湖南香年食品有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南香年食品有限公司簡介...............................................................................1

2湖南香年食品有限公司部門備用金管理現狀...................................................1

2.1在財務人員方面.......................................................................................1

2.2在業(yè)務流程方面.......................................................................................2

3湖南香年食品有限公司部門備用金管理問題產生原因分析...........................2

3.1財務處理不規(guī)范.......................................................................................2

3.2備用金控制寬松.......................................................................................2

3.3備用金管理不合規(guī)...................................................................................2

4湖南香年食品有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計目標...................3

4.1在財務處理方面.......................................................................................3

4.2在日常工作方面.......................................................................................3

4.3在公司運營方面.......................................................................................3

5湖南香年食品有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計...........................3

5.1問題解決方案...........................................................................................3

5.1.1對財務人員進行培訓...................................................................3

5.1.2完善備用金相關制度...................................................................4

5.1.3完善財務工作制度.......................................................................4

5.2業(yè)務財務融合流程設計...........................................................................4

5.2.1流程表設計...................................................................................4

5.2.2流程圖設計...................................................................................5

5.3相關財務核算...........................................................................................5

6總結.......................................................................................................................7

參考資料...................................................................................................................8

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南香年食品有限公司部門備用金業(yè)務財務

融合流程設計

1湖南香年食品有限公司簡介

湖南香年食品有限公司是一家成立于2022年的食品加工業(yè)公司，注冊地位

于湖南省岳陽市岳陽縣榮家灣鎮(zhèn)榮灣湖村大成片三組，法定代表人為吳慶梅。

公司的具體信息如下表1-1所示。

表1-1湖南香年食品有限公司企業(yè)信息

公司全稱湖南香年食品有限公司

工商注冊號30621000198957

企業(yè)簡稱香年食品所屬地區(qū)湖南省

法人代表吳慶梅所屬行業(yè)食品加工業(yè)

組織形式民營企業(yè)成立日期2022-03-02

注冊資本200萬元公司網址湖南香年食品有限公

司（)

經營范圍肉制品及副產品加工；食品生產；食品互聯網銷售；豆制品

制造；食用農產品初加工；食品銷售（僅銷售預包裝食品）；

農產品的生產、銷售、加工、運輸、貯藏及其他相關服務。

2湖南香年食品有限公司部門備用金管理現狀

2.1在財務人員方面

在湖南香年食品有限公司里并沒有完整的財務體系，這與財務人員的專業(yè)

