湘陰縣易聚餐飲有限公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1湘陰縣易聚餐飲有限公司簡(jiǎn)介 湘陰縣易聚餐飲有限公司11603部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)1湘陰縣易聚餐飲有限公司簡(jiǎn)介湘陰縣易聚餐飲有限公司成立于2019年03月28日，注冊(cè)地位于湖南省岳陽(yáng)市湘陰縣文星鎮(zhèn)高嶺社區(qū)(湘陰縣第一中學(xué)內(nèi)），法定代表人是秦俊，注冊(cè)資本為200萬(wàn)。經(jīng)營(yíng)范圍包括正餐服務(wù)，飲料及冷飲服務(wù)，早餐服務(wù)，其他餐飲業(yè)。2湘陰縣易聚餐飲有限公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀、所存在問(wèn)題及產(chǎn)生原因分析2.1管理現(xiàn)狀首先，公司對(duì)于備用金的申請(qǐng)是由總部按月度、季度或年度進(jìn)行分配和下發(fā)，由專人進(jìn)行管理，也可以向銀行借款來(lái)申請(qǐng)備用金。每次報(bào)銷(xiāo)完后要補(bǔ)充金額，回到最初的備用金數(shù)額。其次，關(guān)于備用金的使用范圍：公司在顧客需求下進(jìn)行應(yīng)急的食品采購(gòu)；公司對(duì)于資產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行的維修保護(hù)，維修費(fèi)用不高于300元；顧客或者員工需要趕緊進(jìn)行治療的緊急傷害事件；公司每個(gè)月的水電費(fèi)用；不高于600元的差旅費(fèi)。備用金的額度是日常備用金600元，緊急情況備用金1500元。最后，當(dāng)公司需要支出備用金時(shí)，可以在出納那里支取現(xiàn)金，借支人要填取借款單，上面應(yīng)有經(jīng)辦人或者總經(jīng)理的簽字。使用后，從借款時(shí)間開(kāi)始一星期內(nèi)進(jìn)行報(bào)賬，借支人需要填取費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，然后經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審核，再由總經(jīng)理批準(zhǔn)；如果借支人報(bào)銷(xiāo)審核時(shí)的支出不合理，則不進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，由總經(jīng)理進(jìn)行承擔(dān)。如果員工未及時(shí)進(jìn)行報(bào)賬，則執(zhí)行經(jīng)理罰款15元每天，并且不進(jìn)行再次借支。前賬未清，不得繼續(xù)預(yù)支。湘陰縣易聚餐飲有限公司實(shí)行非定額備用金制度。2.2存在問(wèn)題分析（1）存在收銀私自挪用備用金，經(jīng)常有不清楚原因的長(zhǎng)短款。（2）使用報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)有關(guān)人員多借或非法占有，賺取額外收益。（3）有收到假鈔的情況，有位顧客結(jié)賬時(shí)給了現(xiàn)金給收銀員，當(dāng)時(shí)收銀員是確認(rèn)了鈔票的真假，之后顧客假借說(shuō)數(shù)額有問(wèn)題，自己要再次數(shù)清楚。然后他在數(shù)的過(guò)程中，趁收銀員不注意之時(shí)，將一張假鈔換出來(lái)真鈔，收銀員也沒(méi)有在進(jìn)行辨認(rèn)真?zhèn)问障铝隋X(qián)。2.3問(wèn)題產(chǎn)生原因分析(1)湘陰縣易聚餐飲有限公司在日常經(jīng)營(yíng)中，收銀點(diǎn)會(huì)由于結(jié)算工作的需要，從財(cái)務(wù)部領(lǐng)用平常需要的備用金。以方便公司在客人收付款結(jié)算時(shí)找零兌換使用.所以公司收銀員在其中扮演著相當(dāng)重要的角色。再一個(gè)原因由于申請(qǐng)備用金人員的業(yè)務(wù)能力不高，原則上申請(qǐng)人員應(yīng)具備相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和工作能力。具體人員包括餐廳部門(mén)主管，經(jīng)理等，不具備以上職位人員不能申請(qǐng)備用金。對(duì)于現(xiàn)金長(zhǎng)短款原因主要可能有以下幾點(diǎn)原因：一是有很多顧客相繼進(jìn)行付款時(shí)，一個(gè)款項(xiàng)未收完，又收第二位客人的款項(xiàng)，導(dǎo)致鈔票混亂；二是忘記將要找的零錢(qián)歸還給顧客。(2)會(huì)計(jì)人員存在素質(zhì)不高的問(wèn)題，在報(bào)銷(xiāo)時(shí)隨意變更用途，隨意增加開(kāi)支權(quán)限。