借款金額（元）借款時長

2021-8-16張潔辦公費200016個月

2021-9-15劉蕓蕓辦公費50015個月

2021-9-24廖知然出差300015個月

2021-10-23王藝其他1000014個月

4公司員工借支與費用報銷管理制度優(yōu)化設計

4.1明確員工借支用途及借支額度

4.1.1明確員工借支用途

員工根據(jù)借支原因可以具體分為因公借支和因私借支，因公借支主要是用于

支付與公司發(fā)生的經濟業(yè)務相關的各類款項借支，其中包括押金、備用金和專項

類的借支，采購材料發(fā)生的臨時借支和其他臨時性借支等；個人因公借支的范圍

包括指派出差、外出培訓、部門零星采購支出、固定業(yè)務支出和其他需要公司負

擔的費用。因私借支是由于員工個人原因而向公司申請的借款，一般是員工本人

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或者其家庭成員遭遇了重大變故特向公司申請，經過總經理批準后可以獲得的特

殊借支，可從應付未發(fā)的工資中扣除。其余情況，公司員工因私不得向公司借支

款項。

4.1.2規(guī)定員工借支額度

公司應當制定員工借支額度，限定借支金額。因公借支和因私借支發(fā)生的員

工借支，借支額度都應按照業(yè)務需要制定借支標準，其他特殊情況需要經總經理

審批，試用期員工不得借款。具體借支額度標準見表2：

表2公司員工借支額度

差旅費日常費用備用金零星材料采購特殊公務

因公借支

額度按預計出差目的

限額2000限額2000按物資采購預算按實際所需

地及天數(shù)確定所

元。元。借支。進行借支。

需借支。

因私借支按已出勤可領取的效益工資為最高限額。

額度特殊情況下可按當年績效工資90%為最高借款限額。

4.2加強費用報銷的審核

4.2.1制定差旅費報銷標準

湖南烏托邦藝術設計有限公司異地業(yè)務較多，員工出差頻繁，需要制定差旅

費相關的借支與報銷標準，以加強費用管控。員工出差的交通費用報銷標準如表

3，住宿費用報銷標準如表4。

表3公司差旅費費用報銷標準

職務交通工具伙食標準外埠市內交通費用

一般員工火車、高鐵150元/天150元/天

中層管理人員火車、高鐵200元/天200元/天

總經理高鐵、飛機實報實銷實報實銷

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表4住宿費用按城市分類報銷標準

各級員工住宿標準上限（單位：元）

序號城市等級總經理中層管理人員一般員工

單人雙人單人雙人單人雙人

1北上廣深600720500600400500

2省會城市450540400500350400

3地級市450540350400260350

4縣城以下450540260300200260

4.2.2嚴格審核費用報銷單據(jù)

報銷申請人必須按照規(guī)范填寫費用報銷單，填寫不規(guī)范的一概不予報銷。費

用報銷單必須用黑色或藍色簽字筆書寫，報銷部門、日期、報銷人為必填項，需

要復核人員的簽字；用途和金額要根據(jù)報銷單后粘附發(fā)票的種類和金額來填寫，

真實用途與金額可用鉛筆填寫好至備注欄，合計金額確保正確；物價補貼、獎金

和住房補貼等需要進行單獨貼報銷單。填寫差旅費報銷單與費用報銷單大致相同，

但需要據(jù)實正確填好出差日期、地址及住宿費等。

報銷單所附的原始發(fā)票必須由稅務部門統(tǒng)一印制并且蓋有稅務機關發(fā)票監(jiān)