性知識不足有極大的關系。該公司自2022年成立后便一直致力于食品加工業(yè)的

制造，在短暫的成立時間里該公司卻從未真正意義上吸納過專業(yè)的財務人員，

財務體系自然也是極不專業(yè)的。公司內部更是極度缺少對財務相關事宜的重視

程度，該公司內部的財務人員往往是同時身兼數職，無法專心的去處理財務問

題。同時，由于該公司在財務相關專業(yè)人員的匱乏，導致其整個公司都對業(yè)務

財務融合的意識淡薄。公司的管理者對于業(yè)務財務融合的重視程度較低，并沒

有了解其對于公司的發(fā)展的重要性，因此在公司內部很難產生對于業(yè)務財務融

合的重視程度。

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2.2在業(yè)務流程方面

由于財務人員的緊缺，湖南香年食品有限公司對備用金的業(yè)務流程十分不

規(guī)范，在備用金使用時的信息報備也經常出現不完善的情況。在湖南香年食品

有限公司的備用金申請流程中注明，在申請使用備用金時僅需要進行簡短的書

面說明即可，并不需要進行填寫借款單據等書面材料。在湖南香年食品有限公

司的備用金申請過程中曾出現過未按照規(guī)章申請流程，而越級得到備用金許可

的情況。從長期來看，渙散的業(yè)務流程會讓財務部與其他部門之間出現信息差

異，從而導致各部門溝通不到位。要想改善業(yè)務流程的不規(guī)范，就一定要改善

渙散的業(yè)務流程，讓各個部門之間聯系緊密，打破信息壁壘。

3湖南香年食品有限公司部門備用金管理問題產生原因分析

3.1財務處理不規(guī)范

湖南香年食品有限公司的內賬處理十分不規(guī)范，負責管理備用金的相關人

員絕大部分交易都是簡單的走個人賬戶，這對財務人員后續(xù)計算統計備用金造

成了極大的不便，在高工作量的負荷下出現紕漏也是常事。此外，該公司沒有

輪崗工作制，許多部門之間的聯系分散，這也使得公司上下對業(yè)務財務融合的

認知粗淺，僅關注自身工作，對于其他部門的不了解和聯系分散也會造成各部

門之間存在嚴重的信息壁壘，溝通成本大大增加。

3.2備用金控制寬松

由于湖南香年食品有限公司的公司較小，相關財務人員對備用金的統籌規(guī)

劃能力較弱，這使得備用金的控制并不嚴格。公司內部的經營過程也較為松散，

隨意支出備用金的情況較多，甚至出現有職員在離職后，但備用金仍未清算的

情況發(fā)生。備用金使用環(huán)節(jié)的監(jiān)督缺失也讓私事用公款的事情出現，歸根結底

還是對備用金的管理不夠嚴格。

3.3備用金管理不合規(guī)

湖南香年食品有限公司的備用金管理人員并沒有對備用金有深刻的認識，

也沒有具體的統籌規(guī)劃。財務人員沒有定期對現金數量進行清點，也沒有定期

將現金流水和余額對賬。后期做賬人員在做賬時常常出現數據不足、不正確的

情況。同時，由于各部門聯系分散，對于備用金的實時相關信息溝通很難及時、

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湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

到位。上文提到的備用金控制不嚴也讓管理更難，少部分的部門人員常常挪用

或占用備用金。

4湖南香年食品有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計目

標

4.1在財務處理方面

首先，要建立健全備用金的一系列制度，包括申請、領用、保管和報銷等。

其次要對備用金的使用進行統籌規(guī)劃，提高備用金資金的使用價值和使用效率。

指定專門的人員對備用金的經管負責，熟悉各部門、業(yè)務的備用金使用情況，

確保備用金手續(xù)流程的規(guī)范，保證備用金的安全性。

4.2在日常工作方面

在日常工作中，要加強對備用金的內部管理，并對備用金的使用進行嚴格

的劃分。加強財務部門和各部門之間的聯系，提升財務部門工作的效率和質量。

將“收”“支”嚴格把控，及時將現金存入公司賬戶，避免出現備用金盜用、侵

占的情況，將相關經濟法規(guī)落到實處。

4.3在公司運營方面

對財務人員進行培訓，提升他們的工作素質，從而達到高效的工作質量和

工作效率。將備用金管理的使用價值提升，利用核銷提升資金的使用效率，減

少出納和財會的工作量，加強對備用金公司內部使用的控制。

5湖南香年食品有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

5.1問題解決方案

5.1.1對財務人員進行培訓

首先要設立一個單獨的工作人員對備用金進行經管工作，要時刻關注備用

金的日常使用和存儲，并對備用金負責。其次由公司出資，對財務人員進行定

期的專業(yè)培訓以提高財務人員的工作素質，并以此提升他們的工作質量和工作

效率。除財務人員外，公司還應每年都對管理層進行職業(yè)道德和商業(yè)實踐的培

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訓。這是為了讓管理層自身能夠具備管理層要素，也能夠讓管理層時刻保持高