備用金使用環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督，公司有關(guān)人員包括部分財(cái)務(wù)人員，利用工作之便和企業(yè)對(duì)備用金管理的松弛進(jìn)行一些違規(guī)操作，他們執(zhí)行財(cái)務(wù)制度的原則性不強(qiáng)，將多借、多占的備用金挪用或非法占有。也有員工在報(bào)賬時(shí)對(duì)個(gè)別業(yè)務(wù)人員不按規(guī)定用途使用，在報(bào)賬結(jié)賬時(shí)，沒(méi)仔細(xì)查看就進(jìn)行結(jié)賬。為了討好對(duì)自己有益處的人，將時(shí)間較長(zhǎng)的備用金隨意做壞賬損失沖銷(xiāo)處理。所以會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)小事就申請(qǐng)備用金的情況，也有員工為了一己私欲而挪用公款的現(xiàn)象。相關(guān)人員在制單時(shí)填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容時(shí)描述的過(guò)于簡(jiǎn)單，僅僅寫(xiě)某位員工進(jìn)行借款，其他有關(guān)內(nèi)容寫(xiě)的很敷衍了事，這為以后監(jiān)督備用金帶來(lái)阻礙。同時(shí)借款審批單要遵循之前借支的賬款尚未還清時(shí)，不能同意他再次借款，以此來(lái)引起借款人的重視。3湘陰縣易聚餐飲有限公司備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)3.1問(wèn)題解決方案3.1.1關(guān)于挪用備用金問(wèn)題對(duì)于挪用備用金方面，餐廳內(nèi)部監(jiān)控部門(mén)應(yīng)該不定期抽查備用金的使用情況，盡力減少收銀的備用金數(shù)額。違反規(guī)定的人員應(yīng)受到相應(yīng)的罰款，情節(jié)嚴(yán)重的，給予行政處分或解雇。對(duì)于不明原因的長(zhǎng)短款，長(zhǎng)款一般是由于收營(yíng)員給顧客找零錯(cuò)誤發(fā)生長(zhǎng)款，所以，必須加強(qiáng)管理認(rèn)真對(duì)待。必須要求收銀員有優(yōu)秀的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于不清楚原因的長(zhǎng)短款，長(zhǎng)款要如實(shí)上交給財(cái)務(wù)人員，短款由相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行賠償。收銀員必須每天在工作前和完畢后進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，如果有賬實(shí)不符的情況及時(shí)向管理者進(jìn)行匯報(bào)，好查清原因。3.1.2關(guān)于假鈔問(wèn)題對(duì)于假鈔的情況，在一天工作完后，備用金必須進(jìn)行真假鈔的檢驗(yàn)，如果是因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽那就由收款人員進(jìn)行相應(yīng)的賠償。在隱私安全方面，每天工作完后，收銀員應(yīng)將備用金放置到公司保險(xiǎn)柜中，關(guān)于保險(xiǎn)柜的密碼只要收銀員本人和管理者知道即可。對(duì)于有關(guān)人員變更用途等現(xiàn)象，財(cái)務(wù)人員有權(quán)不予報(bào)銷(xiāo)，企業(yè)要制定嚴(yán)格的備用金管理制度，使企業(yè)相關(guān)員工操作嚴(yán)謹(jǐn),有章可依。管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)備用金安全承擔(dān)連帶責(zé)任，當(dāng)保管備用金的收銀員離職或出現(xiàn)崗位的調(diào)換時(shí)，應(yīng)當(dāng)由管理者監(jiān)督收銀員的工作、交接。管理者不得親自為收營(yíng)員辦理離職手續(xù)或調(diào)動(dòng)手續(xù)。3.1.3關(guān)于備用金報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題對(duì)于借用備用金的人員應(yīng)及時(shí)沖賬，對(duì)于無(wú)緣無(wú)故未報(bào)銷(xiāo)的員工，財(cái)務(wù)部發(fā)出催報(bào)通知還不來(lái)報(bào)銷(xiāo)者，財(cái)務(wù)部應(yīng)將從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再進(jìn)行再次通知，跨年度使用備用金時(shí)，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷(xiāo)年借款。