制章，財政部門印制的票據(jù)要加蓋開票單位發(fā)票專用章或財務專用章，記錄的各

項內容均不得涂改。非一般情況下不能夠獲得發(fā)票的，需要附錄說明，標明緣由，

也可用其他合規(guī)發(fā)票代替。原始發(fā)票上的主要內容必須據(jù)實填寫完整，字跡要清

晰，大、小寫要一致，不得涂改、挖補，收款人需簽字。原始票據(jù)丟失但能夠以

合理證據(jù)證明費用發(fā)生屬實，同意報銷金額的二分之一。費用報銷單的附件要按

規(guī)定粘貼，不得使用其他工具串別；貼票必須向左對齊，粘貼好，單據(jù)較多時需

要平貼，不符合規(guī)定的單據(jù)將由財務部門退還。

4.3加強費用報銷審批管理

4.3.1強化費用報銷控制

費用報銷的控制原則是實行計劃管理、分級負責、層層把關。每個部門的負

責人承擔了為本部門員工的借支費用報銷的實質性、合理性的首次審查的責任；

財務部會計人員承擔對報銷票據(jù)的合法性、可行性和合理性進行第二次審查的責

任；總經理負責最后的審核批準。公司一切費用的報銷需按報銷規(guī)定進行。報銷

人員先申請，財務人員后辦理，沒有經過申請和審批的一切借支不允許報銷，特

殊情況要獲得總經理的批準。費用報銷僅憑借有效票據(jù)實報實銷，資金限額依據(jù)

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財務審核和總經理批準的額度，費用支出必須真實且在規(guī)定范圍內，禁止弄虛作

假。報銷者要持有合規(guī)有效的票據(jù)，按規(guī)定和要求填寫費用報銷憑證，簽署本人

名字，按時間順序分類整理和粘貼，待逐級審核批準后方可報銷，嚴禁白條入賬

等違規(guī)行為。

4.3.2規(guī)范費用報銷審批流程

費用報銷需要嚴格按照流程進行。公司的所有費用支出報銷應按先由報銷人

整理報銷、填寫報銷單，然后交予部門主管核實，再交至財務部門復核，最后再

由總經理審批后到出納人員處辦理報銷的程序進行。具體審批流程如下圖：

圖2公司費用報銷審批流程圖

報銷人取得經正常審批程序已經審批齊全的報銷單后，應在2天之內送至財

務部門，辦理好報銷手續(xù)，由出納人員對報銷單進行審核，重點審查報銷單的真

實性和合規(guī)性，看是否有涂改、費用計算是否有誤，所附發(fā)票是否完整合法，審

批手續(xù)是否齊全。出納人員在審核無誤后即可付款。

4.4完善員工借支及費用報銷處罰管理

4.4.1加強員工借支及費用報銷執(zhí)行管理

財務部人員應該嚴格執(zhí)行公司借支制度，根據(jù)借款申請及時付款、登記入賬，

公司員工應該自覺遵守員工借款原則：前款不清，后款不借。借款員工須在借支

歸還期限內辦理好報銷歸還借款的手續(xù)，在規(guī)定的時間內不能夠完成核銷或者將

借款歸還公司的，需要提供書面原因進行說明。完善公司的借支歸還管理制度，

核算標準如表5，借支核算過程如圖3：

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圖3借支核算過程圖

4.4.2嚴格處罰員工借支逾期行為

公司員工借款沒有按期歸還或未報賬銷賬，將從其本月下發(fā)的薪資中扣押相

應金額，待該員工清償借款后發(fā)放，由于扣押工資而造成的后期多繳納的個人所

得稅款需由本人承擔。員工借款未歸還者不得再次借款。員工借款未清償而有離

職意愿的，未發(fā)工資不足以抵扣借款金額并且造成公司利益損失的，借支申請單

各上級審批人各承擔損失金額的10%。員工借支費用用于出差，出差返回后超過

一個月未到財務部門辦理結算手續(xù)的，執(zhí)行定額罰款，據(jù)情況取消差旅補助費。

員工在有離職意向時，財務部需要審查該員工是否存在借支情況，若有借支未還，

需要督促員工清償完畢后方可為其辦理員工離職手續(xù)。

表5員工借支歸還管理制度

借支類型核算內容還款期限還款標準

差旅費類業(yè)務出差、外出招聘等出差結束后3天內依據(jù)費用報銷標準

辦公用品、電話費、企業(yè)文化

依據(jù)以前月份的借支

日常費用類費、培訓費、補充備用金等部借支日起5天內

額度

門費用支出

采購類物料采購、固定資產等借支日起10天內依據(jù)采購合同

廣告費用、印刷費、招牌制作

廣告類借支日起10天內依據(jù)合同約定

費用等

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