昂的職業(yè)工作態(tài)度。提升管理人員的財務預警意識，對即將發(fā)生的財務風險能

進行有效規(guī)避，管理人員有一定的財務知識也能更好的把控備用金內部控制制

度?？傊瑢I(yè)的財務人員是必要的，既能提升公司財務人員、管理人員的財

務知識，也能幫助他們互相交流，對公司財務情況有更好的認識和聯系。

5.1.2完善備用金相關制度

在湖南香年食品有限公司日常的備用金使用中，應進行制度上的規(guī)范，對

備用金的申請、領用、保管和報銷等制度進行要求。此外，在日常管理中還應

減少現金收支，多以轉賬進行業(yè)務辦理，有明晰的流水可以協助財務人員進行

統籌規(guī)劃。將“收”“支”嚴格把控，及時將現金存入公司賬戶，避免出現備用

金盜用、侵占的情況。財務人員還應每日對現金庫存和工作支出進行清點，并

制作出盤點表。日清月結能夠確保公司的財產安全，還能有效規(guī)避虛假申請的

情況發(fā)生。

5.1.3完善財務工作制度

要將財務工作形成整體性，減少公司內部的信息成本，打破信息壁壘。定

期組織公司內部的財務人員進行溝通交流，明確公司內部的財務情況。在公司

內部的財務人員進行工作交接時，要將憑證、賬簿、票據、臺賬和合同等資料

移交完畢，再由監(jiān)交人簽字證明，避免交接工作時的風險。在財務工作過程中，

還需要有監(jiān)督人，監(jiān)督人要對財務部門和財務工作熟悉，對財務人員起威懾作

用，規(guī)避出現因消極怠工而出現的財務風險。

5.2業(yè)務財務融合流程設計

5.2.1流程表設計

表5-1湖南香年食品有限公司備用金業(yè)財融合流程設計表

序號執(zhí)行人流程內容

1申請人到財務部找備用金負責人領取并填寫備用金借支單或報

銷單

2備用金管理人對申請人填寫的借支單或報銷單進行審核，并根據申請

員人之前的借支或報銷情況進行檢查，若出現欠款未執(zhí)行

則敦促申請人執(zhí)行，并拒絕此次申請；若無誤則簽字。

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3財務出納根據已審核無誤的借支單或報銷單進行復核，若無誤則

按照借支單或報銷單金額進行付款并填寫兩聯式借款單

或報銷單

4財務會計根據審核通過的借支單或報銷單進行編制記賬憑證，并

將該憑證交于財務部總經理進行審核

5財務部總經理根據記賬憑證進行審核

6財務出納根據財務部總經理審核通過的記賬憑證進行現金日記賬

7財務會計根據記賬憑證、現金日記賬進行總賬明細編制

5.2.2流程圖設計

圖5-1湖南香年食品有限公司備用金業(yè)財融合流程設計圖

5.3相關財務核算

湖南香年食品有限公司的各部門員工在進行備用金的借支時應填寫借款審

批單，然后交由備用金負責人員進行層層審批通過后再由出納支付，最后編制

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記賬憑證以記錄。

以湖南香年食品有限公司采購員王秋實于2023年2月15日因公采購，借

支差旅費1500元，預計3月2日歸還為例。借支單填寫如下圖5-2。

圖5-2湖南香年食品有限公司備用金借支單

此筆備用金借支相關財務處理：王秋實于2023年2月15日因公采購，借

支差旅費1500元，預計3月2日報銷。兩筆業(yè)務會計分錄如下：

2023年2月15日借支時：

借：其他應收款—王秋實1500元

貸：庫存現金1500元

2023年3月2日報銷備用金時：

借：管理費用1500元

貸：其他應收款—王秋實1500元

財務人員登賬如下：

表5-2其他應收款明細賬

其他應收款明細賬

2023年憑證

摘要借方貸方借或貸余額

月日編號

215記1因公采購1500借1500

32記2報銷采購費用1500平0

表5-3庫存現金日記賬

庫存現金日記賬

2023年憑證

摘要借方貸方借或貸余額

月日編號

6

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上期結轉3000

215記1因公采購1500貸1500

表5-4管理費用明細賬

管理費用明細賬

2023年憑證

摘要借方貸方借或貸余額

月日編號

32記2報銷采購費用1500借1500