如果以個(gè)人為基礎(chǔ)借支備用金，可以采用一張存折一張卡的形式，以銀行的記錄作為審批相關(guān)手續(xù)的證據(jù)和考量標(biāo)準(zhǔn)。如果因特殊原因借支備用金超過(guò)15000元以上的，應(yīng)該詳細(xì)的說(shuō)明原因并出具書(shū)面報(bào)告，履行申請(qǐng)人——部門(mén)負(fù)責(zé)人——餐廳經(jīng)理——餐廳總經(jīng)理的流程進(jìn)行審批簽字之后，再到財(cái)務(wù)出納處領(lǐng)取相關(guān)費(fèi)用。3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)3.2.1流程表設(shè)計(jì)表1借支備用金業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)操作步驟角色操作內(nèi)容1申請(qǐng)人填寫(xiě)借款審批單申請(qǐng)人申請(qǐng)人填寫(xiě)借支單之前應(yīng)事先和財(cái)務(wù)部溝通備用金數(shù)額2審核借款審批單業(yè)務(wù)經(jīng)理將借支單交由業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字3審核借款審批單申請(qǐng)人將借支單交由業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字4出納審核單據(jù)出納出納審核單據(jù)填寫(xiě)是否完整、規(guī)范，不符合規(guī)定應(yīng)返還給申請(qǐng)人5填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單出納按照已經(jīng)審核簽字的借款審批單填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單6出納付款出納出納付款后，及時(shí)通知申請(qǐng)人付款情況7編制記賬憑證費(fèi)用會(huì)計(jì)根據(jù)已經(jīng)審核簽字借款單填制記賬憑證8審核記賬憑證財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核憑證是否真是合理9登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)已經(jīng)審核記賬憑證登記日記賬10登記明細(xì)賬費(fèi)用會(huì)計(jì)登記其他應(yīng)收款明細(xì)賬表2備用金報(bào)銷(xiāo)業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)操作步驟角色操作內(nèi)容1開(kāi)驗(yàn)收單據(jù)餐廳倉(cāng)管及用料負(fù)責(zé)人物品采購(gòu)回來(lái)后，必須由餐廳倉(cāng)管和用料部門(mén)負(fù)責(zé)人共同驗(yàn)收，倉(cāng)管核對(duì)數(shù)量，用料部門(mén)負(fù)責(zé)人檢驗(yàn)質(zhì)量2填制入庫(kù)單倉(cāng)管當(dāng)數(shù)量和質(zhì)量確認(rèn)無(wú)誤后，根據(jù)種類的不同，由倉(cāng)管填制入庫(kù)單3審核入庫(kù)單倉(cāng)管、采購(gòu)員、領(lǐng)料部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)理倉(cāng)管、采購(gòu)員、領(lǐng)料部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)理當(dāng)天必須在正確的入庫(kù)單上簽字確認(rèn)4填制報(bào)銷(xiāo)單會(huì)計(jì)人員采購(gòu)員把確認(rèn)后的入庫(kù)單、發(fā)票、采購(gòu)原始單以及申購(gòu)單一起交到會(huì)計(jì)處，會(huì)計(jì)員核對(duì)無(wú)誤后填制報(bào)銷(xiāo)單，交給餐廳經(jīng)理簽字5審核報(bào)銷(xiāo)單財(cái)務(wù)部主管餐廳經(jīng)理確認(rèn)后，給財(cái)務(wù)部主管審核6審核報(bào)銷(xiāo)單餐廳負(fù)責(zé)人由餐廳負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核7物價(jià)部進(jìn)行核價(jià)物價(jià)部由餐廳物價(jià)部進(jìn)行核價(jià)8報(bào)賬出納確認(rèn)后，把單子拿到出納處進(jìn)行報(bào)賬3.3.2流程圖設(shè)計(jì)3.業(yè)務(wù)經(jīng)理審核借款單3.業(yè)務(wù)經(jīng)理審核借款單1.申請(qǐng)人填寫(xiě)借款審批單2.業(yè)務(wù)經(jīng)理審核借款審批單10.費(fèi)用會(huì)計(jì)登記明細(xì)賬10.費(fèi)用會(huì)計(jì)登記明細(xì)賬4.出納審核單據(jù)4.出納審核單據(jù)9.出納登記現(xiàn)金日記賬5.出納填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單9.出納登記現(xiàn)金日記賬5.出納填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單7.費(fèi)用會(huì)計(jì)編制憑證8財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證6出納付款7.費(fèi)用會(huì)計(jì)編制憑證8財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證6出納付款圖1備用金借支業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)圖

1.餐廳倉(cāng)管及用料負(fù)責(zé)人開(kāi)驗(yàn)收單據(jù)3.倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)員等審批入庫(kù)單2.倉(cāng)管填制入庫(kù)單1.餐廳倉(cāng)管及用料負(fù)責(zé)人開(kāi)驗(yàn)收單據(jù)3.倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)員等審批入庫(kù)單2.倉(cāng)管填制入庫(kù)單4.會(huì)計(jì)人員填制報(bào)銷(xiāo)單4.會(huì)計(jì)人員填制報(bào)銷(xiāo)單6.業(yè)務(wù)經(jīng)理審批報(bào)銷(xiāo)單5.財(cái)務(wù)主管審核報(bào)銷(xiāo)單6.業(yè)務(wù)經(jīng)理審批報(bào)銷(xiāo)單5.財(cái)務(wù)主管審核報(bào)銷(xiāo)單8.出納進(jìn)行報(bào)賬7.物價(jià)部進(jìn)行核價(jià)8.出納進(jìn)行報(bào)賬7.物價(jià)部進(jìn)行核價(jià)圖2備用金報(bào)銷(xiāo)業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)圖3.3業(yè)財(cái)融合流程實(shí)際應(yīng)用3.3.1在領(lǐng)取定額備用金方面當(dāng)公司收到下發(fā)的備用金從銀行提現(xiàn)時(shí)：借：庫(kù)存現(xiàn)金貸：銀行存款3.3.2在申請(qǐng)備用金方面首先，借用備用金時(shí)，先到財(cái)務(wù)部請(qǐng)求借款單，財(cái)務(wù)人員再依照情況給予借款單。申請(qǐng)人應(yīng)該把借款單內(nèi)容仔細(xì)填寫(xiě)清楚。再由餐廳經(jīng)理、餐廳負(fù)責(zé)人審核簽字。之后交由出納進(jìn)行審核，檢查金額及相關(guān)信息等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。如果準(zhǔn)確無(wú)誤出納再填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單，之后進(jìn)行付款，最后由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行做賬。當(dāng)管理人員替餐廳采購(gòu)用品時(shí)：借：其他應(yīng)收款貸:庫(kù)存現(xiàn)金3.3.3在報(bào)銷(xiāo)備用金方面當(dāng)報(bào)銷(xiāo)備用金時(shí)金額大于申請(qǐng)金額時(shí)借：管理費(fèi)用貸：其他應(yīng)收款庫(kù)存現(xiàn)金當(dāng)報(bào)銷(xiāo)備用金時(shí)金額小于申請(qǐng)金額時(shí)借：管理費(fèi)用庫(kù)存現(xiàn)金貸：其他應(yīng)收款倉(cāng)管驗(yàn)收，開(kāi)好驗(yàn)收單據(jù)并把驗(yàn)收單交餐廳經(jīng)理確認(rèn)，再會(huì)計(jì)填制報(bào)銷(xiāo)單并交財(cái)務(wù)主管確認(rèn)，餐飲負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核簽字，餐飲公司物價(jià)部來(lái)和議物價(jià)，再會(huì)記人員進(jìn)行報(bào)賬。報(bào)賬時(shí)會(huì)出現(xiàn)兩種不同的情況，一是可能具體使用的實(shí)際金額大于申請(qǐng)金額，那么出納應(yīng)該補(bǔ)發(fā)備用金，二是具體使用的金額小于申請(qǐng)金額，那么要退還給出納多出來(lái)的余款，同時(shí)會(huì)計(jì)分錄也要做出不同的處理。4結(jié)束語(yǔ)本畢業(yè)設(shè)計(jì)主要是針對(duì)湘陰縣易聚餐飲有限公司備用金管理現(xiàn)狀及所出現(xiàn)的問(wèn)題，分析了出現(xiàn)問(wèn)題的原因，最后對(duì)解